3. Pengembangan Staf ( Staffing )
2.4 Penjaminan Mutu
Bagaimanakah pelaksanaan penjaminan mutu pada Program Studi? Jelaskan.
Penjaminan mutu dimaksudkan untuk memastikan bahwa kualitas
penyelenggaraan kegiatan akademik berjalan sesuai dengan standar mutu dan penyelenggaraan Prodi telah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan
kepentingan stakeholders, disertai umpan balik dan ada tindak lanjutnya.
Sistem penjaminan mutu pada Prodi Akuntansi mengacu pada mekanisme penjaminan mutu yang berlaku di lingkungan Universitas. Pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UNIGA Malang dilakukan oleh BP3M. Badan ini bertugas untuk memastikan bahwa implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di semua unit kerja berjalan dengan baik, meliputi 5 (lima) langkah penjaminan mutu, yaitu: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi Pelaksanaan, Pengendalian Pelaksanaan, dan Peningkatan Standar Dikti (PPEPP).
Berbagai dokumen mutu telah dihasilkan oleh badan ini dan berdasarkan dokumen-dokumen mutu yang ada, pengelolaan prodi tentunya didarkan pada dokumen-dokumen mutu yang ada. Tim Penjaminan mutu yang dikoordinir oleh BP3M melakukan tugasnya, antara lain: (1). melakukan evaluasi proses pembelajaran dan melaporkan hasil evaluasi tersebut kepada Dekan secara berkala (tiap semester); (2) memberikan masukan dalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi.
Tim ini sekaligus sebagai tim pelaksana penjaminan mutu Prodi, sehingga dalam melaksanakan tugasnya, tim BP3M juga sebagai pelaksana penjaminan mutu di tingkat Prodi. Tim BP3M bertugas untuk merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik secara keseluruhan di lingkungan Universitas Gajayana Malang, menyusun instrumen/ perangkat yang diperlukan dalam
rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik, memonitor
pelaksanaaan sistem penjaminan mutu akademik, melaksanakan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik, serta melaporkan secara berkala pelaksanaaan sistem penjaminan mutu akademik kepada Dekan. Segala upaya peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan, sehingga dapat tumbuh budaya mutu mulai
dari penetapan standar, pelaksanaan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar
dan terus melakukan peningkatan kualitas standar (Continuous Quality
Improvement).
Pelaksana monitoring dan evaluasi pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, Tim UPM berpedoman pada dokumen akademik Program, yang meliputi: (1) Kebijakan Akademik, (2) Standar Akademik, (3) Peraturan Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur. Dokumen-dokumen akademik tersebut akan digunakan sebagai dasar oleh Prodi untuk merumuskan: (1) Spesifikasi Prodi; (2) Kompetensi Lulusan Prodi, (3) Kurikulum, dan (4) berbagai SOP pelaksanaan kegiatan Tridharma PT.
Berbagai dokumen mutu yang telah ada untuk mendukung pelaksanaan kegiatan Tridharma PT antara lain: Pedoman Mutu, Prosedur Pengendalian Dokumen, Prosedur Komunikasi Internal, Prosedur Tata Laksana Persuratan, Prosedur Penyelenggaraan Rapat Rutin, Prosedur Penerimaan MABA, Prosedur Proses Belajar Mengajar, Prosedur Umum Penyelesaian Skripsi Prosedur Umum Penyelesaian Skripsi dan Pengambilan Ijazah, Instruksi Kerja Pengajuan Berhenti Studi Sementara, Prosedur Kerumah Tanggaan. Pedoman dan prosedur-prosedur tersebut menjadi acuan bagi Fakultas dan Prodi dalam pelaksanaan tugas operasionalnya.
Setiap dokumen yang dibuat, ditetapkan/ disahkan oleh pimpinan, yang sebelumnya didiskusikan dan disosialisasikan di tingkat Prodi, tenaga akademik, tenaga kependidikan dan mahasiswa di Prodi. Selanjutnya, BP3M bersama tim dari Prodi dan Fakultas akan memonitor setiap kegiatan dan melakukan evaluasi dengan melakukan revisi pada setiap dokumen. Tidak lanjut dari setiap laporan akan dilakukan sebagaimana yang diperlukan.
Dengan demikian, dalam menjamin pelaksanaan kegiatan akademik dapat dipastikan bahwa penyelenggaraannya sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, perkuliahan mengacu pada Silabus/SAP atau RPS (Rencana Pembelajaran Semester) dan RPP (Rencana Pembelajaran per Pertemuan) , dan Kontrak Perkuliahan. Secara operasional kegiatan akademik selalu mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan, antara lain: 1) SOP Proses Pembelajaran, 2) SOP Ujian Semester, 3) SOP Ujian Skripsi, 4)
SOP Penelitian Dosen, 5) SOP Validasi Karya Ilmiah Mahasiswa, 6) SOP Peninjauan Kurikulum.
Beberapa kegiatan yang telah dilakukan Prodi dalam penjaminan kualitas seperti:
1. Peninjauan ulang terhadap kurikulum. Peninjuan ulang ini dilakukan setiap 4
(empat) tahun sekali dengan melibatkan Prodi, Pengelola Program, tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan.
2. Monitoring dan evaluasi perkuliahan. Kegiatan yang dilakukan adalah dengan
menyediakan daftar presensi untuk setiap mata kuliah yang diberikan oleh
tenaga kependidikan sebagai petugas monitoring terhadap kehadiran dosen.
Masing-masing dosen diharuskan mengisi jurnal proses pembelajaran sesuai ketentuan.
3. Pada satu semester penyelenggaraan kuliah, Prodi melakukan evaluasi
terhadap kualitas belajar mahasiswa dengan menyelenggarakan Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester, dan pada akhir masa studi, Prodi menyelenggarakan Ujian Skripsi bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan seluruh kewajiban perkuliahannya.
4. Evaluasi terhadap kompetensi pengajaran dosen dilakukan dengan
memberikan kuesioner kepada setiap mahasiswa. Hasil evaluasi ini akan
digunakan sebagai bahan perbaikan metode perkuliahan maupun content
matakuliah, yang pada akhirnya digunakan juga sebagai bahan untuk peninjauan ulang kurikulum.
5. Monitoring dan evaluasi keaktifan dan perkembangan kemajuan belajar
mahasiswa. Kelangsungan mahasiswa dipantau dengan cara memonitor jumlah sks dan IPK per semester untuk setiap mahasiswa. Hal ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan prestasi mahasiswa dalam perkuliahan. Prodi juga mengukur kualitas lulusan dengan menghitung IPK rata-rata lulusan, lama penyelesaian tugas akhir serta mengetahui hambatan yang dihadapi dalam proses penyusunan tugas akhir. Hal ini dimaksudkan untuk
menghindari tingginya tingkat drop out (DO).
Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) no. 44 tahun 2015 mewajibkan pengelolaan dan penyelenggaraan Perguruan Tinggi (PT) mengikuti
Standar Nasional Perguruan Tinggi (SN Dikti) dan siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) menggunakan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan). Menurut pasal 66 huruf d PP no. 44 tersebut PT diberi kesempatan 2 tahun dalam penetapannya.
Pada saat Borang ini disusun, dalam rangka penyusunan SPMI berdasarkan (PPEPP), BP3M telah menyusun Pedoman/ Kebijakan Mutu yang nantinya digunakan sebagai Pedoman Pelaksanaan penjaminan mutu untuk tingkat fakultas dan prodi.
Kegiatan yang dilakukan oleh BP3M diawali dengan diseminasi tentang SPMI yang diikuti oleh unsur pimpinan dan pengelola SPMI baik tingkat Universitas maupun tingkat Fakultas pada tanggal 6 Juni 2017. Tindak lanjut dari Diseminasi SPMI adalah terbitnya Surat Keputusan Rektor Nomor: 103/SK/UNIGA/VII/2017 tertanggal 20 Juli 2017 tentang Kelembagaan/ Organisasi Penyelenggaraan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Lingkungan Universitas Gajayana Malang.
Dengan diterbitkannya SK Rektor tersebut maka SK Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis No.: 152.A/SK/FEB-UNIGA/XII/2012 tentang Susunan Unsur Pimpinan Unit Penjaminan Mutu di Lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Gajayana Malang dinyatakan tidak berlaku. Pendampingan
Penyusunan Dokumen Mutu Prodi telah diikuti pada tanggal 3 – 5 Oktober dan
20 – 22 Oktober 2017 serta tanggal 3-4 Nopember 2017. Hasil dari keseluruhan
pendampingan tersebut sudah diunggah berupa: 8 (delapan) Prosedur dan Standar Pendidikan, 8 standar Prosedur dan Standar Penelitian serta 8 (delapan) standar Prosedur dan Standar Pengabdian kepada Masyarakat.
