Proses surat keluar PDAM Surakarta

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Bagan 4.2 Proses surat keluar PDAM Surakarta

Proses surat keluar PDAM Surakarta Unit kerja internal

kantor PDAM Direksi

Sub Bagian Administrasi

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Jumlah surat keluar yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta periode bulan Januari hingga Maret tahun 2011 dapat dilihat dari tabel di bawah ini:

Pengetikan naskah surat. Penandatangan surat. Pemberian nomor surat&stempel dan pendistribusian surat

commit to user

Tabel 4.2

Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret Tahun 2011

Kode Bidang Bulan

Januari Februari Maret

000 Umum 81 98 94 100 Pemerintahan 19 20 26 200 Politik - - - 300 Keamanan - - - 400 Kesejahteraan Masyarakat - - - 500 Perekonomian 3 2 - 600 PU&Ketenagakerjaan 8 11 14 700 Pengawasan - - - 800 Pegawaian 28 54 47 900 Keuangan 1 - 1 Jumlah 152 185 182

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik, Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas Penyimpanan Arsip

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.

commit to user

51

Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu gedung.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap masalah.

Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah. Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh (10) pokok masalah yang diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut :

000 Umum 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan 400 Kesejahteraan 500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet

commit to user

dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta sebagai berikut:

1) Menyortir arsip

Setelah surat/arsip diperoleh kepastian bahwa surat siap untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsip/surat dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi arsip/surat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu kendali surat masuk.

2) Mengindeks

Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta.

Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat. 3) Penyimpanan Arsip

Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada ordner tersebut.

commit to user

53

3. Penggunaan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk melaksanakan tugasnya. Terkadang terdapat pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan tertentu sehingga mengharuskannya untuk meminjam arsip tersebut ke Sub Bagian Administrasi.

Di Sub Bagian Administrasi untuk peminjaman tidak ada prosedur peminjaman secara khusus. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan inaktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melalui ketentuan tertentu. Dalam peminjaman tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan, namun jika peminjaman terlalu lama dan arsip akan digunakan oleh penanggung jawab maka peminjam akan diminta untuk segera

untuk mengembalikan arsip yang dipi (Wawancara

dengan Ibu Yemi tanggal 1 Februari 2011).

Dengan demikian peminjaman arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ini belum baik. Tidak ada ketentuan tertentu dalam peminjaman arsip dan dalam peminjaman arsip yang tanpa bukti tertulis seperti kartu peminjaman merupakan suatu kelemahan karena hal ini membuat tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan. Selain itu lama peminjaman arsip tidak akan ditentukan sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.

commit to user

4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor- faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Faktor dari dalam yang merusak dari dalam arsip adalah bahan yang digunakan untuk membuat arsip. Sedangkan faktor yang merusak arsip dari luar arsip yaitu kelembaban udara, serangan serangga.

Kegiatan pemeliharaan arsip di Sub Bagian Administrasi meliputi: a. Pemeliharaan fisik arsip

Pemeliharaan arsip fisik ini dapat berupa perawatan dan penjagaan arsip dengan membersihkannya dari unsur debu yang menempel atau anai-anai dan rayap. Bila ditemukan terdapat jamur arsip-arsip yang lembab/basah dipisahkan dan dikeluarkan dari lemari penyimpanan lalu dikeringkan dengan diangin-anginkan supaya tidak timbul jamur pada kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas maka tempat penyimpanan arsip yaitu filling cabinet dan lemari arsip diberikan bahan-bahan pencegah serangga yaitu kapur barus.

c. Menyimpan kebersihan ruang penyimpanan arsip.

Ruang arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Dalam menjaga kebersihan ruang penyimpanan dilakukan dengan cara lantai disapu dan dipel, sedangkan untuk menjaga kebersihan meja kerja, filling cabinet, lemari arsip, ordner dan peralatan lainnya dari debu dengan menggunakan lap atau sulak.

commit to user

55

d. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tidak lembab dan harus terang. Di Sub Bagian Administrasi dalam mengatur kelembaban udara dan untuk mengurangi banyak debu dengan menggunakan AC. Selain berfungsi mengatur kelembaban udara A.C juga membantu mengurangi banyaknya debu. Intensitas cahaya matahari yang masuk ruangan penyimpanan arsip juga mendapat perhatian dengan menggunakan penerangan dari lampu neon juga cahaya matahari. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung ke tempat penyimpanan arsip jendela-jendela ruangan dibuat menghadap ke utara sehingga tidak menghadap ke arah datangnya matahari. Penerangan lampu digunakan saat malam hari atau bila cuaca mendung. AC di ruangan tidak di hidupkan secara terus-menerus, hanya saat jam-jam kerja.

5. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip karena tidak selamanya arsip harus disimpan terus-menerus dalam tempat penyimpanan. Kegiatan penyusutan arsip untuk memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip. Pengurangan arsip diberlakukan untuk arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif atau daya simpan tertentu. Berdasarkan wawancara diperoleh hasil sebagai berikut:

Rata-rata masa aktif dari arsip yang disimpan di kantor PDAM pada sub bagian administrasi adalah 5 tahun, akan tetapi untuk arsip seperti undangan 6 bulan saja sudah bisa disusut (wawancara dengan Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011).

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara dipindahkan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Tak jauh beda dengan apa yang dilakukan oleh PDAM kota Surakarta hanya saja untuk

commit to user

menyusutkan arsip dengan cara memindahkan arsip dari ruang penyimpanan yang berada di kantor ke gudang arsip yang berbeda lokasi. Bila terjadi kekurangan tempat di lemari penyimpanan untuk menyimpan arsip baru dan juga untuk menghindari penumpukan arsip, pihak Sub Administrasi PDAM Surakarta akan memindahkan arsip dengan daya simpan terlama dari dalam lemari penyimpanan untuk dipindahkan ke gudang arsip yang berlokasi di Kleco. Di gudang tersebut seluruh arsip dari unit kerja masing-masing bagian kantor PDAM Surakarta bercampur jadi satu. Tidak terdapat pula upaya pemeliharaan dan perawatan arsip-arsip di gudang terseut dikarenakan tidak ada petugas khusus yang ditunjuk. Sehingga keadaan arsip-arsip disana sangat kacau karena tidak ditata dengan baik.

6. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip berarti adalah aktivitas menghancurkan secara fisik arsip yang telah habis nilai guna. Untuk dapat melaksanakan pemusnahan arsip diperlukan adanya Jadwal Retensi. Jadwal retensi yaitu suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan/dimusnahkan. Akan tetapi selama ini PDAM Surakarta belum pernah sekalipun melakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan hasil wawancara:

Pemusnahan arsip lazim dilakukan bila retensi arsip inaktif atau nilai guna arsip sudah mencapai 5 tahun sudah bisa dilakukan

pemusnahan, sebelumnya harus dibuatkan berita acara

pemusnahan. Namun selama ini hal tersebut belum pernah

dilakukan aktivitas pemusnahan (wawancara dengan Ibu

Rusmiyatun Staf Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011). Adapun hal-hal yang menyebabkan belum adanya kegiatan pemusnahan arsip yaitu:

1. Tidak ada keberanian dari pegawai yang menangani arsip untuk melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip atas pertimbangan

commit to user

57

tertentu yaitu dikhawatirkan arsip-arsip tersebut masih akan diperlukan dikemudian hari.

2. Pegawai yang menangani arsip bukan tenaga arsiparis yang seutuhnya. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga menangani pekerjaan administratif lainnya sehingga tidak fokus dalam hal pekerjaan kearsipan.

7. Fasilitas Kearsipan

Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan kearsipan yang juga membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksaannya. Fasilitas kearsipan yang tesedia di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:

a. Alat penerimaan surat 1) Baki surat

Baki surat digunakan untuk meletakan surat yang baru saja diterima agar terpisah dengan surat yang sudah lama atau surat yang telah selesai diproses.

2) Gunting, silet atau cutter

Gunting digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan tidak merusak isi surat.

3) Alat tulis

Merupakan alat atau fasilitas kearsipan yang diperlukan untuk mencatat setiap kegiatan.

4) Meja kerja

Meja kerja ini digunakan untuk menulis kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan seperti surat yang masuk di kantor maupun surat balasan untuk instansi yang lain.

commit to user

b. Alat penyimpanan arsip

Alat penyimpanan arsip yang ada di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:

1) Stopmap (map)

adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang bermacam-macam. Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan beberapa stopmap yaitu:

a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan yang paling luas ukuran (21 cmx34cm). Kegunaan stopmap ini untuk menyimpan sementara waktu.

b) Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak mudah lepas.

c) Ordner adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Label untuk tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan di setiap ordner.

2) Sekat/guide

Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah dengan rincian atau sub-sub masalah.

3) Pelubang kertas/perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di dalam ordner.

4) Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk menyimpan arsip. Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci susunannya mulai dari atas ke bawah.

commit to user

59

5) Lemari Penyimpanan Arsip model CRS Manual

CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas sebuah rel. Bagian bawah lemari menggunakan roda sehingga mudah digeser.

c. Alat Pelaksana Korespondensi

Alat pelaksanaan korespodensi adalah alat yang digunakan untuk melaksanakan korespodensi atau surat menyurat. Alat korespondensi yang terdapat di Sub Bagian Administrasi:

1) Komputer

Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file surat dan untuk mengetik surat-surat, laporan-laporan, buku agenda surat masuk dan surat keluar dll. Komputer digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan menghemat waktu.

2) Scanner

Perangkat yang digunakan untuk mengcopy data ke komputer. 3) Printer

Alat untuk mencetak kartu kendali dan kartu disposisi. 4) Mesin Ketik

Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir atau berkas yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer. Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta terdapat 2 jenis mesin ketik yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

5) Stapler.

Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar disposisi.

6) Remover

Remover berfungsi untuk mencabut staples. 7) Mesin fotocopy

commit to user

8) Faximile

Faximile digunakan sebagai alat komunikasi dan sebagai media pengiriman produk surat. Biasanya surat yang dikirim melalui faximile berupa surat yang bersifat segera atau penting.

9) Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk atau keluar, pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Disamping sebagai pencatat surat, kartu kendali berfungsi juga sebagai penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali yang digunakan ada 2 yaitu:

kartu kendali surat masuk digunakan untuk mencatat surat- surat yang masuk.

Gambar 4.1

Kartu Kendali Surat Masuk

Index Kode Nomer Urut

Isi ringkas Dari

Tanggal surat Nomer surat Lampiran

Pengolah Tanggal diteruskan Tanggal terima

Catatan

commit to user

61

kartu kendali surat keluar digunakan untuk mencatat surat- surat yang keluar.

Gambar 4.2

Kartu Kendali Surat Keluar

Index : Kode : Nomor Urut :

Isi ringkas :

Kepada :

Pengolah: Tgl. Surat: Lampiran :

Catatan :

Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta

10)Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti surat yang masuk:

commit to user

Gambar 4.3 Kartu disposisi

Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta 11) Stempel atau cap dinas

Stempel yang digunakan untuk menstempel surat-surat dinas sebagai bukti resmi dari PDAM Surakarta dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain.

commit to user

63

Tabel 4.3

Daftar fasililtas kearsipan

No Nama Fasilitas Jumlah

1 Meja kerja 2 2 Baki surat 2 3 Gunting 2 4 Silet/cutter 2 5 Pelubang kertas/perforator 2 6 Stappler 3 7 Komputer 1 8 Remover 1 9 Printer 1 10 Scanner 1 11 Faximile 1 12 Mesin ketik 2 13 Mesin fotocopy 2 14 Filling kabinet 2

15 Lemari penyimpanan model CRS 1

Jumlah 25

Sumber: Sub Bagian Administrasi

8. Pegawai kearsipan

Pegawai kearsipan haruslah seseorang yang mengetahui seluk beluk dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan. Pegawai yang menangani masalah kearsipan di Sub Bagian Administrasi kantor PDAM Surakarta disebut dengan Staff Ahli Administrasi. Meski bukan tenaga arsiparis yang sesungguhnya namun Staff Ahli tersebut sudah mendapat pengetahuan dasar mengenai pengurusan arsip. Terdapat 5 pegawai staff ahli administrasi akan tetapi hanya satu orang yang diberi wewenang

commit to user

untuk menangani arsip yaitu mengurusi surat masuk dan keluar hingga penyimpanan arsip, sisanya bisa membantu bila diperlukan.

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip di PDAM Surakarta.

Dari hasil wawancara dengan staff administrasi terdapat adanya hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip pada sub bagian administrasi di Kantor PDAM Surakarta. Kendala-kendala tersebut antara lain :

1. Kurangnya pelayanan terhadap pengguna/peminjam arsip, karena tidak ada aturan dalam peminjaman arsip dan tidak ada bukti tertulis (kartu peminjaman) sehingga bila ada arsip yang hilang tidak ada cukup bukti. Terkadang juga pengguna dapat secara langsung mencari arsip yang dikehendakinya tanpa melalui perantara pihak petugas menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak jika suatu saat diperlukan.

2. Fasilitas kearsipan berupa komputer yang dipakai untuk kegiatan mengagendakan surat serta mencetak kartu kendali dan kartu disposisi dipakai pula untuk kepentingan sub bagian lain dari kantor tersebut. Hal tersebut menyebabkan penggunaan komputer harus bergantian.

3. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga menangani pekerjaan administratif lainya, sehingga pegawai tidak fokus dalam pengelolaan arsip.

commit to user

65 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis di kantor Sub Bagian Administrasi Perusahaan Daerah Air Minumn (PDAM) Surakarta

Bagian Admini

bahwa pengelolaan arsip yang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip disana telah berjalan dengan cukup baik dan sesuai prosedur namun masih terbentur beberapa hambatan dan kurangnya jumlah fasilitas kearsipan.

Penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Sub Bagian Administrasi menggunakan prinsip satu pintu. Penanganan surat masuk mengikuti prosedur berikut:

1. Surat diterima oleh Sub Bagian Administrasi kemudian dibuka dan dicek kelengkapan surat.

2. Surat diagendakan dengan dibuatkan kartu kendali serta disposisi.

3. Kemudian didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan guna diketahui dan mengarahkan surat untuk diteruskan ke salah satu Direksi.

4. Pendisposisian surat yang selanjutnya didistribusikan sesuai isi disposisi. Sedang untuk penanganan surat keluar sendiri dapat mengikuti prosedur sebagai berikut:

1. Pembuatan naskah surat dari unit kerja internal yang ditandatangani oleh pejabat berwenang.

commit to user

3. Surat diagendakan oleh Sub Bagian Administrasi untuk diberi nomor surat dan dibubuhi stempel perusahaan.

4. Pendistribusian surat ke pihak internal perusahaan atau eksternal perusahaan yang bisa dikirim melalui kurir atau lewat jasa pos.

Hambatan-hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip yaitu kurangnya jumlah dari fasilitas kearsipan yang mendukung demi tercapainya efisiensi kerja. Pelayanan peminjaman arsip yang tanpa bukti kartu peminjaman menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak kembali dan sikap kurang disiplin dari si peminjam. Penumpukan arsip di gudang yang berantakan serta terbengkalai akibat dari tidak adanya kegiatan pemusnahan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis menyampaikan beberapa saran yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk memperlancar pengelolaan arsip yaitu:

1. Pelayanan peminjaman arsip kurang memadai, harusnya menggunakan kartu peminjaman sebagai tanda bukti peminjaman selain itu juga dapat mempermudah upaya pelacakan arsip.

2. Perlu adanya menambah fasilitas kearsipan berupa 1 PC komputer yang digunakan oleh Staff Ahli Administrasi sendiri untuk mengagendakan arsip agar penggunaannya tidak harus bergantian dengan unit kerja lain. 3. Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sehingga arsip inaktif yang

menurut masa retensinya sudah habis dapat disingkirkan agar tidak terjadi penumpukan arsip.