BAB III TINJAUAN KHUSUS SEKSI FARMASI DAN PERBEKALAN
3.4 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan
Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan bagian dari kegiatan seksi Farbekes dikelola oleh Kepala Seksi dibantu oleh Apoteker dan Tenaga Teknik Kefarmasian (TTK) serta tenaga lain, yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Menyusun format perencanaan obat dan alat kesehatan. b. Merekap kebutuhan obat puskesmas.
c. Merekap kebutuhan alat kesehatan dan obat gigi puskesmas.
d. Menyusun rencana kebutuhan obat dan alat kesehatan Dinas Kesehatan Kota Bandung.
e. Memeriksa pengeluaran dan penerimaan obat bulanan.
f. Melaksanakan pengawasan pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar, alat kesehatan, regensia dan vaksin.
g. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian obat dan alat kesehatan, obat yang mengandung bahan narkotika dan sejenisnya.
h. Memeriksa penerimaan dan pengeluaran gudang distribusi. i. Memeriksa penerimaan dan pengeluaran gudang penyimpanan. j. Membuat laporan rekapitulasi stock opname.
k. Membuat laporan penerimaan obat.
l. Membuat laporan penerimaan alat kesehatan. m. Membuat laporan penerimaan obat program. n. Membuat laporan penerimaan obat APBN.
3.4.1 Perencanaan
Pengelolaan obat di Dinas Kesehatan Kota Bandung dilakukan oleh bagian gudang farmasi seksi Farbekes Dinas Kesehatan Kota Bandung meliputi
72 perencanan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, evaluasi.
Perencanaan adalah untuk menentukan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan puskesmas agar tepat dan sesuai kebutuhan. Perencanaan dilakukan agar tidak terjadi kekosongan obat dan kelebihan obat. Perencanaan obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung mengunakan metode konsumsi.
Metode konsumsi adalah metode yang didasarkan atas analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode ini, perlu diperhatikan hal-hal yaitu pengumpulan data dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan obat, dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Dalam proses perencanaan Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung menggunakan metode konsumsi dengan memperhitungkan rata-rata pemakaian pada periode tertentu, buffer stock dan lead time dikurangi sisa stock akhir. Buffer stock dihitung 10 -20% persen dari total pemakaian obat dalam satu tahun, sedangkan lead time merupakan waktu tunggu antara pemesanan obat sampai diterima obat tersebut. Lead time dihitung dari pemakaian rata-rata dikalikan dengan waktu tunggu berkisar antara 3-6 bulan, di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung waktu tunggunya berkisar 3-6 bulan.
3.4.2 Pengadaan
Pengadaan adalah proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di Puskesmas masyarakat Kota Bandung pada umumnya. Pengadaan obat dan alkes di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung dilakukan satu tahun sekali melalui sistem lelang atau tender dan e-catalog.
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk pelayanan kesehatan dasar (PKD) dibiayai melalui berbagai sumber anggaran. Berbagai sumber anggaran yang membiayai pengadaan obat dan perbekalan kesehatan tersebut antara lain:
1. APBN: Dana Alokasi Khusus (DAK), Program kesehatan, Program pelayanan keluarga miskin.
2. APBD I
73 4. Sumber-sumber lain, seperti BPJS
Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi anggaran pengadaan obat dilakukan metoda Analisa ABC-VEN dengan tujuan sebagai berikut:
1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana tersedia. Obat yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokkan obat menurut VEN.
2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah.
3.4.3 Penerimaan dan Pemeriksaan
Penerimaan dan pemeriksaan bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan jumlah dan jenis serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya. Penerimaan dan pemeriksaan perbekalan kesehatan dilakukan oleh panitia yang dibentuk oleh Dinas Kesehatan dengan anggota yang terdiri dari Apoteker, Tenaga Teknik Kefarmasian (TTK), Umum dan Program. Pemeriksaan ini dilakukan secara organoleptik, dan khusus untuk pemeriksaan label dan kemasan perlu dilakukan pencatatan terhadap tanggal kadaluwarsa, nomor registrasi, dan nomor batch terhadap obat yang diterima. Setelah perbekalan diterima, kemudian disimpan di gudang farmasi.
3.4.4 Penyimpanan
Penyimpanan obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung disusun bedasarkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out
(FIFO), kelas terapi dan bentuk sediaan. Untuk obat khusus seprti vaksin disimpan
di Seksi P2M (Pencegahan dan Peberantasan Penyakit Menular) Dinas Kesehatan Kota Bandung. Sedangkan untuk penyimpanan narkotik dan psikotropik disimpan di tempat khusus. Penataan ruangan gudang masih bersekat-sekat, sehingga mempengaruhi dalam pengaturan penyimpanan obat dan alur keluar masuk obat. Sarana penyimpanan di Gudang Farmasi Kota Bandung meliputi:
74 a. Gudang dengan luas 796.5 m2, terdiri dari 446.5 m2 di jalan Supratman No. 73 Bandung, 350 m2 di jalan Mohammad Ramdan Bandung dan di jalan Bapak Husein Cihampelas Bandung.
b. Pallet, terdiri dari pallet kayu dan pallet plastik. c. Rak.
d. Kulkas. e. Lemari.
f. Alat penunjang keamanan. g. Alat pemadam kebakaran. h. Troli.
3.4.5 Distribusi
Sistem distribusi di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung menggunakan sistem distribusi rutin yang dibagi menjadi dua yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif, distribusi aktif yaitu Puskesmas UPT memberikan Laporan Pemakaian Obat dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) kepada gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung, Selanjutnya petugas dari gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung akan mendistribusikan obat dan perbekalan kesehatan kepada puskesmas UPT. Distribusi pasif yaitu Puskesmas UPT memberikan Laporan Pemakaian Obat dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) kepada gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung, Selanjutnya obat dan perbekalan kesehatan diambil sendiri oleh puskesmas UPT di gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung.
Kegiatan distribusi obat di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung terdiri dari :
1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan.
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk: a. Program kesehatan
b. Kejadian luar biasa (KLB) c. Bencana (alam dan sosial)
75 Distribusi di Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung melaksanakan distribusi obat dan perbekalan kesehatan ke puskesmas unit pelayanan teknis (UPT) sesuai kebutuhan masing-masing unit pelayanan kesehatan.
2. Puskesmas unit pelaksana teknis (UPT) mendistribusikan kebutuhan obat untuk puskesmas jejaring, puskesmas keliling dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
3.4.6 Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan di Gudang Farmasi Dinas Kota Bandung meliputi:
1. Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.
2. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana disrtibusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di Gudang Farmasi
3. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat.
4. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di Gudang Farmasi di bagi dengan Pemakain rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan.
Pelaporan yang disusun oleh Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Bandung meliputi:
1. Laporan dinamika logistik dilakukan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota ke walikota/bupati dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setiap 3 bulan sekali dan dari provinsi kementrian Kesehatan melalui Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes 3 bulan sekali.
2. Laporan tahunan/profil pengelolaan obat kab/kota dikirim kepada Dinkes Provinsi dan setelah dikompilasi oleh Dinkes Provinsi dikirimkan kepada kemenkes melalui Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes
3.4.7 Supervise dan Evaluasi
Supervisi dan evaluasi pengelolaan dan penggunaan obat di Gudang Farmasi Dinas Kota Bandung telah dilakukan terutama sarana penyimpanan gudang farmasi, mulai dari kapasitas gudang dan fasilitas penyimpanan (Intern). Sedangkan
76 supervisi yang dilakukan ke unit lebih rendah (puskesmas) meliputi penggunaan obat generik, penggunaan obat yang rasional dan bimbingan teknis di seluruh Puskesmas Kota Bandung.
