i
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III
OKKY WIDYA PRATIWI
NIM : 11141684
Program Studi Komputerisasi Akuntasi AMIK BSI Jakarta
Jakarta 2017
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Pengadaan ATK pada Kementerian Pekerjaan Umum Jakarta”.
Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Direktur AMIK BSI Jakarta.
2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI Jakarta.
3. Ibu Dahlia selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Staff / karyawan / dosen dilingkungan AMIK BSI Jakarta.
5. Panduan Laporan Tugas Akhir | AMIK BSI Jakarta
6. Pejabat Pengadaan di Kementerian PUPR.
7. Staff / karyawan dilingkungan Kementerian PUPR.
8. Orang tua / Suami tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun
viii
ABSTRAK
Okky Widya Pratiwi (11141684), Perancangan Sistem Pengadaan ATK Pada Kementerian Pekerjaan Umum.
Alat tulis kantor merupakan salah satu faktor penunjang dalam kegiatan operasional setiap harinya. Selain sebagai penunjang kegiatan operasional, alat
tulis kantor juga berperan dalam penyelesaian tugas pembangunan
kepemerintahan yang berdaya guna dan berhasil guna. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem pengadaan alat tulis kantor yang ada pada Kementerian Pekerjaan Umum Jakarta. Secara keseluruhan sistem pengadaan alat tulis kantor pada Kementerian Pekerjaan Umum Jakarta sudah dijalankan dengan baik, namun masih ada beberapa kelemahan dari sistem yang dijalankan yaitu terjadinya keterkaitan anar fungsi sehingga pelaksanaan tugas tidak dapat dilakukan secara bersamaan jadi apabila ada keterlambatan pelaksaan tugas pada satu fungsi akan menghambat kinerja fungsi berikutnya dan ketidakpastian jumlah anggaran yang harus dikeluarkan untuk pengadaan alat tulis kantor.
Berdasarkan hasil analisis, penulis memberikan rekoendasi agar ditentukan batas waktu dalam setiap pelaksaan tugas masing-masing fungsi sehingga tidak menghambat pelaksaan tugas pada fungsi berikutnya, serta diadakannya pembatas anggaran pengadaan alat tulis kantor.
Kata Kunci: Sistem Pengadaan Alat Tulis Kantor, Fungsi, Dokumen, Catatan, Prosedur
ix
Abstract
Okky Widya Pratiwi (11141684), Design of ATK Procurement System at Ministry of Public Works.
Office stationery is one of the supporting factors in daily operations. In addition to supporting operational activities, stationery also plays a role in the completion of effective and effective governmental development tasks. The purpose of this research is to know the procurement system of stationery of existing office at Ministry of Public Works Jakarta. Overall the system of procurement of stationery at the Ministry of Public Works Jakarta has been run well, but there are still some weaknesses of the system that is executed is the relationship of anar function so that the execution of tasks can not be done simultaneously so if there is delay implementation of tasks on one function will inhibit Performance of subsequent functions and uncertainty of the amount of budget to be spent on procurement of office stationery.
Based on the results of the analysis, the authors provide a recoendation to determine the deadline in each task implementation of each function so as not to impede the implementation of tasks in the next function, and the holding of budget limits procurement of office stationery.
Keywords: Procurement System of Office Stationery, Functions, Documents, Notes, Procedures
x
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... v
Kata Pengantar ... vii
Abstraksi ... ix
Daftar isi ... x
Daftar Simbol ... xii
Daftar Gambar ... xvi
Daftar Tabel ... xxii
Daftar Lampiran ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Umum ... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ... 2
1.3. Metode Pengumpulan Data ... 3
1.4. Ruang Lingkup ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 4
2.1. Konsep Dasar Sistem ... 4
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ... 22
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ... 37
3.1. Umum ... 37
3.2. Tinjauan Perusahaan ... 37
3.2.1. Sejarah Perusahaan ... 38
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ... 40
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan ... 53
3.4. Unified Modelling Language (UML) ... 55
3.4.1. Activity Diagram ... 55
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan ... 56
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ... 58
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ... 60
3.6.Permasalahan Pokok ... 61
3.7.Pemecahan Masalah ... 62
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ... 63
4.1. Analisa Kebutuhan Software …... 63
4.1.1. Analisa Kebutuhan ... 64
4.1.2. Use Case Diagram ... 68
xi
4.2. Desain ... 87
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 88
4.2.2. Logical Record Structure (LRS) ... 89
4.2.3. Spesifikasi File ... 95
4.2.4. Software Architecture** ... 96
4.2.5. User Interface …... 99
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software ... 109
BAB V PENUTUP ... 110
5.1. Kesimpulan ... 110
5.2. Saran ... 111
DAFTAR PUSTAKA ………. 112
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 115
SURAT KETERANGAN PKL ... 116
xii
DAFTAR SIMBOL
Simbol UML (Unified Modeling Language):1. Use Case Diagram
USECASE
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit-unit atau aktor.
ACTOR
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.
ASSOCIATION
Komunikasi antara actor dan use case yang
berpartisipasi pada use case atau use case memiliki
Interaksi dengan aktor.
<<include>> INCLUDE Relasi use case dimana proses bersangkutan akan dilanjutkan keproses yang dituju.
<<extend>> EXTEND Relasi use case tambahan kesebuah usecase yang
ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa
usecase tambahan itu.
GENERALIZATION Dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang umum dari yang lainnya.
2. Activity Diagram
INITIAL NODE
Status awal aktivitas sistem sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.
ACTION
Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja.
DECISION
Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu.
xiii
JOIN
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang digabungkan.
FORK
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan secara paralel.
ACTIVITY FINAL
Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
ENTITAS
Suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai.
RELASI
Menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berbeda.
ATRIBUT
Berfungsi mendeskripsikan karakter entitas
(atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis
bawah). LINE
xiv 4. Sequence Diagram
ACTOR
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari actor adalah
gambar orang, tapi actor belum tentu merupakan
orang.
INTERFACE atau BOUNDARY OBJECT
Sebuah obyek yang menjadi penghubung user dengan sistem.
CONTROL OBJECT
Mengkoordinasikan perilaku sistem dan
dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu sistem.
ENTITY OBJECT
Suatu Objek yang berisi informasi kegiatan yang terkait yang tetap dan disimpan kedalam suatu
database.
OBJECT MESSAGE
Menggambarkan pesan/hubungan antar obyek, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
xv 5. Deployment Diagram
NODE
Sumber daya yang digunakan pada saat aplikasi dijalankan.
ASSOCIATION
Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai dengan
multiplicity.
MESSAGE to SELF
Menggambarkan pesan/hubungan objek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
LIFELINE
Garis titik-titik yang berhubungan dengan objek, sepanjang lifeline terdapat activation.
ACTIVATION
Mewakili sebuah eksekusi operasi dari objek, panjang kotak ini berbanding lurus dengan durasi aktivasi sebuah operasi.
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar II.1. Siklus Dari Informasi... 9
Gambar II.2. Ilustrasi Model Waterfall ... 21
Gambar II.3. Diagram UML ... 20
Gambar III.1. Struktur organisasi Kementerian Pekerjaan Umum ... 40
Gambar III.2. Activity Diagram Pengadaan ... 55
Gambar IV.1. Use Case Staf Pelaksana Sistem Pengadaan ... 68
Gambar IV.2. Use Case Bag.Bidang Kerja Sistem Pengadaan ... 69
Gambar IV.3. Use Case Rekanan Sistem Pengadaan ... 70
Gambar IV.4. Use Case Pejabat Pengadaan Sistem Pengadaan ... 71
Gambar IV.5. Activity Diagram Pengguna login dan Sistem Pengadaan... 72
Gambar IV.6. Activity Diagram Pengguna Menu Utama dan sistem Pengadaan ... 73
Gambar IV.7. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Master Mengakses User Pada Sistem Pengadaan …... 74
Gambar IV.8. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Master Mengakses Menu Bag.Bidang Kerja Pada Sistem Pengadaan ……... 75
Gambar IV.9. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Master Mengakses Menu Data Barang Pada Sistem Pengadaan …. ... 76
Gambar IV.10. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Master Mengakses Menu Data Rekanan Pada Sistem Pengadaan …... 77
Gambar IV.11. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Transaksi Mengakses Menu Pengadaan Barang Pada Sistem Pengadaan ... 78
Gambar IV.12. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Transaksi Mengakses Menu Penerimaan Barang Pada Sistem Pengadaan ……... 79
Gambar IV.13. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Cetak Laporan mengakses Cetak Laporan Pengadaan Barang dan Sistem Pengadaan …….…... 80
Gambar IV.14. Activity Diagram Staf Pelaksana Pada Menu Cetak Laporan Penerimaan Barang dan Sistem Pengadaan ... 81
Gambar IV.15. Activity Diagram Staf Pelaksana Menu Bantuan Mengakses Ganti Password dan Sistem Pengadaan ….... 82
Gambar IV.16. Activity Diagram Staf Pelaksana Menu Bantuan Mengakses Backup Data dan Sistem Pengadaan ………... 83
Gambar IV.17. Activity Diagram Bag.Bidang Kerja Pada Menu Transaksi Permintaan Barang dan Sistem Pengadaan …... 84
Gambar IV.18. Activity Diagram Rekanan Pada Menu Transaksi Pengiriman Barang dan Sistem Pengadaan ... 85
Gambar IV.19. Activity Diagram Pejabat Pengadaan pada
xvii
dan Sistem Pengadaan ……... 86
Gambar IV.20. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 87
Gambar IV.21. Logical Record Structure (LRD) ... 88
Gambar IV.22. Deployment Diagram Sistem Pengadaan ……... 89
Gambar IV.23. Squence Diagram Sistem Pengadaan (Pengadaan Atk) …... 90
Gambar IV.24. Squence Diagram Sistem Pengadaan (Pengadaan Atk) ... 91
Gambar IV.25. Squence Diagram Sistem Pengadaan (Pengadaan Atk) ...… 92
Gambar IV.26.User Interface Form login Admin ... 99
Gambar IV.27. User Interface Menu Utama ... 100
Gambar IV.28.User Interface Tampilan Menu Master... 100
Gambar IV.29.User Interface Tampilan User... 101
Gambar IV.30.User Interface Tampilan Form Data Barang ... 101
Gambar IV.31. User Interface Tampilan Form Data Bag.Bidang Kerja ... 102
Gambar IV.32.User Interface Tampilan Form Data Rekanan ... 102
Gambar IV.33.User Interface Tampilan Menu Transaksi ... 103
Gambar IV.34. User Interface Tampilan Form Permintaan Barang ... 103
Gambar IV.35. User Interface Tampilan Form Pengadaan Barang ... 104
Gambar IV.36.User Interface Tampilan Form Pengiriman Barang .. 104
Gambar IV.37.User Interface Tampilan Form Menerima Pengiriman Barang ... 105
Gambar IV.38. User Interface Tampilan Menu Cetak Laporan ... 105
Gambar IV.39. User Interface Tampilan Laporan Pengadaan Barang .. 106
Gambar IV.40.User Interface Tampilan Laporan Penerimaan Barang .. 106
Gambar IV.41.User Interface Tampilan Menu Bantuan …... 107
Gambar IV.42. User Interface Tampilan Ganti Paassword Pengadaan .... 107
xviii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel II.1. Simbol Use Case Diagram ... 26
Tabel II.2. Simbol Activity Diagram ... 28
Tabel II.3. Simbol Squence Diagram ... 30
Tabel II.4. Simbol Deployment Diagram ... 31
Tabel II.5. Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)... 33
Tabel IV.1. Spesifikasi File Pegawai... 89
Tabel IV.2. Spesifikasi File Barang ... 90
Tabel IV.3. Spesifikasi File Permintaan Barang... 91
Tabel IV.4. Spesifikasi File Pengiriman Barang ... 92
Tabel IV.5. Spesifikasi File Penerimaan Barang ... 93
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1. LAMPIRAN SURAT PENAWARAN HARGA ... 117
A.2. LAMPIRAN KWITANSI/BUKTI BAYAR ... 118
A.3. LAMPIRAN FAKTUR ... 119
A.4. LAMPIRAN PERMINTAAN BARANG ... 120
B.1. LAMPIRAN PERMINTAAN PENAWARAN HARGA ... 121
B.2. FORM BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG/ KERJA ... 123
1
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Pada dasarnya setiap perusahan-perusahaan swasta ataupun instansi pemerintah Menginginkan teknologi yang canggih dalam mengerjakan segala aktivitas pada perusahaan yang mereka kelola, agar menghasilkan pekerjaan yang semaksimal dan seefektif mungkin. Untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dapat dipastikan bahwa perusahaan akan membutuhkan sebuah sistem informasi yang di dukung oleh perangkat keras dan perangkat lunak yang handal.
Kementerian pekerjaan umum Jakarta atau lebih dikenal dengan istilah Kementerian PU, adalah lembaga pemerintah. salah satu aktivitas yang terjadi pada Kementerian pekerjaan umum Jakarta adalah pengadaan alat tulis kantor.
Sistem pengadaan alat tulis kantor yang ada di Kementerian pekerjaan umum Jakarta pada saat ini belum menggunakan aplikasi khusus, dalam proses pengelolaan data barang dari user tersebut, terdapat kekurangan diantaranya dalam pengerjaannya membutuhkan waktu yang lama karena dalam mengelola data barang harus di input satu persatu dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi dan dari kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan laporan tentang pemakaian barang untuk pengajuan anggaran tahun yang akan datang.
Pada uraian diatas maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis bermaksud membuat suatu rancangan sistem di Kementerian Pekerjaan Umum
Jakarta dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Atk Pada
Kementerian Pekerjaan Umum Jakarta”.
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari pembuatan ini adalah :
1. Menambah wawasan tentang analisa perancangan sistem pengadaan atk
pada Kementerian pekerjaan umum Jakarta dengan sumber daya yang ada.
2. Membuat suatu sistem aplikasi khusus yang dapat membantu proses
pengadaan alat tulis kantor yang ada di perusahaan.
3. Merancang aplikasi pada perusahaan agar dapat memberikan informasi
tentang pengklasifikasian kode barang sehingga memudahkan dalam mengelola data barang.
4. Merancang aplikasi pada perusahaan agar dapat mengetahui stok akhir
barang untuk mengetahui jumlah barang yang sudah terpakai.
Sedangkan tujuan penulisan tugas akhir adalah sebagai syarat kelulusan Program Diploma Tiga (DIII) Program Studi Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).
1.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang di lakukan penulis dalam menyusun tugas akhir ini adalah metode-metode sebagai berikut :
1. Metode Observasi (Observation)
Pada metode observasi ini penulis melakukan pengamatan langsung proses pengadaan alat tulis kantor di Kementerian pekerjaan umum Jakarta untuk mendapatkan data-data yang kongkrit yang berasal dari kenyataan yang ada di lapangan.
2. Metode Wawancara (Interview)
Pada metode ini penulis melakukan tanya jawab langsung kepada Bapak Aditya Fadhli selaku Staff Pelaksana Kementerian Pekerjaan Umum Jakarta untuk memperoleh informasi dan data yang diperlukan penulis dalam pembuatan tugas akhir ini.
3. Metode Studi Pustaka (library search)
Pada metode ini penulis mendapatkan data melalui buku teks, jurnal dan literature (pustaka), catatan maupun informasi tertulis yang berhubungan dengan materi laporan tugas akhir yang dikerjakan oleh penulis.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup yang diambil dalam penulisan perancangan sistem informasi pengadaan atk pada Kementerian pekerjaan umum Jakarta ini dimulai
dari proses permintaan penawaran harga, pemberian penawaran harga, proses
4
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu himpunan yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan,berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam
satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.
A. Pengertian sistem
Menurut beberapa para ahli pengertian sistem adalah sebagai berikut :
1. Menurut Indrajit (2007: 7) mengemukakan bahwa sistem adalah
“sekumpulan elemen atau subsistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan.”
2. Menurut Jogianto (2008: 4) mengemukakan bahwa sistem didefinisikan
sebagai “kumpulan dari prosedur-posedur yang mempunyai tujuan tertentu.”
3. Menurut Bodnar dan Hoowood (2009:6) mengatakan bahwa system
adalah“suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen atau jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berkaitan dan saling bekerja sama membentuk suatu jaringan kerja untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu.
B. Karakteristik sistem
Menurut Jeperson Hutahaen (2015:3) supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam bentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan
suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem . lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harusnya tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi
masukan ( input) untuk subsistem lain melalui penghubung.
5. Masukan sistem (input)
Masukan adalah energi yang di masukan kedalam sistem, yang dapat berupa
perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem komputer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah sistem
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
C. Klasifikasi sistem
Menurut Mulyanto (2009:8) sistem dapat di klasifikasikan berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau
gagasan yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (physical
system) adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat dengan mata.
2. Sistem Alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena proses
alam, bukan buatan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia (human
made system) adalah sistem yang terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia.
3. Sistem Tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu (deterministic system) yaitu sistem yang operasinya dapat
diprediksi secara cepat dan interaksi diantara bagian-bagiannya dapat
dideteksi dengan pasti. Sedangkan sistem tidak tentu (probabilistic system)
yaitu sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh
lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem
yang berhubungan dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan keadaan lingkungan luar.
D. Pengertian informasi
Menurut Kusrini (2007:10) Informasi adalah “data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penggunanya, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi”.
Menurut Gordon B. Davis Informasi (2015:13) adalah “data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan dating”.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan.
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal dasar informasi yang saling mendukung dan berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan harus disediakan oleh pengelola informasi yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak biasa atau menyelesaikan akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudunya.
2. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.
3. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dan lainnya pasti berbeda.
E. Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model hingga kembali menghasilkan suatu informasi dan terus menerus akan berulang hingga membentuk siklus informasi
(information cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles). Siklus informasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Sumber: Jogiyanto (2012:16)
Gambar II.1. Siklus Dari Informasi
F. Sistem informasi
Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk system informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun
Ada beberapa pendefinisian sistem informasi menurut para ahli diantaranya sebaga berikut :
1. Menurut Yakub (2012:11) mengemukakan bahwa “sistem informasi
meruoakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan aliran informasi”.
2. Menurut Ida Nuraida (2008:7) menyatakan bahwa “sistem infomasi
merupakan perangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik, bila dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan”.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dengan sistematik bila dilaksanakan akan menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan.
Manfaat adanya sistem informasi yaitu:
1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan.
2. Menyajikan informasi guna mendukun operasi harian.
G. Komponen Sistem Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :
1. Blok masukkan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logikia dan metode matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
3. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technologi block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari unsur utama :
a. Teknisi (human ware atau brain ware)
c. Perangkat keras (hardware)
5. Blok basis data (data base block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendala (control block)
Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidak efisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkaaan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
H. Pengertian sistem informasi akuntasi
Menurut Mulyadi (2008:3) “sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Menurut Susanto (2008:52) “sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari beberapa subsistem yang
dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga dapat bekerjasama secara harmonis unuk mencapai suatu tujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan.
Menurut Kusrini dan Andri Koniyo (2007:10) Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah:
1. Mendukung operasi sehari-hari.
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
Adapun komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi menurut kusrini dan Andri Koniyo (2007:10) adalah sebagai berikut :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis.
4. Software yang dipakai untuk memproses dan penyimpanan data organisasi. Fungsi dasar sistem informasi akuntansi yaitu:
1. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis
secara efisien dan efektif.
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk pembuatan keputusan.
3. Melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa data
transaksi bisnis telah di catat dan diproses secara akurat, serta untuk melindungi data tersebut dan aktiva lain yang dimiliki oleh perusahaan.
I. Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Kusrini dan Andri Koniyo (2007:11) sistem informasi akuntansi
memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus akuntansi.
Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi, mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya. Berikut ini adalah pembagian dari siklus akuntansi:
1. Siklus pendapatan
Merupakan prosedur pendapatan yang dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
2. Siklus pengeluaran kas
Merupakan prosedur pengeluaran kas yang dimulai dari proses pembelian sampai ke proses pembayaran.
3. Siklus konversi
Merupakan siklus produksi, dimulai dari bahan mentah sampai barang jadi.
4. Siklus manajemen sumber daya manusia (SDM)
Merupakan siklus yang melibatkan proses pengajian pada karyawan.
5. Siklus buku besar dan laporan keuangan
Siklus ini berupa prosedur perencanaan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencatatan pencetakan laporan keuangan yang datanya diambil dari buku besar.
J. Pengertian Alat Tulis Kantor
Menurut Gie (2007), “alat tulis kantor merupakan benda–benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan dalam pekerjaan sehari-hari dari
pegawai-pegawai tata usaha. Yang tergolong office supplier (bekal tata usaha) ini misalnya
bolpoin, pensil, tinta, pita mesin tik, kertas blangko, karbon, berkas, jepitan kertas. Diantara macam-macam perlengkapan tata usaha yang terpakai habis dalam penggunaannya dikantor itu, maka benda-benda yang khusus dipakai untuk tulis-menulis seperti kertas, pensil, tinta, dan lain sebagainya itu keseluruhan disebut keperluan tulis menulis.
K. Pengadaan Perlengkapan Kantor
Kelancaran pekerjaan kantor banyak ditentukan oleh tersedianya perlengkapan dan peralatan yang memadai. Jangan sampai terjadi bahwa pekerjaan kantor terganggu atau tidak dapat dijalankan karena tidak tersedianya suatu perlengkapan.
Menurut Ramli (2014:10) mengemukakan bahwa “Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Menurut Suparjati (2012: 35) menyatakan secara umum perlengkapan atau barang-barang kantor dapat dibedakan antara yang habis pakai dan tak habis pakai. Barang yang habis pakai ialah barang yang hanya bisa dipakai sekali atau yang segera habis setelah beberapa kali, sedangkan barang yang tak habis pakai ialah barang yang relatif awet, tahan lama, atau dapat dipergunakan berulang kali dalam jangka waktu yang lama. Perlengkapan kantor biasanya digolongkan kedalam tiga kategori, yakni:
1. Mesin kantor
Merupakan segala macam mesin yang digunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, kalkulator, komputer, cash register,
mesin fotokopi, dan sebagainya.
2. Perabot kantor
Merupakan barang-barang perabot yang digunakan untuk mendukung
berjalannya fungsi kantor. Misalnya meja, kursi, lemari, rak, filling cabinet,
dan sebagainya.
3. Perbekalan kantor
Merupakan barang-barang habis pakai yang biasanya dipergunakan untuk keperluan tulis menulis. Misalnya kertas, kop surat, buku tulis, amplop, pensil, bolpen, penghapus, korektor, lem dan sebagainya.
Untuk mengadakan perlengkapan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan, sebab jika pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan keborosan. Adapun asas-asa tersebut sebagai berikut:
1. Pekerjaan dan kegiatan
Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perlengkapan itu esensial.
2. Keperluan disesuaikan dengan kondisi setempat
Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot juga berbeda.
3. Fleksibilitas kegunaan dan biaya
Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan atau pekerjaan, tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan.
4. Nilai keindahan dan keseragaman
Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perlengkapan kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat.
5. Standarisasi
Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perlengkapan kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatannya sama diseluruh organisasi.
6. Kemampuan dan kelayakan
Penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perlengkapan kantor harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut.
7. Harga dan penawaran modal
Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai perlengkapan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan.
L. Pengertian basis data
Menurut Hutahae (2007:50) mengatakan bahwa “basis data adalah suatu pengetahuan tentang organisasi data, sehingga database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi. Penerapan database dalam
Menurut Indrajani (2011:48) mengatakan bahwa “basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis dan merupakan sebuah penjelasan dari data tesebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh organisasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan dari satu atau lebih organisasi.
kriteria basis data yaitu :
a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
b. Digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis
datanya.
c. Berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
d. Memenuhi sistem-sistem baru secara mudah.
e. Digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
f. Meminimalisasi kerangkapan data.
Menurut Adyanata Lubis (2016:8) adapun keuntungan dan kerugian dari penggunaan basis data.
Pengguna basis data pada sebuah perusahaan mempunyai keuntungan, antara lain :
1. Terkontrolnya kelengkapan data dan inkonsistensi.
2. Terpelihara keselarasan data.
3. Data dapat dipakai secara bersama-sama.
4. Memudahkan penerapan standarisasi.
5. Memudahkan penerapan batasan-batasan pengamanan.
7. Terpeliharanya keseimbangan atas perbedaan kebutuhan data dari setiap aplikasi.
8. Program/data independent.
Adapun kerugian penggunaan basis data pada sebuah perusahaan, antara lain :
1. Mahal dalam implementasi.
2. Rumit/kompleks.
3. Penanganan proses recovery & back up sulit
4. Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang
terkait.
Menurut kusrini (2007:5) banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data. Manfaat/kelebihan basis data antara lain :
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dala mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika. Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapan dilakukan dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
3. Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data, hubungan antar data, dan lain-lain, dapat menekankan ketidak akuratan dalam pemasukan/penyimpanan data
4. Ketersediaan (Availability)
Dengan basis data kita dapat memback up data, memilah-milah data mana yang masih diperlukan dan mana yang perlu kita simpan ke tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu ke waktu membutuhkan media penyimpan yang semakin besar.
5. Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan dan posisinya. Basis data bisa diberikan password untuk membatasi orang yang mengakses.
6. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)
Sebuah basis data dapat digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi. Untuk data-data yang diperlukan oleh banyak bagian/orang. Tidak perlu dilakukan pencatatan di masing-masing bagian, tetapi cukup dengan satu basis dara untuk dipakai bersama.
M. Model pengembangan & perangka lunak atau waterfall
Menurut Pressman (2010:39) mengatakan bahwa “waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software.
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2011:28) mengemukakan bahwa “Model
SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential
linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”.
Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan
tahap pendukung (support). Berikut ini adalah gambar model air terjun:
Sumber: Rosa dan M.Shalahuddin (2016:29)
Gambar II.2. Ilustrasi Model Waterfall
Dengan keterangan sebagai berikut:
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak, proses pengumpulan kebutuhan,
menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar mudah dipahami oleh
user.
2. Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang focus kepada
desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, Sistem/Rekayasa Informasi
arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan prosedur pengkodean.
3. Pembuatan kode program, desain harus ditranslasikan ke dalam program
perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian fokus kepada perangkat lunak secara logic dan fungsional dan
memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk
meminimalisir kesalahan error dan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan
yang diinginkan.
5. Pendukung (support) dan pemeliharaan (maintenance) tidak menutup
kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user.
2.2. Peralatan pendukung
Dalam mendesain atau merancang model sistem informasi yang diusulkan dalam logical model, media ini merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan model dari sistem dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya. Peralatan yang akan
dibahas dalam penulisan tugas akhir ini yaitu: diagram UML (Unified Laguange
Modeling), Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Structure (LRS) dan bahasa pemrograman NetBeans 8.1.
A. UML (Unified Modeling Language)
Pada perkembangan teknologi perangkat lunak, diperlukan adanya bahasa
adanya standarisasi agar orang di berbagai Negara dapat mngerti pemodelan perangkat lunak.
Pada perkembangan teknik program berorientasi objek, muncullah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu
Unified Modeling Languague (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak.
Menurut Nugroho (2010:6) “UML (Unified Modeling Language) adalah
bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma „berorientasi objek‟. Pemodelan (odeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”.
Menurut Nugroho (2009:4), UML (Unified Modeling Language) adalah
metodologi kolaborasi antara metoda-metoda Booch, OMT (Object Modeling
Technique), serta OOSE (Object Oriented Software Engineering) dan beberapa metode lainnya, merupakan metodologi yang paling sering digunakan nsaat ini untuk analisa dan perancangan sistem dengan metodologi berorientasi objek mengadaptasi maraknya pengguna bahasa „Pemrograman Berorientasi Objek (OOP)”.
Menurut Herlawati (2011:10),”bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan Sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram
komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi”,
Penulis menyimpulkan pengertian Unified Modeling Language (UML)
menurut para ahli adalah tujuan umum, perkembangan, bahasa pemodelan di bidang rekayasa perangkat lunak, yang dimaksud untuk menyediakan cara standar untuk memvisualisasikan desain sistem.
B. Tujuan Atau Fungsi Dari Penggunaan UML
Inilah beberapa tujuan atau fungsi dari penggunaan UML, diantaranya:
1. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa
pemrograman dan proses rekayasa.
2. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.
3. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang
ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.
4. UML bisa juga berfungsi sebagai sebuah blue print (cetak biru) karena
sangat lengkap dan detail tentang coding program atau bahkan membaca program dan menginterpretasikan kembali ke dalam bentuk diagram (reserve engineering).
C. Diagram UML
1. Use Case Diagram
Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakukan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case ,mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan system informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah system informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.
Syarat penamaan pada use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu pendefinisian apa yang disebut actor dan use case.
2. Actor merupakan orang, proses, atau system lain yang berinteraksi dengan
system informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun symbol dari actor adalah gambar orang, tapi actor belum tentu merupakan orang.
3. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan system sebagai
unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit-unit atau actor.
Tabel II.1.
Simbol Use Case Diagram
Nama Keterangan Simbol
Use case Fungsionalitas yang di sediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja
di awal frase nama use case.
Aktor (Actor) Orang, proses, atau sistem lain
yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat sendiri
Association Komunikasi antara actor dan use
case yang berpartisipasi pada use
case atau use case memiliki interaksi dengan aktor.
Include Relasi use case tambahan ke
sebuah use case dimana use case
yang ditambahkan memerlukan
use case ini untuk menjalankan fungsinya.
<<include>>
Ekstensi(Extend)
Relasi use case tambahan ke
sebuah use case yang di
tambahkan dapat berdiri sendiri
walau tanpa use case tambahan
itu.
<<extend>>
Generalisasi
(Generalization)
Dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang umum dari yang lainnya.
Sumber: Rosa dan M.Shalahuddin (2016:155)
4. Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah system atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.diagram aktivitas menggambarkan aktivitas
system bukan apa yang dilakukan oleh actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh system.
Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut:
1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan
merupakan proses bisnis system yang didefinisikan.
2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari system/user interface dimana
setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan.
3. Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah
pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.
4. Rancangan menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
act us Tabel II.2.
Simbol Activity Diagram
Nama Keterangan Simbol
Start Point (Initial) Status awal aktivitas sistem. Sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.
Aktivitas (Activity) Aktivitas yang dilakukan
oleh sistem, aktivitas
biasanya diawali dengan
kata kerja.
Decision Pengambil keputusan.
Penggabungan (Join) Asosiasi penggabungan
dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan
menjadi satu.
Percabangan (Fork) Asosiasi percabangan di
mana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.
Swimlane Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi atau sebuah
cara untuk
mengelompokan activity
berdasarkan actor.
End Point Status akhir yang dilakukan sistem.
Sumber : Rosa dan M.Shalahuddin (2016:161)
5. Sequence Diagram
Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan
diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat scenario yang ada pada use case.
Banyaknya diagram sekuen yang harus digambar adalah minimal sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses sendiri atau yang penting semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah dicakup pada diagram sekuen sehingga semakin banyak use case yang didefinisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak. Berikut adalah symbol-simbol yang ada pada diagram sekuen:
Tabel II.3.
Simbol Sequence Diagram
Nama Keterangan Simbol
Aktor Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem
informasi yang akan dibuat sendiri.
sd restitusi
nama aktor
Lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek.
sd restitusi
Object3
Entity Object
Suatu Objek yang berisi informasi kegiatan yang terkait yang tetap dan
disimpan kedalam suatu database.
Activation Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi, semua yang aktif ini adalah sebuah tahapan yang dilakukan
didalamnya.
Boundary Object
Sebuah obyek yang menjadi
penghubung user dengan sistem.
Control Object
Mengkoordinasikan perilaku sistem dan dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu sistem.
Object Message
Menggambarkan pesan/hubungan antar
obyek, yang menunjukan urutan
kejadian yang terjadi.
Message to Self
Menggambarkan pesan atau hubungan objek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
6. Diagram Deployment (Deployment Diagram)
Diagram deployment menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi. Diagram deployment juga dapat digunakan untuk memodelkan hal-hal berikut :
1. System tambahan (embeddad system) yang menggambarkan rancangan
devide, node, dan hardware.
2. System client/server
3. System terdistribusi murni
4. Rekayasa ulang aplikasi
Tabel II.4.
Simbol Deployment Diagram
Nama Keterangan Simbol
Package Package merupakan sebuah bungkusan dari satu atau lebih node.
deployment restitusi
Package
Node Biasanya mengacu pada
perangkat keras (hardware),
perangkat lunak yang tidak
dibuat sendiri (software).
deployment restitusi
nama_node
Kebergantungan (dependency)
Kebergantungan antar node,
arah panah mengarah pada node yang dipakai.
Link Relasi antar node.
D. ERD (Entity RelationshipDiagram)
Menurut Teledo dan Cushman (2007:139) mendefinisikan bahwa “Entity
relationship diagram (ERD) merupakan representasi grafis dari logika database
dengan menyertakan deskripsi detail mengenali selurug entitas (entity), hubungan
(relationship), dan batasan (constraint).
Menurut Brady dan Loonam (2010:43) mengemukakan bahwa “Entity
relationship diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh sistem analis dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan sistem”.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERD merupakan gambaran grafis dari suatu model data yang menyertakan deskripsi detail dari seluruh entitas (entity), hubungan (relationship), dan batasan (constraint).
Menurut Rosa dan M.Shalahuddin (2016:50) berikut adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD dalam notasi Chen:
Tabel II.5.
Komponen Entity Relationship Diagram (ERD)
Nama Komponen
Keterangan Simbol
Entitas (entity)
Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada
basis data, penamaan entitas
biasanya menggunakan kata benda.
Relasi Relasi yang menghubungkan antar
entitas, biasanya diawali dengan kata kerja.
Atribut Atribut merupakan field atau
kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.
Atribut
Kunci primer
Atribut kunci primer merupakan
field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan di gunakan sebagai kunci akses record yang diinginkan biasanya bersifat unik
Artibut multinilai (multivalue)
Atribut multinilai atau mutivalue,
merupakan field data yang butuh disimpan dan memiliki nilai lebih dari satu.
Asosiasi (association)
Asosiasi adalah penghubung antara relasi dan entitas dimana kedua
ujungnya memiliki multiplycity
kemungkinan jumlah pemakaian.
N
Sumber: Rosa dan M.Shalahuddin (2016:50)
Nama kunci
E. Logical Record Structure (LRS)
LRS adalah representasi dari struktu record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas. Menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan foreign key sebagai berikut :
1. One-to-one
Satu entitas berhubungan dengan paling banyak satu entitas lain.
2. One-to-many
Satu entitas dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas lain.
3. Many-to-many
Beberapa entitas dapat berhubungan dengan beberapa entitas lain.
F. Bahasa Pemrograman NetBeans IDE Versi 8.1
Menurut Irnawati (2015:5) mendefinisikan bahwa “Neatbeans merupakan
proyek kode terbuka (open source) yang sukses dengan pengguna yang sangat
lunas, konunitas yang terus bertambah, dan memiliki hamper 100 mitra dan terus
bertambah”. Sun Microsystem mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada
bulan juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk:
NetBeans IDE dan NetBeans Platform. The NetBeans IDE adalah sebuah
lingkungkan pengembangan sebuah kakas untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. The NetBeans Paltfrom, sebuah pondasi yang modular dan dapat diperluas sebagai perangkat lunak dasar untuk membuat aplikasi yang besar.
Netbeans juga dapat digunakan programmer untuk menulis, meng-compile, mencari kesalahan dan menyebarkan program netbeans yang ditulis dalam bahasa pemrograman java namun selain itu dapat juga mendukung bahasa
pemrograman lainnya. Dan program ini pun bebas untuk digunakan serta untuk
membuat professional dekstop, enterprise, web, and mobile applications misalnya
PHP, JavaScript, Groovy, dan Ruby.
Adapun kelebihan dan kekurangan bahasa pemrograman NetBeans ini dari bahasa pemrograman yang lain. Berikut ini ada kelebihan dari NetBeans yaitu:
1. NetBeans GUI Builder gratis dengan ribuan plug in yang bisa kita
download langsung di website resminya maupun dari pihak ketiga.
2. NetBeans GUI Builder sangat kompetebel dengan swing karena memang
langsung dikembangkan oleh sun yang notabenenya sebagai pengembang swing.
3. NetBeans tidak hanya dapat digunakan buat java saja, karena NetBeans
dapat digunakan untuk bahasa pemrograman lain seperti C/C++, Ruby, dan PHP.
4. NetBeans GUI Builder sangat cocok untuk digunakan dalam
pengembangan sistem berskala enterprise.
5. Pada paket tertentu NetBeans juga menyertakan glassfish V2 UR2 dan
Namun tentu, sehebat apapun NetBeans dikembangkan tentu saja terdapat kekurangan diantaranya adalah:
1. NetBeans hanya mensupport 1 pengembangan java GUI, yaitu swing yang
padahal ada java GUI yang dikembangkan oleh eclipse yang bernama
SWT dan JFace yang sudah cukup popular.
2. NetBeans mempantenkan source untuk java GUI yang sedang dikerjakan
dalam sebuah generated code, sehigga programmer tak dapat mengeditnya
secara manual.
3. Dari segi sumber daya, NetBeans memerlukan sumber daya yang besar,
seperti memory dan ruang hard disk.
4. NetBeans memerlukan dukungan processor yang cukup handal untuk
36
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses pengadaaan alat tulis kantor yang dilakukan pada Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta telah melalui kesepakatan atau perjanjian dengan rekanan yakni CV.Cahaya Purnama Indah selaku penanggung jawab atas semua pembelian alat-alat tulis kantor yang sudah disetujui oleh atasan dan proses belanja rutin ini dilakukan tiga kali dalam setahun .
Pada Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta proses pengadaan perlengkapan alat tulis kantor yang terjadi diawasi langsung oleh pejabat pengadaan selaku penanggung jawab. Dokumen atau arsip yang telah dilakukan untuk proses pengadaan perlengkapan alat tulis kantor ini akan diinput atau simpan di dalam
Microsoft Excel oleh Staf Pelaksana. Selebihnya penulis akan membahas mengenai prosedur pengadaan alat tulis kantor secara lengkap dan rinci pada Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam kegiatan rutin yang dilakukan pada Kementrian Pekerjaan Umum terdapat aturan yang telah ditentukan. Dalam hal ini struktur organisasi yang terdapat pada Divisi SDM dan Umum khususnya dibagian pelaksana berperan sangat penting untuk proses pengadaan alat tulis kantor ini, sehingga semua menjadi teratur.
Didalam penulisan tugas akhir ini penulis akan menjelaskan tentang sejarah perusahaan, strukur organisasi serta tugas dan fungsinya yang ada pada Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta sebagai berikut ini.
A. Sejarah Perusahaan Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Istilah "Pekerjaan Umum" adalah terjemahan dari istilah bahasa
Belanda Openbare Werken yang pada zaman Hindia Belanda disebut Waterstaat
swerken. Di lingkungan Pusat Pemerintahan dibina oleh Dep.Van Verkeer & Waterstaat (Dep.V&W), yang sebelumnya terdiri dari 2 Dept.Van Guovernements Bedri jven dan Dept.Van Burgewrlijke Openbare Werken. Dep. V dan W dikepalai oleh seorang Direktur, yang membawahi beberapa Afdelingen dan Diensten sesuai dengan tugas/wewenang Depertemen ini.
Yang meliputi bidang PU (openbare werken) termasuk afdeling Waterstaat,dengan onder afdelingen. : Lands gebouwen, Wegen, Irrigatie & Assainering, Water Kracht, Constructie burreau (untuk jembatan). Disamping yang tersebut di atas, yang meliputi bidang PU (Openbare Werken) juga afd. Havenwezen (Pelabuhan),afd. Electriciteitswezen (Kelistrikan)dan afd. Luchtvaart (Penerbangan Sipil).
Khusus pada permulaan terbentuknya Negara Kesatuan RI, maka susunan Kementerian berbeda sebagai berikut: Dalam masa prolog G 30 S. PKI terjadilah dalam sejarah Pemerintahan RI suatu Kabinet yang besar disebut dengan nama Kabinet DwiKora atau Kabinet 100 Menteri, dimana pada masa ini dibentuk
Koordinator Kementerian. Tidak luput Departemen PUT. yang pada masa itu ikut mengalami perubahan organisasi menjadi 5 Dept. di bawah Kompartemen PUT Kabinet Dwikora, dipimpin Jenderal Suprajogi. Adapun Kompartemen PUT ketika membawahi, antara lain:
1. Departemen Listrik dan Ketenagaan
2. Departemen Bina Marga
3. Departemen Cipta Karya Konstruksi
4. Departemen Pengairan Dasar
5. Departemen Jalan Raya Sumatera
Setelah peristiwa G.30S PKI Pemerintah segera menyempurnakan Kabinet Dwikora dengan menunjuk Ir.Soetami, sebagai menteri PUT untuk memimpin Kompartemen PUT. Kabinet yang disempurnakan itu tidak dapat lama dipertahankan.
Kabinet Ampera, sebagai Kabinet pertama dalam masa Orde Baru. Kembali organisasi PUT dibentuk dengan Ir.Soetami, sebagai Menteri. Dengan Surat Keputusan Menteri PUT tertanggal 17 Juni 1968 N0.3/PRT/1968 dan diubah dengan Peraturan Menteri PUT tertanggal 1 Juni 1970 Nomor 4/PRT/1970. Departemen PUT telah memiliki suatu susunan struktur Organisasi.
Sebagai gambaran lebih jauh pembagian tugas-tugas dalam lingkungan Dep. PUT, maka pada waktu itu asas tugas-tugas PU telah diserahkan pada kewenangan daerah itu sendiri.
B. Stuktur Organisasi dan Fungsi
Perusahaan adalah suatu organisasi yang terdapat unsur-unsur organisasi di dalamnya yaitu sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi, yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan di antara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab, untuk menunjukan rantai perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi. Dengan adanya stuktur organisasi maka tujuan organisasi lebih mudah tercapai dengan efektif dan efisien. Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada pada Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta.
Sumber: Kementrian Pekerjaan Umum
Gambar III.1.
