LANDASAN TEORI
J. Pengertian Alat Tulis Kantor
Menurut Gie (2007), “alat tulis kantor merupakan benda–benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari pegawai-pegawai tata usaha. Yang tergolong office supplier (bekal tata usaha) ini misalnya bolpoin, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara macam-macam perlengkapan tata usaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain sebagainya itu keseluruhan disebut keperluan tulis menulis.
K. Pengadaan Perlengkapan Kantor
Kelancaran pekerjaan kantor banyak ditentukan oleh tersedianya perlengkapan dan peralatan yang memadai. Jangan sampai terjadi bahwa pekerjaan kantor terganggu atau tidak dapat dijalankan karena tidak tersedianya suatu perlengkapan.
Menurut Ramli (2014:10) mengemukakan bahwa “Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Menurut Suparjati (2012: 35) menyatakan secara umum perlengkapan atau barang-barang kantor dapat dibedakan antara yang habis pakai dan tak habis pakai. Barang yang habis pakai ialah barang yang hanya bisa dipakai sekali atau yang segera habis setelah beberapa kali, sedangkan barang yang tak habis pakai ialah barang yang relatif awet, tahan lama, atau dapat dipergunakan berulang kali dalam jangka waktu yang lama. Perlengkapan kantor biasanya digolongkan kedalam tiga kategori, yakni:
1. Mesin kantor
Merupakan segala macam mesin yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, kalkulator, komputer, cash register, mesin fotokopi, dan sebagainya.
2. Perabot kantor
Merupakan barang-barang perabot yang digunakan untuk mendukung berjalannya fungsi kantor. Misalnya meja, kursi, lemari, rak, filling cabinet, dan sebagainya.
3. Perbekalan kantor
Merupakan barang-barang habis pakai yang biasanya dipergunakan untuk keperluan tulis menulis. Misalnya kertas, kop surat, buku tulis, amplop, pensil, bolpen, penghapus, korektor, lem dan sebagainya.
Untuk mengadakan perlengkapan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan, sebab jika pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan keborosan. Adapun asas-asa tersebut sebagai berikut:
1. Pekerjaan dan kegiatan
Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perlengkapan itu esensial.
2. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot juga berbeda.
3. Fleksibilitas kegunaan dan biaya
Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau pekerjaan, tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan.
4. Nilai keindahan dan keseragaman
Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perlengkapan kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat.
5. Standarisasi
Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perlengkapan kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatannya sama diseluruh organisasi.
6. Kemampuan dan kelayakan
Penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perlengkapan kantor harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut.
7. Harga dan penawaran modal
Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai perlengkapan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan.
L. Pengertian basis data
Menurut Hutahae (2007:50) mengatakan bahwa “basis data adalah suatu pengetahuan tentang organisasi data, sehingga database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data (database system)”.
Menurut Indrajani (2011:48) mengatakan bahwa “basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis dan merupakan sebuah penjelasan dari data tesebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh organisasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan dari satu atau lebih organisasi.
kriteria basis data yaitu :
a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
b. Digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis
datanya.
c. Berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
d. Memenuhi sistem-sistem baru secara mudah.
e. Digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
f. Meminimalisasi kerangkapan data.
Menurut Adyanata Lubis (2016:8) adapun keuntungan dan kerugian dari penggunaan basis data.
Pengguna basis data pada sebuah perusahaan mempunyai keuntungan, antara lain :
1. Terkontrolnya kelengkapan data dan inkonsistensi.
2. Terpelihara keselarasan data.
3. Data dapat dipakai secara bersama-sama.
4. Memudahkan penerapan standarisasi.
5. Memudahkan penerapan batasan-batasan pengamanan.
7. Terpeliharanya keseimbangan atas perbedaan kebutuhan data dari setiap aplikasi.
8. Program/data independent.
Adapun kerugian penggunaan basis data pada sebuah perusahaan, antara lain :
1. Mahal dalam implementasi.
2. Rumit/kompleks.
3. Penanganan proses recovery & back up sulit
4. Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang
terkait.
Menurut kusrini (2007:5) banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data. Manfaat/kelebihan basis data antara lain :
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dala mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapan dilakukan dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
3. Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antar data, dan lain-lain, dapat menekankan ketidak akuratan dalam pemasukan/penyimpanan data
4. Ketersediaan (Availability)
Dengan basis data kita dapat memback up data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpan yang semakin besar.
5. Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan dan posisinya. Basis data bisa diberikan password untuk membatasi orang yang mengakses.
6. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak bagian/orang. Tidak perlu dilakukan pencatatan di masing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis dara untuk dipakai bersama.