TUGAS AKHIR
PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) TBK
MEDAN
OLEH
WINDA ASLIYAH 122103135
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat ALLAH SWT yang telah
memberikan rahmat dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir yang berjudul “Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT.
Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk, Medan". Adapun penulisan ini dilakukan
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar di Program Studi
DIII-Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Selama penulisan laporan ini berlangsung, penulis sadar bahwa penulisan
ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh
karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang
telah memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
5. Bapak Riki Yazwardi selaku Pendamping riset di PT. Perusahaan Gas
Negara (persero) Tbk.
6. Ibu Wulan selaku Sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk.
7. Ayahanda dan Ibunda yang tercinta Kasmin dan Mesnah, yang tersayang
abangda, kakanda dan adik-adikku yang paling kusayangi. Terima kasih
banyak atas dukungan kalian baik materi, spirit, nasehat dan doa sehingga
penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Sahabat-sahabat khususnya Grup C DIII Kesekretariatan penulis yang ada
di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah
memberikan semangat dan dorongan dalam membantu menyelesaikan
9. Sahabat-sahabat satu kost penghuni Green Kost Gang Akbid Dewi Maya
yang selalu membantu dan memberikan semagat untuk memgerjakan
Tugas Akhir ini.
Penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk
menyempurnakan isi Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis mengharapkan semoga
Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkeperluan
dan yang membaca.
Medan, Juli 2015
Penulis
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Metode Penelitian ... 5
F. Jadwal Kegiatan... 7
G. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 9
A. Sejarah Singkat PT. PGN(persero) Tbk ... 9
B. Nilai Budaya Perusahaan ... 11
C. Kegiatan Usaha Perusahaan ... 14
D. Visi dan Misi ... 16
E. Struktur Organisasi ... 17
F. Uraian Teoritis... 21
BAB III PEMBAHASAN ... 28
A. Pengertian Sekretaris ... 28
C. Syarat-syarat Sekretaris ... 37
D. Tugas-tugas Sekretaris... 41
E. Sekretaris dan Lingkungan Kerja ... 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
A. Kesimpulan ... 49
B. Saran ... 50
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Keseluruhan PT. Perusahaan Gas Negara
(persero) Tbk SBU Distribusi III Sumatera Utara ... 19
No. Judul Halaman 1. Surat Permohonan Riset di Perusahaan ... 52
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul
Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan
sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam
pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal
pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan
berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.
Menurut Drs. The Liang Gie (2009: 25) Sekretaris adalah seorang petugas
yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk
menyiapkan bagi seorang penjabat penting atau suatu organisasi.
Menurut Saiman (2002: 24) pengertian arti kata sekretaris mempunyai arti
atau sama dengan penulis, jadi sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas
yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari
sudut peninjauannya :
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris,
yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.
2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu
sekretaris junior dan sekretaris senior.
3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Adapun Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Merupakan perantara saluran komunikasi serta membina hubungan yang
baik antara pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan atau
sebaliknya.
b. Sebagai sumber informasi serta menyediakan bahan dan data yang
diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung
jawabnya dalam fungsi manajerialnya.
c. Sekretaris menjembatani pemberian pemerintah atau keinginan atasan
atau pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan
maupun tulisan.
d. Sekretaris dapat memberikan konstribusi pemikiran serta ide-ide kepada
pimpinan melalui saran-saranya.
e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun
pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga
sekretaris merupakan penunjang dalam keberhasilan pimpinan dalam
perusahaan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja kepada
pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil
3
b. Menentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan, seperti
mengenai penentuan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan
kemampuannya secara adil dan sesuai.
c. Sekretaris dapat memberikan kepuasan dan kebanggaan bagi pegawai
bawahan dalam pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaannya dengan baik.
d. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran,kritik, maupun
ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan
pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan
kepada pimpinan atau atasanya.
e. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta
komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih
mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta
kehendak pegawai bawahan baik terhadap pelaksanaan tugas maupun
peraturan perusahaan.
f. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung
bawahan atas ketidaksesuaian atas perintah maupun kebijakan pimpinan
maupun perusahaan.
Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai
sekretaris pimpinan yang fungsi jabatanya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di
bidang Administrasi dan Kesekretariatan seperti : menganalisa pelaksanaan
penerimaan dan pencatatan surat masuk/keluar dan laporan-laporan serta
pendistribusian, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan
arsip, serta menganalisa pelaksanaa kegiatan keprotokolan di lingkungan PT.
Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Untuk
bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan
tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.
Menurut robert L.mathis dan John H.Jakson (2002 : 78) Kinerja adalah
hasil atau tingkat keberhasilan seseorng secara keseluruhan selama periode
tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai
kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau krieria yag telah
disepakati bersama.kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak
dilakukan karyawan.
Agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai
keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini
tentu sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan
masa yang akan datang.
Mengigat akan pentingnya hal ini, maka penulis tertarik memilih untuk
memilih judul :
“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN
PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk, MEDAN
B. Rumusan Masalah
Mengingat bahwa sekretaris itu adalah suatu peranan yang sangat penting
dalam perusahaan seperti yang disebutkan di atas. Adapun masalah yang di pilih
penulis dalam paper ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja
5
Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh
mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan
tugasnya untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam
melaksanakan setiap pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis melakukan penelitian atau pembahasan ini adalah :
1. Untuk melihat secara langsung hubungan teori kesekretariatan diperoleh
penulis selama kuliahdan terhadap praktek yang dilakukan seorang sekretaris
di PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk dalam melaksanakan tugasnya.
2. Untuk dapat mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan
3. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapian tujuan
perusahaan.
D. Manfaat penelitian
1. Dengan melakukan suatu penelitian akan menambah wawasan dalam bidang
kesekretariatan
2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana perilaku
seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.
3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan
pengetahuan tentang tugas-tugasnya.
E. Metode Penelitian Lokasi penelitian
PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III Jl.
Dengan paper ini penulis menggunakan metodologi penelitian dengan cara
sebagai berikut :
1. Sumber Data
a. Data primer
Penulis dapat mengadakan penelitian berusaha memperoleh data yang
diperoleh dari data yang sudah tersedia di perusahaan dimana penulis
riset.
b. Data sekunder
Data yang diperoleh atau yang dikumpulkan oleh orang yang melakukan
penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya
diperoleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu.
2. Teknik Pengumpulan Data
a. Interview
Yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang
berwenng yang memberikan dalam memberikan data yang berkaitan
dengan masalah-masalah penulis ajukan
b. Studi Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan
studi perpustakaan yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku,
untuk masalah-masalah yang dibahas.
3. Metode Analisis
Metode ini mempunyai pilihan untuk digunakan dalam penelitian antara lain:
a. Metode Deskriptif
Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok
7
peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari peneliti deskriptif ini adalah
untuk membuat deskriptf, gambaran secara sistematis, aktual dan akurat
mengenai fakta- fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki ( Nazir, 2003:54)
b. Metode Deduktif
Metode deduktif adalah bagaimana cara mengambil kesimpulan khusus
yang berlaku umum diperusahaan berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran.
F. Jadwal Kegiatan
[image:17.595.115.517.437.590.2]Tabel jadwal kegiatan di lihat sebagai berikut
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN April Mei Juni
IV I II III IV I II
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Sumber : Penulis (2015)
Pada tahap penyusunan Tugas Akhir, dimulai dari persiapan, pengajuan
G. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika pembahasan Tugas Akhir ini, terdiri dari empat bab
dan mencakup beberapa sub bagian didalamnya yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, Metode penelitian, jadwal penelitian dan
sistematika penelitian.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi uraian tentang gambaran umum PT
Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk tempat mahasiswa
melakukan magang/praktek kerja lapangan, sejarah singkat PT.
Perusahaan Gas Negara, kegiatan usaha, struktur organisasi,
dan uraian teoritis.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini akan di bahas tentang tempat dan waktu penelitian
dan segala sesuatu yang berhubungan dengan yang diteliti.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan penulis, dan
manfaat yang didapatkan dalam penelitian yang telah
dilakukan oleh penulis serta akan berisi saran-saran yang akan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk
PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk atau ssering disebut PGN
dengan kode transaksi Perdagangan Bursa Efek Indonesia “PGAS” Perusahaan
berasal dari perusahaan swasta Belanda yang bernama Firma L.J.N. Eindhoven &
Co. Gravenhage pada tahun 1859. Kemudian pada tahun 1950, pada saat diambil
alih oleh Pemerintah Belanda, Perusahaan diberi nama NV. Netherland Indische
Gaz Maatschapij (NV.NIGM). Pada tahun 1958, saat diambil alih oleh
Pemerintah Republik Indonesia nama Perusahaan diganti, menjadi BPU – PLN
pada tahun 1961.
Kemudian pada tanggal 13 Mei 1965 berdasarkan Peraturan Pemerintah
No.19/1965, Perusahaan ditetapkan sebagai perusahaan Negara dan dikenal
sebagai Perusahaan Gas Negara (PGN). Kemudian berdasarkan Peraturan
Pemerintah No.27 Tahun 1984, perseroan berubah status hukumnya Perusahaan
Negara (PN) menjadi perusahaan umum (perum). Setelah itu,status Perusahaan
diubah dari Perum menjadi Perusahaan Terbatas yang dimiliki oleh Negara
berdasarkan Peraturan Pemerintah No.37 tahun 1994 dan Akta Pendirian
Perusahaan No.486 tanggal 30 Mei 1996 yang diaktakan oleh notaries Adam
Kasdarmaji SH. Seiring dengan perubahan status perseroan berubah menjadi
perusahaan terbuka, anggaran dasar perusahaan diubah dengan Akta Notaris No.5
Fathiah Helmi SH tanggal 13 November 2003, yang diantara lain berisi tentang
Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam surat keputusan
No C-26467 HT.01.04 Th 2003 tanggal 4 November 2003, dan diumumkan dalam
Berita Negara Republik Indonesia dengan No. 94 Tambahan No. 11769 tanggal
24 November 2003.
Pada tanggal 5 Desember 2003, Perusahaan memperoleh pernyataan
efektif dari Badan Pegawas Pasar Modal untuk melakukan penawaran umum
saham perdana kepada masyarakat sebanyak 1.296.296.000 saham. Yang terdiri
dari 475.309.000 saham dari investasi saham Pemerintah Republik Indonesia,
pemengang saham perseroan dan 820.987.000 saham baru.
Sejak itu nama resmi Perusahaan menjadi PT.Perusahaan Gas Negara
(persero) Tbk. Saham Perusahaan telah dicatatkan di Bursa Efek Jakarta dan
Bursa Efek Surabaya pada tanggal 15 Desember 2003 dengan kode transaksi
perdagangan “PGAS”.
PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. ini menempati posisi ke-1915
dari 2000 perusahaan terbaik di dunia dan menempati posisi ke-8 terbesar di
Indonesia.PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Distrik Medan merupakan
perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi/penyaluran gas alam sebagai
bahan bakar,baik untuk Konsumen Industri,Komersil maupun Rumah Tangga.
Perusahaan ini mendistribusikan gas alamnya melalui jaringan pipa gas.
Perusahaan ini mengembangkan tugas sebagai pelaksanaan pendistribusian gas
bumi dengan meningkatkan kemampuannya secara instusional sesuai dengan
11
B. Nilai Budaya Perusahaan (PGN)
PGN telah menerapkan budaya perusahaan dengan asas “ProCISE”.
PGN memiliki komitmen yang kuat guna mendorong keberhasilan implementasi
budaya perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan
“ProCISE” sebagai asas budaya perusahaan yang menjadi paduan berperilaku
bagi instan PGN dalam kehidupan sehari-hari. ProCISE terdiri dari lima nilai,
yaitu :
1. Professionalisme (Profesionalisme) 1.1. Kompeten di Bidangnya. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. memberikan hasil kerja terbaik dengan didukung kompetensi yang
memadai.
b. Senantiasa meningkatkan kompetensi diri sesuai tuntutan pekerjaan.
c. Berani menyampaikan gagasan/pandangan konstruktif sesuai dengan
bidang keahlian yang saya miliki.
1.2. Bertanggung Jawab. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Selalu bekerja tuntas serta bertanggung jawab atas tindakan yang saya
ambil.
b. Berani mengambil keputusan sesuai tanggung jawab dan wewenang
yang diberikan.
2. Penyempurnaan Terus Menerus/Continuous Improvement 2.1. Kreatif dan Inovatif.
Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Mampu mengantisipasi adanya peluang dan perubahan lingkungan
usaha.
b. Mampu mengidentifikasi dan mengembangkan peluang
penyempurnaan guna mengoptimalkan proses kerja yang lebih efektif
dan efisien.
c. Senantiasa berupaya mencari terobosan-terobosan baru yang bernilai
tambah.
2.2. Adaptif Terhadap Perubahan. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Mampu melihat manfaat perubahan baik bagi diri sendiri, unit kerja
dan perusahaan.
b. Berkomitmen untuk beradaptasi terhadap perubahan.
c. Berinisiatif untuk melaksanakan perubahan yang memiliki nilai
tambah.
3. Integritas / Integrity
3.1. Jujur, Terbuka dan Berpikir Positif. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Selalu berkata dan bertindak sesuai dengan kondisi yang sebenarnya
(sesungguhnya).
b. Selalu mengutamakan kepentingan perusahaan dan tidak melakukan
13
c. Selalu terbuka terhadap masukan, pendapat dan kritik.
3.2. Disiplin dan Konsisten. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Selalu mematuhi kebijakan, sistem, prosedur dan ketentuan lainnya
yang berlaku.
b. Teguh dalam memegang prinsip sesuai dengan kaidah dan norma yang
berlaku.
c. Selalu melaksanakan komitmen yang sudah disepakati.
4. Keselamatan Kerja / Safety
4.1. Mengutamakan Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Selalu mematuhi ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja.
b. Senantiasa memelihara seluruh sumber daya perusahaan dalam rangka
menjaga kelangsungan usaha perusahaan, keselamatan dan kesehatan
kerja.
c. Mengambil tindakan preventif untuk memastikan tingkat keselamatan
dan kesehatan kerja.
4.2. Peduli Lingkungan Sosial dan Alam. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Peka dan peduli terhadap situasi dan kondisi perubahan lingkungan
b. Selalu berperan aktif dan berkontribusi terhadap perbaikan lingkungan
5. Pelayanan Prima / Excellent Service
5.1. Mengutamakan Kepuasan Pelanggan. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Memahami betul kebutuhan dan harapan pelanggan.
b. Selalu melayani dengan tulus, ramah dan santun.
c. Selalu memberikan pelayanan terbaik bahkan melampaui harapan
pelanggan.
5.3. Proaktif dan Cepat Tanggap. Setiap Insan PGN berperilaku :
a. Selalu proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan spesifik pelanggan
dan memelihara hubungan baik dengan pelanggan.
b. Selalu cepat tanggap dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
Sumber :
C. Kegiatan Usaha Perusahaan
Sebagai penyedia Utama Gas Bumi, PGN memiliki dua bidang usaha yaitu
distribusi (penjualan) dan transmisi (transportasi) gas bumi melaui jaringan pipa
yang tersebar di seluruh wilayah usaha. Usaha distribusi meliputi kegiatan
pembelian gas bumi dari pemasok dan penjualan gas bumi melalui jaringan pipa
distribusi ke pelanggan rumah tangga, komersial dan industri. Sedangkan usaha
transmisi merupakan kegiatan pengangkutan (transportasi) gas bumi melaui
jaringan pipa transmisi dari sumber-sumber gas ke pengguna industri.
a. Kegiatan Usaha Distribusi
PGN mendistribusikan produk gas bumi melalui jaringan pipa
15
sebesar 81% dari total pendapatan yang diperoleh pada tahun 2004. PGN
merupakan pelaku utama dalam kegiatan usaha distribusi gas di Indonesia
dengan pangsa pasar sebesar 94%. Jaringan layanan mencakup delapan kota
utama di Indonesia yaitu Jakarta, Bogor, Cirebon, Palembang, Surabaya,
Medan, Batam dan Pekan Baru yang didukung oleh jaringan pipa distribusi
sepanjang 3.097 km dengan kapasitas sebesar 831 MMSCFD. Pasokan Gas
dan Kontrak pembelian sebelum diberlakukan UU Migas No. 22/2001, PGN
memperoleh pasokan gas bumi terutama dari Pertamina DOH Cirebon dan
BP Muara Karang untuk memenuhi kebutuhan pasar gas bumi diwilayah
distribusi Jawa Bagian Barat. Sedangkan untuk wilayah distribusi Jawa
Bagian Timur memperoleh pasokan gas bumi dari EMP Kangean dan
Lapindo Brantas, untuk wilayah distribusi Sumatera Bagian Utara
memperoleh pasokan gas bumi dari Pertamina DOH Pangkalan Brandan.
Setelah diberlakukan UU Migas No. 22/2001, PGN memperoleh pasokan
gas bumi secara langsung dari produsen gas bumi secara langsung dari
produsen gas bumi antara lain Pertamina, BP Indonesia, Lapindo Brantas,
Conoco Phillips. Kontrak pembelian gas bersifat jangka panjang antara 10
tahun sampai dengan 20 tahun. Perjanjian pembelian gas bumi jangka
panjang dimaksudkan untuk mendapatkan jaminan pasokan gas bumi secara
lebih pasti secara lebih pasti agar kualitas pelayanan perusahaan kepada
pelanggan dapat terpenuhi dengan lebih baik. Dalam rangka penetrasi pasar
ke wilayah yang menjadi target perusahaan, maka daerah layanan pasar
dibagi menjadi tiga wilayah distribusi, sebagai berikut :
1. SBU Distribusi Wilayah I, mencakup area Sumatera Selatan,
2. SBU Distribusi Wilayah II, mencakup area Jawa Timur.
3. SBU Distribusi Wilayah III Sumatera Utara, Riau (Pekanbaru), dan
Kepulauan Riau (Batam).
b. Kegiatan Usaha Transmisi
Kegiatan usaha transmisi meliputi transportasi gas bumi dari
lapangan gas milik produsen melalui jaringan pipa transmisi bertekanan
tinggi kestasiun penyerahan pembeli. Dalam kapasitasnya sebagai
pengangkut gas bumi dari produsen ke konsumen , PGN memperoleh
pendapatan jasa transportasi (Toll Free). Khusus untuk melayani PLN
Panaran (Batam), selain mendapat jasa transpostasi, perusahaan bertindak
sebagai penjual gas bumi.
PGN mengoperasikan jaringan pipa transmisi panjang 1.074 km
dengan kapasitas sebesar 887 MMSCFD dan tingkat utilisasi sebesar 54 %.
Kapasitas ini mewakili sekitar 47% pangsa pasar kegiatan usaha transmisi di
Indonesia. Jangkuan layanan transmisi PGN meliputi ruas Grissik-Duri dan
Grissik-Singapura dilakukan oleh anak peusahaan PGN yaitu Transportasi
Gas Indonesia (Transgasindo).
D. Visi Dan Misi PGN
Untuk menghadapikompetisi usaha dimasa depan, PGN telah menerapkan
visi dan misi perusahaan. Berikut ini visi dam misi PGN :
Visi
17
Misi
Meningkatkan nilai tambah Perusahaan bagi stakeholder melalui:
1. Penguatan bisnis inti di bidang transportasi, niaga gas bumi dan
pengembangannya.
2. Pengembangan usaha pengolahan gas.
3. Pengembangan usaha jasa operasi, pemeliharan dan keteknikan yang
berkaitan dengan industri migas.
4. Profitisasi sumber daya dan aset perusahaan dengan mengembangkan
usaha lainnya.
E. Struktur Organisasi
Pembuatan struktur organisasi dalam perusahaan mulak harus dilakukan
oleh pemimpin perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpah tindih
(over lapping). Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu
memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada dalam
perusahaan dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah dan kepada
siapa seseorang bertanggung jawab.
Dengan adanya struktur organsasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi
yang efektif di antara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi. Oleh
karena itu, struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan
kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.
Struktur Organisasi Perusahaan Gas Negara merupakan struktur organisasi
garis dan staff, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara
pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat
diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan
perusahaan dapat dicapai.
21
F. Uraian Teoritis
Adapum uraian teoritis, khususnya pada unit kerja Administrasi dan Sumber
Daya Manusia sebagai berikut :
1. Assistant Manager Sumber Daya Manusia dan Administrasi
1.1 Tujuan Jabatan
Pengelolaan kegiatan di bidang Sumber Daya Manusia dan
Administrasi dalam rangka pengawasan dan pengendalian proses
pembinaan dan pengembangan Sumber Daya Manusi, Administrasi
ketenagakerjaan dan Hubungan Industrial, Kesekretariatan, serts
layanan umum di perusahaan.
1.2 Tanggung Jawab Utama
a. Mengkoordinir penyusunan rencana kerja dan anggaran bidang
Sumber Daya Manusia dan Administrasi.
b. Menyetujui perhitungan dan administrasi pajak penghasilan.
c. Memonitor pelaksanaan surat-menyurat dan laporan-laporan
kegiatan unit kerja di perusahaan.
d. Memonitor pelaksanaan Tata Laksana Surat dan Kearsipan.
e. Memonitoring pelaksanaan uraian jabatan dan mengelola usulan
penyempurnaan uraian jabatan
f. Mengkoordinir kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja
serta pengwasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.
g. Memonitoring proses pendidikan dan metoring sisiwa calon
pekerja di perusahaan
i. Mengelola usulan penilaian pekerja dan perubahan upah dasar (
pindah golongan )
j. Mengkoordinir dan mengevaluasi usulan rotasi, mutasi, dan
promosi
2. Senior Suvervisor Pengembangan SDM
2.1 Tujuan Jabatan
Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang
pengembangan SDM dalam rangka pengendalian organisasi
dan tata laksana, perencanaan, pengadaan, pembinaan dan
pengembangan pegawai, pengelolaan sasaran kerja individu
dan sistem penilaian kerja pegawai, pelaksanaan pendidikan
dan latihan serta pemeliharaan sistem informasi kepegawaian.
2.2 tanggung Jawab Utama
a. mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang
pengembangan SDM.
b. Mengevaluasi kegiatan penyempurnaan uraian jabatan.
c. Mengevaluasi kegiatan perencanaan kebutuhan rencana
kerja serta pengawasankegiatan rekrutmen dan seleksi
pekerja.
d. Mengealuasi kegiatan pendidikan dan metoring siswa calon
pekerja sampai dengan menjadi pekerja.
e. Mengkoordinir pmbuatan SKI serta rapat konsolidasi PKP.
f. Mengevaluasi usulan rotasi, mutasi dan promosi i
23
g. Mengevaluasi penyusunan potential mapping.
h. Mengevaluasi pemberian reward dan punishment serta
melakukan konsuling terhadap pekerja bermasalah dan
memonitoring terhadap pekerja berprestasi.
i. Mengevaluasi penyusunan analisa BAP kompentensi dan
training need pegawai.
j. Mengevaluasi dan mengkoordinir penaganan keluhan
pekerja dan kegiatan survey kepuasan kerja.
k. Mengevaluasi kegiatan SDM distrik dan laporan statistik
pegawai.
l. Mengevaluasi pemeliharaan data Sistem Informasi
Kepegawaian ( SIMPEG ).
m. Mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan latihan serta
penyusunan evaluasi.
3. Senior Supervisor Ketenagakerjaan
a. Tujuan Jabatan
Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang
ketenagakerjaan dalam rangka pengendalian peraturan perusahaan,
pelaksanaan masalah ketenagakerjaan ( hubungan industrial ),
pelaksanaan sistem renumerasi, pelayanan kesejahteraan dan
kesehatan pegawai, administrasi penggajian, pengurusan Jamsostek
dan asuransi, pelayanan pensiun, fasilitas jabatan, serta pelayanan
b. Tanggung Jawab Utama
a. mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang
ketenagakerjaan di perusahaan.
b. Mengevaluasi perhitungan dan administrasi pajak
penghasilan ( PPH 21 ).
c. Mengevaluasi kegiatan penaganan kontrak kerja PKWT
dan RKWT.
d. Mengevaluasi administrasi penilaian pekerja dan perubahan
upah dasar ( pindah golongan ).
e. Mengevaluasi perhitungan peningkatan/ penurunan imbal
jasa bagi pekerja yang menerima reward/ punishment.
f. Mengevaluasi administrasi perhitungan penggajian, bonus,
THR, TAMB Kesejahteraan pegawai di perusahaan.
g. Mengevaluasi ( verifikasi ) perhitungan pembayaran biaya
kesehatan, apotik dan jaminan rumah sakit.
h. Monitoring perhitungan hari cuti, cuti tahunandan cuti
tambahan pegawai.
i. Monitoring administrasi data-data Jamsostek.
j. Mengevaluasi kegiatan penyelesaian permasalahan
hubungan industrial.
4. Senior Supervisor Administrasi Umum
4.1 Tujuan Jabatan
Pelaksanaa analisa dan evaluasi kegiatan di bidang
25
kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor, pengelolaan kegiatan keamanan dan K3 (
Keselamatan, dan Kesehatan Kerja ) non jaringan di
perusahaan keprotokolan, pengelolaankegiatan yang terkait
dengan layanan umum lainya serta pemeliharaan pedoman
kesekretariatan di tingkat wilayah.
4.2 Tanggung Jawab Utama
a. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang
administrasi umum di perusahaan.
b. Mengevaluasi kegiatan surat-menyurat dan laporan-laporan
kegiatan unit kerja.
c. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Tata Laksana Surat dan
kearsipan.
d. Mengevaluasi administrasi SPPD pekerja.
e. Mengevaluasi penyelesaian sertifikat tanah, PBB,
sewa-sewa dan tagihan-tagihan.
f. Mengevaluasi kegiatan penyediaan akomodasi, transportasi,
dan BBM.
g. Mengevaluasi kegiatan pengendalian dan pemeliharaan
HBB dan Inventaris kantor.
h. Mengevaluasi pelaksanaan keprotokolan.
i. Mengevaluasi proses pemeliharaan sarana dan prasarana
j. Mengevaluasi pengelolaan keamanan, keselamatan dan
kesehatan kerja non jaringan.
5. Off. III/ Spec. II Kesekretariatan
5.1 Tujuan Jabatan
Pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan
kesekretariatan serta pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan
di bidang administrasi umum dalam rangka pengendalian
sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, pemeliharaan
saranadan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan jasa
akomodasi dan trasportasi, pengelolaan kegiatan keamanan,
keselamatan, dan kesehatan kerja non jaringan di peruahaan,
keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan
layanan umum lainnya serta pemeliharaan pedoman
kesekretariatan di tingkat wilayah.
5.2 Tanggung Jawab Utama
a. Menganalisa persiapan data untuk penyusunan konsep
rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.
b. Menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat
masuk/ keluar dan laporan laporan serta
pendistribusiannya.
c. Menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat
dan Kearsipan.
d. Menganalisa pelaksanaan pengelolaan sistem kearsipan
27
e. Menganalisa pelaksanaan administrasi penyelesaian
tagihan pengiriman surat/ dokomen, surat kabar dan
jaminan.
f. Menganalisa pelaksanan kegiatan keprotokolan untuk
A. Pengertian Sekretaris
Dengan bertambah luas dan banyaknya tugas seorang pimpinan saat ini,
menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang dapat
diandalkan dan mampu melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk
mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya, serta memahami seluruh masalah
yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas. Untuk menjamin kecermatan dan
kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik,
terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan.
Menurtut Nurasih dan Rahayu ( 2014 : 11 ) istilah sekretaris berasal dari
bahasa latin, yakni secretum yang berarti rahasia dan secretarium, yang berarti
seseorang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang rahasia. Maka
sekretaris ialah seseorang yang dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau
pegawai yang bertugas menagani hal yang bersifat rahasia.
Untuk lebih jelas mengenai defenisi sekretaris, di bawah ini disajikan oleh
beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut :
a. Menurut Nanassy and Salden ( 2011:2 )
Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang
lebih bertanggung jawab dari pada seseorang stenonographer dan
tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan
dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan,
surat-29
surat.seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu
administrasi atau pimpinan muda.
b. Menurut Wursanto ( 2006 : 1 )
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan
kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau
pimpinannya.
c. Menurut Braum dan Remon ( 2002 : 24 )
Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan
yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu,
memeriksa atau mengigatkan kepala atau pimpinannya mengenai
kewajibanya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak
kewajiban linya berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala
atau pimpinan.
Dari beberapa definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa
sekretaris adalah pembantu pimpinan atau orang yang bertanggung jawab
menyiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhungungan dengan
administrasi perkantoran, agar perusahaan dapat menalankan perusahaannya
dengan lancar.
Ratnawati dan Sunarto ( 2006 : 4 ) Sekretaris dapat dibedakan menjadi
beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya, yang terdiri dari tiga aspek
yaitu :
1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab :
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat dari
Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi,
membuat keputusan, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi,
mengadakan pengawasan,melakukan penyempurnaan organisasi dan tata
kerja, dan melakukan hal-hal yang perlu demi kemajuan organisasi.
Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah
dan intruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan
tugasnya sebagai manager, karena dia juga memiliki wewenang dalam
fungsi menejemen demi tercapainya tujun dan cita-cita organisasi secara
keseluruhan.
Contoh : Sekrtaris Jenderal, Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan.
a. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi terdiri dua macam, yaitu :
1. Sekretaris pribdai (private / personal secretary )
Sekretaris pribadi (private/personal secrtary) adalah seseorang yang
dipekerjakan dan digaji untuk membantu menanggani pekerjaan dan
urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat kerjanya dapat
di kantor yang terpisah tinggal orang yang mempekerjakannya, tetapi
juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya. Sekretaris pribadi
bukan karyawan atau staff perusahaan atau yayasan, tetapi tenaga
orang yang mempekerjakan dan menggajinya.
Contoh : Sekretaris pribadi seorang penggarang novel, seorang bintang
film, seorang tokoh masyarakat.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorng pembantu pimpinan yang bertugas
31
atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah
karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan,
organisasi, atau yayasan yang menggangkat dan menggajinya. Dia
melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas
pimpinan yang dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya.
Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.
membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut
sebagai sekretaris pribadi.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja :
a. Sekretaris Yunior
sekretaris yunior berasal dari kata juvenis yang berarti muda. Yunior
berarti lebih muda. Kata yuniorditambahkan pada kata sekretaris untuk
menunjukkan bahwa sekretaris itu lebih muda dalam masa kerja,
pengalaman, dan mungkin kemampuan kerjanya dibandingkan dengan
sekretaris yang senior, yang lebih tua.
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belom lama diterima
kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai
banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup pengetahuan
tentang seluk-beluk kesekretarisan. Sekretaris yunior juga dapat berarti
sekretaris yang kemampuannya terbatas. Karena keterbatasan mata,
pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris yunior dalam
pekerjaanya masih diberi bimbingan dan di serahi tugas yang terbatas.
Misalnya : menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan,
b. Sekretaris senior
Kata senior dari kata latin senexyang berarti tua. Kata senior yang berarti
tua. Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah mempunyai
kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai
cukup pengalaman bekerja. Oleh karena itu, sekretari senior juga dianggap
sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat
menangani tugas beserta segala permasalahannya dengan baik.
Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh
pribadi ( dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan) beserta segala
urusannya tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya ( dalam
hal sekretaris pimpinan ).
3. Berdasarkan Spesialisasi
a. Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpinan dan
mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bisang hukum, medis, teknik.
Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan
pemikiran atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola
bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki
pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada
umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris
dalam bidang tertntu.
B. Pengertian Peranan Sekretaris
Peranan berasal dari kata peran. Peran memiliki makna yaitu seperangkat
33
kamus bahasa indonesia peranan adalah bagian dari tugas utama yang harus
dilaksanakan.
Menurut Poerwandarminta dalam saiman (2002 : 37) peranan adalah suatu
yang menjadi bagian atau yang memengang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang
dapat menentukan terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya.
Menurut usman (2001 : 4) peranan adalah terciptanya serangkaian tingkah
laku yang saling berkaitan dalam suatu situasi tertentu serta berhubungan dengan
kemajuan perubahan tingkah laku.
Menurut penulis peranan adalah suatu tindakan yang dilakukan dalam
organisasi baik secara individu maupun bersama-sama yang dapat menimbulkan
peristiwa.
Peran adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang
diharapkan dari seseorang sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab,
keadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda. Peran yang dipegangnya berporos
pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan
tempat dimana dia bekerja. Dalam setiap lembaga : perusahaan, organisasi,
yayasan terdapat dua kegiatan utama.
Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai
tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi,distribusi dan pembiayaan.
Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya.
Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personlia, pembukuan,
penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain-lain.
Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama
ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua. Peran sekretaris
adalah peran pendukung (supportive). Tujuan langsung pelaksanaan peran
sekretaris adalah mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan
baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,
karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu
lembaga mencapai tujuannya.
Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas-tugas
pimpinan, antara lain sebagai berikut :
a. Pusat Informasi
Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus
mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri.
Contoh : Mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan
dengan pemasaran.
Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Peran Strategi
Peran strategi adalah peran yang diharapkan dapat memberikan
pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara
jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi
baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai
penjaga rahasia perusahaan.
2. Peran Ternis
Peran teknis adalah peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja
pimpinan. Aktifitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada
pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan
35
3. Peran Pendukung
Peran pendukung adalah peran yang diharapkan dapat memberikan
pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai
dengan pendistribusian informasi.
b. Penerima Telepon
Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara
berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan
dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik.
c. Perantara atau Penghubung
Adalah bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara pimpinan
dan pegawai lainnya atau sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar
instansi sehingga diperlukan komunikasiyang baik antara sekretaris dan
pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara
berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi
pencapaian tujuan perusahaan.
Adapun peranan sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk :
Yaitu peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan, karena
tanpa seorang sekretaris pimpinan akan kesulitan atau kewalahan dalam
melakukan pekerjaanny. Peranan sekretaris sebagai pusat informasi, penerima
telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan
pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, dan sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
Gas Negara (persero) Tbk adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi,
sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara dan penghubung.
Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang dapat meningkatkan
kinerja pimpinan. Pekerjaan sekretaris yang menyalurkan informasi kepada
pimpinan dengan jelas akan sangat membantu pimpinan untuk menjalankan
tugasnya dengan baik, karena akan memberikan pengaruh yang positif.
Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris
menerima informasi yang disampaikan memalui telepon sekretaris harus dapat
menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak
mengecewakan pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, sekretaris harus selalu
mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak merugikan perusahaan atau
orang lain.
Peran sekretaris sebagai perantara atu penghubung sama dengan bagaimana
cara sekretaris berkomunikasi, karena komunikasi yang baik dan sopan yang
dilakukan oleh sekretaris akan berpengaruh oleh perusahaan. Maka sekretaris
harus menguasai teknik dalam berkomunikasi agar tidak ada kesalahan dalam
memberi informas antara pimpinan dengan pegawai.
Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahan
karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang ditetapakan tergantung dari
kinerja sekretaris.sekretaris mempunyai peranan yang sangat peting terhadap
kelancaran dan kemajuan perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus memiliki
kinerja yang baik. Kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada
kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan. Jika sekretaris mempunyai kinerja
yang baik, maka dapat memperbaiki kualitas hasil kerja di perusahaan sehingga
37
C. Syarat-syarat Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat
tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan dengan
sebaik-baiknya. Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan,
maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempanya bekerja.
Syarat yang dimiliki sekretaris adalah syarat kemampuan kerja, Sekretaris
yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu
harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di
samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri
Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris yaitu :
1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA)
ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya terampil dalam
mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun
laporan-laporan dan sebagainya
3. Menguasain bahasa indonesia yang baik dan benar, bahasa inggris dan bahasa
asing lainyya.
4. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari
Sedangkan syarat menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua
macam yaitu :
1. Syarat-syarat Umum
Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap
a. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang
berhubungan dengan :
1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi
berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan
tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif.
Sikap yang diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan
kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain
dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan
perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat
dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan
tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul
dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan
dan situasi apa pun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu
syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap
calon pelamar/pegawai.
6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu
menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan
39
b. Sikap dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai
perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar
perusahaan) yang berhubungan dengan pimmpinannya. Mengingat tugas
sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki
kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah
laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:
1) Sopan dan ramah
2) Dapat dipercaya
3) Dapat bekerjasama
4) Setia
5) Cepat dan rajin
6) Penuh perhatian
7) Baik hati
8) Bijaksana
9) Penuh inisiatif
10) Objektif
c. Kecakapan Pribadi
Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti
diuraikan di atas, juga diterima untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.
Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:
1. Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan
bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat
2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan
untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3. Inisiatif; prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari
atasan.
4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat
mana pun.
6. Loyalitas kepada perusahaan/instansi yang bersangkutan.
2. Syarat-syarat Khusus
Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau
keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang mencakup
sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
yaitu:
1) Kemampuan menangani telepon
2) Kemampuan menangani tamu
3) Kemampuan mengelola kas kecil
4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
5) Kemampuan menangani dikte
6) Kemampuan mengatur pertemuan/rapat
7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8) Kemampuan mengelola dokumen
9) Kemampuan menangani telepon
41
Syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah
sesuai dengan teori yang telah dibahas hanya saja perlu ditambahkan adanya
kemampuan teknis dan keterampilan untuk menjalankan pekerjaanya. Walaupun
demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat
seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang baik, handal, dan
profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap dan keterampilan sajanamun
semuanya harus didukung disiplin kerja yang tinggi.
Disini penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara
sudah cukup memenuhi kriteria.
D. Tugas-Tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya
sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimoan rahasian.
Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pribadi atau
surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya,
seerti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal
rapat, menyusun acara sehari-hari pimpinan, dan sebagainya.
Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata
usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan
tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam
Adapun tugas-tugas sekretaris adalah:
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu
instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus
dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Tugas rutin meliputi:
a. Menyusun/membuat surat (korespondensi)
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
f. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain
2. Tugas Khusus
Adalah tugas yang dilakukan tidak setiap hari oleh sekretaris, tetapi hanya
dilakukan oleh sekretaris apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang
dimaksud tugas disini yaitu pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi, akan
tetapi harus dilakukan dengan baik.
Tugas khusus sebagai berikut :
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
b. Menyiapkan perjalanan dinas
c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi
luar
d. Membuat agenda kegiatan pimpinan
43
3. Tugas Kreatif
Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh
pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu
tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban
pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya.
Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:
a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan
berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.
b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap
kurang dan perlu disempurnakan.
c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut diri dan
kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk
menyempurnakan.
d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/
pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang
bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan
apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan
lagi apakah dapat dilaksanakan atau tidak.
Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil
c. Pemantapan kepribadian
d. Efisiensi kerja
f. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi
sekretaris
g. Memahami peraturan/ keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan
lain-lain.
Adapun tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah
seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan yang memiliki fungsi sebagai
pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang sekretaris
dalam bidang apapun , sangat kompleks sehingga harus dapat menyesuaikan diri
dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.
Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yanf
berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Mengigat
tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan
tugas pekerjaan pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk,
meliputi :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau
gambaran tugas (job description) sesuai dengan ketentuan dan prosedur
yang telah ditetapkan di perusahaan.
Tugas-tugas rutin di PT. Perusahaan Gas Negara mencakup :
a. Surat-menyurat baik internal maupun eksternal (surat masuk/surat
keluar)
b. Merekap reimbursmen obat dan tagihan telepon pegawai
c. Menerima telepon internal atau eksternal yang berhubungan dengan
45
d. Menulis notulen
e. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipannya
f. Mengatur perjalanan dinas pegawai ( form perjalanan dinas dan
penyelesaian perjalanan dinas)
2. Tugas khusus
Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan
karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau
karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut
diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan.
Tugas khusus sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara meliputi :
a. Melayani segala kebutuhan pimpinan
b. Mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan
c. Mengatur perjalanan dinas pimpinan
d. Mengatur korespondensi pribadi atau rahasia
e. Membuat atau menyelenggaarakan perjanjian pimpinan dan
mencatatnya
f. Mencari dan memilih souveniruntuk para relasi
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan dengan inisiatif sendiri,
tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris pada
PT. Perusahaan Gas Negara melakukan pekerjaan atas pertimbangan
sekretarisnya itu sendiri, perlu atau tidak perlunya dikerjakan guna untuk
membantu pimpinan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan
alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat
dihubungi dengan cepat, baik memalui surat, faximile, telepon, ataupun
melalui internet.
b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering brkunjung untuk
keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat
membedakan antara tamu ruti dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang
tidak pelu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak pelu
melakukannya.
c. Membuat tabel dan grafik tentang hasil (produksi, pemasaran)
sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data
yang diperlukan.
Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas
Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan
prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri
rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan
rapat. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh secara keseluruhan
dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.
E. Sekretaris dan Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan
ekstern dan lingkungan intern.
Adapun dalam lingkungan ekstern sebagai berikut
47
2. Tamu
3. Keluarga pmpinan
Sedangkan lingkungan intern sebagai berikut
1. Pimpinan
2. Rekan kerja atau pun semua yang ada di perusahaan
Menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan
keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional
dalam bekerja dan berperilaku dan memberikan kesan yang baik tentang
perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapakan pula hal tersebut
dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.
Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering
berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris yang mempunyai hubungan kerja yang
lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai lainnya ada yang
merasa iri hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas yang lebih dan gaji
yang lebih tinggi dari pada pegawailainnya.
Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik
dengan pimpinan maupun rekan kerja yang lain. Dengan adanya rekan kerja yang
baik tersebut sekretaris selalu berusaha agar peranannya agar terlaksana dengan
baik, sehingga tugas-tugas yang dilaksanakan dapat mendukung kelancaran kerja
pimpinan yangakhirnya juga mendukung tercapaiya tujuan perusahaan.
Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara dalam menghadapi lingkungan
kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan
hubungan baik, menyesuaikan dengan rekan kerja, tau bagaimana karakter dari
yang sinis. Sehingga walaupun ada masalah dapat diselesaikan dengan baik dan
secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini
tecermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka
penulis mencoba untuk menarik kesimpulan. Adapun kesimpulan yang penulis
dapat kemukakan adalah :
1. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, mempunyai
peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai
pemberi informasi,penerima telepon dan penghubung atau perantara
pimpinan dan pegawai ataupun sebaliknya serta antara pimpinan dengan
pihak luar perusahaan. Pelaksanaa peran sekretaris sudah dilaksanakan
dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan
tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam
melaksanakan tugas dan kewajibanya itu dengan baik sehingga dapat
memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki
kinerja perusahaan.
2. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang
baik dengan pimpinan maupun engan rekan kerjanya. Sekretaris selalu
berusaha menjaga hubungan tersebut dengan baik, salah satunya dengan
tetap memelihara komunikasi yang lancar terhadap orang di dalam atau
pun diluar perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat mendukung
kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya
3. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara
sudah berjalan dengan baik, hal ini terlibat dari pelaksanaan prakteknya
dengan teori-teori yang telah ditetapkan.
B. Saran
Adapun saran yang dapat penulis beriksn untuk lebih mempelancar
pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk
adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan
lagi untuk masa yang akan datang.
2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan
dalam berbaha asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan
berbagai pihak.
3. Seorang sekretaris harus mengetahui kedudukanya, sehingga seorang
sekretaris dapat menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar
perusahaan agar citra seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta
51
DAFTAR PUSTAKA
Mathis, Robert L. John H Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Penerbit Salemba 4.
Nazir. 2005. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Nurasih, Lina. 2014. Manejemen Sekertaris itu gampang Otodidak. Jakarta: Dunia cerdas
Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006, Sekertaris Profesional. Yogyakarta: AMUS
Saiman. 2002. Manejen sekertaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
The Liang Gie. 2009. Administrasi Perkantoran Modren. Yogyakarta: Nur Cahaya
