BAB II GAMBARAN UMUM CV. APOTIK MEDAN BARU MEDAN
D. Pengawasan Piutang
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang mengadakan penilaian sekaligus pengoreksian terhadap aktivitas yang sedang berlangsung untuk diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan piutang merupakan hal yang cukup penting, karena bila tidak dilakukan pengawasan maka dapat menimbulkan resiko yang tidak diharapkan. Guna menghindari atau memperkecil resiko yang mungkin timbul, maka diperlukan pengawasan terhadap piutang. Pengawasan piutang dapat dilakukan dengan beberapa cara :
1. Pengawasan Terhadap Pemberian Kredit
Pengawasan terhadap pemberian piutang bertujuan supaya setiap yang mendapatkan kredit telah memenuhi syarat pemberian kredit yang telah ditetapkan. Syarat pemberian kredit yang dilakukan perusahaan pada umumnya menggunakan criteria 5C. Dengan adanya pengawasan terhadap pemberian kredit, resiko yang timbul karena kesalahan pemberian piutang dapat dicegah.
Pembeli yang datang ke perusahaan yang inginn melakukan pembelian terutama secara kredit maka perusahaan akan melakukan pengawasan kredit dengan memperhatikan kriteria 5 (lima) C seperti yang dikatakan Arthur J Keown, David F. Scott Jr, John Day. Martin, J. William Petty yaitu karakter, kemampuan, capital, kolateral, kondisi. Namun perusahaan tidak terlalu memperhatikan pengawasn kredit apabila pembeli adalah orang yang telah dipercaya sebelumnya atau merupakan pelanggan tetap dari perusahaan ( Arthur J. Keown, David F Scott Jr, John D. Martin, J. William Petty, Dasar-Dasar Manajemen Keuangan, Jakarta, Buku Dua, Salemba Empat, 2000, hal 75).
2. Pengawasan Penagihan
Menurut Munawir dalam bukunya praktikum manajemen keuangan, informasi yang perlu diperhatikan dalam manajemen piutang adalah buku
piutang yang berisikan informasi mengenai nama pelanggan, tanggal penjualan, syarat pembayaran, tanggal dan jumlah pelunasan piutang. Berdasarkan informasi tersebut kita dapat melakukan pengawasan penagihan piutang (Munawir S, Analisa Laporan Keuangan, Yogyakarta, Penerbit Liberty, 2002, hal 25).
Kebijaksanaan pengawasan penagihan atau pengumpulan piutang merupakan usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam usaha mengumpulkan semua piutang atas penjualan yang telah terjadi. Menurut Syahyunan sejumlah teknik penagihan piutang yang biasanya dilakukan oleh perusahaan bilamana waktu yang ditentukan telah jatuh tempo, diantaranya adalah ( Syahyunan, Manajemen Keuangan 1, Medan, USU PRESS, Edisi Pertama, 2004, hal 66) :
a) Melalui Surat
Bilamana waktu pembayaran hutang dari pelanggan sudah lewat dari beberapa hari tetapi belum juga dilakukan pembayaran, maka perusahaan dapat mengirimkan surat dengan nada “mengingatkan” atau menegur langganan yang belum membayar. Apabila hutang tersebut belum juga dibayar setelah surat peringatan dikirimkan, maka dapat dikirimkan surat peringatan kedua yang berisikan nada lebih tegas.
b) Melalui Telepon
Apabila telah dikirimkan surat teguran ternyata hutang – hutang tersebut belum juga dibayar, maka bagian kredit dapat menelepon langganan dan secara pribadi dapat memintanya untuk melakukan pembayaran. Bila dari hasil pembicaraan tersebut ternyata langganan memiliki alasan yang dapat diterima, maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai jangka waktu tertentu.
c) Kunjungan Personal
Teknik penagihan piutang melalui kunjungan personal atau pribadi ketempat langganan sering kali dilakukan karena dirasakan lebih efektif dalam usaha penagihan piutang.
d) Tindakan Yuridis
Bila mana langganan tidak mau membayar hutang – hutangnya maka perusahaan dapat menggunakan tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan.
Dengan menggunakan beberapa cara penagihan piutang tersebut, perusahaan mengharapkan hasil pelunasan piutang oleh para pelanggan. Hasil dari penagihan ini akan menunjukkan berhasil atau tidaknya bagian penagihan dalam melaksanakan tugasnya.
Teknik yang biasanya digunakan CV. Apotik Medan Baru Medan dalam mengumpulkan atau menagih piutang – piutangnya kepada pelanggan
yang belum juga melunasi kewajibannya sampai pada batas waktu yang ditetapkan adalah dengan mengirimkan surat teguran dimana isinya sekedar mengingatkan pelanggan bahwa pembayaran piutang yang harus dilakukan telah sampai pada waktunya. Surat teguran tersebut akan dikirim seminggu sebelum batas waktu pembayaran tiap angsuran berakhir. Apabila surat teguran belum juga ditanggapi oleh pelanggan maka bagian pengumpulan piutang akan mencoba menghubungi secara langsung pelanggan tersebut. Jika upaya penagihan dengan menghubungi langsung pelanggan melalui telepon belum juga berhasil dan pelanggan belum juga membayarkan hutangnya maka bagian penagihan akan mengadakan kunjungan pribadi kepada pelanggan. Dan apabila pelanggan tidak dapat memberikan alasan yang jelas dan tidak sanggup membayar angsuran atas hutangnya, maka pihak perusahaan akan menyita dan menahan bukti kepemilikan atas bangunan atau barang-barang perusahaan tersebut. Perusahaan akan memberikan peringatan bahwa bukti kepemilikan tidak akan diserahkan sampai semua angsuran hutang pelanggan dapat dipenuhi, dan perusahaan akan memberikan batas waktu tertentu kepada pelanggan untuk membayar angsuran yang telah jatuh tempo sebelum perusahaan benar – benar meminta kembali bangunan tersebut apabila pelanggan belum juga membayar angsurannya hingga waktu atau toleransi yang diberikan perusahaan berakhir. Apabila bangunan telah diminta kembali
oleh perusahaaan maka angsuran yang sebelumnya telah dilunasi oleh pelanggan tidak akan dikembalikan oleh sepenuhnya.
3. Pengawasan Interen
Menurut Mulyadi dalam bukunya sistem akuntansi pengawasan intern terdiri dari ( Mulyadi, Prinsip Manajemen Keuangan, Jakarta, Penerbit Tiga Serangkai, Edisi Pertama, 2003, hal 311) :
1) Organisasi
Perencanaan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian interen sebagai berikut :
a. Dalam organisasi harus harus dipisahkan 3 fungsi pokok, yaitu fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasi.
b. Tidak ada satu pun transaksi yang dilaksanakan mulai dari awal sampai akhir dilakukan oleh satu orang, melainkan dilakukan oleh beberapa orang dengan fungsi yang jelas. Hal ini dilakukan agar adanya pengecekan interen dalam pelaksanaan, sehingga terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitiannya.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dengan adanya sistem otoritas dan prosedur yang baik, maka terlihat batas – batas wewenang yang jelas. Penjualan kredit akan akan menimbulkan piutang
dagang, maka sistem otoritas dan prosedur pencatatan dirancang sebagai berikut :
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
b. Persetujuan pembelian kredit diberikan oleh fungsi pemberian otorisasi kredit dengan membutuhkan tanda tangan kredit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman.
c. Pengiriman barang pada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang, dilakukan dengan cara menandatangani dan membutuhkan copy surat order pengiriman.
Pengawasan intern yang dilakukan CV. Apotik Medan Baru Medan dimulai dari pelanggan yang ingin melakukan pembayaran secara kredit. Adapun prosedur penjualan secara kredit pada CV. Apotik Medan Baru Medan :
a. Pelanggan mengajukan permohonan kredit kepada perusahaan. Pimpinan akan melakukan penyeleksian kepada pembeli yang akan membeli secara kredit. b. Pelanggan kemudian akan mengisi formulir permohonan pembelian secara
kredit yang diberikan oleh perusahaan yang berisikan nama pembeli, alamat rumah (tempat tinggal) pembeli, nomor telepon rumah, pekerjaan/profesi, jenis usaha, alamat kantor, nomor telepon kantor, bila pelanggan adalah suatu badan atau organisasi, dan lainnya. Setelah selesai dalam pengisian, pemohon menyerahkan formulir tersebut beserta beberapa syarat yang dibutuhkan oleh
perusahaan seperti halnya rekening koran tiga bulan terakhir, giro, nomor pokok wajib pajak, KTP suami-istri, rekening listrik dan telepon. Dari beberapa syarat tersebut pimpinan akan menentukan apakah calon pelanggan tersebut layak untuk mendapatkan pembelian atau obat-obatan secara kredit atau tidak.
c. Setelah pemohon kredit disetujui, maka pelanggan beserta pimpinan perusahaan akan melakukan penandatangan surat perjanjian jual-beli yang berisikan tentang perjanjian tentang barang tersebut, seperti garansi, fitur-fitur, dan lain sebagainya.
d. Formulir dan data dari pelanggan akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dihitung berapa jumlah angsuran dan uang muka yang akan dibayarkan oleh pelanggan sesuai dengan perjanjian. Kemudian dibuat faktur atas transaksi penjualan kredit dan kemudian semua data pelanggan dan hasil transaksi diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dibukukan.
3) Praktek yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak tercipta cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Untuk menciptakan praktek yang sehat, formulir yang dianggap penting dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan
penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
b. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai pemasok. Pemasok yang dipilih dari tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.
c. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan, jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
d. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan barang tembusan surat order pembelian.
e. Terdapat pengecekan barang, syarat pembelian dan ketelitian melihat faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut belum diproses untuk dibayar.
f. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu uang sebagai periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang dan buku besar.
g. Pembayaran faktur disesuaikan dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan memperoleh potongan tunai.