BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Dengan bertambah luas dan banyaknya tugas seorang pimpinan saat ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang dapat diandalkan dan mampu melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas. Untuk menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan.
Menurtut Nurasih dan Rahayu ( 2014 : 11 ) istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yakni secretum yang berarti rahasia dan secretarium, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang rahasia. Maka sekretaris ialah seseorang yang dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau pegawai yang bertugas menagani hal yang bersifat rahasia.
Untuk lebih jelas mengenai defenisi sekretaris, di bawah ini disajikan oleh beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut :
a. Menurut Nanassy and Salden ( 2011:2 )
Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seseorang stenonographer dan tugas- tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat., surat-
29
surat.seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
b. Menurut Wursanto ( 2006 : 1 )
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
c. Menurut Braum dan Remon ( 2002 : 24 )
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban linya berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.
Dari beberapa definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sekretaris adalah pembantu pimpinan atau orang yang bertanggung jawab menyiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhungungan dengan administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menalankan perusahaannya dengan lancar.
Ratnawati dan Sunarto ( 2006 : 4 ) Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya, yang terdiri dari tiga aspek yaitu :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab : a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu.
Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan,melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi.
Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan intruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manager, karena dia juga memiliki wewenang dalam fungsi menejemen demi tercapainya tujun dan cita-cita organisasi secara keseluruhan.
Contoh : Sekrtaris Jenderal, Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan. a. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi terdiri dua macam, yaitu :
1. Sekretaris pribdai (private / personal secretary )
Sekretaris pribadi (private/personal secrtary) adalah seseorang yang dipekerjakan dan digaji untuk membantu menanggani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat di kantor yang terpisah tinggal orang yang mempekerjakannya, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya. Sekretaris pribadi bukan karyawan atau staff perusahaan atau yayasan, tetapi tenaga orang yang mempekerjakan dan menggajinya.
Contoh : Sekretaris pribadi seorang penggarang novel, seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorng pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, di angkat dan digaji oleh organisasi
31
atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang menggangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya.
Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.
membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sebagai sekretaris pribadi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja : a. Sekretaris Yunior
sekretaris yunior berasal dari kata juvenis yang berarti muda. Yunior berarti lebih muda. Kata yuniorditambahkan pada kata sekretaris untuk menunjukkan bahwa sekretaris itu lebih muda dalam masa kerja, pengalaman, dan mungkin kemampuan kerjanya dibandingkan dengan sekretaris yang senior, yang lebih tua.
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belom lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretarisan. Sekretaris yunior juga dapat berarti sekretaris yang kemampuannya terbatas. Karena keterbatasan mata, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris yunior dalam pekerjaanya masih diberi bimbingan dan di serahi tugas yang terbatas.
Misalnya : menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengangenda surat masuk dan keluar.
b. Sekretaris senior
Kata senior dari kata latin senexyang berarti tua. Kata senior yang berarti tua. Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretari senior juga dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi ( dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan) beserta segala urusannya tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya ( dalam hal sekretaris pimpinan ).
3. Berdasarkan Spesialisasi
a. Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan
mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bisang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertntu.
