BAB 12. PENJAMINAN MUTU DAN MANAJEMEN RISIKO
12.2. Pengelolaan dan Peningkatan Kinerja
Sebagaimana telah disampaikan
pada aspek 4 (Penyelenggaraan
Akademik), telah banyak upaya dan
peningkatan kinerja Universitas
Airlangga dalam hal penjaminan mutu internal dan eksternal. Hal ini ditandai di
antaranya dengan perolehan
akreditasi/sertifikasi nasional dan internasional bagi program studi. Capaian perolehan akreditasi/sertifikasi nasional maupun internasional tidak terlepas dari proses pendampingan yang dilakukan oleh BPM sejak proses pengisian borang hingga visitasi yang telah berjalan dengan sangat baik. Badan Penjaminan Mutu sebagai unit kerja yang mengelola proses penjaminan mutu telah melakukan upaya peningkatan kinerja melalui berbagai aktivitas, di antaranya:
a. Menyelenggarakan pelatihan asesor dan auditor internal,
b. Melaksanakan pendampingan
akreditasi bagi program studi,
c. Melaksanakan pendampingan
penyusunan SAR AUN bagi
program studi,
d. Melaksanakan pelatihan penjaminan mutu bagi KPS dan SPM/GPM.
Laporan Kinerja Universitas Airlangga 2019
102
Pada level institusi, peningkatan kapasitas seluruh unit kerja di lingkungan UNAIR terkait degree comparability dilakukan dengan implementasi Airlangga Integrated Management System (AIMS), monitoring dan evaluasi melalui audit internal serta audit eksternal oleh Badan Sertifikasi Eksternal. Audit eksternal ke unit kerja, fakultas, dan program studi yang telah masuk dalam ruang lingkup AIMS merupakan bentuk surveillance audit dari sertifikasi ISO 9001:2015, IWA 2:2007. Proses audit eksternal meliputi kelengkapan dokumen dan implementasi terhadap kepatuhan peta proses, pedoman prosedur, serta instruksi kerja yang telah ditetapkan oleh Universitas Airlangga sesuai standar ISO 9001:2015 dan IWA 2: 2007.
Pada tahun 2018, hampir seluruh unit kerja/fakultas/prodi sudah masuk
dalam lingkup AIMS dan sudah
tersertifikasi pada bulan Desember 2018 oleh PT. DECRA Group Indonesia. Rekognisi pada kualitas program studi juga ditunjukkan oleh semakin banyaknya program studi yang tersertifikasi ISO 9001:2015 dan IWA-2: 2007. Penerapan ISO 9001:2015 tersebut secara total dilaksanakan pada tahun 2016. Perbedaan ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 terletak pada aplikasi manajemen risiko, dimana setiap unit kerja harus dapat mendefinisikan risiko pada setiap aktivitas serta tindak lanjut terhadap risiko tersebut. Selain itu, Universitas Airlangga juga sudah tersertifikasi ISO 21001:2018. Hal ini memperlihatkan bahwa strategi
penguatan program studi terus
dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan.
Pada level institusi, peningkatan kapasitas seluruh unit kerja di lingkungan
UNAIR terkait dengan degree
comparability dilakukan dengan implementasi Airlangga Integrated Management System (AIMS), monitoring dan evaluasi melalui audit mutu internal serta audit eksternal oleh lembaga sertifikasi eksternal. Audit eksternal ke unit kerja, fakultas dan program studi yang telah masuk dalam ruang lingkup AIMS merupakan bentuk surveillance audit dari sertifikasi ISO 21001:2018, IWA 2:2007. Audit eksternal meliputi kelengkapan dokumen dan implementasi terhadap kepatuhan peta proses, pedoman prosedur, serta instruksi kerja yang telah ditetapkan oleh Universitas Airlangga sesuai standar ISO 21001:2018, IWA 2: 2007. Hampir seluruh unit kerja/fakultas/prodi sudah masuk dalam lingkup AIMS dan sudah tersertifikasi pada bulan November 2018 oleh PT. DECRA Group Indonesia.
Pada tahun 2019 kinerja penjaminan mutu terus ditingkatkan melalui berbagai upaya sehingga diperoleh beberapa peningkatan kinerja, seperti meningkatnya pencapaian akreditasi program studi dengan nilai A berjumlah 123 program studi (77,4%). Sejalan dengan peta jalan (roadmap) menuju WCU maka sebanyak 7 program studi telah tersertifikasi AUN-QA, terakreditasi ASIIN sebanyak 8 program studi, terakreditasi ABEST 21
sebanyak 1 program studi, dan
terakreditasi ASIC sebanyak 14 program studi. Selain itu ada sebanyak 3 program studi telah divisitasi oleh lembaga akreditasi internasional FIBAA, 1 program studi telah divisitasi oleh APHEA, dan 14 program studi telah divisitasi oleh ABEST 21 pada tahun 2019.
Sesuai dengan prinsip continuous improvement, Universitas Airlangga telah
mengembangkan sistem informasi
Laporan Kinerja Universitas Airlangga 2019
103 terintegrasi dengan data dan mengacu
pada instrumen/borang akreditasi BAN-PT terbaru (9 kriteria). Sistem ini mengakomodasi kebutuhan data fakultas/ program studi dan terintegrasi dengan data pada unit kerja sebagai verifikator data. Proses audit mutu internal yang meliputi pengisian data kuantitatif, pengisian laporan evaluasi diri (LED), dan pengisian instrumen audit semua dilakukan secara daring pada laman http://qa.unair.ac.id.
Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi tata kelola unit kerja/fakultas/program studi (termasuk spesialis). Hasil audit ditujukan untuk mengidentifikasi secara cepat ketidaksesuaian dan saran perbaikan yang telah dan harus dilakukan oleh unit kerja/fakultas/program studi. Lebih lanjut hasil audit tersebut digunakan oleh pimpinan untuk mendapatkan informasi perkembangan seluruh fakultas guna menentukan kebijakan yang perlu diambil untuk perbaikan selanjutnya. Ke depan, sistem informasi penjaminan mutu internal ini akan terus dikembangkan dan disempurnakan sehingga dapat berfungsi sebagai sarana penyimpan data (bank data) yang akan memudahkan seluruh unit kerja dalam proses penjaminan mutu, seperti proses audit atau akreditasi.
Keseluruhan proses audit mutu internal (AMI) tahun 2019 telah dilakukan
pada Oktober - Desember 2019 yang melibatkan seluruh unit kerja dengan tahapan (1) sosialisasi pelaksanaan AMI kepada para pimpinan fakultas/program studi/unit kerja, (2) pengisian instrumen audit secara daring oleh seluruh unit kerja, fakultas, program studi pada laman
http://qa.unair.ac.id, serta (3) audit
kepatuhan oleh para auditor internal Universitas Airlangga. Khusus untuk fakultas dan program studi, juga diharuskan mengisi data kuantitatif dan laporan evaluasi diri (LED) sebelum mengisi instrumen audit. Isian data kuantitatif dan LED mengacu pada borang akreditasi program studi terbaru 9 kriteria (LKPS dan LED).
Hasil audit mutu internal pada seluruh unit kerja dibagi dalam beberapa peringkat, yaitu bintang 1 (⭐) hingga bintang 5 (⭐⭐⭐⭐⭐). Dari total 168 program studi di Universitas Airlangga, 167 telah mengikuti proses audit mutu sedangkan satu program studi, yaitu S2 Ilmu Perikanan belum mengikuti proses audit disebabkan secara operasional baru menerima mahasiswa pada tahun 2019 sehingga proses akademik belum berjalan satu tahun akademik penuh. Hasil audit mutu internal program studi dapat dilihat pada Tabel 12.1 dan hasil audit mutu fakultas dapat dilihat pada Tabel 12.2.
Tabel 12.1. Hasil Audit Mutu Internal Program Studi
Jenjang Program Studi Peringkat
⭐ ⭐⭐ ⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐ Diploma 9 12 S1 3 10 20 6 Profesi 1 5 1 S2 1 8 22 14 Spesialis (Sp 1) 1 3 7 15 6 Sub Spesialis (Sp 2) 1 1 4 1 1 S3 1 2 12 Total 2 9 41 87 28
Laporan Kinerja Universitas Airlangga 2019
104
167
Persentase 1,2% 5,4% 24,5% 52,1% 16,8%
Sumber: BPM, Desember 2019.
Secara umum, mayoritas program studi mendapat peringkat bintang 4 atau bintang 3 (75,6%), sedangkan program studi dengan peringkat bintang 1 ada pada program studi spesialis (Sp 1 dan Sp 2). Hal ini disebabkan isian LED sangat minim yang berimbas pada rendahnya nilai/skor audit secara keseluruhan. Pengelola program studi spesialis
hendaknya melakukan monitoring dan koordinasi pengisian LED, agar para KPS lebih termotivasi mengisi data LED. Dengan menyusun LED, program studi
akan mengetahui kelebihan dan
kekurangan yang dimiliki, serta peluang dan tantangan yang dihadapi. Berdasarkan analisis terhadap faktor-faktor di atas, program pengembangan dapat disusun secara komprehensif.
Gambar 12.1. Hasil Audit Mutu Internal Program Studi 2019
(Sumber: BPM, Desember 2019)
Tabel 12.2. Hasil Audit Mutu Internal Fakultas 2019
No. Nama Auditee Skor Akhir Peringkat Temuan Jumlah Kriteria
1 Fakultas Kesehatan Masyarakat 90,59 ★★★★★
2 Fakultas Perikanan dan Kelautan 90,52 ★★★★★
3 Fakultas Kedokteran Gigi 89,54 ★★★★ 1 Visi dan Misi
4 Fakultas Ekonomi dan Bisnis 88,28 ★★★★
5 Fakultas Kedokteran Hewan 88,21 ★★★★
6 Fakultas Psikologi 88,09 ★★★★
7 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 88,01 ★★★★
8 Fakultas Farmasi 87,26 ★★★★
Laporan Kinerja Universitas Airlangga 2019
105
10 Sekolah Pascasarjana 85,44 ★★★★
11 Fakultas Hukum 84,14 ★★★★ 1 Visi dan Misi
No. Nama Auditee Skor Akhir Peringkat Temuan Jumlah Kriteria
12 Fakultas Kedokteran 83,16 ★★★★ 2 SDM,
Pendidikan
13 Fakultas Sains dan Teknologi 82,77 ★★★★
14 Fakultas Ilmu Budaya 74,11 ★★★ 1 Tata Kelola
15 Fakultas Vokasi 65,64 ★★ 1 Tata Kelola
Sumber: BPM, Desember 2019.Hasil audit mutu internal pada unit kerja dan hasil audit mutu seluruh unit kerja di Universitas Airlangga disajikan pada Tabel 12.3 dan Tabel 12.4.
Tabel 12.3. Hasil Audit Mutu Internal Unit Kerja 2019
No. Nama Auditee Skor
Akhir Peringkat
Temuan Jumlah Standar
1. Pusat Layanan Pengadaan Barang dan Jasa 100 ★★★★★
2. Badan Perencanaan dan Pengembangan 100 ★★★★★
3. Direktorat Kemahasiswaan 100 ★★★★★
4. Pusat Informasi dan Humas 100 ★★★★★ 1 Tindak Lanjut
5. Lembaga Penyakit Tropis 100 ★★★★★
6. Perpustakaan 100 ★★★★★
7. Direktorat Keuangan 100 ★★★★★
8. Badan Pengawas Internal 100 ★★★★★ 1 Perencanaan
9. Lembaga Penelitian dan Inovasi 98,3 ★★★★★ 1 Evaluasi
10. Lembaga Sertifikasi Profesi 97,35 ★★★★★
11. Sekretaris Universitas 96,88 ★★★★★
12. Lembaga Pengembangan Bisnis dan
Inkubasi 94,74 ★★★★★
13. Airlangga Global Engagement 94,61 ★★★★★ 1 Perencanaan
14. Pusat Inovasi Pembelajaran dan Sertifikasi 89,26 ★★★★
15. Direktorat Sistem Informasi 88,78 ★★★★
16. Direktorat Sumberdaya Manusia 88,73 ★★★★
17. Badan Penjaminan Mutu 88,64 ★★★★ 1 Perencanaan
18.
Pusat Pengembangan Jurnal dan Publikasi
Ilmiah 88,26 ★★★★
19. Pusat Pembinaan Karir dan Kewirausahaan 87,88 ★★★★ 2 Implementasi
20. Pusat Penerimaan Mahasiswa Baru 87,73 ★★★★
21.
Lembaga Pengabdian dan Pengembangan
Masyarakat 85,52 ★★★★
22. Direktorat Pendidikan 79,64 ★★★ 3
Tindak Lanjut, Perencanaan, Evaluasi
23. Direktorat Sarana Prasarana dan
Lingkungan 75 ★★★
Laporan Kinerja Universitas Airlangga 2019
106
Tabel 12.4. Hasil Audit Mutu Internal 2019 Universitas Airlangga
Auditee ★ ★★ Peringkat ★★★ ★★★★ ★★★★★ Total
Program Studi 2 9 41 87 28 167 Fakultas/SPS 1 1 11 2 15 Unit Kerja 2 8 13 23 Total 2 10 44 106 43 205 Persentase 0,97 4,88 21,46 51,71 20,98 Sumber: BPM, Desember 2019.
Jika dilihat dari peringkat hasil audit, kondisi yang ‘kurang bagus’ ditunjukkan oleh peringkat bintang 1 dan bintang 2 (skor kurang dari 70). Meskipun mayoritas berada pada peringkat bintang 4 dan bintang 5 (72,69%), namun para pimpinan program studi/fakultas/SPS yang memperoleh peringkat bintang 1 dan bintang 2 harus memetakan kelemahan/ kekurangan sebagai prioritas dan kebutuhan.
Agar program studi dan unit kerja dapat memperbaiki kinerja di masa mendatang, hasil audit di atas telah disampaikan kepada pimpinan seluruh unit kerja dalam suatu forum diskusi/ rapat, yaitu Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Beberapa temuan dan kondisi kurang baik disampaikan agar pimpinan unit kerja dapat menindaklanjuti dengan menyusun program pengembangan yang relevan.