Jurusan Manajemen memiliki Unit Jaminan Mutu (UJM), yang bertugas
membantu Ketua Jurusan Manajemen dalam hal penjaminan mutu. Penjaminan
mutu dimaksudkan untuk menjamin tingkat kualitas secara berkesinambungan
aspek-aspek yangmeliputi pelaksanaan kegiatan di Jurusan Manajemen.
Unit Jaminan Mutu (UJM) membantu Jurusan Manajemen membentuk
sistem pada setiap kegiatan yang dilakukan oleh jurusan, sehingga kegiatan yang
dijalankan Jurusan Manajemen dapat tertata dengan baik, yang bedampak pada
71 Di dalam setiap kegiatan di Jurusan, Unit Jaminan Mutu membuat
dokumen SPMA, yaitu Spesifikasi Jurusan, Kompetensi Jurusan, Manual
Prosedur, dan Instruksi Kerja, sebagai petunjuk bagi Ketua Jurusan, Sekretaris
Jurusan, Tenaga Akademik dan Tenaga Kependidikan dalam menjalankan
tugasnya. Misalkan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja Pelaksanaan Ujian
Akhir, Manual Prosedur dan Instruksi Kerja Pelaksanaan KKNP.
Pada setiap dokumen SPMA yang dibuat, ditetapkan/disahkan oleh Ketua
Jurusan, yang sebelumnya didiskusikan dan disosialisasikan pada tenaga
akademik, tenaga kependidikan dan mahasiswa di Jurusan Manajemen.
Selanjutnya UJM akan memonitor setiap kegiatan dan melakukan evaluasi
dengan melakukan revisi pada setiap dokumen SPMA.
Salah satu contoh penjaminan kualitas yang dilakukan Jurusan Manajemen
adalah: pertama, monitoring dan evaluasi perkuliahan. Kualitas ditetapkan dengan
menyediakan daftar presensi untuk setiap mata kuliah yang diberikan oleh bagian
pengajaran sebagai petugas monitoring kehadiran tenaga akademik.
Masing-masing tenaga akademik dan mahasiswa harus tanda tangan dan menuliskan
materi yang diberikan pada setiap kali kehadiran sehingga dapat selalu diketahui
frekuensi kehadiran tenaga akademik dan mahasiswa serta kesesuaian antara
materi yang diberikan oleh masing-masing tenaga akademik dengan silabus yang
ada di Jurusan Manajemen.
Disamping itu, setiap akhir perkuliahan Jurusan Manajemen melakukan
evaluasi terhadap kualitas pengajaran tenaga akademik dengan memberikan
kuesioner kepada setiap mahasiswa dan hasilnya digunakan sebagai bahan
72 keaktifan mahasiswa. Kelangsungan mahasiswa dipantau dengan cara memonitor
jumlah sks dan IPK setiap mahasiswa per semester untuk menghindari tingginya
tingkat drop out, lama penyelesaian tugas akhir untuk mengetahui hambatan yang
dihadapi dalam proses penyusunan tugas akhir, IPK rata-rata mahasiswa per
semester untuk mengetahui perkembangan prestasi mahasiswa dan peninjauan
ulang kurikulum setiap tahun berdasarkan hasil tracer study. Ketiga, Jurusan
Manajemen mengukur kualitas lulusan dengan menghitung IPK rata-rata
lulusan,lama menyelesaikan studi, mengetahui kesesuaian kemampuan dengan
kebutuhan pengguna (daya serap pasar terhadap lulusan, gaji pertama, waktu
tunggu yang dibutuhkan untuk memperoleh pekerjaan pertama).
Pelaksanaan penjaminan kualitas Jurusan Manajemen telah dilakukan secara
berkelanjutan dan selalu dilakukan perbaikan untuk meningkatkan kualitas
Jurusan Manajemen. Peran Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat Jurusan, Gugus
Jaminan Mutu (GJM) di Fakultas dan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat
universitas memberikan manfaat bagi peningkatan kualitas Jurusan Manajemen.
Terutama dalam hal panduan-panduan tertulis yang menjadi acuan dalam
penyelenggaraan Jurusan Manajemen yang baik.
3.2.5 Keberlanjutan
a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa:
Jurusan Manajemen bersama-sama dengan Jurusan lain di Fakultas Ekonomi
mengadakan promosi melalui expo pendidikan, melakukan kunjungan ke
SMA/SMK di Jawa Timur, mengadakan kegiatan pengabdian masyarakat
73 website universitas dan fakultas yang menampilkan profil Jurusan
Manajemen.
b. Upaya peningkatan mutu manajemen:
Membuat perencanaan kegiatan dan program jurusan yang terwujud di
dalam penyusunan anggaran, rolling staf jurusan dan lembaga-lembaga yang
berada di bawah jurusan, evaluasi dan perbaikan manual prosedur, dalam hal
ini UJM memiliki peranan untuk memberikan masukan dalam proses
peningkatan mutu manajemen.
c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan:
Beberapa upaya yang telah dilakukan adalah:
Pertama, memperbaiki program Kuliah Kerja Nyata-Profesi (KKN-P) yang
mewajibkan setiap mahasiswa untuk magang selama dua-tiga bulan pada
perusahaan/industri/instansi pemerintah. Kegiatan ini juga bertujuan untuk
mengembangkan jaringan kerjasama (networking) dan sebagai sumber
informasi mengenai kualifikasi lulusan yang dibutuhkan.
Kedua, meningkatkan kemampuan Bahasa Inggris dari mahasiswa dengan
mengharuskan mahasiswa mengikuti test TOEFL maupun menggunakan
literatur Bahasa Inggris.
Ketiga, mensyaratkan mahasiswa yang akan menempuh ujian
comprehensive untuk menyerahkan fotokopi dan menunjukkan sertifikat tes
TOEFL asli dari lembaga yang ditunjuk Fakultas.
Keempat, meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam berwirausaha
melalui kegiatan kuliah tamu, seminar, pelatihan dan praktek
74
Kelima, peningkatan kompetensi lulusan melalui penambahan muatan
praktek pada mata kuliah yang persifat praktis.
Keenam, Jurusan Manajemen melakukan evaluasi pembimbingan tugas
akhir agar tercapai efektifitas proses pembimbingan melalui kartu kendali.
Ketujuh, setiap mata kuliah diarahkan untuk memasukkan muatan softskill
dengan tujuan agar mahasiswa dapat memperpendek waktu tunggu dalam
mendapatkan pekerjaan.
Kedelapan, dalam proses pembelajaran tentunya peranan dosen sangat
dobutuhkan sebagai pemegang peranan dari proses pemasaran jasa. Maka
kualitas dosen harus diperhitungkan dalam meningkatkan kulitas lulusan
mahasiswa FEB UB.
d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan:
Jurusan Manajemen selama ini telah melaksanakan kegiatan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang didanai dari dana DPP, maupun dana
hasil kerjasama dengan perusahaan, instansi Pemerintah Daerah atau
pihak-pihak lain, walaupun jumlah tenaga akademik yang terlibat dalam
kegiatan tersebut masih belum maksimal. Beberapa kerjasama institusional
dalam bidang kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat telah
dilakukan dengan beberapaPemerintah Kabupaten/Kota, perusahaan
diantaranya dengan PT. Semen Gresik, Perum Jasa Tirta, PT. Abipraya,
PT. Mitra Karya, PT. Telkomsel, RCTI, Lembaga Afiliasi Penelitian dan
Industri ITB, yaitu berupa penelitian, penyusunan rencana pengembangan,
evaluasi terhadap kebijakan, strategi dan program pengembangan,
75 bisnis. Jurusan Manajemen memperluas jalinan kerjasama dengan
perusahaan /industri /instansi pemerintah dalam kegiatan KKN bagi
mahasiswa. Selain itu, di bawah koordinasi Fakultas mengadakan bursa
kerja.
e. Upaya dan prestasi memperoleh dana dari sumber selain mahasiswa:
Jurusan Manajemen telah mengikuti beberapa program hibah yaitu TPSDP
sebanyak 2 kali (walaupun belum berhasil, hanya sampai Batch II) dan A2
(ketidakberhasilan Jurusan Manajemen meraih hibah kompetisi A2
dikarenakan telah mendapatkan Akreditasi A pada saat proses penilaian
hibah kompetisi A2). Program hibah yang pernah diperoleh Jurusan
Manajemen adalah hibah di tingkat universitas sebanyak 2 kali dan Program
Hibah Kompetisi A3 (Dikti) periode 2006-2008. Hal ini menambah motivasi
76 3.3 Kegiatan Yang ditekuni
Kegiatan dilakukan selama lebih kurang 2 bulan, dimana pada kegiatan KKN-Profesi, lebih dikonsentrasikan kepada proses
Perumusan dan pengisian borang standar 3 dan standar 4 untuk program S1, S2 dan S3 serta proses Jurusan Manajemen Universitas
Brawijaya Malang. Berikut ini jadwal kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa selama proses Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKNP) :
Tabel 2. Jadwal Kegiatan KKNP
HARI TANGGAL KEGIATAN
Senin-Jum’at 2 - 6 Juli 2013 - Pengenalan jajaran jurusan manajemen FEB UB - Pemberitahuan informasi mengenai SIDEA - Pembekalan awal mengenai standar akreditasi
Senin-Jum’at 9 - 13 Juli 2013 - Proses pencarian dan filtering data standar 1 sampai 7
77
Senin-Jum’at 16 - 21 Juli 2013 - Proses pengklasifikasian data mentah sesuai dengan standar borang SIDEA standar 3 dan 4
- Perolehan data mentah dan bukti fisik terkait dosen (tetap dan dosen luar PS)
Senin-Jum’at 22 - 25 Juli 2013 - Proses pengklasifikasian data mentah sesuai dengan standar borang SIDEA standar 3 dan 4
- Perolehan data mentah dan bukti fisik terkait dosen (tetap dan dosen luar PS) (lanjutan)
- Proses pengumpulan bukti fisik terkait data standar 3 mengenai jumlah mahasiswa (lulusan, terminal dan DO)
78
Senin-Jum’at 26 - 31 Juli 2013 - Proses pengumpulan dan filtering data terkait borang standar 3 dan 4 yang disesuaikan dengan standar sidea untuk program S2 dan S3
- Proses pencetakan standar nilai dan file audit internal untuk program S1, S2 dan S3 melalui website PJM universitas
Senin-Jum’at 1 – 3 Agustus 2013
- Pengisian borang S1, S2 dan S3 (pencarian data mengenai homebase dosen S2 dan S3, pencarian data mentah mengenai tracer study program S1 tahun 2011, pencarian data kepegawaian perpustakaan dan administrasi fakultas dan jurusan di personalia)
79
05 - 10 Agustus 2013 CUTI HARI RAYA IDUL FITRI
Senin-Jum’at 15 - 20 Agustus 2013 - (lanjutan) pengisian borang S1, S2 dan S3 (data terkait visiting professor, prestasi dosen setiap program, proses pengumpulan informasi kepegawaian fakultas dan jurusan)
- Proses pencarian informasi dan data tracer study program S2 dan S3
- Memulai pengumpulan bukti fisik setiap program - Persiapan pengumpulan soft copy final pengisian
borang standar 3 dan 4 untuk program S1, S2 dan S3. - Pemahaman dan pengenalan pokok poin tracer study
program S1 tahun 2012
Senin-Jum’at 20 – 26 Agustus 2013 - Proses pengumpulan bukti fisik untuk setiap poin borang (S1, S2 dan S3)
80
program S1, S2 dan S3
- Proses persiapan standar prima terkait daftar keluhan mahasiswa
- Pengumpulan softcopy manual mutu, manual
prosedur, standar layanan prima dan ISO (S1, S2 dan S3) di PJM Universitas Pusat
Senin-Jum’at 27 – 31 Agustus 2013 - Persiapan Bukti fisik terkait poin borang standar 3 dan 4
- Persiapan data (softcopy dan hardcopy) borang standar 3 dan 4 program S1, S2 dan S3
- Pemesanan banner, pencetakan buku manual mutu dan manual prosedur
81
Senin-Jum’at 02 - 09 September 2013 - Rapat internal terkait poin temuan visitasi audit internal untuk program S1
- Proses revisi borang standar 3 dan 4 (S1) terkait kegiatan dosen, jumlah SKS dosen, dan standar 3 mengenai kemahasiswaan (jumlah daya tamping dan lulusan jurusan 5 tahun terakhir)
83 3.4 Deskripsi Kegiatan KKN
Senin – Jum’at ( 2-6 Juli 2013)
a) Pengenalan jajaran jurusan manajemen FEB UB
b) Pemberitahuan informasi mengenai SIDEA
c) Pembekalan awal mengenai standar akreditasi
Pada semester ini saya dalam proses kegiatan KKN, maka yang menjadi
kewajiban saya adalah mencari Instansi atau Lembaga sebagai tempat saya
melaksanakan KKN. Saya memutuskan untuk melaksanakan kegiatan KKN di
Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya.
Sebelum saya masuk dalam kegiaan KKN maka saya terlebih dahulu mengenal
dengan baik jajaran jurusan Manajemen FEB UB. Karena saya harus mengenal
lingkungan dan juga beberapa orang yang akan membantu saya dalam proses
KKN. Setelah itu saya ditempatkan di bagian UJM ( Unit Jaminan Mutu) dimana
saya sebagai staff dari Ibu Sri Palupi Prabandari,SE.,MM sebagai sekertaris UJM
yang menjadi mentor dan koordinator dalam UJM.
Setelah itu dikenalkan dengan SIDEA yaitu suatu situs yang dibuat oleh
PJm ( Pusat Jaminan Mutu) yang dimana didalam situs ada beberapa ketentuan
dan juga indicator – indicator yang dipakai sebagai acuan dalam pengendalian
mutu setiap jurusan yang ada di Universitas Brawijaya. Mengapa demikian karena
tugas UJM adalah sebagai kontroling kualitas mutu jurusan Manajemen.
Setelah itu ada beberapa penjelasan yang disampaikan oleh Ibu Palupi tentang
beberapa hal yang harus dilakukan dalam proses Akreditasi yang dilaksanakan
84 Senin – Jum’at ( 09-13 Juli 2013)
a) Proses pencarian dan filtering data standar 1 sampai 7
Di minggu kedua dilakukan proses pencarian standard 1 – 7 yang diunduh
dari SIDEA, yang mana beberapa indikator yang memang khusus fakultas di
bidang sosial. Dan juga memilah dimana saja data seharusnya dicari yang sesuai
dengan indikator yang ada.
Senin – Jum’at ( 16-21 Juli 2013)
a) Proses pengklasifikasian data mentah sesuai dengan standar borang
SIDEA standar 3 dan 4
b) Perolehan data mentah dan bukti fisik terkait dosen (tetap dan dosen luar
PS)
Dari beberapa isian yang harus dilakukan untuk proses akreditasi
berdasarkan SIDEA maka pengklarifikasian data yang sudah ada di jurusan
manajemen ataupun pada bagian personalia yang dimana sesuai isian standard 3
dan 4 yaitu standard 3 tentang kemahasiswaan dan standard 4 tentang kepegawain
( dosen, bagian admintrasi, dan bagian pendidikan). Dan juga data tersebut tidak
hanya mengenai tenaga dari dalam jurusan manajemen tetapi juga dari luar
jurusan manajemen sebagi tenaga pengajar pembantu mata kuliah umum dan
bahasa seperti halnya PKN, Agama, Bahasa Indonesia, dan Bahasa Inggris dan
85 Senin – Jum’at (22 - 25 Juli 2013)
a) Proses pengklasifikasian data mentah sesuai dengan standar borang
SIDEA standar 3 dan 4
b) Perolehan data mentah dan bukti fisik terkait dosen (tetap dan dosen luar
PS) (lanjutan)
c) Proses pengumpulan bukti fisik terkait data standar 3 mengenai jumlah
mahasiswa (lulusan, terminal dan DO)
d) Rapat internal pembagian jobdisk pengisian borang S1, S2 dan S3
Dilanjutkan kembali kegiatan minggu kemarin, yang dimana pengumpulan
data mentah dari standard 3 dan 4.Pengumpulan data mahasiswa yang sedang
aktif , terminal dan DO dapat kita peroleh pada bagian administrasi dan juga pada
bagian recording.
Setelah data terkumpul semua maka diadakan rapat internal yang dimana satu
orang sebagai PJ ( penanggung jawab) dari masing-masing prodi (progam studi)
yang ada, dan saya dipilih sebagai PJ isian boring S2.
Senin – Jum’at (26 - 31 Juli 2013)
a) Proses pengumpulan dan filtering data terkait borang standar 3 dan 4 yang
disesuaikan dengan standar sidea untuk program S2 dan S3
b) Proses pencetakan standar nilai dan file audit internal untuk program S1,
S2 dan S3 melalui website PJM universitas
Setelah semua data mentah terkumpul maka proses filtering dari data
mentah diambil beberapa hal yang sesuai dengan indicator dalam standard sidea
khususnya untuk prodi S2 dan S3, setelah itu mengundung standard nilai audit
86 atau standarisasi penilain jurusan, yang dimana tentunya menentukan nilai
akreditasi jurusan.
Senin – Jum’at (1 – 3 Agustus 2013)
a) Pengisian borang S1, S2 dan S3 (pencarian data mengenai homebase
dosen S2 dan S3, pencarian data mentah mengenai tracer study program
S1 tahun 2011, pencarian data kepegawaian perpustakaan dan administrasi
fakultas dan jurusan di personalia)
Di minggu ini dilanjutkan dengan pengisian boring dari data yang sudah
ada, baaik S1, S2 dan S3. Dan juga pencarian data mentah tracer study (
pelacakan mahasiswa) tahun 2011 yang dimana fungsi dari tracer study untuk
mengetahui kualtas lulusan setelah menempuh kuliah di jurusan manajemen
dengan indikasi pekerjaan yang diterima atau kegiatan wirausaha yang dijalankan.
Dan juga pencarian bukti fisik sekaligus nama kepegawain adiminstrasi di
personalia Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Senin – Jum’at (15 - 20 Agustus 2013)
a) (lanjutan) pengisian borang S1, S2 dan S3 (data terkait visiting professor,
prestasi dosen setiap program, proses pengumpulan informasi
kepegawaian fakultas dan jurusan)
b) Proses pencarian informasi dan data tracer study program S2 dan S3
c) Memulai pengumpulan bukti fisik setiap program
d) Persiapan pengumpulan soft copy final pengisian borang standar 3 dan 4
untuk program S1, S2 dan S3.
e) Pemahaman dan pengenalan pokok poin tracer study program S1 tahun
87 Setelah liburan hari raya, kegiatan KKN dimulai kembali. Hal yang
dikerjakan di hari pertama yaitu melanjutkan isian boring yang dimana ada data
yang berupa isian visiting professor, prestasi dosen setiap progam, dan juga
pengumpulan bukti fisik (ijazah dan curriculum vitae) kepegawain yang sudah
tercantum dalam daftar data mentah yang sudah didapatkan.
Selanjutnya meminya hasil tracer study ke pasca sarjana yang didalamnya ada
prodi S2 dan S3 kepada masing – masing KPS ( Ketua Progam Studi ) yang
dimana KPS S2 yaitu Ibu Dr.Noermijati.SE.,MM dan KPS S3 Prof.Armanu
Thoyib.SE.,MSc.,PhD sebagai isian standard 3 dari progam studi S2 dan S3.
Setelah setelah semua boring isian sudah terisi dan merupakan hasil final maka
isan siap di burn di disc dan siap dikirimkan ke PJM. Dan di upload di SIDEA.
Senin – Jum’at (20 – 26 Agustus 2013)
a) Proses pengumpulan bukti fisik untuk setiap poin borang (S1, S2 dan S3)
b) Pengumpulan softcopy borang standar 3 dan 4 untuk program S1, S2 dan
S3
c) Proses persiapan standar prima terkait daftar keluhan mahasiswa
d) Pengumpulan softcopy manual mutu, manual prosedur, standar layanan
prima dan ISO (S1, S2 dan S3) di PJM Universitas Pusat
Di minggu ini pengumpulan bukti fisik pada setiap poin di setiap boring
dimana tentang kemahasiswaan dari jumlah mahasiswa hingga prestasi
mahasiswa harus ada bukti sebgai penguat data yang sudah ada. Dan juga
softcopy yang sudh dikirim ternyata dikembalikan kembali ke UJM sete;ah
88 Setelah iu kajian pelalayanan prima, dari pelayanan administrasi hingga
sarana pembelajaran yang digunakan sebagai akatifitas belajar mahasiswa. Dan
setelah itu dikirim ke PJM beserta ISO.
Senin – Jum’at (27 – 31 Agustus 2013)
a) Persiapan Bukti fisik terkait poin borang standar 3 dan 4
b) Persiapan data (softcopy dan hardcopy) borang standar 3 dan 4 program
S1, S2 dan S3
c) Pemesanan banner, pencetakan buku manual mutu dan manual prosedur
d) Visitasi Audit Internal
Di minggu terakhir persiapan AIM (Audit Internal Mutu), pengumpulan
bukti fisik di check kembali agar mengetahui kelengkapan sebelum diadakanya
audit, dan juga persiapan softcopy dan hardcopy. Setelah itu pemesanan banner
yang berisikan visi, misi, tujuan jurusan manajemen dan juga isi dari pelayanan
prima.
Senin – Jum’at (02 - 09 September 2013)
a) Rapat internal terkait poin temuan visitasi audit internal untuk program S1
b) Proses revisi borang standar 3 dan 4 (S1) terkait kegiatan dosen, jumlah
SKS dosen, dan standar 3 mengenai kemahasiswaan (jumlah daya tamping
dan lulusan jurusan 5 tahun terakhir)
Di minggu audit dilaksanakan semua standard diperikasa oleh auditor dari
poin ke poin, dab ditemukan beberpa temuan yang dimana sebagai perbaikan
birokrasi Jurusan Manajemen.
Setelah adanya temuan maka diberi tenggang waktu untuk memperbaikinya,
89 minggu, apabila mengenai Renstra (rencana strategi) dalam jangka waktu 6
bulan, dikarenanakan pergantian kepemimpinan dekanat di Fakultas Ekonomi
dan Bisnis.