BAB II URAIAN TEORITIS
2.5 Pengertian Check Out
Menurut Bagyono dan Sambodo suatu proses tamu meninggalkan hotel, mulai tamu keluar dari kamar, menuju reception, mengembalikan kunci kamar, membayar rekening kamar sampai tamu naik mobil untuk meninggalkan hotel. Kegagalan dalam menangani proses check-out dapat berpengaruh buruk terhadap kesan tamu pada saat terakhir berada di hotel (the last impression).Inti dari proses check-out adalah penyelesaian rekening kamar milik tamu, yang didalamnya termasuk biaya kamar, makan, minum, telepon, transportasi, laundry, dan sebagainya. Pengelolaan yang baik atas rekening tamu adalah dengan menghindari kesalahan dalam membebankan biaya pada rekening. Menangani check out merupakan salah satu tugas dari kasir kantor depan, atau dapat juga resepsionis.
2.6. Tugas Dan Tanggung Jawab Resepsionis
Tugas utama resepsionis ialah menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan memprosesnya dengan efesien, tepat, cepat, ramahtamah dan santun sehcheck-ingga tamu memperoleh kesan baik. Tugas dan Tnggung jawab resepsionis ialah sebagai berikut :
a. Menyambut, memberi salam dan melayani tamu yang akan check-in.
b. Memeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan.
c. Membantu tamu dalam mengisi registrasi.
d. Menanyakan sistem pembayaran tamu pada saat check-indan memprosesnya.
e. Memberikan guest card, welcome drink dan kunci kamar tamu pada saat check-in.
f. Menjaga kebersihan counter Front Office dan mencek semua kelengkapan peralatan dan formulir-formulirnya.
g. Memberikan kunci cadangan bagi tamu yang kunci tertinggal atau hilang.
h. Menyelesaikan masalah perpindahan kamar.
i. Membuat pesan-pesan dalam log book atau flag, bila waktu kerja habis sementara masalah dengan tamu belum terselesaikan.
j. Memberitahukan kepada Housekeeping Departemen tentang kamar-kamar yang sudah check-out, yang baru saja check-in atau yang pindah.
k. Memeriksa reservasi, baik VIP, FIT (Free individual traveller), maupun yang grup/rombongan.
l. Mengecek room rack dan membuat agar house count selalu akurat.
m. Mempersiapkan kamar untuk VIP, group maupun individu setelah kamarnya diblokir oleh supervisor.
n. Melakukan pengecekan terhadap room discrepancy (perbedaan status kamar) antara Front Office dengan Housekeeping.
o. Memasukkan data registrasi ke dalam komputer, agar semua bagian dapat memanfaatkannya untuk transaksi bill.
2.7. Syarat-Syarat Resepsionis
Syarat-syarat yang harus dimiliki seorang resepsionis adalah sebagai berikut ini :
a. Memiliki kebiasaan untuk berpenampilan baik dan rapi diamanapun berada b. Personal higiene yaitu menyangkut kepada perawatan diri.
c. Memiliki rasa percaya diri (Self Confidance).
d. Mampu berkomunikasi.
e. Kemampuan untuk mengingat wajah dan nama para tamu.
f. Good manner (memiliki tata cara dan etika yang baik) g. Ready smile ( Selalu dalam keadaan setia dan senyum).
h. Kesegaran jasmani.
i. Mampu membuat keputusan dengan cepat.
2.8. Hubungan Kerja Antara Front Office Departement Dengan Departemen Lain
Menurut Sugiarto, hampir semua jenis pekerjaan yang ada di hotel adalah kerja tim (team work). Front office departement banyak dibantu oleh departemen lain dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berhubungan dengan kenyataan bahwa pada dasarnya kosentrasi operasional sebuah hotel berporos pada tamu. Untuk memberikan kepuasan maksimal, tugas ini tidak dapat hanya di bebankan pada satu departemen.
Masing-masing saling terkait dan saling berhubungan.
2.8.1. Front Office Departement dengan Housekeeping Departement
HousekeepingDepartement adalah salah satu bagian hotel yang mempunyai tanggung jawab terhadap kebersihan,kenyamanan,kerapihan kamar dan public area.
Hubungan kerja antara Front OfficeDepartemen dengan HousekeepingDepartement adalah :
1. Masalah status kamar
2. Masalah perbedaan status kamar
3. Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu . 4. Masalah housekeeping report
5. Masalah perpindahan kamar tamu
6. Masalah pengecekan mini bar pada saat tamu check-out
2.8.2. Front Office Departement dengan Food & Bevarage Departement
Food and Beverages Departement ini adalah departemen yang secara umum menghasilkan pendapatan terbesar kedua bagi hotel setelah bagian kamar. Bagian ini menyediakan makanan dan minuman bagi tamu.
Hubungan kerja anatar Front Ofice Departement dengan Food & beverages Departement adalah :
1. Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.
2. Penanganan buffet sehar-hari di coffee shop(untuk tamu-tamu rombongan yang mempergunakan fasilitas kupon)
3. Penanganan kupon makanan
4. Penanganan masalah functions room
5. Untuk pemesanan 'Complimentary'
2.8.3. Front Office Departement dengan Engineering & Maintenance Departement
Engineering & Maintenance Departement adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan struktur bangunan, masaah listrik, dan mesin-mesin yang ada.
Hubungan kerja antara Front office departement dengan Engineering &
Maintenance Departement ialah sebagai berikut : 1. Penanggulan masalah kerusakan AC.
2. Informasi mengenaikerusakan peralatan elektronik.
3. Penanganan sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat di Front office.
4. Penanggulangan bahaya kebakaran
2.8.4. Front Office Departement dengan Accounting Departement
Bagian Accounting adalah bagian yang berhubungan dengan masalah keuangan hotel.
Hubungan kerja anatara Front office departement dengan Accounting meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Masalah penagihan kartu kredit tamu yang belum bayar 2. Masalah tempat penyimpanan berkas
3. Masalah safe deposit
4. Penggajian bulanan yang berhubungan dengan over time 5. Masalah petty cash
6. Penanganan night audit 7. Hotel room revenue
2.8.5. Front office Departement dengan Sales & Marketing
Bagian sales & marketing adalah bagian yang berhubungan dengan masalah dan memasarkan ruangan gedung hotel
Hubungan kerja antara front office departemen dengan sales & marketing meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Penjualan dan penempatan kamar untuk tamu
2. Penentuan harga kamar (room rates) khusus untuk tamu grup atau ad hoc adalah atas informasi dari bagian sales & marketing ke reservation dan jajaran staff di front office
3. Untuk penjualan paket khusus juga memerlukan komunikasi yang jelas antar bagian front office.
4. Jika tamu bermasalah dengan pembayaran karena adanya tambahan layanan dan transaksi yang tidak teratur sebelumnya, bagian front office akan mengkomunikasikannya dengan sales & marketing.
BAB III
TINJAUAN UMUM TENTANG HOTEL EMERALD GARDEN MEDAN