3. PROSEDUR AUDIT ATAS SIKLUS PENJUALAN
3.2 Prosedur Audit atas Penjualan Barang Jadi pada PT
3.2.1 Perencanaan Audit
3.2.1.1 Memahami Proses Bisnis Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT X
PT X adalah klien lama dari KAP SW sehingga dalam mendapatkan pemahaman yang menyeluruh mengenai proses bisnis atau aktivitas yang relevan terhadap siklus penjualan, piutang, dan penerimaan, KAP SW menggunakan data audit tahun lalu. Perlu diketahui bahwa PT X memiliki lima belas distributor untuk menjual produknya.
Dalam rangka mengenalkan produk barunya, PT X menyelenggarakan acara yang mengundang kelima belas distributornya. Acara juga dimanfaatkan sebagai ajang ramah tamah atau gathering dengan distributor. Pada periode tahun berjalan, acara pengenalan produk terbaru diselenggarakan pada bulan Juli 2010 di sebuah hotel di Jakarta.
(A) Sistem XXX Pro
Dalam menjalankan aktivitas operasional, PT X menggunakan sistem yang bernama XXX Pro. XXX Pro adalah perangkat lunak untuk enterprise resource planning yang dirancang untuk membantu manajemen perusahaan mencapai efisiensi dan efektivitas profesional. PT X menggunakan fungsi keuangan standar dalam sistem XXX Pro yang terdiri dari beberapa modul:
1. Buku Besar, modul ini digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan.
2. Piutang, modul ini digunakan untuk mencatat transaksi piutang, merekam saldo pelanggan, mendukung manajemen kredit, menghasilkan aging schedule, dan catatan pembayaran pelanggan.
3. Hutang, modul ini digunakan untuk mencatat transaksi hutang, mempermudah proses hutang, mengelola dan memantau saldo hutang, dan mengotomatisasi proses pembayaran hutang.
4. Manajemen Kas, modul ini digunakan untuk mengelola arus kas.
5. Manajemen Biaya, modul ini digunakan melakukan analisis dan simulasi biaya-biaya.
6. Akuntansi Logistik, modul ini digunakan untuk mencatat pemasukan atau pengeluaran inventori yang terjadi, melacak dan memantau pengiriman barang.
7. Penjualan, modul ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. Jika sistem XXX Pro mengalami down, maka PT X akan segera menghubungi teknisi atau contact person sistem XXX Pro dan aktivitas operasional sementara dilanjutkan menggunakan Microsoft Excel menggunakan data yang telah di-backup.
(B) Penjualan PC, Laptop, Notebook, dan Netbook
1. Aktivitas yang Berhubungan dengan Inisiasi dan Otorisasi Penjualan (pemroresan pesanan penjualan) PC, Laptop, Notebook, dan Netbook di PT X
PT X menerima pesanan pembelian dari distributor. Setelah itu divisi logistik memeriksa ketersediaan persediaan untuk pesanan pembelian tersebut kemudian manajer logistik akan meninjau dan mengotorisasi pesanan pembelian tersebut.. Apabila manajer logistik menyetujui pesanan pembelian tersebut, staf logistik memasukkan data yang ada di pesanan pembelian seperti nama distributor, produk, dan harga penjualan ke dalam sistem XXX Pro lalu sistem tersebut mempersiapkan proforma invoice. Barang dikemas untuk menunggu proses pengiriman. Untuk menghindari terjadinya penggandaan proforma invoice, maka proforma invoice tersebut harus diberi nomor.
Divisi keuangan memproses proforma invoice. Pertama-tama staf keuangan meninjau batas kredit distributor. Apabila distributor mempunyai piutang beredar yang melampaui batas, maka perusahaan menunda proses
Universitas Indonesia
piutangnya, maka staf keuangan mengeluarkan proforma invoice dan manajer keuangan meninjau dan mengotorisasi proforma invoice. Proforma invoice ini digunakan sebagai pesanan penjualan; setiap proforma invoice memiliki nomor pesanan penjualan. Divisi logistik segera mempersiapkan delivery order apabila mereka telah mengumpulkan proforma invoice/nomor pesanan penjualan.
Setelah manajer logistik meninjau dan mengotorisasi delivery order ditinjau dan diotorisasi oleh manajer logistik, staf gudang menginformasikan distributor apabila barang sudah dikemas dan siap untuk dikirim. Untuk barang berkuantitas besar, barang dikirim oleh perusahaan atau melalui forwarder. Sementara itu, untuk barang berkuantitas kecil, distributor langsung mengambil barang tersebut di gudang perusahaan. Distributor menandatangani delivery order saat mereka menerima barang dengan spesifikasi sesuai yang mereka minta.
Staf keuangan menerbitkan commercial invoice sementara staf pajak menerbitkan tax invoice saat barang telah dikirimkan, hal ini sesuai dengan kebijakan PT X yang membedakan invoice untuk keperluan keuangan dan keperluan pajak. Selanjutnya, manajer keuangan menyetujui commercial invoice sementara manajer pajak menyetujui tax invoice.
2. Aktivitas yang Berhubungan dengan Pencatatan dan Pemroresan untuk Dicatat dalam General Ledger.
Saat barang diambil dari gudang, staf gudang mengklik tombol “Kirim” pada sistem XXX Pro. Sistem tersebut secara otomatis mencatat (staf keuangan tidak perlu melakukan pengecekan terhadap delivery order dan pencatatan jurnal):
Dr. Piutang xxx
(C) Penjualan Suku Cadang
1. Aktivitas yang Berhubungan dengan Inisiasi dan Otorisasi Penjualan Suku Cadang
Perusahaan mempunyai beberapa pusat pelayanan yang ditugaskan untuk melakukan pelayanan purnajual (after sales service) dan penjualan suku cadang. Apabila konsumen mempunyai masalah dengan produknya, maka konsumen dapat memperbaiki produknya di pusat pelayanan tersebut. Saat konsumen ingin memperbaiki produknya, konsumen mengisi formulir permintaan pelayanan. Front line officer di pusat pelayanan kemudian memasukkan identitas konsumen di sistem dan memberikan memo kepada konsumen untuk mengambil produk saat produk tersebut telah selesai diperbaiki.
Teknisi memeriksa kerusakan dan menjelaskan status kerusakan tersebut di dalam formulir permintaan pelayanan. Apabila konsumen harus mengganti suku cadang, maka teknisi menyarankan suku cadang apa di dalam formulir tersebut. Front line officer menginformasikan konsumen tentang status kerusakan dan jumlah biaya yang dikenakan. Apabila konsumen menyetujui untuk memperbaiki produknya, maka konsumen harus menandatangani memo tersebut kemudian teknisi segera melakukan perbaikan.
Untuk penjualan suku cadang, teknisi meminta suku cadang kepada gudang melalui sistem XXX Pro. Saat teknisi menerima suku cadang tersebut, teknisi mengklik “Spare Part Received Module” pada sistem XXX Pro sehingga sistem tersebut langsung memperbarui status dari suku cadang yang bersangkutan.
Apabila teknisi telah menyelesaikan perbaikan, maka kasir segera mencetak invoice dari sistem XXX Pro. Konsumen harus langsung membayar invoice kemudian kasir menutup transaksi tersebut.
Universitas Indonesia
2. Aktivitas yang Berhubungan dengan Pencatatan dan Pemroresan untuk Dicatat dalam General Ledger
Saat kasir menutup transaksi, sistem XXX Pro secara otomatis mencatat:
Dr. Kas xxx
Cr. Penjualan xxx
Jurnal ini berlaku untuk pembayaran kas dan kartu kredit. Pembayaran kartu kredit tetap dicatat seperti itu karena PT X akan menerima pembayaran dari bank penerbit kartu kredit dalam beberapa hari. Transaksi kartu kredit akan diproses oleh clearing house yang kemudian akan menghubungi bank penerbit untuk segera menransfer uang tunai langsung atas transaksi tersebut ke rekening bank PT X. Hal lain yang perlu diketahui adalah setiap gerai tidak membuat catatan penjualan karena semua aktivitas transaksi yang dilakukan tercatat otomatis oleh sistem dan menggunakan kode yang berbeda untuk setiap gerai sehingga nantinya dapat direkapitulasi per gerai.
(D) Penerimaan Kas
1. Aktivitas yang Berhubungan dengan Inisiasi dan Otorisasi Penerimaan Kas
Setiap hari, staf keuangan akan memeriksa online banking untuk memeriksa apakah terdapat penerimaan kas dari pelanggan. Jika ada, maka staf keuangan akan melakukan pengecekan atas nama distributor dan jumlah sesuai data yang tertera pada invoice dan melakukan konfirmasi dengan distributor kemudian mencatat penyelesaian piutang pada sistem XXX Pro. Selain itu setiap bulan, staf keuangan memeriksa bank statement dan memeriksa kembali apakah ada pembayaran yang belum tercatat untuk meyakinkan keberadaan, kelengkapan, dan akurasi penerimaan kas dari distributor.
2. Aktivitas yang Berhubungan dengan Pencatatan dan Pemroresan untuk Dicatat dalam General Ledger
Setelah staf keuangan memastikan perusahaan telah menerima kas untuk penyelesaian piutang, staf keuangan memasukkan nomor-nomor invoice yang telah dibayar ke sistem XXX Pro untuk kemudian menutup transaksi-transaksi tersebut sehingga sistem tersebut secara otomatis mencatat penerimaan kas sebagai berikut :
Dr. Bank xxx
Cr. Piutang xxx 3.2.1.2 Materialitas
Headquarter PT X berlokasi di Taiwan dan merupakan klien dari KPMG Taiwan. Semua cabang X Group di berbagai negara merupakan klien dari KPMG International di negara tersebut. KPMG Taiwan menetapkan kebijakan mengenai materialitas untuk X Group yang disebut group materiality. Group materiality harus diikuti oleh seluruh KPMG di berbagai negara yang mengaudit cabang dari X Group, termasuk KAP SW (KPMG Indonesia) yang mengaudit PT X). Group materiality yang ditentukan oleh KPMG Taiwan adalah US$1,500,000 untuk akun-akun dalam laporan laba rugi dan US$2,500,000 untuk akun-akun dalam neraca.
3.2.1.3 Menetapkan sampel
Tabel 3.1 di halaman berikutnya menjelaskan jumlah minimal sampel aktivitas pengendalian atau dokumen yang harus diperiksa auditor berdasarkan frekuensinya. Jika aktivitas pengendalian dilakukan setiap tahun atau setiap triwulan, maka sampel yang harus diperiksa berjumlah satu. Contoh dokumen yang terbit per tahun adalah SPT tahunan. Jumlah sampel yang diperiksa untuk aktivitas pengendalian yang dilakukan setiap bulan atau dokumen yang terbit per
Universitas Indonesia
dengan risiko terkait. Beberapa contoh yang telah dijelaskan di atas adalah aktivitas pengendalian atau dokumen yang bersifat periodik. Lain halnya dengan aktivitas pengendalian atau dokumen yang berulang-berulang dan per harinya berjumlah banyak seperti otorisasi penjualan, jumlah sampel yang diperiksa adalah 25 atau 40 disesuaikan dengan risiko terkait.
Tabel 3.1 – Penentuan Jumlah Sampel KAP SW
Frequency of control activity or document
Minimum sample sizes Risk of failure Lower Higher Annual 1 1 Quarterly 1 1 Monthly 2 3 Weekly 5 8 Daily 15 25
Recurring manual control or document 25 40 Sumber : KPMG Audit Manual (2010)