a. Pengendalian Waktu
Durasi waktu penyelesaian pembangunan kapal berpengaruh besar terhadap fluktuasi biaya keseluruhan. Sebagai antisipasi dibutuhkan laporan progress harian/ mingguan/ bulanan untuk melaporkan hasil pekerjaan dan waktu penyelesaian tiap item pekerjaan. Kemudian dibandingkan dengan waktu penyelesaian rencana agar waktu penyelesaian dapat terkontrol.
b. Pengendalian Biaya
Biaya proyek perlu dikelompokkan sesuai analisa perhitungan earned
value (Asiyanto, 2005). Biaya adalah unsur utama yang perlu dipertimbangkan
dalam kegiatan pengendalian.
Unsur utama dari biaya adalah : a. Biaya material
b. Biaya upah c. Biaya alat
Biaya-biaya lain memang ada, tetapi sifatnya minor (tidak berarti).
Kategori estimasi untuk proyek pembangunan kapal adalah estimasi
preliminary berdasar cost dan design dengan parameter bobot (tonnage), atau
parameter melalui studi optimasi dan preliminary design cost (Hunt, 2005). Yang perlu ditambahkan yaitu biaya contingency atau cadangan, di dalamnya termasuk
fee atau laba, depresiasi dan bunga bank. Penambahan ini termasuk kategori khusus atau special category.
Biaya pembangunan kapal baru dibagi dalam kategori:
- Direct labor, biaya tenaga kerja yang terlibat langsung dalam
proses pembangunan.
- Indirect labor, biaya tenaga yang tidak terlibat langsung dalam
pembangunan kapal, contoh : tenaga safety, operator, transporter, dan lain-lain.
- Direct material, biaya material yang dipakai untuk bangunan kapal
- Indirect material, biaya material, service dan alat suply yang sulit untuk diukur. Misal : welding rod, tenaga listrik, angin, material sand blast dan lain lain.
- Overhead cost, termasuk indirect labor dan material, depresiasi,
bunga bank dan biaya lain-lain dari bisnis yang tidak dialokasikan langsung. Terjadinya biaya merupakan hasil perkalian dua faktor, yaitu faktor kuantitas pekerjaan dan faktor harga satuan pekerjaan.
Untuk dapat mengendalikan semua unsur dan faktor-faktornya dengan baik, perlu diketahui penyebab penyimpangan yang mungkin terjadi, misalnya :
1). Penyebab penyimpangan biaya material adalah sebagai berikut : Faktor Kuantitas :
a. Kesalahan dalam penerimaan material (kuantitas dan mutu) b. Kerusakan material yang sudah diterima
c. Kehilangan material
d. Pemborosan penggunaan material
e. Penolakan dari konsultan terhadap material yang sudah diterima f. Kesalahan pelakanaan sehingga pekerjaan harus diulang.
Faktor Harga Satuan :
a. Kelemahan negoisasi dengan supplier
b. Kelemahan pasal-pasal dalam surat pembelian c. Kekurangan alternatif sumber
d. Over quality dari persyaratan yang ada.
2). Penyebab penyimpangan biaya upah adalah sebagai berikut : Faktor Kuantitas :
a. Kelebihan menghitung kuantitas pekerjaan yang akan dibayar b. Kesalahan ukuran dalam pelaksanaan
c. Kesalahan pelaksanaan sehingga memerlukan pekerjaan ulang. Fakor Harga Satuan :
a. Kelemahan negoisasi dengan mandor borong
b. Kelemahan pasal-pasal dalam surat perjanjian pekerjaan. c. Kekurangan alternatif sumber mandor borong
d. Over method.
3). Penyebab penyimpangan biaya alat adalah sebagai berikut : Faktor Kuantitas :
a. Kesalahan menghitung jam kerja alat atau kesalahan dalam menghitung barang yang habis dipakai
b. Kesalahan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan oleh alat c. Pekerjaan ulang yang dilaksankan oleh alat
Faktor Harga Satuan :
a. Kelemahan negoisasi pembelian barang yang habis pakai atau negoisasi harga sewa alat
b. Kelemahan pasal-pasal dalam perjanjian sewa alat c. Kesalahan memilih jenis alat
d. Kesalahan memilih kombinasi alat e. Kesalahan mengatur alat sehingga idle.
c. Kontrol Waktu dan Biaya
Kontrol merupakan pencarian terhadap penyebab-penyebab positif dan negatif dari adanya variasi perbedaan dalam Time Baseline dan Cost Baseline. Menurut Kerzner (Kerzner, 2013), kontrol tidak hanya “monitoring” dan
perekaman data, tetapi juga analisa data untuk mengkoreksi kegiatan pekerjaan sebelum terlalu jauh menyimpang.
Cost baseline merupakan cost control terhadap waktu sebagai dasar untuk
mengukur, memonitor dan mengontrol semua performa biaya di proyek. Dikembangkan dengan menjumlah semua biaya per waktu yang digambarkan dalam bentuk S-curve. Anggaran dapat digunakan untuk membandingkan hasil secara aktual dengan hasil sesuai perencanaan untuk mendorong agar kegiatan teteap pada jalur yang direncanakan.
Cost control meliputi:
- Perekaman faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan di cost baseline
- Memastikan dan meyakinkan jika ada perubahan yang selanjutnya di-
- Mencegah perubahan-perubahan yang tidak sesuai dengan baseline yang berpengaruh terhadap cost dan resources usage.
- Memonitor performa biaya terhadap variasi cost baseline.
Menurut Barrie (Barrie & Paulson, 1992), bentuk kurva S berasal dari pemaduan kemajuan setiap satuan waktu untuk mendapatkan kemajuan kumulatif yang digunakan dalam pemantauan pekerjaan. Ukuran kemajuan dititikberatkan pada prestasi kerja dan biaya. Sumbu X menunjukkan skala waktu, sedang pada sumbu Y merupakan skala biaya atau prestasi kerja. Pada sebagian besar proyek, pengeluaran dari sumber daya untuk setiap satuan waktu condong berjalan lambat, berkembang ke puncak, kemudian berangsur-angsur berkurang bila mendekati ujunf akhir. Karena itulah kemajuan sering tergambar seperti huruf S.
Tindakan yang dilakukan untuk menentukan kemajuan atau status dari proyek adalah yang pertama kuantitas satuan kerja di lokasi dapat diteliti secara fisik dan dibandingkan dengan apa yang diperlihatkan dalam gambar. Kedua waktu yang berlangsung dapat dibandingkan dengan lamanya kegiatan yang diperkirakan atau lamanya waktu proyek. Ketiga uang yang diperjanjikan atau dikeluarkan dapat dibandingkan dengan anggaran yang diperkirakan.
Menurut Barrie (Barrie & Paulson, 1992), suatu ”Laporan Kemajuan Bulanan” yang lengkap dapat menyampaikan informasi yang esensial. Isi dari
laporan adalah sebagai berikut : 1). Rangkuman Status Proyek
Item ini menyajikan suatu ringkasan menyeluruh yang singkat mengenai status proyek. Ringkasan ini dapat mengandung suatu uraian singkat mengenai status dari setiap tahap utama, memberikan informasi kuantitatif seperti persentase yang telah diselesaikan sec`ra fisik yang dibandingkan dengan penyelesaian yang
direncanakan, dan meramalkan biaya ”penyelesaian sebenarnya” terhadap
anggarannya.
2). Status Pengadaan
Item ini mempertimbangkan kontrak-kontrak yang telah diluluskan selama perioda itu, kontrak-kontrak yang kini sedang dikeluarkan untuk penawaran dan informasi penting lainnya. Suatu bagan-balok sederhana yang memperlihatkan
status pengadaan sebenarnya dan pelulusan kontrak yang dibandingkan dengan rencana yang asli seringkali akan memberikan manfaat.
3). Status Konstruksi
Satuan dari Laporan Kemajuan ini harus memberikan suatu uraian tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam periode itu, pekerjaan penting yang harus dilaksanakan dalam perioda mendatang dan suatu pembahasan tentang masalah-masalah utama, dengan pemecahan yang diusulkan. Informasi secara kuantitatif akan lebih penting dari suatu pembahasan yang bersifat umum saja.
4). Status Rencana
Item ini harus memuat ringkasan dari rencana-rencana pengendalian menurut kontrak dan menurut fasilitas, xang memperlihatkan kemajuan yang sebenarnya yang dibandingkan dengan rencana-rencana memulai-dini dan memulai-lambat. Bila kontrak atau fasilitas ternyata menjadi terlambat dari apa yang direncanakan ataupun tergeser, maka harus pula dicantumkan hal-hal mengenai penjelasan tentang masalah itu dan pemecahan atau tindakan yang sedang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.
5). Rangkuman Laporan Biaya
Rangkuman ini harus memperlihatkan catatan biaya yang sebenarnya, biaya yang diperjanjikan dan biaya untuk penyelesaian yang diperkirakan. Ringkasan ini harus membandingkan biaya “penyelesaian sebenarnya” dengan
anggaran proyek serta mengidentifikasikan dan menjelaskan perubahan dari laporan terdahulu. Juga harus dicantumkan suatu biaya yang sebelumnya tidak terduga sehingga perkiraan menyeluruh dari biaya-biaya sampai penyelesaian sebenarnya dapat pula diberikan.