3. PROSEDUR AUDIT ATAS SIKLUS PENJUALAN
3.2 Prosedur Audit atas Penjualan Barang Jadi pada PT
3.2.2 Evaluasi Pengendalian
3.2.2.1 Penjualan PC, Laptop, Notebook, dan
Setelah auditor memahami bagaimana proses bisnis siklus penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT X, auditor harus mendapatkan pemahaman mengenai desain dan implementasi pengendalian atas proses bisnis tersebut. Apabila desain dan implementasi pengendalian telah berjalan efektif, maka dilakukanlah uji pengendalian. Dalam melakukan aktivitas penjualan PC, laptop, notebook, dan netbook, PT X melakukan pengendalian-pengendalian untuk mengurangi risiko-risiko yang mungkin akan terjadi. Implementasi pengendalian yang dilakukan PT X dalam aktivitas penjualan PC, laptop, notebook, dan
netbook dikategorisasi menjadi tiga tipe, yaitu : otorisasi, pemisahan tugas, dan penomoran dokumen.
Untuk tipe pengendalian pertama yaitu otorisasi, PT X melakukan empat aktivitas pengendalian, yaitu :
1. Peninjauan dan otorisasi pesanan pembelian oleh manajer logistik
Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajer logistik ini didesain untuk memastikan ketersediaan persediaan yang diminta berdasarkan pesanan pembelian tersebut dan juga untuk menghindari adanya pesanan pembelian fiktif. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan.
Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa sampel pesanan pembelian untuk memastikan bahwa manajer logistik selalu mengotorisasi pesanan pembelian. Dari hasil observasi auditor atas sampel yang diperiksa, sebagian besar pesanan pembelian selalu diotorisasi oleh manajer logistik. Sebagian kecil pesanan pembelian yang tidak diotorisasi oleh manajer logistik disebabkan oleh tidak tersedianya persediaan. Jika persediaan yang diminta distributor tidak tersedia, maka PT X menghubungi distributor untuk menginformasikan keadaan tersebut dan pesanan pembelian tidak akan diproses lebih lanjut. PT X akan mengirimkan pesanan pembelian kepada headquarter atas persediaan yang tidak tersedia.
2. Peninjauan dan otorisasi batas kredit distributor dan proforma invoice oleh manajer keuangan.
Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajer keuangan ini didesain untuk mencegah terjadinya kredit macet atau gagal bayar oleh distributor. Jika terdapat distributor yang masih memiliki hutang di atas batas kredit, maka penjualan terhadap distributor tersebut ditunda sampai distributor
Universitas Indonesia
tersebut melunasi hutang-hutangnya karena jika penjualan ke distributor tersebut tetap dilakukan, hutang distributor tersebut akan semakin banyak dan akan meningkatkan risiko gagal bayar yang akan menganggu arus kas PT X. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan.
Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa daftar piutang semua distributor dan memeriksa apakah terdapat distributor yang tetap dapat melakukan pembelian, padahal masih memiliki jumlah kredit di atas batas. Dari hasil pemeriksaan daftar piutang distributor, auditor menemukan satu distributor, yaitu DCX dengan jumlah kredit melewati batas yang tetap dapat melakukan pembelian. Berdasarkan wawancara dengan klien, hal tersebut disebabkan karena DCX merupakan distributor utama PT X, di samping itu selisih jumlah piutang DCX dengan batas kredit hanya sebesar Rp60,000.000,00. Persetujuan kredit ini tidak hanya diotorisasi oleh manajer keuangan, tetapi juga oleh direktur keuangan yang memiliki wewenang lebih tinggi dari manajer keuangan.
3. Peninjauan dan otorisasi delivery order oleh manajer logistik
Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajer logistik ini didesain untuk mencegah terjadinya kesalahan spesifikasi dan kuantitas dalam pengiriman barang. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan.
Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa sampel delivery order untuk memastikan bahwa manajer logistik selalu mengotorisasi delivery order. Dari hasil observasi auditor atas sampel yang diperiksa, semua delivery order selalu diotorisasi oleh manajer logistik sehingga kesalahan dalam spesifikasi dan kuantitas dalam pengiriman barang ke distributor tidak pernah terjadi.
4. Peninjauan dan otorisasi commercial invoice dan tax invoice oleh manajer keuangan dan manajer pajak
Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajer keuangan didesain untuk mencegah kesalahan dalam jumlah tagihan yang ditagih kepada distributor dan kesalahan dalam pencatatan di general ledger. Harga barang harus sesuai dengan perjanjian penjualan antara distributor dan PT X. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan.
Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa sampel commercial invoice. Dari hasil pemeriksaan auditor atas sampel yang digunakan, manajer keuangan selalu mengotorisasi commercial invoice. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa jumlah tagihan yang ditagih kepada distributor akurat dan sesuai dengan perjanjian penjualan antara distributor dan PT X. Pada prosesnya, jika terdapat kesalahan jumlah tagihan, manajer keuangan akan menginformasikan kepada stafnya mengenai hal tersebut dan meminta stafnya untuk membetulkan kemudian manajer keuangan akan meninjau kembali dan mengotorisasi jika sudah benar. Aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh manajer pajak didesain untuk memastikan bahwa segala persyaratan dalam perpajakan telah terpenuhi dalam transaksi tersebut sehingga dapat mencegah terkenanya sanksi pajak. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan.
Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa sampel tax invoice. Dari hasil pemeriksaan auditor atas sampel yang digunakan, manajer pajak selalu mengotorisasi tax invoice setelah mempelajari tax exposures atas transaksi tersebut. Namun pada prosesnya, masalah perpajakan PT X akan dibantu oleh KPMG Hadibroto (anggota KPMG Indonesia bidang perpajakan).
Universitas Indonesia
Untuk tipe pengendalian yang kedua yaitu pemisahan tugas, PT X melakukan dua aktivitas pengendalian, yaitu :
1. Pemisahan tugas antara orang yang bertanggung jawab untuk menerima pesanan pembelian yaitu manajer logistik dan orang yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan menyetujui proforma invoice atau pesanan penjualan yaitu manajer keuangan.
Aktivitas pengendalian ini didesain untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan permintaan distributor dengan harga sesuai dengan perjanjian penjualan. Auditor menguji pengendalian ini dengan melakukan walkthrough serta wawancara dengan manajer logistik dan manajer keuangan untuk menjelaskan tugasnya masing-masing. Dari hasil walkthrough, manajer logistik dan manajer keuangan memang melakukan tugas yang terpisah, begitupun dengan hasil wawancaranya.
2. Pemisahan tugas antara orang yang bertanggung jawab untuk mengirimkan barang yaitu staf gudang dan orang yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan menerbitkan commercial invoice dan tax invoice yaitu staf keuangan dan staf pajak.
Aktivitas pengendalian ini didesain untuk mencegah terjadinya penjualan fiktif atau kemungkinan manipulasi invoice. Pemisahan tugas antara staf gudang yang bertanggung jawab untuk mengirimkan barang dengan staf keuangan yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan menerbitkan invoice bertujuan untuk mencegah staf gudang mengirimkan jumlah barang yang lebih banyak daripada yang tertera di invoice untuk kemudian sisanya disalahgunakan untuk kepentingan sendiri.
Auditor menguji pengendalian ini dengan melakukan walkthrough serta wawancara dengan staf gudang dan staf keuangan untuk menjelaskan tugasnya masing-masing. Dari hasil walkthrough, staf gudang dan staf keuangan memang melakukan tugas yang terpisah, begitupun dengan hasil
wawancaranya. Staf gudang bertugas mengirimkan barang, sedangkan staf keuangan bertugas mempersiapkan invoice.
Untuk tipe pengendalian yang ketiga yaitu penomoran dokumen proforma invoice, delivery order, dan commercial invoice. Aktivitas pengendalian ini didesain untuk mempermudah pelacakan jika terdapat dokumen yang hilang atau mempermudah pencarian dokumen saat dibutuhkan serta untuk mencegah invoice fiktif. Implementasi pengendalian ini pada PT X dinyatakan efektif sehingga uji pengendalian dapat dilaksanakan. Auditor menguji pengendalian ini dengan memeriksa sampel proforma invoice, delivery order, dan commercial invoice. Dari hasil pemeriksaan auditor atas sampel yang digunakan, semua dokumen proforma invoice, delivery order, dan commercial invoice telah diberi nomor berurut sesuai kebijakan perusahaan.