BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:
Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi, surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa
surat- (wawancara dengan staff Administrasi PDAM
Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011)
Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
a. Prosedur pengurusan surat masuk
Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap arsip-arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui prinsip satu pintu, tapi terkadang ada
commit to user
43
surat yang diterima sendiri secara langsung oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:
sendiri. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. (Wawancara dengan staff Ahli Administrasi yaitu Ibu Yemmy tanggal 1 Februari 2011).
Semua surat yang datang/masuk diterima oleh satpam baru kemudian disampaikan ke Sub Bagian Administrasi untuk diproses selanjutnya, namun terkadang ada juga kurir surat yang langsung mengantarkan ke Sub Bagian Administrasi. Dalam pencatatannya baik surat masuk maupun surat keluar akan dicatat dengan menggunakan kartu kendali. Dengan adanya pencatatan ini memperlancar proses pengurusan surat selanjutnya, selain itu juga akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau dihasilkan dalam suatu waktu.
Secara detailnya langkah-langkah yang dilakukan dalam prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bagian Administrasi adalah:
1. Menerima naskah dinas atau surat yang diterima dari kantor atau instansi lain baik melalui pengantar atau kurir, pos atau telkom. 2. Meneliti kebenaran alamat naskah/surat dinas tersebut baru
kemudian menandatangani surat pengantar dan satpam mengantar surat tersebut ke Sub Bagian Administrasi.
commit to user
3. Semua surat diterima oleh Staff Administrasi (Bu Yemi) yang kemudian melakukan penyotiran surat yaitu memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Apakah surat itu surat biasa ataukah surat dinas yang bersifat biasa, penting, rahasia.
4. Membuka surat untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop surat dan kemudian dibaca isinya untuk mengetahui kepada siapa surat tersebut disampaikan dan untuk mengkategorikan kode klasifikasi atau kode masalah.
5. Setelah kode masalah diketahui, selanjutnya dilakukan pencatatan pada Agenda surat masuk secara komputerisasi. Pada Agenda surat masuk dilakukan pencatatan perihal kelengkapan surat. Setelah dilakukan pencatatan dalam agenda surat masuk kemudian dicetak menjadi 2 kartu kendali (kartu kendali merah dan kartu kendali kuning) dan 1 kartu disposisi.
6. Baru kemudian Staff Administrasi menyerahkan surat kepada sekretaris perusahaan dengan menyertakan kartu kendali dan kartu disposisi untuk ditindak lanjuti. Semua surat yang masuk harus diketahui oleh sekretaris perusahaan karena sekretaris bertindak sebagai pengarah surat. Sekretaris perusahaan mengetahui isi surat melalui kartu kendali untuk menentukan apakah surat tersebut harus diajukan ke Direktur Umum, Direktur Teknik, Direktur Utama dan selanjutnya mengisi kartu disposisi dengan menuliskan pada kolom penjelasan. Untuk menentukan kemana surat tersebut diajukan dilihat dari sifat surat tersebut (penting atau biasa).
7. Tahap selanjutnya surat beserta kartu kendali dan kartu disposisi diserahkan ke salah satu direksi untuk ditindak lanjuti disposisinya, jika surat itu penting maka surat bisa langsung
commit to user
45
diserahkan ke Direktur Utama. Untuk surat yang bersifat tidak segera atau tidak penting maka surat dapat diserahkan ke Direktur Umum atau Direktur Teknik. Surat yang masih memerlukan tidak lanjut Direktur Utama maka surat langsung di distribusikan ke direktur utama, tapi jika surat tersebut sudah tidak memerlukan tidak lanjut dari direktur utama maka cukup sampai di direktur umum atau direktur teknik. Direksi akan melakukan pendisposisian surat masuk dengan menuliskan kalimat perintah di kolom laporan/informasi/tanggapan.
8. Apabila surat masuk telah mendapat tanggapan disposisinya dari direksi maka surat dibawa ke Sub Bagian Administrasi lagi. Staff Administrasi membaca tanggapan disposisi untuk ditindak lanjuti sesuai disposisinya. Kartu kendali kuning ditinggal di Sub Bagian Adiministrasi untuk dijadikan arsip. Kemudian surat asli dan kartu kendali merah di distribusikan ke bagian yang yang sesuai dengan disposisi dari direksi.
9. Setelah surat selesai ditindak lanjuti sesuai disposisi baru surat asli diarsipkan di Sub Bagian Adminisrasi.
Setiap surat yang masuk di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk di Sub Bagian Administrasi, berikut gambar skema pengurusan surat masuk di PDAM Surakarta:
Pengurusan surat masuk
Tata aliran surat masuk di PDAM dapat digambarkan melalui bagan berikut ini:
commit to user
Bagan 4.1Proses surat masuk PDAM Surakarta
Sub. Bag. Adm Sekretaris Perusahaan Direksi
Sumber: Sub. Bagian Administrasi
Berdasarkan pengamatan penulis berikut diperoleh data jumlah surat masuk yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta mulai dari bulan Januari sampai Maret yang dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
Menerima Menyortir Mencatat & Mencetak kartu kendali dan disposisi Mendistribusikan surat sesuai disposisi
dari direksi. Mengetahui surat & Mengarahkan surat Menanggapi & Mengisi disposisi
commit to user
47
Tabel 4.1
Jumlah surat masuk sesuai bidang periode Januari-Maret Tahun 2011
Kode Bidang Bulan
Januari Februari Maret
000 Umum 133 137 155 100 Pemerintahan 14 15 13 200 Politik - - - 300 Keamanan - - - 400 Kesejahteraan Masyarakat 25 20 22 500 Perekonomian 15 16 17 600 PU&Ketenagakerjaan 7 13 7 700 Pengawasan - - - 800 Pegawaian 22 23 32 900 Keuangan 13 6 12 Jumlah 229 230 258
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Berdasarkan dari tabel di atas terlihat bahwa surat yang paling banyak ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah surat dari bidang Umum dan yang paling sedikit adalah bidang PU(Pekerjaan Umum)&Ketenagakerjaan. Dari bulan Januari hingga Maret jumlah surat masuk yang diterima dan ditangani paling banyak yaitu pada bulan Maret.
b. Prosedur surat keluar.
Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh PDAM Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait, baik pihak internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam mewujudkan kerjasama yang baik.
commit to user
Berdasarkan dari pengamatan dan wawancara diperoleh kesimpulan bahwa langkah-langkah proses surat keluar di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:
1. Pengetikan naskah surat yang disesuaikan dengan konsep surat yang telah ditetapkan di kantor PDAM Surakarta. Hal ini menjadikan proses pembuatan surat keluar dapat berjalan dengan lancar dan cepat sebab telah ada konsep surat yang ditetapkan.
2. Setelah diketik, diperiksa kemudian diserahkan kepada pimpinan/pejabat berwenang. Setelahnya penandatanganan surat oleh direksi (baik asli maupun tembusan) ditandatangani dengan tanda tangan asli.
3. Surat yang berasal baik dari bagian-bagian lain maupun dari Sub Bagian Administrasi sendiri sebelum dikirim diberikan ke bagian Sub Bagian Administrasi untuk dicatat dalam agenda surat keluar secara komputerisasi. Tetapi untuk mempercepat jalannya proses surat keluar tersebut terlebih dahulu surat dicatat dalam kartu kendali surat keluar. Surat diberikan nomor urut atau nomor indeks serta pembubuhan cap dinas.
4. Surat digandakan dengan difotocopy untuk diarsipkan kemudian yang asli akan dikirim.
5. Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat. 6. Pemeriksaan surat terlebih dahulu mengenai kelengkapan surat
meliputi alamat surat, nomor dan tanggal surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas serta jumlah lampiran jika ada sebelum dimasukan ke dalam amplop.
7. Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop kemudian ditutup dengan lem atau perekat.
8. Apabila surat akan dikirim lewat pos maka harus menempelkan perangko dibagian atas amplop surat secukupnya tapi jika surat
commit to user
49
akan diantar sendiri oleh pihak PDAM Surakarta sendiri maka amplop surat dilampirkan lembar pengantar.
9. Surat dikirim ke bagian atau instansi lain. Setiap surat yang keluar di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas.
Tata aliran surat keluar di PDAM Surakarta dapat digambarkan seperti bagan di bawah ini:
Bagan 4.2
Proses surat keluar PDAM Surakarta Unit kerja internal
kantor PDAM Direksi
Sub Bagian Administrasi
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Jumlah surat keluar yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta periode bulan Januari hingga Maret tahun 2011 dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
Pengetikan naskah surat. Penandatangan surat. Pemberian nomor surat&stempel dan pendistribusian surat
commit to user
Tabel 4.2
Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret Tahun 2011
Kode Bidang Bulan
Januari Februari Maret
000 Umum 81 98 94 100 Pemerintahan 19 20 26 200 Politik - - - 300 Keamanan - - - 400 Kesejahteraan Masyarakat - - - 500 Perekonomian 3 2 - 600 PU&Ketenagakerjaan 8 11 14 700 Pengawasan - - - 800 Pegawaian 28 54 47 900 Keuangan 1 - 1 Jumlah 152 185 182
Sumber: Sub Bagian Administrasi
Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik, Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.
commit to user
51
Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu gedung.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap masalah.
Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah. Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh (10) pokok masalah yang diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut :
000 Umum 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan 400 Kesejahteraan 500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet
commit to user
dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta sebagai berikut:
1) Menyortir arsip
Setelah surat/arsip diperoleh kepastian bahwa surat siap untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsip/surat dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi arsip/surat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu kendali surat masuk.
2) Mengindeks
Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta.
Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat. 3) Penyimpanan Arsip
Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada ordner tersebut.
commit to user
53
