BAB II KERANGKA TEORI
2.2.4 Majalah Internal
2.2.4.2 Pengelolaan Majalah Internal
Frank Jefkins mengemukakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam memproduksi sebuah media internal, dalam konteks ini merupakan in-house publications atau majalah, yaitu (Jefkins, 2015, h. 148-154):
1. Perencanaan Produksi a. Cakupan Pembaca
Dalam tahapan ini harus ditentukan sasaran dari media internal tersebut. Meliputi target pembaca dan apakah harus disediakan media berlainan untuk masing-masing pembaca, misalnya untuk manajemenn dan eksekutif mendapatkan jurnal khusus sedangkan para staf pabrik mendapatkan jurnal lain.
Jangkauan pembaca juga harus dikenali serta dipahami seimbanga dengan hal yang dilakukan pada media komersial. Pertimbangan ini akan memengaruhi gaya dan isi dari yang dimuat
b. Kuantitas
Banyaknya eksemplar yang harus dicetak untuk setiap kali penerbitan harus ditentukan. Besar kecilnya kuantitas penerbitan juga akan mempengaruhi metode-metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya.
c. Frekuensi
Media internal yang dibuat harus memiliki penerbitan teratur dan tanggal publikasi yang tetap.
Seberapa seringditerbitkan? Apakah setiap tiga bulan, bulanan, dua mingguan, mingguan, atau harian?
d. Kebijakan
Harus diketahui tujuan utama dari diterbitkannya media internal tersebut. Biasanya isi media internal adalah uraian tentang hal-hal yang sudah terjadi. Apakah isinya sudah mencakup aspek-aspek informasi yang dimiliki perusahaan? Media internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program PR dan dijadikan suatu wahana untuk mencapai target khalayak dalam rangka mengejar tujuan.
e. Judul
Perlu adanya pertimbangan untuk pemberian serta desain judul dari media internal tersebut. Judul yang dipakai harus terlihat mencolok dan berbeda. Judul yang dipakai juga harus dipilih dengan cermat agar tidak tergoda untuk mengubah-ubahnya.
f. Proses Percetakan
Dalam proses percetakan, perlu dipertimbangkan bentuknya baik secara fotogravure ataupun lithografi, memakai mesin fotokopi biasa atau dengan web-offset. Pemilihan proses dapat ditentukan dari beberapa faktor
seperti format media, jumlah halaman, pemakaian warna, jumlah gambar atau foto, kualitas percetakan yang dibutuhkan, serta perlu tidaknya teknik tipografi digunakan.
g. Gaya dan Format
Ukuran halaman, jumlah kolom per halaman, hitam-putih atau berwarna, tipografi, jumlah ilustrasi, pertimbangan antara berita dan tulisan fitur merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam penentuan format. Penampilannya harus dibuat semenarik mungkin namun harus dibatasi agar tidak mencolok. Penataan halaman harus diusahakan serapi mungkin agar materi yang disajikan terlihat menarik, enak dibaca, dan mudah dipahami. Susunan kalimat yang tidak urut dan tidak merata, paragraph yang tidak pada tempatnya, jumlah sub judul yang terlalu sedikit, dan penampilan warna yang tidak pas merupakan hal-hal yang harus dihindari
h. Dijual atau dibagikan secara cuma-Cuma
Pertimbangan mengenai media internal dibagikan secara cuma-cuma atau dijual tergantung pada nilai
yang diberikan para pembaca terhadap media internal tersebut.
i. Iklan
Apakah ada iklan dalam media tersebut? Pada media internal dari beberapa perusahaan para karyawan dipersilahkan memasang iklan kecil secara gratis. Ternyata cara ini dapat meningkatkan minat baca terhadap media bersangkutan. Kehadiran iklan juga dapat menghidupkan penampilan suatu media internal j. Distribusi
Merupakan cara pendistribusian dari media internal kepada para pembacanya
k. Biaya
Terdapat dua faktor yang mempengaruhi penentuan biaya, yaitu jumlah sirkulasi dan ada tidaknya anggaran khusus. Jumlah sirkulasi ditentukan oleh jumlah karyawan, anggota organisasi, para pembeli, donor, atau dealer yang harus dijangkau. Semakin banyak jumlah sirkulasi maka akan semakin besar juga biaya yang dibutuhkan. Untuk anggaran khusus, biasanya digabungkan dengan anggaran public relations. Hal ini
dipahami karena media internal merupakan salah satu bagian dari channel public relations.
2. Produksi media internal
Adapun hal-hal yang harus diperhatikan saat memproduksi media internal adalah:
a. Masalah perencanaan dan pencarian materi
Seorang editor harus merencanakan pengumpulan bahan-bahan atau materi yang hendak dipublikasikan serta menjamin bahwa suplai materi berjalan lancar. Seorang editor harus mengetahui apa yang akan terjadi atau topik-topik hangat dan bagaimana cara memperoleh bahan-bahan terbitan yang dibutuhkan.
Setiap terbitan atau edisi pasti memiliki hal-hal yang bersifat standar seperti gambar di halaman muka, berita dari setiap cabang perusahaan, pabrik, perusahaan daerah atau anak perusahaan, kolom-kolom tetap, surat pembaca, kajian angka penjualan tertinggi, penghargaan untuk yang berprestasi, dam
sebagainya. Sebaiknya ditunjuk beberapa kontributor atau penyumbang tulisan tetap. Perlu diperhatikan bahwa semua kegiatan ini harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum diterbitkan.
Dalam organisasi yang besar, editor dapat menunjuk koresponden lokal yang bertanggung jawab untuk memasok data atau berita baru mengenai seksi, wilayah, atau cabang perusahaannya dengan batas waktu tertentu.
Untuk menghadapi suatu peristiwa penting, editor perlu mengutus fotografer dan reporter untuk mengupas peristiwa secara lengkap. Apabila peristiwanya menarik, akan lebih baik jika salah satu foto ditampilkan pada halaman depan. Editor harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan memberi instruksi kepada kontributos secara cermat. Subjek harus ditentukan dan dibahas secara mendalam antara editor dan peneliti.
Pembuatan rancangan bukanlah semata-mata membuat tulisan atau gambar dan mengirimkannya ke percetakan, lalu mengharapkan hasil yang terbaik. Untuk memperoleh hasil yang maksimal perlu dibuat suatu lay out atau tata letak untuk tiap halaman media. Penempatan kepala judul harus mendapat perhatian ekstra. Ukuran, bentuk, dan posisi foto harus dirancang sedemikian rupa. Foto-foto juga bisa digunakan untuk menutupi kolom-kolom kosong akibat terbatasnya tulisan. Penampilan suatu media internal sangat penting sehingga harus diusahakan konsistensi gaya dari satu edisi, terbitan ke edisi berikutnya.