TINJAUAN PUSTAKA
A. Penjualan dan Retur Penjualan
I. Penjualan
Menurut Baridwan (2001:109), penjualan adalah “urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan.“ Baridwan (2001:109) menambahkan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan yaitu:
1. Bagian pesanan penjualan
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Mengawasi semua pesanan yang diterima.
b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit.
d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu, menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman.
e. Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders) dan back orders beserta tembusan-tembusannya.
f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan
mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi.
g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucher)untuk bagian piutang.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
2. Bagian kredit
Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan,bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya,jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.
3. Bagian gudang
Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.
4. Bagian pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.
5. Bagian billing (pembuatan faktur atau penagihan) Tugas bagian pembuatan faktur adalah:
a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. (Kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur).
b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai. c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur.
Menurut Mulyadi (2001:215), informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem penjualan adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jngka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Menurut Mulyadi (2001:216), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya. 2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukt i memorial.
Mulyadi (2001:221) menyatakan bahwa terdapat catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan yaitu:
1. Jurnal penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit.
2. Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4. Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5. Jurnal umum berfungsi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Mulyadi (2001:211) menambahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, yaitu:
1. Fungsi penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman.
2. Fungsi kredit
Fungsi ini bertanggung jawab meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5. Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
6. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
Adapun bagan alir dokumen penjualan kredit, seperti pada gambar berikut:
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Gambar 2.1. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi,2001,229
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Gambar 2.2. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit (Lanjutan) Sumber : Mulyadi,2001,229
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
II. Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan ”kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.” Selain itu, Mulyadi (2001:233) menyatakan bahwa terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah:
1. Fungsi penjualan 2. Fungsi penerimaan 3. Fungsi gudang 4. Fungsi akuntansi
Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi gudang bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Menurut Mulyadi (2001:234), dokumen yang terkait dalam retur penjualan adalah:
1. Memo kredit.
2. Laporan penerimaan barang.
Memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
jurnal retur penjualan. Laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.
B. Piutang
Transaksi penjualan kredit akan menimbulkan piutang. Menurut Smith dan Skousen (2001:286), piutang merupakan “klaim uang pada perusahaan maupun individu dimana klaim tersebut biasanya didapatkan dari penjualan barang atau jasa ataupun dari peminjaman uang.”
Menurut Astuti dan Purwantini (2003:43), piutang merupakan “tagihan kepada pihak lain yang timbul karena penjualan barang atau jasa secara kredit, dimana jangka waktu piutang biasanya kurang dari satu tahun.”
Astuti dan Purwantini (2003:43) menambahkan terdapat jenis-jenis piutang yaitu:
1. Piutang Dagang.
Pengakuan terhadap piutang dagang relatif mudah dilakukan karena dipengaruhi oleh penjualan barang dagangan. Biasanya potongan tunai pembelian diberikan oleh produsen kepada pedagang besar atau dari pedagang besar kepada pengecer yang pada umumnya merupakan pelanggan atau pembeli dalam partai besar. Potongan semacam ini sangat jarang dijumpai pada penjualan dari pengencer kepada konsumennya. Piutang dagang akan dilaporkan di neraca sebesar jumlah kas (netto) yang dapat direalisasi. Jumlah kas yang dapat direalisasi adalah jumlah kas yang diharapkan dapat diterima. Hal ini untuk menghindari pelaporan piutang dagang yang terlalu besar karena biasanya ada sebagian piutang dagang yang tidak dapat ditagih. Dalam laporan neraca, piutang dagang akan dikurangi dengan piutang dagang yang diperkirakan tidak dapat ditagih. Taksiran piutang dagang yang tidak dapat ditagih ini dicatat dalam rekening cadangan kerugian piutang dagang.
2. Piutang Wesel.
Di dunia usaha, kredit seringkali diberikan dalam bentuk yang lebih formal yaitu dengan menggunakan instrumen kredit yang disebut wesel atau promes. Wesel adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
yang mempunyai piutang kepada orang yang berhutang, yang namanya tertulis dalam surat tersebut pada tanggal yang telah ditetapkan. Promes adalah surat janji yang dibuat oleh pihak yang berhutang kepada pihak yang mempunyai piutang untuk membayar sejumlah uang pada tanggal yang telah ditetapkan.
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari kreditur, retur penjualan dan penghapusan piutang.
Menurut Astuti dan Purwantini (2003:45), ada dua metode akuntansi kerugian piutang dagang yaitu :
1. Metode Cadangan (Metode Tidak Langsung).
Metode ini digunakan apabila besarnya kerugian piutang yang biasa terjadi jumlahnya cukup besar. Dalam metode ini ada 3 hal penting yang harus diperhatikan antara lain :
a. Perkiraan besarnya piutang dagang yang tidak dapat ditagih didasarkan atas besarnya penjualan yang terjadi pada periode yang sama.
b. Besarnya piutang dagang yang tidak dapat ditagih akan dicatat dalam jurnal penyesuaian pada akhir periode dengan mendebit rekening kerugian piutang dagang dan mengkredit rekening cadangan kerugian piutang dagang.
c. Piutang dagang yang tidak dapat tertagih akan dicatat dengan mendebitkan rekening cadangan kerugian piutang dagang dan mengkreditkan rekening piutang dagang pada saat piutang dagang dihapus dari pembukuan.
2. Metode Penghapusan Langsung.
Berbeda dengan metode cadangan, dalam metode ini tidak ada penafsiran besarnya kerugian piutang dan tidak ada rekening cadangan kerugian piutang. Ketika suatu piutang ditetapkan tidak dapat ditagih maka kerugian ini akan dicatat dengan mendebit rekening kerugian piutang dagang dan mengkredit rekening piutang dagang. Kerugian piutang dalam metode ini menunjukkan kerugian rill sebagai akibat adanya piutang dagang yang tidak tertagih. Piutang dagang dilaporkan sebesar nilai brutonya di dalam neraca. Dalam metode penghapusan langsung, kerugian piutang sering dilaporkan pada periode yang berbeda dengan periode pelaporan pendapatan. Dilihat dari segi penandingan antara pendapatan dan biaya, sebenarnya metode ini tidak menunjukkan penandingan yang tepat dalam laporan rugi/laba.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Metode ini juga tidak dapat menunjukkan jumlah kas yang biasa direalisasi di dalam neraca.
Mulyadi (2001:259) menambahkan informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah :
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur ada saat tertentu.
Menurut mulyadi (2001:260), dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang, adalah :
1. Faktur penjualan
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan Surat Muat (bill of lading) dan Surat Order Pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti kas masuk
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan, bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaan yang menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima uang bagi pembayar. Sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber. 3. Memo kredit
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.
4. Bukt i memorial (journal voucher)
Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Mulyadi (2001:262), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
1. Jurnal penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal retur penjualan
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal umum
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
4. Jurnal penerimaan kas
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu piutang
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Adapun bagan alir dokumen piutang, seperti pada Gambar 2.3. berikut:
Bagian Sekretariat Bagian Kassa
Gambar 2.3. Bagan Alir Dokumen Piutang Sumber : Mulyadi,2001,259 1 3 Mulai Menerima cek & surat pemberitahuan dari debitur Cek Surat Pemberitahuan Membuat daftar surat pemberitahuan Cek Surat Pemberitahuan Daftar Surat Pemberitahuan 1 Cek Surat Pemberitahuan Daftar Surat Pemberitahuan Meminta tanda tangan endorsment atas cek Membuat bukti kas masuk Cek Daftar Surat Pemberitahuan Surat Pemberitahuan2 1
Bukti Kas Masuk
Dikirim ke debitur Menyetor cek ke bank Bukti setor 2
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
Bagian Jurnal Bagian Piutang Dagang
Gambar 2.4. Bagan Alir Dokumen Piutang (Lanjutan) Sumber : Mulyadi,2001,259 2 Bukti Setor Daftar Surat Pemberitahuan Jurnal Penerimaan Kas N 3 Surat Pemberitahuan 2
Bukti Kas Masuk
Kartu Piutang
N
Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.
