II. TINJAUAN PUSTAKA
2.3. Pengendalian Waktu atau Jadwal Proyek
Pengendalian waktu atau jadwal meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan perbaikan agar kemajuan (prestasi) pekerjaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Pengendalian jadwal proyek oleh Project Management Institute (2004) terdiri dari kegiatan- kegiatan sebagai berikut:
1. Menentukan status jadwal proyek saat ini
2. Mempengaruhi faktor yang membuat perubahan jadwal 3. Menentukan bahwa jadwal proyek telah diubah
4. Mengelola perubahan aktual yang telah terjadi.
Proses pengendalian jadwal yang terdiri dari inputs, tools and techniques, dan outputs sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Inputs, Tools and Techniques, dan Outputs Pengendalian Jadwal Proyek (Project Management Institute, 2004)
Inputs • Perencanan manajemen jadwal •Baselinejadwal • Pelaporan kinerja •Approved change requests Tools and Techniques • Pelaporan kemajuan (prestasi) • Sistem pengendalian perubahan jadwal • Pengukuran kinerja •Software manajemen proyek • Analisis keragaman (deviasi) • Bagan balok pembanding jadwal Outputs
• Data model jadwal (terbaru) •Baselinejadwal (terbaru) • Pengukuran kinerja •Requested changes • Rekomendasi tindakan perbaikan •Organizational process assets (terbaru) • Daftar aktivitas (terbaru) • Atribut aktivitas (terbaru) • Rencana manajemen proyek (terbaru)
2.3.1 Inputs
Inputs dalam pengendalian jadwal proyek terdiri dari: 1. Perencanaan Manajemen Jadwal
Rencana manajemen proyek mengandung rencana manajemen jadwal yang mana jadwal proyek akan dikelola dan dikendalikan.
2. Baseline Jadwal
Jadwal proyek yang digunakan untuk pengendalian adalah jadwal proyek yang disetujui, yang dikenal sebagai baseline jadwal. Baseline jadwal adalah suatu komponen rencana manajemen proyek. Baseline jadwal adalah dasar untuk mengukur dan melaporkan kinerja jadwal sebagai bagian dari baseline pengukuran kinerja.
3. Pelaporan Kinerja
Pelaporan kinerja sebagai informasi kinerja jadwal, seperti tanggal perencanaan yang telah dilalui dan yang belum. Pelaporan kinerja bisa juga mempersiapkan tim proyek untuk menghadapi beban yang dapat menyebabkan terjadinya permasalahan kinerja jadwal di masa depan. 4. Approved Change Requests
Approved change requests digunakan untuk memperbaharui baseline jadwal proyek atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. 2.3.2 Tools and Techniques
Tools and techniques yang berkaitan dengan pengendalian jadwal proyek menggunakan teknik dan metode sebagai berikut:
1. Pelaporan Kemajuan (Prestasi)
Pelaporan kemajuan (prestasi) dan status jadwal saat ini termasuk informasi seperti tanggal mulai dan tanggal selesai aktual, dan durasi sisa untuk jadwal aktivitas-aktivitas yang tidak terselesaikan. Jika pengukuran kemajuan (prestasi) dengan nilai hasil (earned value) digunakan, persen penyelesaian dari jadwal aktivitas-aktivitas yang sedang dalam proses dapat dimasukkan.
2. Sistem Pengendalian Perubahan Jadwal
Sistem pengendalian perubahan jadwal mendefinisikan prosedur- prosedur jadwal proyek yang dapat diubah. Sistem ini termasuk
pencatatan, sistem tracking, dan tingkat persetujuan bagi pemberi hak atas perubahan.
3. Pengukuran Kinerja
Teknik pengukuran kinerja menghasilkan keragaman (deviasi) jadwal (Schedule Variance─SV) dan indeks kinerja jadwal (Schedule Performance Index─SPI), yang digunakan untuk menilai besarnya keragaman (deviasi) jadwal proyek yang terjadi. Bagian penting dari pengendalian jadwal adalah untuk menentukan tindakan perbaikan dengan keragaman (deviasi) jadwal yang terjadi.
4. Software Manajemen Proyek
Software manajemen proyek untuk penjadwalan menyediakan kemampuan untuk mengamati tanggal perencanaan terhadap tanggal aktual dan untuk meramalkan akibat dari perubahan jadwal proyek. 5. Analisis Keragaman
Pelaksanaan analisis keragaman jadwal selama proses pemantauan jadwal adalah kunci dari pengendalian jadwal. Perbandingan tanggal jadwal dengan aktual adalah informasi yang berguna untuk mendeteksi deviasi dan untuk pelaksanaan tindakan perbaikan dalam kasus keterlambatan. Total keragaman yang mengambang juga suatu komponen perencanaan penting untuk mengevaluasi kinerja jadwal proyek.
6. Bagan Balok Pembanding Jadwal
Analisis kemajuan (prestasi) jadwal akan semakin baik menggunakan bagan balok pembanding, yang memperlihatkan dua bagan untuk masing-masing jadwal aktivitas. Satu bagan memperlihatkan status aktual saat ini dan satu bagan lagi memperlihatkan status dari baseline jadwal proyek yang telah disetujui.
2.3.3 Outputs
Outputs dari pengendalian jadwal proyek terdiri dari: 1. Data Model Jadwal (Terbaru)
Suatu jadwal proyek terbaru adalah informasi dari beberapa modifikasi untuk model jadwal proyek yang digunakan dalam mengelola proyek. Para stakeholder diberitahu dari modifikasi yang telah terjadi.
2. Baseline Jadwal (Terbaru)
Revisi-revisi jadwal adalah kategori khusus dari pembaruan jadwal proyek. Revisi adalah perubahan tanggal jadwal mulai dan selesai dalam baseline jadwal yang disetujui. Perubahan-perubahan ini biasanya disatukan dalam tanggapan untuk approved change requests yang dihubungkan kepada perubahan lingkup proyek atau perubahan estimasi. Pengembangan baseline jadwal yang direvisi hanya dapat terjadi sebagai hasil dari perubahan yang disetujui. Baseline jadwal awal dan model jadwal disimpan sebelum membuat baseline jadwal baru untuk mencegah kehilangan data historis mengenai jadwal proyek.
3. Pengukuran Kinerja
Keragaman jadwal (Schedule Variance─SV) yang dihitung dan nilai indeks kinerja jadwal (Cost Performance Index─SPI) untuk komponen- komponen Work Breakdown Structure (WBS), khususnya paket pekerjaan dan akun-akun pengendalian didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada para stakeholder.
4. Requested Changes
Analisis keragaman (deviasi) jadwal, bersama dengan peninjauan laporan kemajuan (prestasi), hasil dari pengukuran kinerja, dan modifikasi terhadap model jadwal proyek dapat menghasilkan requested changes untuk baseline jadwal proyek.
5. Rekomendasi Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan adalah sesuatu yang dilakukan untuk membawa kinerja jadwal proyek masa depan yang diharapkan sesuai dengan baseline jadwal proyek yang disetujui. Tindakan perbaikan dalam area manajemen waktu sering meliputi percepatan, termasuk tindakan khusus
yang diambil untuk menjamin penyelesaian suatu jadwal aktivitas atau dengan keterlambatan yang masih dimungkinkan. Tindakan perbaikan sering memerlukan analisis akar penyebab untuk mengidentifikasi penyebab yang terjadi. Analisis bisa menunjuk kepada jadwal aktivitas aktual penyebab deviasi. Oleh karena itu, penjadwalan ulang dari keragaman (deviasi) dapat direncanakan dan dilaksanakan menggunakan jadwal aktivitas kemudian digambarkan dalam jadwal proyek.
6. Organizational Process Assets (Terbaru)
Kegiatan mempelajari dokumen penyebab terjadinya keragaman, alasan tindakan perbaikan terpilih dan jenis lainnya dari kegiatan mempelajari pengendalian jadwal didokumentasikan dalam organizational process assets, sehingga dokumen-dokumen ini menjadi bagian dari database historis.
7. Daftar Aktivitas (Terbaru)
Daftar aktivitas adalah daftar menyeluruh termasuk semua jadwal aktivitas yang direncanakan untuk dilaksanakan pada proyek. Daftar aktivitas termasuk lingkup deskripsi pekerjaan yang cukup detil untuk masing-masing jadwal aktivitas, untuk menjamin bahwa anggota tim proyek mengerti pekerjaan apa yang dibutuhkan untuk penyelesaian. 8. Atribut Aktivitas
Atribut-atribut aktivitas ini adalah perpanjangan dari atribut aktivitas dalam daftar aktivitas dan mengidentifikasi berbagai atribut yang diasosiasikan dengan jadwal aktivitas masing-masing. Atribut-atribut aktivitas untuk masing-masing jadwal aktivitas termasuk pengidentifikasi aktivitas, kode-kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahulu (predecessor activities), aktivitas pengganti (successor activities), hubungan logis, leads and lags, kebutuhan sumber daya, imposed dates, batasan, dan asumsi. Atribut-atribut aktivitas juga termasuk tanggung jawab orang untuk melaksanakan pekerjaan, area geografis atau tempat di mana pekerjaan harus dilaksanakan, dan jenis jadwal aktivitas seperti tingkat usaha, usaha terpisah, dan usaha yang
dibagi secara adil. Jumlah atribut bervariasi mengikuti area aplikasi. Atribut-atribut aktivitas digunakan dalam model jadwal.
9. Rencana Manajemen Proyek (Terbaru)
Komponen rencana manajemen jadwal dari rencana manajemen proyek yang terbaru adalah cerminan hasil approved changes dari proses pengendalian jadwal dan bagaimana jadwal proyek akan dikelola.