Pengelolaan Lanskap Sentul City
Pengelolaan lanskap Sentul City merupakan tanggung jawab dari Divisi Pengelolaan Kota (Town Management). Divisi ini yang bertanggung jawab dalam mengelola kota, mengoperasikan, dan memelihara seluruh fasilitas umum di Sentul City. Divisi ini membawahi beberapa departemen. Departemen yang terdapat pada divisi ini, adalah sebagai berikut :
a) Departemen Pemasaran dan Pelayanan Konsumen (Marketing dan
Customer Service).
Departemen ini menerima pengaduan (complaint) konsumen terhadap masalah lingkungan, pembayaran, keamanan, dan masalah lain tentang perkotaan. Pengaduan dari penghuni diterima dan dilanjutkan ke departemen yang khusus bertugas menangani masalah tersebut.
b) Departemen Keamanan (Security).
Departemen yang mengurus keamanan permukiman.
c) Departemen Perawatan Lingkungan (Environmental Service).
Departemen ini mengurus pemeliharaan lingkungan Sentul City termasuk pengelolaan air bersih, pemeliharaan lanskap, dan pemeliharaan utilitas. d) Departemen Keuangan (Finance dan Accounting).
Departemen yang mengurus segala masalah keuangan dan pembayaran semua kegiatan pengelolaan kota.
e) Departemen Pelayanan Perbaikan Rumah (Home Care Unit). Departemen yang mengurus pelayanan perbaikan rumah atau kantor. f) Departemen Hubungan Internal (Goverment Relation).
Departemen yang mengurus tentang pemeliharaan lanskap Sentul City adalah Departemen Perawatan Lingkungan. Bagian khusus yang mengurusi pemeliharaan lanskap Sentul City adalah Unit Lanskap dan Kebersihan di bawah Seksi Pemeliharaan pada Departemen Perawatan Lingkungan. Tujuan dari pemeliharaan lanskap Sentul City mengacu pada konsep dasar perencanaan
lanskap dan untuk meningkatkan nilai estetika lingkungan sehingga akan meningkatkan nilai jual tanah yang dapat menunjang pemasaranya.
Dalam pengelolaan lingkungan kawasan permukiman, setiap penghuni dipungut iuran bulanan yang disebut dengan Iuran Pemeliharaan Lingkungan (IPL). IPL digunakan untuk biaya perawatan taman, kebersihan areal, keamanan lingkungan dan pemeliharaan fasilitas umum. Berdasarkan wawancara, tarif IPL sewaktu mahasiswa magang berkisar antara Rp.600,- − Rp.700,-/m2 bergantung pada luas tanah/kavling.
Sistem Pelaksanaan Pemeliharaan
Pelaksanaan pemeliharaan lanskap merupakan tanggung jawab dari Unit Lanskap dan Kebersihan di bawah Seksi Pemeliharaan pada Departemen Perawatan Lingkungan. Unit ini merupakan wakil bagi pihak PT Sukaputera Graha Cemerlang (PT SGC) dalam mengelola pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan kawasan Sentul City tetapi dalam pelaksanaannya di lapang dilakukan oleh pihak kontraktor.
Pemeliharaan di Sentul City adalah kegiatan pemeliharaan yang bersifat kontrak yang berlaku untuk 1 tahun. Penentuan kontraktor pemeliharaan melalui sebuah proses tender. Bagan proses tender yang dilakukan oleh PT. Sentul City Tbk dapat dilihat pada Lampiran 6. Proses tender yang dilakukan oleh PT Sentul City Tbk dalam menentukan kontraktor pemeliharaan, adalah sebagai berikut :
1. Membuat undangan tender untuk kontraktor yang terpilih oleh PT Sentul City Tbk. Selanjutnya, kontraktor yang diundang akan mengambil dokumen tender di PT Sentul City Tbk bagian Quantity Surveyor (QS). 2. Melakukan aanwijzing dan peninjauan lapang oleh team tender (Kepala
Departemen Perawatan Lingkungan, Kepala Seksi Pemeliharaan dan Bagian Lanskap dan Kebersihan, Kepala Divisi Pengelolaan Kota dan
Quantity Surveyor) dengan kontraktor yang telah diundang.
3. Lima kontraktor yang telah diundang mengajukan penawaran harga dengan metode penyampaian dokumen penawaran satu sampul.
4. Penawaran tersebut akan diklasifikasikan secara teknis oleh Quantity
Surveyor. Setelah itu, dilakukan revisi penawaran sehingga dihasilkan
suatu hasil tender.
5. Penetuan pemenang tender dilakukan oleh BOM (Operational Director). Selanjutnya, Quantity Surveyor mengumumkan pemenang tender oleh lima kontraktor yang diundang.
Pada tahun 2008, terpilih dua kontraktor pelaksana pemelihara Sentul City yaitu CV Gelar Jaya (CV GJ) dan CV Cipta Anugerah Maulita (CV CAM). Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Kontruksi, proses tender yang dilakukan oleh PT Sentul City Tbk untuk menentukan kontraktor pemeliharaan menggunakan metode pemilihan langsung.
Pelaksanaan pemeliharaan lanskap telah diatur berdasarkan Surat Perjanjian Pekerjaan Perawatan Taman dan Kebersihan Lingkungan (SPK) (Lampiran 7). Dalam SPK dicantumkan ruang lingkup pekerjaan, jangka waktu pelaksanaan, uang jasa, tata cara pembayaran, evaluasi pekerjaan, dan kewajiban pelaksana pemeliharaan. Kontrak ini nilainya tetap sepanjang tidak ada perubahan skop pekerjaan, dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh kontraktor. Berdasarkan Keppres RI No. 80 Tahun 2003 mengenai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang atau Jasa Instansi Pemerintah, jenis kontrak ini termasuk kontrak Lump sum. Pembayaran kontraktor dihitung dengan menggunakan tabel kemajuan (progress) pekerjaan (dapat dilihat pada Lampiran 9 dan 10).
Keuntungan dari sistem kontraktor ini adalah pihak pengelola tidak perlu menyediakan mesin dan peralatan (Parker dan Bryan, 1989). Keuntungan lainnya adalah pengelola tidak menemui persoalan dari tenaga kerja harian dan pengelolaan alat pemeliharaan. Kerugiannya adalah pengelola dapat kehilangan kontrol kapan dan bagaimana pekerjaan diselesaikan dengan baik. Untuk meminimalisir kerugian tersebut menurut Sternloff dan Warren (1984) dapat dilakukan langkah-langkah, sebagai berikut :
1) Memilih pelaksana (kontraktor) yang bereputasi baik. Penawaran yang rendah belum tentu menghadirkan kontraktor yang kompeten. Jika penawaran yang rendah dari kontraktor yang belum dikenal tidak dapat dipastikan secara ekonomi, teknik, dan metode, akan lebih baik lagi apabila diteliti hasil kerja dan kepuasan pelanggan dari kontraktor sebelumnya.
2) Membuat spesifikasi pekerjaan yang lengkap dan rinci. Spesifikasi yang rinci dan teliti akan mencegah timbulnya permasalahan dalam organisasi. Spesifikasi harus ditinjau ulang setiap tahunnya dan direvisi secara tepat. 3) Mengawasi secara ketat pekerjaan kontraktor. Biasanya pekerja in-house
memeriksa kerja kontraktor untuk memutuskan apakah telah memenuhi spesifikasi sebelum dilakukan pembayaran kontrak. Hal ini juga direkomendasikan untuk memeriksa kerja kontraktor yang baru (relatif belum dikenal).
Jika dibandingkan dengan sistem yang diterapkan pada sistem pemeliharaan di Sentul City, adalah sebagai berikut :
1) PT Sukaputera Graha Cemerlang dalam memilih kontraktor pelaksana pemeliharaan, salah satunya berdasarkan kerja kontraktor tersebut sebelumnya dan sudah berpengalaman sebagai pelaksana pemeliharaan lanskap Sentul City.
2) Spesifikasi pekerjaan perawatan taman dan kebersihan lingkungan (jadwal pemeliharaan) (terlihat pada Lampiran 8). Berdasarkan spesifikasi pekerjaan, pekerjaan yang perlu dilakukan pelaksana belum tercantum secara jelas dan rinci. Pada pelaksanaan di lapang tidak sepenuhnya sesuai dengan spesifikasi pekerjaan (jadwal pemeliharaan). Kontraktor pelaksana lebih mementingkan kesesuaian terhadap standar penampilan pekerjaan perawatan taman dan pengaturan prestasi kerja kontraktor dibandingkan dengan spesifikasi pekerjaan (jadwal pemeliharaan). Spesifikasi pekerjaan (jadwal pemeliharaan) sebaiknya ditinjau ulang dan dilakukan evaluasi agar sesuai dengan standar penampilan setiap tahun.
3) Pengawasan terhadap kerja kontraktor dapat dilihat dari jadwal pelaksanaan opname lapangan (Lampiran 11). Pengawasan juga dilakukan
dengan diadakanya evaluasi. Evaluasi melalui checklist bersama dilakukan setiap dua minggu sekali. Evaluasi tersebut dilakukan sebelum pembayaran.
Pembayaran dilakukan apabila pekerjaan perawatan taman dan kebersihan lingkungan Sentul City sesuai bobot yang dicapai selama dua minggu yaitu setiap tanggal 1 dengan progress 50 % dan setiap tanggal 16 dengan progress 100 %. Apabila tidak sesuai dengan bobot yang dicapai maka akan dihitung dengan tabel kemajuan pekerjaan (Lampiran 9). Pembayaran tersebut dilakukan dengan menerbitkan cheque atau perintah transfer ke dalam rekening bank yang telah ditetapkan oleh pihak kontraktor. Keterlambatan pembayaran sering terjadi karena banyaknya kesalahan tagihan (invoice) kontraktor untuk dikoreksi, diperbaiki dan dilanjutkan ke tahap berikutnya. Keterlambatan pembayaran tersebut tidak berpengaruh pada kegiatan di lapang disebabkan gaji dari tenaga kerja harian tetap dibayarkan oleh kontraktor sesuai waktu yang ditentukan walaupun pembayaran belum diterima.
Pembagian Kawasan Pemeliharaan
Kawasan pemeliharaan lanskap Sentul City terbagi menjadi dua yaitu kawasan I dan kawasan II. Kawasan I dikerjakan oleh kontraktor CV Gelar jaya dan kawasan II dikerjakan oleh kontraktor CV Cipta Anugerah Maulita. Masing-masing kawasan dibagi lagi menjadi dua wilayah yaitu wilayah makro yang terdiri dari jalan utama, perkantoran, pertokoan, dan terminal dan wilayah mikro yang terdiri dari perumahan (estate) (secara rinci dapat dilihat pada Tabel 6). Luas kawasan I dan kawasan II serta pembagian wilayah kerjanya dapat dilihat pada Lampiran 12 dan 13.
Area pemeliharaan juga terbagi berdasarkan tingkat intensitasnya yaitu daerah intensif, semi intensif, dan ekstensif. Daerah intensif meliputi area median jalan, berm jalan utama (kanan dan kiri jalan utama), taman gerbang pada setiap
cluster serta taman lingkungan pada cluster yang jenis tanamannya beraneka
ragam misalnya Mediterania 1, Mediterania 2, Bukit Golf Hijau dan Sakura serta rumput berm pada cluster yang padat penduduknya misalnya Mediterania 1, Mediterania 2, Bukit Golf Hijau, Taman Viktoria, Taman Venesia, Taman
Pasadena, Taman Sakura, Taman Legian, Taman Tampak Siring, Taman Udayana, Taman Besakih, Taman Imperial 1, Taman Parahyangan dan Mountain View Residence.
Daerah semi intensif meliputi taman lingkungan pada cluster yang jenis tanamannya kurang beraneka ragam, rumput berm pada cluster yang tidak padat penduduknya, taman lingkungan pada wilayah perkantoran dan komersial serta area pejalan kaki. Daerah ekstensif adalah daerah yang tidak termasuk dalam daerah intensif dan daerah semi intensif misalnya areal penghijauan, areal kavling yang belum dibangun pada setiap cluster, dan areal dengan topografi yang curam.
Tabel 6. Pembagian Kawasan Pemeliharaan
Kawasan 1 Kawasan 2
Makro
1. Jl. MH Thamrin, Jl PBVSI, Jl. Access Road R21, Jl. Nasional, Shelter Jl MH. Thamrin.
2. CBD, Plaza Amsterdam, Plaza Niaga 1, Plaza Niaga 2, Graha Utama dan graha madya
3. Cafe Teratai, Danau Teratai, Posko Maung
4. Terminal Bis
Makro
1. Jl. Siliwangi, Jl. Bali Raya, Jl. Lingkar TMD, Shelter Jl, Siliwangi 2. Community Center BGH dan
Community Center Tampak Siring. 3. WTP permanent, Graha Karya, dan
Kantor Babinsa 4. TK Taruna Bangsa 5. F-6
Mikro
1. Mediterania Golf Hill 2. Taman Victoria 3. Mediterania 1 4. Mediterania 2 5. Bukit Golf Hijau
Mikro 1. Taman Parahyangan 2. Taman Imperial 1 3. Taman Imperial 2 4. Northridge 5. Lakeside Home
6. Mountain View Residence 7. Taman Venesia
8. Taman Pasadena 9. Taman Sakura 10. Bali Hill 11. Taman Legian 12. Taman Tampak Siring 13. Taman Udayana 14. Taman Besakih
Pengorganisasian Pelaksanaan Pemeliharaan Lanskap Organisasi
Bagan organisasi yang dijelaskan adalah bagan organisasi untuk Departemen Perawatan Lingkungan tetapi untuk Seksi Pemeliharaan saja. Dalam struktur organisasi Departement Perawatan Lingkungan dipimpin oleh satu orang Kepala Departemen. Kepala Departemen membawahi Kepala Seksi Pemeliharaan. Kepala Seksi Pemeliharaan memimpin tiga bagian yaitu Bagian Pemeliharaan Infrastruktur, Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman (estate control) serta Bagian Peralatan (equipment). Bagian Pemeliharaan Infrastruktur memimpin dua unit yaitu Unit Pemeliharaan Jalan, Drainase RTW (maintenance road, drainase RTW), serta Unit Mekanik dan Listrik (mechanical electrical). Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman memimpin dua unit yaitu Unit Lanskap dan Kebersihan dan Unit Pengawasan Permukiman. Bagian Peralatan membawahi satu unit yaitu Unit Gudang.
Gambar 11. Bagan Organisasi Departemen Perawatan Lingkungan
Tugas Seksi Pemeliharaan diantaranya mengkoordinasikan unit-unit yang dibawahi, menjalankan mekanisme kerja pemeliharaan, melaksanakan checklist
DEPARTEMEN PERAWATAN LINGKUNGAN
SEKSI PEMELIHARAAN ADMINISTRASI LANSKAP DAN PENGAWASAN PERMUKIMAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR MEKANIK DAN LISTRIK PEMELIHARAAN JALAN-DRAINASE-RTW PEMELIHARAN LANSKAP & KEBERSIHAN PENGAWASAN PERMUKIMAN PERALATAN GUDANG
kerja dan serah terima pekerjaan dari Divisi Proyek, merencanakan dan mengevaluasi program kerja bulanan pada masing-masing unit yang dibawahi, menerima dan memeriksa laporan mingguan hasil kerja per unit yang dibawahi, dan banyak tugas lainnya yang belum dijelaskan disini. Segala kegiatan administrasi dari Seksi Pemeliharaan menjadi tanggung jawab dari Bagian Adminstrasi. Bagian Administrasi juga bertugas mengawasi status ekspedisi dokumen Seksi Pemeliharaan termasuk di antaranya tagihan kontraktor.
Melakukan pengawasan, penentuan anggaran, mengatur penjadwalan sampai realisasi untuk kegiatan pemeliharaan asset fisik dan infrastruktur adalah tugas dari Bagian Infrastruktur. Bagian Infrastruktur berkoordinasi dengan Bagian Peralatan untuk pengadaan material pemeliharaan. Bagian Peralatan bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan administrasi dari pergudangan, penyimpanan barang dan penentuan anggaran untuk pengajuan pembelian barang.
Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman bertugas melakukan pengawasan terhadap unit yang dibawahi yaitu Unit Lanskap dan Kebersihan dan Unit Pengawasan Permukiman. Unit Pengawasan Permukiman bertanggung jawab untuk melaporkan hasil temuan lapangan pengawasan permukiman yang ditindaklanjuti oleh kepala Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman dengan bagian yang terkait.
Pengawasan sistem kerja dan penentuan anggaran dari kedua kontrakror lanskap dilakukan oleh Unit Lanskap dan Kebersihan. Checklist dua mingguan untuk melihat progress dari kontraktor dilakukan oleh unit ini pula. Selain itu unit ini juga melakukan pengawasan untuk pengangkutan sampah hijau penghuni.
Complaint dan request dari penghuni mengenai lanskap merupakan tanggung
jawab dari unit ini yang nantinya akan dikoordinasikan oleh kontraktor mengenai teknis pengerjaan complaint tersebut dan biayanya. Unit Lanskap dan Kebersihan dipegang oleh satu orang.
Struktur organisasi dari kontraktor sangat sederhana yang terdiri dari satu orang Direktur dan satu orang Wakil Direktur, satu orang Bagian Administrasi, dan pengawas sebanyak empat orang, serta sisanya adalah tenaga kerja harian. Pengawas tersebut dibagi per kawasan yang telah ditentukan oleh masing-masing kontraktor.
Pengelolaan Tenaga Kerja
Tenaga kerja terbagi dua yaitu tenaga kerja yang berasal dari pihak PT Sukaputera Graha Cemerlang (In-house) dan tenaga kerja yang berasal dari kontraktor. Tenaga kerja yang berasal dari pihak PT Sukaputera Graha Cemerlang (In-house) terdiri dari Kepala Bagian Seksi Pemeliharaan, Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman, dan Unit Lanskap dan Kebersihan yang bertanggung jawab mengawasi jalannya pelaksanaan pemeliharaan. Pada saat kegiatan magang berlangsung jumlah pekerja dari kontraktor CV GJ sebanyak 100 orang dan kontraktor CV CAM sebanyak 100 orang juga.
Tabel 7. Jumlah Tenaga Kerja dari Kedua Kontraktor
Jumlah Tenaga Kerja (orang) Tugas Pemeliharaan
Kawasan 1* Kawasan 2**
Administrasi dan pengawas lapang 1 1
Pengawas lapang 4 4
Tenaga pangkas rumput 24 26
Tenaga perawatan dan kebersihan 63 61
Supir tanki 1 1
Supir pick-up 3 3
Operator pengangkutan sampah 3 3
Operator penyiraman 1 1
Total 100 100
Ket : (*) dikerjakan oleh kotraktor GJ dan (**) dikerjakan oleh kontraktor CAM Sumber : Hasil Wawancara dengan kontraktor dan hasil pengamatan, 2008
Tenaga perawatan dan kebersihan yang terdapat pada Tabel 7 dibagi menjadi tenaga penyapuan, tenaga pangkas semak, tenaga pengendalian hama dan penyakit, tenaga penyiang, tenaga pemupukan, dan tenaga pangkas pohon. Pembagian tenaga perawatan dan kebersihan dan jumlah tenaga kerjanya dapat dilihat pada Tabel 8. Pembagian tenaga perawatan dan kebersihan dalam melakukan pekerjaan pemeliharaan tidak tetap sesuai dengan kebutuhan di lapang misalnya penyemprotan hama dilakukan apabila adanya hama dan penyakit di lapang. Sementara tidak adanya penyemprotan hama, pekerja tersebut bekerja sebagai tenaga penyapuan atau menjadi tenaga penyiang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja di lapang. Pembagian tugas yang tidak tetap ini sehingga membuat
pekerja tidak fokus terhadap tugasnya. Pembagian ini tidak sesuai pula dengan keahlian pekerja sehingga kinerja yang dihasilkan kurang efektif.
Tabel 8. Jumlah Tenaga Kerja Perawatan dan Kebersihan dari Kedua Kontraktor Jumlah Tenaga Kerja (orang) Tugas Pemeliharaan
Kawasan 1* Kawasan 2**
Tenaga penyapuan 30 40
Tenaga pangkas semak 2 2
Tenaga pengendalian hama dan penyakit 1 1
Tenaga penyiang 26 14
Tenaga pemupukan 3 3
Tenaga pangkas pohon 1 1
Total 63 61
Ket : (*) dikerjakan oleh kotraktor GJ dan (**) dikerjakan oleh kontraktor CAM Sumber : Hasil Wawancara dengan kontraktor dan hasil pengamatan, 2008
Masalah yang dihadapi untuk pengelolaan tenaga kerja kontraktor adalah kurangnya kesadaran pekerja untuk bekerja dengan baik dan cepat. Hal tersebut dapat diatasi dengan adanya insentif seperti tunjangan (bonus) untuk pekerja yang bekerja dengan baik dan ketepatan waktu yang optimal untuk motivasi bagi pekerja.
Masalah yang lain yang dihadapi adalah kekurangan tenaga kerja. Pada pengamatan di lapang, kontraktor CV CAM sering sekali memakai tenaga kerja musiman untuk menyelesaikan pekerjaan saat menjelang checklist bersama sebanyak 10-15 orang. Hal ini membuktikan kekurangan tenaga kerja dalam menyelesaikan pekerjaan pelaksanaan pemeliharaan maka diperlukan penambahan tenaga kerja harian.
Perekrutan Tenaga Kerja
Kepala Seksi Pemeliharaan, Bagian Lanskap dan Pengawasan Permukiman, serta Unit Lanskap dan Kebersihan direkrut oleh Recruitment and
Development Departement (HRD) dari PT. Sentul City Tbk. Pengawas,
administrasi dan tenaga kerja harian direkrut oleh masing-masing kontraktor. Tenaga kerja harian direkrut dari masyarakat sekitar Sentul City.
Waktu Kerja
Pada hari senin-jumat, waktu kerja karyawan PT Sentul City Tbk khususnya PT Sukaputera Graha Cemerlang adalah pukul 08.30-17.30 dengan waktu istirahat pada pukul 12.00-13.00. Pengisian absen dilakukan di Gedung Graha Madya sebanyak dua kali yaitu pukul 08.30 dan 17.30.
Tenaga kerja kontraktor yaitu pengawas dan tenaga kerja harian bekerja pada hari senin-sabtu pada pukul 08.00-16.00 dengan waktu istirahat pada pukul 12.00-13.00. Pada hari minggu, hanya tenaga penyapuan saja yang bekerja pada pukul 08.00-12.00. Pengisian absen yang dilakukan oleh kontraktor pada pukul 08.00 dengan mengutus satu orang dari masing-masing kontraktor untuk melakukan koordinasi dengan Unit Lanskap dan kebersihan.
Beberapa permasalahan yang ditemui di lapang yang berkaitan dengan waktu kerja tenaga kerja harian seperti waktu pulang tenaga kerja harian tidak sesuai dengan jam kerja kontraktor dan sering ditemukan keterlambatan kembali bekerja setelah istirahat sampai dengan 30 menit. Hal ini dapat diatasi dengan pengawasan yang lebih ketat dan peraturan tertulis dari masing-masing kontraktor. Waktu kerja dalam pelaksanaan pemeliharaan akan berpengaruh pada kinerja kontraktor yang dihasilkan.
Kesejahteraan Tenaga Kerja Harian
Upah tenaga kerja harian untuk operator mesin pemangkas rumput gendong sebesar Rp. 33.000,00/hari dan bagi operator pemeliharaan taman sebesar Rp. 30.000,00/hari. Pemberian upah tersebut dilakukan oleh pengawas setiap dua minggu sekali.
Operator mesin pemangkas rumput mempunyai penghasilan yang berbeda dengan tenaga kerja kebersihan dan perawatan taman lainnya. Operator mesin pemangkas rumput setiap minggunya diberikan susu satu kaleng disebabkan operator mesin pemangkas rumput membutuhkan stamina yang lebih dan tingkat kesulitan yang berbeda dibandingkan dengan operator pemeliharaan taman yang lain. Setiap kontraktor berlaku sama untuk upah tenaga kerja harian. Kesejahteraan tenaga kerja harian agar lebih diperhatikan lagi oleh kontraktor
dengan pemberian bonus untuk meningkatkan komitmen yang tinggi dan kinerja yang baik.
Koordinasi antara Pengelola dengan Kontraktor
Koordinasi antara pengelola dengan kontraktor dalam kegiatan pemeliharaan dapat terlihat pada Gambar 12. Menurut Arifin dan Arifin (2005), hal yang harus dijaga adalah kelancaran komunikasi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi pengelolaan taman. Koordinasi antara pengelola dan kontraktor di Sentul City yang terjalin cukup efektif.
Gambar 12. Bagan Koordinasi antara Pengelola dengan Kontraktor
Keterangan gambar :
a) Kepala Bagian Level Pemeliharaan melaporkan kegiatan Pemeliharaan Lanskap kepada Kepala Departemen Perawatan Lingkungan.
b) Diskusi nonformal dalam menyelesaikan masalah lanskap pada kawasan Sentul City.
Kepala Departemen Perawatan Lingkungan
Kepala Bagian Level Pemeliharaan
Unit Lanskap dan Kebersihan
Pengelola (PT. SGC) a
b
Direktur Kontraktor
Pengawas Lapang
Tenaga Kerja Harian (TKH )
Pelaksana Pemeliharaan (Kontraktor) e
f
c d
c) Adanya rapat yang dinamakan minute of meeting (MoM) yang diadakan setiap bulan sekali untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan perawatan taman dan kebersihan.
d) Koordinasi segala permasalahan di lapang dalam hal kondisi lanskap kawasan seperti dalam hal mengatasi complaint dari atasan maupun penghuni.
e) Direktur memberikan pengarahan pada pengawas lapangan tentang pelaksanaan pekerjaan di lapang. Berkoordinasi dalam hal tenaga kerja di lapang, alat dan bahan yang dibutuhkan di lapang, serta permasalahan di lapang.
f) Pendekatan sosial antara pengawas lapang dengan tenaga kerja harian (TKH) agar terjalin hubungan yang baik sehingga berdampak kepada lancarnya pelaksanaan kerja. Membantu menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan oleh tenaga kerja harian. Memberi pengarahan langsung tentang apa yang dikerjakan oleh tenaga kerja harian.
g) Direktur kontraktor dapat berlaku sebagai pengawas lapangan dalam kondisi tertentu, langsung berkoordinasi dengan TKH.
Berdasarkan hasil wawancara, pertemuan yang dilakukan pada masing-masing kontraktor setiap minggunya hanya dihadiri oleh direktur dan pengawas saja. Namun, diperlukan pertemuan di dalam organisasi kontraktor dengan dihadiri tenaga kerja harian untuk membahas sekaligus memberi solusi pada permasalahan yang terjadi dalam kegiatan pemeliharaan.
Jadwal Pemeliharaan
Jadwal kegiatan pemeliharaan merupakan acuan atas kegiatan pemeliharaan yang akan dilakukan (Nareswari, 2007). Pengelola menentukan rencana kerja dan checklist lapangan (Lampiran 14) yang disesuaikan oleh spesifikasi pekerjaan perawatan taman dan kebersihan lingkungan (Lampiran 8) dan kemudian menjadi acuan bagi kontraktor.
Implementasi jadwal pemeliharaan di lapang dilakukan sesuai rencana kerja dan checklist lapangan yang disesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan perawatan taman dan kebersihan lingkungan (jadwal pemeliharaan) Sentul City.
Kegiatan pemeliharaan dilakukan setiap hari. Kegiatan pemeliharaan dilakukan pada pukul 08.00-16.00 dengan waktu istirahat pada pukul 12.00-13.00. Khusus hari minggu untuk kegiatan penyapuan saja. Kegiatan pemeliharaan yang bersifat rutin baik harian, mingguan, bulanan, dan tahunan adalah penyiraman, pemangkasan rumput, pemangkasan semak dan tanaman pot, penyiangan gulma, penyetikan, penggemburan tanah, penyapuan, serta pemupukan (Tabel 9). Kegiatan pemeliharaan yang bersifat insidental yaitu pemangkasan pohon yang percabangannya sudah mengganggu dan pemberantasan hama dan penyakit.
Sesuai dengan pengamatan pelaksanaan kegiatan di lapang tidak sepenuhnya sesuai dengan rencana kerja dan checklist lapangan. Contohnya apabila pekerjaan sudah masuk periode selanjutnya (di taman lingkungan X) tetapi masih mengerjakan pekerjaan periode sebelumnya (di taman lingkungan Y) setelah dilakukannya checklist bersama sehingga keterlambatan memasuki periode tersebut membuat pekerjaan selanjutnya mengalami keterlambatan terus-menerus. Perlunya tindakan yang tegas dari pengelola untuk menghindari ketidakdisiplinan dari kontraktor dengan pemotongan pembayaran untuk kontraktor yang tidak dapat menyelesaikan pekerjaanya dengan tepat waktu.
Pada pelaksanaan kegiatan di lapang tidak sepenuhnya pula sesuai dengan spesifikasi pekerjaan (jadwal pemeliharaan) terlihat pada Tabel 9. Kontraktor lebih mementingkan kesesuaian dengan standar penampilan pekerjaan perawatan taman (Lampiran 17) dan pengaturan prestasi kerja (Lampiran 16) dibandingkan dengan spesifikasi pekerjaan perawatan taman dan kebersihan lingkungan (jadwal pemeliharaan) yang telah ditentukan sebelumnya oleh pengelola. Hal ini didukung oleh pengamatan di lapang misalnya pada kegiatan pemangkasan rumput ruang terbuka hijau (RTH) di cluster Bukit Golf Hijau dilakukan dua bulan sekali