BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
B. Perencanaan dan Pengawasan Persediaan
2. Pengawasan Persediaan
Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan tanpa adanya pengawasan maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, bahan baku, barang dalam proses, barang jadi yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik.
Menurut Supriyono (2000:257) pengertian dari pengawasan persediaan bahan adalah :
Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.
Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kenerja yang efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin. Kegiatan ini mencakup :
b. membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan
c. menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan. Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa pengawasan persediaan bahan tidak hanya meliputi pengawasan terhadap fisik bahan tersebut saja, tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yakni menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta dapat dipercayanya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi tersebut.
Metode akuntansi yang digunakan dipengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang diterima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, proses produksi, pemasukan bahan, supervisi dan perhitungan fisik persediaan. Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi maupun penjualan dapat berjalan lancar dengan biaya-biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang optimum untuk memenuhi kebutuhan dalam jumlah, kualitas, waktu yang tepat dan biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai. Salah satu cara pengawasan ini adalah pengawasan intern.
Menurut Rangkuti (2004:9) mengatakan “pengawasan persediaan bertujuan menjaga jangan sampai kehabisan persediaan, supaya pembentukan persediaan stabil, menghindari pembelian kecil-kecilan, dan pemesanan yang ekonomis”.
Manfaat dari pengawasan persediaan berguna agar perencanaan yang telah disusun dapat menjadi efektif atau dapat memperkecil hambatan dan memperkuat kemampuan perusahaan untuk memperoleh laba. Supriyono dalam bukunya perencanaan dan pengendalian biaya serta pembuatan keputusan (2000:257) mengemukakan tujuan pengawasan bahan baku sebagai berikut :
a. menyediakan bahan baku yang diperlukan dengan cara efisien dan dapat menghindari terganggunya kegiatan perusahaan akibat keterlambatan datangnya bahan baku
b. menjamin persediaan yang cukup untuk melayani permintaan langganan yang bersifat mendesak
c. menyelenggarakan jumlah persediaan yang agak longgar untuk menghadapi kelangkaan penawaran bahan baku dipasar dalam jangka pendek
d. mengadakan penyimpanan bahan baku yang dapat menekan biaya dan waktu pengelolaan bahan baku dan menjaga dari kemungkinan kebakaran, pencurian, penyelewengan, dan kerugian lainnya
e. menjaga agar persediaan yang rusak, usang dan kelebihan yang tidak terpakai dapat ditekan serendah mungkin
f. menentukan investasi dana yang tepat dalam persediaan bahan baku sesuai dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen persediaan.
Untuk dapat mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum yang dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu yang tepat serta jumlah biaya yang rendah seperti yang diharapkan maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi barang tertentu.
b. Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. c. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang.
d. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang.
e. Pemeriksaan bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung.
f. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.
Kekurangan atau kelebihan persediaan merupakan gejala yang kurang baik. Kekurangan dapat berakibat larinya pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan dapat berakibat pemborosan atau tidak efisien. Oleh karena itu, manajemen persediaan berusaha agar jumlah persediaan yang ada dapat menjamin kelancaran proses produksi, dengan kata lain, total cost yang berhubungan dengan persediaan dapat diminimalkan.
Ahyari (1999:56) menambahkan cara melakukan pengawasan fisik terhadap persediaan barang adalah :
a. setelah bahan baku diterima, pada umumnya segera dimasukkan kedalam gudang fasilitas penyimpanan bahan baku
b. penulisan identitas yang jelas bagi masing-masing gudang dan isinya untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau pencampuran bahan baku
c. pembungkusan/pengepakan yang cukup baik agar tidak terjadi kerusakan selama masa tunggu
d. pengadaan bahan untuk mencegah terjadinya penungguan yang tidak merata
e. untuk bahan baku yang punya batas waktu penggunaan, maka batas waktu tersebut harus ditulis agar bahan tidak kadaluarsa
f. mengadakan pemeriksaan gudang atau perhitungan fisik (stock opname) secara berkala, misal sebulan sekali atau akhir periode. Dari uraian diatas terlihat jelas dua fungsi utama manager ini penting yaitu merencanakan dan mengawasi operasi. Perencanaan dan Pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup dengan biaya sekecil-kecilnya. Persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap penurunan harga pasar, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya akibat keputusan yang tidak tepat. Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas persediaan dan sebahagian dari aktifitas tersebut terwujud dalam bentuk anggaran. Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut :
a. Perencanaan Terpadu
Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengawasan.
b. Pedoman Pelaksanaan Perusahaan
Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan
membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik.
c. Alat Pengkoordinasian
Anggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran akan memungkinkan para manager devisi untuk melihat hubungan antar bagian secara keseluruhan.
d. Alat Pengawasan Kerja
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktifitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. Sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.
e. Alat Evaluasi Perusahaan
Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan diselesaikan dengan baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.