BAB III PEMBAHASAN
D. Tugas-tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimoan rahasian. Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seerti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari pimpinan, dan sebagainya.
Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam beberapa masalah.
Adapun tugas-tugas sekretaris adalah:
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Tugas rutin meliputi:
a. Menyusun/membuat surat (korespondensi)
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan f. Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain
2. Tugas Khusus
Adalah tugas yang dilakukan tidak setiap hari oleh sekretaris, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris apabila ada intruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud tugas disini yaitu pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi, akan tetapi harus dilakukan dengan baik.
Tugas khusus sebagai berikut :
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat
b. Menyiapkan perjalanan dinas
c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi luar
d. Membuat agenda kegiatan pimpinan
43
3. Tugas Kreatif
Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:
a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan
berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.
b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap
kurang dan perlu disempurnakan.
c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut diri dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk menyempurnakan.
d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/
pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi apakah dapat dilaksanakan atau tidak.
Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil
c. Pemantapan kepribadian
d. Efisiensi kerja
f. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
g. Memahami peraturan/ keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain-
lain.
Adapun tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan yang memiliki fungsi sebagai pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang sekretaris dalam bidang apapun , sangat kompleks sehingga harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.
Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yanf berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Mengigat tugas-tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan tugas pekerjaan pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris di PT.Perusahaan Gas Negara (persero) Tbk, meliputi :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan di perusahaan.
Tugas-tugas rutin di PT. Perusahaan Gas Negara mencakup :
a. Surat-menyurat baik internal maupun eksternal (surat masuk/surat
keluar)
b. Merekap reimbursmen obat dan tagihan telepon pegawai
c. Menerima telepon internal atau eksternal yang berhubungan dengan
45
d. Menulis notulen
e. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipannya
f. Mengatur perjalanan dinas pegawai ( form perjalanan dinas dan
penyelesaian perjalanan dinas) 2. Tugas khusus
Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan.
Tugas khusus sekretaris di PT. Perusahaan Gas Negara meliputi : a. Melayani segala kebutuhan pimpinan
b. Mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan c. Mengatur perjalanan dinas pimpinan
d. Mengatur korespondensi pribadi atau rahasia
e. Membuat atau menyelenggaarakan perjanjian pimpinan dan
mencatatnya
f. Mencari dan memilih souveniruntuk para relasi 3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan dengan inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinanya. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretarisnya itu sendiri, perlu atau tidak perlunya dikerjakan guna untuk membantu pimpinan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.
a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik memalui surat, faximile, telepon, ataupun melalui internet.
b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering brkunjung untuk
keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu ruti dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang tidak pelu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak pelu melakukannya.
c. Membuat tabel dan grafik tentang hasil (produksi, pemasaran)
sehingga pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang diperlukan.
Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan rapat. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.
