6.8. Pengawasan Lainnya dan Kegiatan Lainnya
6.8.12. Pengelolaan Kehumasan
Pengelolaan kehumasan meliputi pembentukan Tim Pengelola Layanan Contact Center di lingkungan Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan dan Penerbitan Buletin
“Transparansi”. Pada tahun 2015, Buletin diterbitkan sebanyak 4 (empat) kali, dengan jumlah cetak masing-masing 300 eksemplar. Judul Buletin meliputi :
Revolusi Mental Transportasi Volume 10 Tahun 2015
Semangat Baru Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan Volume 10 No 2 Tahun 2015
Menuju IACM Level 3 Volume 10 No 3 Tahun 2015
Simadu dan Sikencur Volume 10 No 4 Tahun 2015
43
Untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai pengawas intern Kementerian Perhubungan, Inspektorat Jenderal telah memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan dibangunnya Sistem Informasi Pengawasan (SIP). Fungsi utama SIP adalah sebagai sistem yang mengolah data pengawasan yang mencakup pemasukan (input), pemrosesan, review, persetujuan, penghapusan, dan evaluasi untuk prediksi program/kegiatan, mobilisasi sumber daya manusia, pengelolaan keuangan, media pertukaran informasi internal dan eksternal, pengolahan serta pengelolaan tindak lanjut LHA.
Aplikasi yang terdapat pada SIP adalah :
a. Sistem Informasi Audit (SIAU) merupakan aplikasi untuk :
1) Membuat dan mendistribusikan usulan audit maupun non audit berupa Rencana Program Kerja Pengawasan Tahunan (RPKPT) dan non PKPT;
2) Mengisi/menginput usulan audit yang berupa PKPT;
3) Mengisi/menginput usulan non audit yang tidak termasuk dalam PKPT (non PKPT);
4) Mengisi/menginput NHA, SPL, Matrix, LHA dan lampirannya;
5) Akses file DIPA dan POK UPT/Satker di lingkungan Kementerian Perhubungan serta peraturan perundangan yang sudah terdigitalisasi;
6) Pengolahan database pegawai Inspektorat Jenderal terkait integrasi aplikasi SIP dengan aplikasi SIK (Sistem Informasi Kepegawaian) Kementerian Perhubungan.
b. Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU), aplikasi ini merupakan pemisahan secara sistem dengan tujuan pengelompokan tugas dan fungsi keuangan, sehingga proses keuangan terkait operasional organisasi pada Inspektorat Jenderal memiliki proses pengolahan data (database) secara terpisah.
Fasilitas yang ada pada aplikasi SIMKEU adalah :
1) Pembuatan SPT dan SPPD berdasarkan usulan perjalanan dinas PKPT dan non PKPT;
2) Pendataan berkas Verifikasi terkait usulan perjalanan dinas audit dan non audit;
3) Proses Rampung setelah Verifikasi selesai dilakukan;
4) Monitoring status SPT dan SPPD terkait alokasi SDM;
5) Rincian Perjalanan Dinas Inspektorat Jenderal;
6) Realisasi penggunaan anggran di lingkungan Inspektorat Jenderal secara real tme dalam bentuk bar chart.
c. SMS Gateway, sebagai media untuk menerima informasi eksternal berupa pengaduan masyarakat terkait kinerja di lingkungan Kementerian Perhubungan dan sebagai media penyebaran informasi internal pegawai yang berupa koordinasi serta informasi terkait kegiatan operasional secara umum maupun non operasional (ucapan selamat, ucapan duka cita, dll) di lingkungan Inspektorat Jenderal kementerian Perhubungan.
Fasilitas yang ada pada aplikasi SMS Gateway adalah :
44
1) Penyimpanan informasi pengaduan masyarakat beserta tindak lanjutnya;
2) Pengiriman SMS sebagai bentuk respon terhadap penyampaian informasi pengaduan masyarakat;
3) Pengiriman SMS terkait informasi internal di lingkungan Inspektorat Jenderal kementerian Perhubungan;
4) Pengiriman SMS sebagai notifikasi terkait operasional aplikasi SIP.
d. Portal Web Inspektorat Jenderal, aplikasi ini merupakan media penyebaran informasi terkait kegiatan Inspektorat Jenderal yang telah dilaksanakan serta sebagai forum konsultasi penggunaan anggaran di lingkungan Kementerian Perhubungan.
Fasilitas yang ada pada portal Inspektorat Jenderal adalah :
1) Pembuatan berita terkait kegiatan Inspektorat Jenderal, dilakukan berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh setiap unit eselon II dan dikelola oleh Sekretariat Inspektorat Jenderal.
2) Penyimpanan informasi pengaduan masyarakat versi Web yang sudah diintegrasikan dengan email [email protected];
3) Forum konsultasi terkait pelaksanaan penggunaan anggaran negara dengan melakukan registrasi terlebih dahulu, dan isi konten dapat dilakukan manajemen secara dinamis sesuai dengan wilayah pengawasan yang ada di Inspektorat Jenderal Kementerian Perhubungan.
e. Multimedia Data Content, sebagai media penyebaran informasi berupa peraturan perundangan, jurnal, foto kegiatan terkait Portal Inspektorat Jenderal dalam format file digital (dokumen pdf, video streaming dan gambar).
Fasilitas yang ada pada aplikasi Multimedia data content adalah : 1) Mengunggah beragam informasi dalam format file digital;
2) Mengunduh beragam informasi dalam format file digital, berbagi file presentasi secara online dengan format pdf sesuai dengan materi kegiatan.
f. Tindak Lanjut LHA (TLLHA), aplikasi ini bertujuan untuk mempermudah pengelolaan tindak lanjut LHA dengan konsep text base digitalisasi dan memungkinkan pengaksesan data secara online dengan hak akses tertentu.
Fasilitas yang ada pada aplikasi TL LHA adalah :
1) Dashboard eksekutif untuk menampilkan rekapitulasi status tindak lanjut LHA dalam berbagai bentuk grafik sesuai data yang diinput;
2) Pengiriman SMS, email sebagai notifikasi terkait operasional TL LHA;
3) Kustomisasi Laporan Tindak Lanjut LHA sesuai kebutuhan;
4) Digitalisasi Tindak Lanjut LHA;
5) Tanggapan Unit Kerja terkait terhadap LHA beserta fasilitas pengunggahan data dukung yang dibutuhkan;
6) Penentuan status temuan dari hasil Tindak Lanjut LHA sesuai data dukung yang diinput ke dalam TL LHA.
45
bentuk pemetaan wilayah berdasarkan titik koordinat lokasi auditi sehingga dapat menjadi informasi yang dapat dimanfaatkan dalam pengawasan aspek-aspek yang menjadi standarisasi penunjang pembangunan perhubungan.
Fasilitas yang ada pada aplikasi Peta Audit Online adalah :
1) Penginputan dan pengolahan data audit dalam bentuk pemetaan wilayah berdasarkan lokasi auditi secara real time;
2) Penampilan realisasi fisik dan keuangan pekerjaan pada auditi dalam bentuk data spasial.
Adapun prosentase pemanfaatan TIK pada proses bisinis di Inspektorat pada tahun 2015 dapat dilihat pada tabel berikut :
INDIKATOR PENILAIAN SIP
SASARAN PENGGUNAAN REALISASI DATA
PENGUKURAN % PENGUKURAN %
Dapat digunakan untuk upload DIPA/POK Unit Kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan dan dimanfaatkan
100
Dapat digunakan untuk upload DIPA/POK Unit Kerja di lingkungan Kementerian Perhubungan namun belum dimanfaatkan
50
Perundangan
Dapat digunakan untuk upload seluruh peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan yang terbaru dan dimanfaatkan
100
Dapat digunakan untuk upload seluruh peraturan perundang-undangan di bidang pengawasan yang terbaru namun belum dimanfaatkan
50
LHA
Dapat digunakan untuk upload seluruh LHA dan digitalisasi LHA dalam setahun, serta dimanfaatkan
100
Dapat digunakan untuk upload seluruh LHA dan digitalisasi LHA dalam
seluruh Surat Tugas dalam setahun 100 Belum dapat digunakan untuk mencetak seluruh Surat Tugas dalam setahun 0 SPD Dapat digunakan untuk mencetak
seluruh SPD dalam setahun 100 Belum dapat digunakan untuk mencetak seluruh SPD dalam setahun 0 Perlengkapan Dapat digunakan untuk menyimpan
seluruh Kontrak dalam setahun 100
Belum dapat digunakan untuk menyimpan seluruh Kontrak dalam setahun
0
Rampung Dapat digunakan untuk melakukan
verifikasi dalam setahun 100 Belum dapat digunakan untuk melakukan verifikasi dalam setahun 0
SMS Gateway
Internal
Dapat digunakan untuk mengirimkan berita melalui SMS ke pegawai Inspektorat Jenderal, minimal tiga kali dalam setahun
100
Belum dapat digunakan untuk mengirimkan berita melalui SMS ke pegawai Inspektorat Jenderal, minimal tiga kali dalam setahun
0
Eksternal
Dapat digunakan untuk menerima dan menyimpan data pengaduan masyarakat melalui sms dalam setahun
100
Belum dapat digunakan untuk menerima dan menyimpan data pengaduan masyarakat melalui sms dalam setahun
0
46
Portal Portal
Profile Terupdatenya data profile pimpinan
setiap ada perubahan 100
Update telah dilakukan setiap pergantian pimpinan, seperti update Sesitjen, Inspektur I, Inspektur II, Inspektur III, Inspektur IV, dan Inspektur IV
100
Struktur
Terupdatenya data struktur organisasi, visi dan misi, tugas dan fungsi atau kebijakan pengawasan setiap ada perubahan
100
Terupdatenya update data visi dan misi, kebijakan pengawasan pada awal tahun sesuai dengan Reviu Renstra dan Kebijakan Pengawasan tahun 2015 serta struktur organisasi sesuai dengan Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 189 Tahun 2015.
100
Berita Kegiatan
Terupdatenya berita kegiatan Inspektorat Jenderal, minimal dua belas kali dalam setahun
100
Terupdatenya berita kegiatan Inspektorat Jenderal, lebih dari dua belas kali dalam setahun, seperti berita Radin, Pra Radin, Evaluasi Semester, Evaluasi Triwulan, Sosialisasi Prefentif KKN di tujuh provinsi, Pemantauan Angkutan Lebaran, Natal dan Tahun Baru, Pelaksanaan Diklat, dst
100
Multi-media
Dokumen PDF Teruploadnya dokumen PDF 100 Teruploadnya dokumen PDF 100 Photo Kegiatan Teruploadnya photo kegiatan 100 Teruploadnya photo kegiatan 100 Video Kegiatan Teruploadnya video kegiatan 100 Teruploadnya video kegiatan 100
Peta Audit
Dapat digunakan untuk input dokumen audit seperti foto, berita kegiatan, berita acara, atau hasil audit yang dupload/input pada saat pelaksanaan audit
100
Belum dapat digunakan untuk input dokumen audit yang diupload/input pada saat pelaksanaan audit
0
B. DATABASE (BOBOT 15%)
SASARAN PENGGUNAAN REALISASI
PENGUKURAN % PENGUKURAN %
Database dapat digunakan oleh aplikasi untuk
menyimpan data-data 100
Database dapat digunakan oleh aplikasi untuk menyimpan data-data, namun baru tiga aplikasi yang bisa digunakan dari tujuh aplikasi yang ada
42,87
Database dibackup setiap 2 minggu 100
Database dibackup setiap 2 minggu, namun baru tiga aplikasi dan baru mulai dilakukan pada bulan Maret 2016
35,71
C. HARDWARE (BOBOT 20%)
SASARAN PENGGUNAAN REALISASI
PENGUKURAN % PENGUKURAN %
Terlaksananya pemeliharaan Server SIP 6x dalam
setahun 100 Terlaksananya pemeliharaan Server SIP 6x dalam
setahun 100
Aset SIP baik berupa pc, laptop, tablet, DSLR, handycam, dll dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi SIP
100
Aset SIP baik berupa pc, laptop, tablet, DSLR, handycam, dll dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi SIP
100 D. BRAINWARE (BOBOT 15%)
SASARAN PENGGUNAAN REALISASI
PENGUKURAN % PENGUKURAN %
Terlaksananya pelatihan IT bersertifikat nasional bagi
administrator SIP 2x dalam setahun 100 Belum terlaksananya pelatihan IT bersertifikat nasional bagi administrator SIP 2x dalam setahun 0 E. BRAINWARE (BOBOT 10%)
SASARAN PENGGUNAAN REALISASI
PENGUKURAN % PENGUKURAN %
Software pendukung SIP (pengolah dokumen, antivirus, dll) dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi SIP
100
Software pendukung SIP (pengolah dokumen, antivirus, dll) dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi SIP
100
47
Pada Desember 2014 dilakukan pemindahan server ke Data Center Kementerian Perhubungan di BP Batam. Setelah pemindahan terdapat kendala teknis sebagai dampak dari migrasi. Saat ini yang sudah dapat digunakan adalah aplikasi SIAU, Portal dan Multimediad. Untuk SIAU sudah dapat dipergunakan namun belum dapat dimanfaatkan karena masih perlu disosialisasikan kembali kepada seluruh pegawai Inspektorat Jenderal.
Aplikasi SMS Gateway tidak dapat mengirim dan menerima SMS akibat migrasi server walaupun telah dilakukan pemeliharaan sehingga pada Desember 2015 aplikasi tersebut ditarik kembali ke Kantor Pusat Kementerian Perhubungan dan diinstal di Ruang Server Inspektorat Jenderal. Aplikasi SIMKEU belum dapat digunakan karena terkendala proses bisnis yang masih mengacu pada kebijakan pengelolaan Kementerian Keuangan tahun 2012, sedangkan aplikasi TL-LHA dan Peta Audit masih membutuhkan pemeliharaan untuk perubahan setting web server, aplikasi, database dan penyimpanan file di SAN server akibat migrasi server.
6.8.14. Penetapan ISO 9001:2008 Inspektorat Jenderal