H. Tata Cara Pendirian Apotek
I. Pengelolaan apotek
1. Pengelolaan Obat
Perencanaan adalah kegiatan untuk menentukan jumlah dan waktu pengadaan sediaan farmasi dan alat kesehatan sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan, agar terjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat. Tujuan dari perencanaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi yang berkualitas dalam jumlah dan waktu yang tepat, harga optimal dan kualitas yang memenuhi standar serta untuk menjaga stabilitas keseimbangan antara biaya pengadaan dengan pemakaian rutin. Dalam perencanaan kebutuhan obat, Apotek WIPA
mempertimbangkan beberapa hal:
1) Defecta: Perencanaan kebutuhan obat disesuaikan dengan daftar obat yang segera diisi karena barang kosong atau hampir habis.
2) Letak PBF: Jika keberadaan PBF dekat/dalam kota perencanaan pembelian dilakukan untuk 1-2 hari, sedangkan apabila letak PBF jauh/di luar kota perencanaan pembelian dilakukan untuk satu bulan sudah termasuk lead time. 3) Service PBF: Pemilihan PBF berdasarkan diskon yang ditawarkan, bonus,
jangka waktu pembayaran, pelayanan yang baik dan cepat serta kualitas dan kuantitas barangnya terjamin.
4) Menyesuaikan dengan rencana anggaran belanja (Anggaran Pembelian), salah satunya berdasarkan EOQ ( EconomicOrder Quantity) yaitu pembelian berdasarkan omset bulan kemarin dikurangi HPP (Harga Pokok Pembelian) atau pembelian barang dibatasi jangan sampai melebihi HPP bulan kemarin.
Administrasi pengadaan di apotek WIPA mencakup beberapa hal, antara lain:
1) Buku Defecta
Buku yang digunakan untuk mencatat barang barang yang kosong dan hampir habis. Pengadaan barang disesuaikan dengan daftar obat yang tertera dibuku defecta. Dari buku defecta dapat dilihat mana obat obat yang fast moving atau slow moving .
2) Buku Penerimaan Barang
Barang yang masuk diterima oleh APA dan dilakukan pengecekan mengenai nama obat, nomor batch, jumlah, harga diskon dan tanggal ED. Kemudian barang-barang tersebut dimasukkan ke gudang dengan alur sebagai berikut :
a) Barang yang telah diperiksa, tembusan fakturnya diberi nomor urut gudang dan paraf petugas gudang
b) Gudang menerima barang disertai dengan faktur tembusannya. Barang diteliti dan dicocokkan kembali dengan SP tembusan, kemudian dicatat di buku SP tanggal kedatangan. Bila ada barang yang kurang atau tidak ada
ditulis dikertas tolakan.
c) Barang dicatat dalam buku pemasukan gudang didasarkan urutan nomor gudang pada hari itu. Pencatatan di buku penerimaan barang yang meliputi nomor urut gudang, tanggal diterima, nama PBF, nomor SP, nomor faktur, nama obat datang, jumlah, nomor batch, diskon yang didapat dan tanggal kadaluarsa pengisian buku ini dilakukan oleh petugas gudang.
d) Barang-barang yang tertulis tanggal ED (expired date) ditulis tersendiri di buku ED sehingga memudahkan untuk mengetahui pada buku-buku tersebut barang apa saja yang hampir mendekati ED untuk dapat ditukarkan pada PBF sesuai dengan perjanjian. Di dalam buku tersebut
memuat tentang nomor per tanggal ED, nama obat, nama PBF, tanggal barang diterima, nama PBF dan jumlah barang.
e) Setiap faktur melimiki jatuh tempo pembayaran berbeda maka dari itu dilakukan pencatatan di buku jatuh tempo pembayaran setiap faktur dilakukan untuk mempermudah kontrol pembayaran ke PBF.
f) Barang yang keluar dari gudang dicatat di dalam buku pengeluaran gudang. Pada buku ini dicatat tanggal pengeluaran, nama barang, jumlah barang yang diambil serta jumlah yang masih tersisa di gudang.
Selain mencatat dalam buku-buku gudang tersebut maka barang-barang yang datang itu juga di stok dalam kartu stok barang, obat generik, bahan baku, psikotropika, obat paten serta berbagai sediaan stok gudang. Untuk bagian HV di
stok bagian HV. 3) Buku Hutang
Barang yang masih bersatatus hutang dicatat nomor faktur, nama PBF, PPn dan total hutang, kemudian dicatat tanggal jatuh tempo pembayarannya. Tujuan penulisan untuk kedisiplinan dalam pembayaran supaya tepat waktu. Keuntungan pembayaran tepat waktu antara lain mendapat kepercayaan dari PBF dan
memungkinkan mendapat diskon untuk pembelian pembelian selanjutnya. 4) Buku Pelunasan
Hutang kepada PBF yang sudah terbayar dicatat di buku pelunasan. Hal ini bertujuan agar mudah dalam pengecekan tanggal pembayaran dan sebgai bukti sudah melakukan pembayaran untuk mencegah dari penipuan beberapa sales PBF yang bermain curang dalam pembayaran.
5) Buku Surat Pemesanan (SP)
APA menuliskan Surat Pesanan (SP) untuk tiap PBF dengan jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan. SP harus ditandatangani oleh APA atau apoteker pendamping atau apoteker pengganti. Selanjutnya SP diambil oleh salesman dari
masing-masing PBF sambil lebih lanjut membahas kondisi yang ditawarkan. Pemesanan juga dapat dilakukan melalui telepon dengan SP menyusul pada waktu pengiriman barang.
SP sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya non psikotropika dan non narkotika dibuat 3 lembar. Lembar pertama untuk PBF (asli), lembar kedua disertakan pada fakur tembusan saat pengiriman barang dan lembar ketiga untuk arsip apotek.
Surat Pesanan (SP) untuk pembelian obat di Apotek WIPA dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :
a) Surat Pesanan Untuk Obat Non Psikotropika dan Non Narkotika. Formatnya
bebas (tidak ditentukan), jumlah item obat dalam tiap SP bebas, diberi nomor SP, tandatangan APA dan cap apotek. Dibuat rangkap 3. Lembar pertama untuk PBF (asli), lembar kedua disertakan difaktur tembusan
saat pengiriman barang dan lembar ketiga untuk arsip apotek.
b) Surat Pesanan Untuk Obat Narkotika. Format sudah ditentukan oleh DepKes dengan model N-9, dalam satu lembar Surat Pesanan hanya boleh memesan satu item obat narkotika, diberi nomor SP, nama, alamat, jabatan, tandatangan APA dan cap apotek. Surat pesanan ini dibuat rangkap 5 yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, PBF, Balai POM, manajer Kimia Farma dan arsip Apotek .
c) Surat Pesanan Untuk Obat Psikotropika. Format sudah ditentukan oleh DepKes, untuk Apotek WIPA menggunakan model N-6, sat u lembar SP untuk satu distributor dan boleh memuat lebih dari 1 item obat, diberi nomor SP, nama, alamat, jabatan, ditandatangani oleh APA dan cap apotek.
6) Buku Expired
Pada saat penerimaan barang di gudang, dicek tanggal expired date/tanggal kadaluarsa obat, kemudian di tulis tersendiri di buku ED. Di dalam buku tersebut memuat bulan dan tahun obat datang ke apotek, nama obat dan jumlah barangnya.
7) Buku Jatuh Tempo
Format penulisan dalam buku jatuh tempo antara lain tanggal penulisan, nomor faktur, nama PBF dan total harga yang harus dibayar oleh aptek ke PBF. Buku jatuh tempo memudahkan APA mengetahui hutang yang mana yang harus
dibayar terlebih dahulu, untuk mengontrol perputaran uang dan mecegah telat pembayaran.
Sistem pembayaran yang dipilih apotek WIPA tergantung modal yang ada dan diskon yang diberikan. Bila modal mencukupi maka pembayaran secara COD (cash on delivery) lebih dipilih dari pada pembayaran cash karena diskon yang diperoleh lebih besar. Bila pembayaran baik secara kredit maupun cash sama-sama tidak mendapat diskon, dipilih pembayaran secara kredit. Pembayaran ada juga yang dilakukan setelah barang terjual yaitu pengadaan barang konsinyasi (consigment consignate).
Inkaso atau pembayaran dilakukan pada hari Senin sampai Jumat pada pukul 09.00-12.00 WIB sebelum jatuh tempo pembayaran pada PBF yang bersangkutan. Pembayaran atau pelunasan tagihan untuk barang-barang yang sudah diterima dilakukan dengan cara memberi uang tunai untuk pembayaran kurang dari satu juta. Pembayaran dengan bilyet giro (BG) atau cek untuk transaksi lebih dari satu juta. Sedangkan untuk jenis obat narkotik dan psikotropika dibayar secara tunai.
B. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menata dan memelihara dengan cara menempatkan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian dan gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.
Penyimpanan dilakukan karena barang yang datang atau dibeli tidak langsung habis terjual kegiatan ini berada digudang meliputi penyimpanan barang, pengeluaran barang dan administrasi gudang. Tujuan penyimpanan barang di gudang adalah aman dan terjaga stabilitas obat, mudah dalam pengawasan dan menjamin kelancaran pelayanan. Penyimpanan dan pengaturan pengelompokkan obat di Apotek WIPA dilakukan berdasarkan :
1. Obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya : padat, cair dan semi padat, penataan secara alfabetis.
2. Jenis obat yaitu obat generik dan paten, diletakkan dilemari sendiri-sendiri secara alfabetis.
3. Produk OTC diletakkan pada etalase depan dan dikelompokkan secara farmakologi.
4. Obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan Permenkes No.28/MENKES/PER/I/1978.
5. Obat psikotropika disimpan di lemari psikotropika terpisah dari obat-obat daftar G lainnya.
6. Obat yang dipersyaratkan untuk disimpan dalam suhu dingin disimpan di lemari pendingin untuk menjaga stabilitasnya, contoh : suppositoria.
7. Alat-alat kesehatan dan peralatan bayi diletakkan pada etalase tersendiri. C. Mekanisme Penyaluran Obat
Penjualan obat atau alat kesehatan secara umum dibagi menjadi 2 yaitu: penjualan obat atau alat kesehatan dengan resep dokter dan penjualan obat atau alat
kesehatan bebas (tanpa resep dokter).
1) Penjualan obat dengan resep dokter
Penjualan obat dengan resep dapat dilakukan secara kredit maupun kontan. Penjualan kontan ditujukan untuk umum, pembeli membayar langsung harga obat yang dibelinya.Sedangkan penjualan kredit ditujukan kepada pelanggan (pribadi atau instansi) sebagai usaha apotek untuk
mengembangkan jangkauan konsumen. 2) Penjualan obat bebas (tanpa resep)
Penjualan ini meliputi obat-obat bebas, obat bebas terbatas, OWA (Obat Wajib Apotek), kosmetika, alat kesehatan, dan barang-barang lain yang dijual di apotek.
D. Pemusnahan Obat Rusak dan Kadaluarsa
Sediaan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat sesuai standar yang ditetapkan harus dimusnahkan. Penghapusan dan Pemusnahan sediaan farmasi harus dilaksanakan dengan cara yang baik dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Prosedur pemusnahan obat hendaklah dibuat yanng mencakup pencegahan pencemaran di lingkungan dan mencegah jatuhnya obat
tersebut di kalangan orang yang tidak berwenang. Sediaan farmasi yang akan dimusnahkan supaya disimpan terpisah dan dibuat daftar yanng mencakup jumlah dan identitas produk. Penghapusan dan pemusnahan obat baik yang dilakukan sendiri maupun oleh pihak lain harus didokumentasikan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemusnahan obat di WIPA dibagi menjadi 3, antara lain pemusnahan obat yang mengandung narkotika, pemusnahan obat daftar G dan pemusnahan alat kesehatan. Setiap pemusnahan dibuat berita acara rangkap 3 dan diserahkan kepada Dinas Kesehatan dengan tembusan ke Balai POM dan satu lembar lagi untuk arsip apotek.
Pemusnahan narkotika dan psikotropika harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan atau Balai POM. Pemusnahan obat bebas di WIPA dilakukan dengan cara menggunting atupun merusak kemasan, menghancurkan isi apabila tablet digerus. Sedangkan untuk pemusnahan alat alat kesehatan tidak boleh dicampur dengan obat obatan lain.