II. TINJAUAN PUSTAKA
2.4. Pengendalian Biaya Proyek
Proses pengendalian biaya adalah memantau dan mencatat apakah penggunaan biaya telah sesuai dengan perencanaan. Bila tidak sesuai, dicari sebabnya dan dievaluasi dampak yang mungkin terjadi serta diadakan perbaikan. Pengendalian biaya proyek oleh Project Management Institute (2004) terdiri dari:
1. Mempengaruhi faktor yang membuat perubahan untuk baseline biaya 2. Menjamin requested changes yang disetujui
3. Mengelola perubahan aktual ketika dan setelah terjadi
4. Meyakinkan bahwa kelebihan biaya potensial tidak melebihi pendanaan yang diberikan secara periodik dan total untuk proyek
5. Memantau kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami keragaman (deviasi) dari baseline biaya
6. Mencatat semua perubahan yang sesuai dengan teliti terhadap baseline biaya
7. Mencegah kesalahan, ketidaksesuaian, atau unapproved changes dari cakupan yang termasuk dalam laporan biaya atau penggunaan sumber daya
8. Menginformasikan kepada para stakeholder dari approved changes 9. Bertindak untuk membawa kelebihan biaya yang diharapkan dalam
batas yang dapat diterima.
Pengendalian biaya proyek adalah mencari penyebab keragaman positif dan negatif. Proses pengendalian biaya yang terdiri dari inputs, tools and techniques, dan outputs dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Inputs, Tools and Techniques, dan Outputs Pengendalian Biaya Proyek (Project Management Institute, 2004)
2.4.1 Inputs
Inputs dalam pengendalian biaya proyek terdiri dari: 1. Baseline Biaya
Baseline biaya adalah anggaran waktu bertahap yang digunakan sebagai dasar pengukuran, pemantauan, dan pengendalian kinerja biaya keseluruhan pada proyek. Baseline biaya dikembangkan dengan menjumlahkan biaya-biaya yang diestimasikan secara periode dan biasanya ditunjukkan dalam bentuk kurva-S. Baseline biaya adalah suatu komponen dari rencana manajemen proyek.
2. Kebutuhan Pendanaan Proyek
Kebutuhan pendanaan proyek, total dan periode (tahunan atau kuartalan), adalah turunan dari baseline biaya untuk mempertimbangkan kemajuan awal maupun kelebihan biaya. Total dana yang dibutuhkan dalam baseline biaya ditambah dengan jumlah cadangan kontinjensi manajemen. Beberapa bagian cadangan kontinjensi manajemen dapat termasuk secara tambahan dalam masing-masing langkah pendanaan atau didanai ketika dibutuhkan, tergantung pada kebijakan organisasi. 3. Laporan Kinerja
Laporan kinerja menyediakan informasi pada kinerja biaya dan sumber daya sebagai hasil dari kemajuan (prestasi) pekerjaan aktual.
Inputs •Baseline biaya • Kebutuhan pendanaan proyek • Laporan kinerja • Informasi pelaksanaan pekerjaan •Approved change requests • Rencana manajemen proyek Tools and Techniques • Sistem pengendalian perubahan biaya • Analisis pengukuran kinerja • Peramalan • Peninjauan kinerja proyek •Software manajemen proyek • Manajemen keragaman (deviasi) Outputs • Estimasi biaya (terbaru) •Baseline biaya (terbaru) • Pengukuran kinerja • Ramalan penyelesaian •Requested changes • Rekomendasi tindakan perbaikan •Organizational process assets (terbaru) • Rencana manajemen proyek (terbaru)
4. Informasi Pelaksanaan Pekerjaan
Informasi pelaksanaan pekerjaan mengumpulkan status dan biaya aktivitas proyek yang sedang dilakukan. Informasi ini termasuk dan tidak terbatas pada:
a. Produk yang telah diselesaikan dan yang belum diselesaikan b. Biaya yang dipersiapkan dan yang terjadi
c. Perkiraan untuk melengkapi jadwal aktivitas d. Persentase penyelesaian fisik jadwal aktivitas. 5. Approved Change Requests
Approved change requests termasuk modifikasi untuk istilah-istilah biaya dari kontrak, lingkup proyek, baseline biaya, atau rencana manajemen biaya.
6. Rencana Manajemen Proyek
Rencana manajemen proyek dan komponen rencana manajemen biayanya dan cabang-cabang rencana lainnya dipertimbangkan ketika melaksanakan proses pengendalian biaya.
2.4.2 Tools and Techniques
Tools and Techniques dalam pengendalian biaya proyek terdiri dari: 1. Sistem Pengendalian Perubahan Biaya
Suatu sistem pengendalian perubahan biaya, didokumentasikan dalam rencana manajemen proyek, mendefinisikan prosedur-prosedur yang mana baseline biaya dapat diubah. Sistem ini termasuk form, dokumentasi, sistem tracking, dan besarnya tingkat perubahan yang dapat diterima.
2. Analisis Pengukuran Kinerja
Teknik pengukuran kinerja membantu menilai besarnya berbagai keragaman (deviasi) yang terjadi. Earned Value Technique (EVT) membandingkan nilai kumulatif biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dilaksanakan (budgeted cost of work performed─BCWP) atau earned pada jumlah anggaran awal yang dialokasikan, terhadap biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan (budgeted cost of work scheduled─BCWS) atau planned dan biaya aktual dari
pelaksanaan pekerjaan (actual cost of work performed─ACWP) atau actual. Penggunaan teknik ini secara khusus untuk pengendalian biaya, manajemen sumber daya dan produksi.
3. Peramalan
Peramalan termasuk membuat estimasi atau prediksi kondisi masa depan proyek berdasarkan pada ketersediaan informasi dan pengetahuan pada waktu peramalan. Peramalan digenerasikan, dibarukan, dan diterbitkan kembali didasarkan pada informasi pelaksanaan pekerjaan yang disediakan sebagai pelaksanaan dan kemajuan proyek. Informasi pelaksanaan pekerjaan adalah tentang kinerja proyek masa lalu dan berbagai informasi yang dapat mempengaruhi proyek di masa depan, sebagai contoh, estimasi pada penyelesaian dan estimasi untuk penyelesaian.
4. Peninjauan Kinerja Proyek
Peninjauan kinerja membandingkan kinerja biaya dari waktu ke waktu, jadwal aktivitas atau kelebihan dan kekurangan anggaran paket pekerjaan (planned value), milestone tiba dan milestone temu.
5. Software manajemen proyek
Software manajemen proyek, seperti kertas kerja penghitungan, sering digunakan untuk memantau Planned Value (PV) terhadap Actual Cost (AC), dan untuk meramalkan akibat dari perubahan atau keragaman (deviasi).
6. Manajemen Keragaman (Deviasi)
Rencana manajemen biaya menggambarkan bagaimana keragaman (deviasi) biaya akan dikelola, sebagai contoh, tanggapan yang berbeda untuk masalah utama dan masalah yang kecil. Keragaman (deviasi) yang besar pada permulaan proyek dapat dikurangi untuk penyelesaian proyek.
2.4.3 Outputs
Outputs dari pengendalian biaya proyek terdiri dari: 1. Estimasi Biaya (Terbaru)
Estimasi biaya jadwal aktivitas yang direvisi adalah modifikasi untuk informasi biaya yang digunakan dalam mengelola proyek. Para stakeholder diberitahu jika membutuhkannya. Estimasi biaya revisi memerlukan penyesuaian aspek-aspek lainnya dari rencana manajemen proyek.
2. Baseline Biaya (Terbaru)
Anggaran terbaru adalah perubahan untuk baseline biaya yang disetujui. Nilai-nilai ini secara umum direvisi hanya dalam tanggapan untuk perubahan yang disetujui dalam lingkup proyek. Akan tetapi, dalam beberapa kasus, keragaman biaya bisa membuat baseline biaya perlu direvisi untuk menyediakan dasar realistis pada pengukuran kinerja. 3. Pengukuran Kinerja
Perhitungan nilai-nilai Cost Variance (CV), Schedule Variance (SV), Cost Performance Index (CPI), dan Schedule Performance Index (SPI) untuk komponen-komponen Work Breakdown Structure (WBS), khususnya paket-paket pekerjaan dan akun-akun pengendalian, didokumentasi dan dikomunikasikan kepada para stakeholder.
4. Ramalan Penyelesaian
Nilai perhitungan Estimate at Completion (EAC) dan Estimate to Completion (ETC) didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada para stakeholder.
5. Requested Change
Analisis kinerja proyek dapat meneruskan permintaan atas perubahan terhadap beberapa aspek proyek. Perubahan yang diidentifikasi dapat meningkatkan atau mengurangi anggaran.
6. Rekomendasi Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan adalah sesuatu yang dilakukan untuk membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek. Tindakan perbaikan dalam area manajemen biaya
sering meliputi penyesuaian anggaran jadwal aktivitas, seperti tindakan khusus diambil untuk menyeimbangkan keragaman biaya.
7. Organizational Process Assets (Terbaru)
Pelajaran dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan didokumentasikan sehingga dokumen itu dapat menjadi bagian dari database historis untuk proyek dan pelaksanaan organisasi. Dokumentasi pelajaran dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan termasuk akar penyebab keragaman, alasan tindakan perbaikan yang dipilih terhadap penyimpangan, dan jenis pelajaran yang lain dari biaya, sumber daya, atau pengendalian produksi sumber daya.
8. Rencana Manajemen Proyek (Terbaru)
Jadwal aktivitas, paket pekerjaan, atau estimasi biaya paket perencanaan, seperti halnya dokumen-dokumen baseline biaya, rencana manajemen biaya, dan anggaran proyek adalah komponen-komponen dari rencana manajemen proyek. Semua approved change requests yang mempengaruhi dokumen-dokumen baseline biaya, rencana manajemen biaya, dan anggaran proyek disatukan sebagai pembaharuan terhadap dokumen-dokumen ini.