22
1. UMUM
1.1. Pengelolaan Aset meliputi kegiatan fisik maupun administratif mulai dari
kegiatan penerimaan, penyimpanan, perawatan, pengeluaran,
pengiriman, termasuk pencatatan dan pelaporan dalam rangka memenuhi kebutuhan dan untuk menjamin kelancaran kegiatan operasi Kontraktor KKS.
1.2. Pengelolaan Aset harus mempertimbangkan faktor-faktor, antara lain: 1.2.1. Risiko terhadap hambatan operasi.
1.2.2. Produk yang sudah distandarisasi 1.2.3. Efisiensi pengoperasian dan perawatan
1.2.4. Keselamatan, kesehatan, pencemaran dan dampak lingkungan. 1.3. Untuk Material Persediaan:
1.3.1. Pengelolaannya dapat dilakukan sendiri oleh Kontraktor KKS atau pihak ketiga.
1.3.2. Apabila dilakukan oleh Kontraktor KKS dapat berbentuk antara lain
Call Off Order, Blanked Order (harga satuan telah ditentukan /
disepakati), Konsinyasi (harga satuan telah disepakati dalam perjanjian dan pembayarannya sesuai dengan material yang digunakan) dan Vendor Stocking (harga satuan telah disepakati dalam perjanjian).
1.3.3. Bahan peledak dan bahan kimia, pengelolaannya mengacu kepada ketentuan dan peraturan Instansi Pemerintah yang berlaku.
1.4. Kontraktor KKS wajib memelihara dan menjaga dokumen-dokumen yang terkait dengan perolehan, perawatan, penggantian, modifikasi dan kepemilikan Aset.
Pemusnahan dokumen-dokumen yang terkait Aset hanya dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan BPMIGAS.
1.5. Dalam melakukan pelaporan Aset, Kontraktor KKS wajib menggunakan sistem informasi dan metode pelaporan yang ditentukan BPMIGAS.
2. PENERIMAAN ASET
2.1. Pada dasarnya penerimaan Aset di Kontraktor KKS menjadi tanggung jawab fungsi yang menangani pergudangan, kecuali untuk Aset tertentu penerimaannya dilakukan oleh fungsi lain yang diberi wewenang.
23
2.2. Dalam melakukan penerimaan Aset, Kontraktor KKS harus melakukan hal-hal, sebagai berikut:
2.2.1. Memastikan dokumen pendukung, antara lain: salinan PO/Kontrak, MoA (material eks transfer antar Kontraktor KKS), salinan proforma
invoice, packing list, salinan Bill of Loading (B/L) / Air Way Bill
(AWB) (khusus barang impor), Delivery Ticket (DT), Material Safety
Data Sheet (MSDS) dan Inspection Report.
2.2.2. Melakukan verifikasi kesesuaian fisik aset yang diterima dengan dokumen pendukungnya.
2.2.3. Melakukan Quality Control dan Quality Assurance (QA / QC). 2.2.4. Membuat Berita Acara Penerimaan Aset.
2.2.5. Dalam hal Aset yang diterima tidak sesuai dengan dokumen maupun spesifikasi yang disepakati, Kontraktor KKS dilarang menerima Aset tersebut. Apabila Kontraktor KKS tetap menerima Aset tersebut, segala akibat yang timbul karena penerimaan tersebut menjadi tanggung jawab Kontraktor KKS.
2.3. Persyaratan penerimaan Aset tersebut di atas juga berlaku untuk Aset yang berasal dari kontrak EPC/lumpsum dimana Aset tersebut tidak diterima langsung oleh Kontraktor KKS, misalnya oleh penyedia barang/jasa atau sub kontraktor.
3. PENYIMPANAN DAN PERAWATAN
3.1. Penyimpanan Aset harus dilakukan sesuai dengan jenis dan sifatnya. 3.2. Setiap Aset yang disimpan wajib dilengkapi dengan catatan informasi
minimum yang berisi antara lain informasi mengenai kodefikasi, deskripsi, satuan, ukuran, catatan mengenai pergerakan peralatan/material dan riwayat perawatan dengan membuat kartu gudang atau media lain.
3.3. Penyimpanan Aset dapat dikelompokan antara lain berdasarkan:
3.3.1. Jenis dan sifat Material Persediaan, misalnya (persediaan suku cadang, persediaan umum, material proyek, chemical, bahan peledak, perkakas / peralatan kerja (small tools), zat beracun, zat radioaktif, bahan bakar minyak, minyak pelumas).
3.3.2. Bentuk dan ukuran Material Persediaan (besar, kecil, berat, ringan, curah, sak dan drum).
24
3.4. Penyimpanan bahan kimia harus memperhatikan aspek keamanan, keselamatan serta dampak lingkungan.
3.5. Penyimpanan Material Persediaan kebutuhan proyek dan/atau sisa proyek disimpan terpisah dari tempat penyimpanan Material MRO.
3.6. Tempat penyimpanan Material Persediaan dilengkapi dengan sarana dan prasarana, antara lain:
3.6.1. Peralatan keselamatan kerja 3.6.2. Alat angkut dan alat angkat. 3.6.3. Rak penyimpanan material. 3.6.4. Label atau tanda pengenal Aset 3.6.5. Landasan, alas, pallet.
3.6.6. Bin.
3.6.7. Alat timbang, alat ukur dan perlengkapan kerja.
3.7. Perawatan Material Persediaan dilakukan oleh fungsi pergudangan secara teratur atau sesuai dengan kebutuhan, bertujuan untuk melindungi Material Persediaan dari kerusakan dan/atau keausan, agar tidak turun mutu dan tetap siap pakai.
Biaya yang timbul karena kerusakan Material Persediaan akibat kelalaian/kesalahan Kontraktor KKKS dalam melakukan perawatan menjadi tanggung jawab Kontraktor KKS yang bersangkutan.
4. PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN
4.1. Pengeluaran Material Persediaan adalah kegiatan dalam rangka memenuhi kebutuhan fungsi pengguna/pemakai, permintaan Kontraktor KKS lain atau proses penghapusan.
4.2. Pengeluaran Material Persediaan dari tempat penyimpanan harus didukung dengan dokumen pengeluaran yang lengkap dan sah, yang ditandatangani oleh fungsi pergudangan dan pihak penerima.
4.3. Pengiriman beberapa jenis Material Persediaan yang bersifat khusus misalnya bahan peledak, radio aktif atau bahan baku kimia harus memenuhi syarat-syarat dan ketentuan yang berlaku khusus untuk Material Persediaan tersebut.
4.4. Pihak penerima wajib mengembalikan Material Persediaan yang berlebih dan/atau tidak digunakan kepada fungsi pergudangan. Fungsi pergudangan wajib melakukan penyesuaian pada pembukuan atas Aset yang dikembalikan.
25
5. PENCATATAN DAN PELAPORAN
5.1. Kegiatan pencatatan dan pelaporan bertujuan untuk mencapai tertib administrasi serta pengelolaan Aset yang efisien dan efektif.
5.2. Fungsi pengguna Kontraktor KKS bertanggung jawab atas Aset yang berada di bawah pengelolaannya dan menyampaikan pemuktahiran status Aset kepada fungsi Akuntansi.
5.3. Dalam melakukan pencatatan untuk HBM/HBI (termasuk bangunan) Kontraktor KKS wajib membuat :
5.3.1. Kartu Riwayat (History Card) sebagaimana tercantum dalam manual sistem informasi administrasi dan pencatatan HBM dan HBI yang ditetapkan BPMIGAS.
5.3.2. Kartu Pengguna (User Card) yang menunjukan fungsi atau pengguna yang bertanggung jawab terhadap HBM/HBI.
5.3.3. Kartu Lokasi (Location Card) yang menunjukan lokasi dan departemen/unit pengguna dari HBM/HBI dan disimpan di setiap lokasi Aset.
5.3.4. Nomor identitas setiap HBM/HBI dengan mengikuti standar BPMIGAS dan harus dipasang/ditempatkan pada tempat yang mudah dilihat dan tidak mudah terhapus pada HBM/HBI.
5.3.5. Tanda Pengenal Nomor Aset HBM/HBI dibuat dengan cara Steel
Figure Stamp, Welding, Plate Stamp, Paint atau Label (disesuaikan
dengan media dan ukuran Aset yang bersangkutan).
5.3.6. Setiap pemindahan HBM dan HBI dari satu daerah operasi ke daerah operasi lain dalam satu Wilayah Kerja KKS, harus diikuti dengan pemutakhiran data dalam sistem informasi dan daftar pelaporan HBM dan HBI.
5.4. Kontraktor KKS harus membuat pencatatan mengenai Aset tanah dan dalam pembukuan tersendiri.
5.5. Kontraktor KKS harus melakukan pencatatan terhadap surplus proyek/program dan dilaporkan bersamaan dengan Laporan Material Persediaan.
5.6. Pelaporan dilakukan dengan menggunakan format standar yang ditentukan BPMIGAS (terlampir), terdiri dari:
5.6.1. Laporan Material Persediaan, dilaporkan setiap bulan dan diserahkan paling lambat pada minggu kedua bulan berikutnya kepada fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan Material Persediaan.
5.6.2. Laporan HBM, HBI dan Tanah, dilaporkan setiap triwulan dan diserahkan paling lambat tanggal 20 (dua puluh) pada bulan pertama triwulan berikutnya kepada fungsi yang bertanggung jawab atas pengelolaan HBM, HBI dan tanah.
27