Persediaan bahan baku di dalam perusahaan adalah hal yang sangat wajar untuk dikendalikan dengan baik.
Setiap perusahaan yang menghasilkan produk (perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan proses produksi) akan memerlukan persediaan bahan baku. Baik disengaja maupun tidak disengaja, baik perusahaan tersebut perusahaan kecil, perusahaan menengah maupun perusahaan besar. Namun demikian, cara penyelenggaran persediaan bahan baku ini
akan berbeda-beda untuk setiap perusahaan-perusahaan tersebut, baik dalam hal jumlah unit dari persediaan bahan baku yang ada di dalam perusahaan, maupun manajemen ataupun pengelolaan dari persediaan bahan baku di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Pada umumnya, bagi perusahaan besar dan sebagian dari perusahaan menengah, persediaan bahan baku ini akan dikendalikan dengan sebaik-baiknya. Persiapan-persiapan untuk mengadakan penyelenggaraan persediaan bahan baku ini akan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, sehingga persediaan bahan baku yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan akan benar-benar dapat menunjang pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan dengan seefisien mungkin. Dalam penyelenggaraan persediaan bahan baku akan diusahakan agar bahan baku yang ada di dalam perusahaan akan dapat mempunyai biaya persediaan yang serendah mungkin.
Apapun keadaan suatu perusahaan pada prinsipnya seluruh perusahaan-perusahaan yang melaksanakan proses produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk kelangsungan pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan. Beberapa hal yang menyebabkan perusahaan harus menyelenggarakan persediaan bahan baku antara lain sebagai berikut:
1. Bahan baku yang akan dipergunakan untuk pelaksanaan proses produksi dari perusahaan tidak akan dapat dibeli atau didatangkan secara satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan serta pada saat bahan tersebut akan
dipergunakan untuk proses produksi perusahaan. Bahan baku tersebut pada umumnya akan dibeli dalam suatu jumlah unit tertentu, dimana jumlah tersebut akan dipergunakan untuk menunjang pelaksanaan proses produksi di dalam perusahaan dalam beberapa waktu tertentu pula (misalnya beberapa hari, minggu, bulan dan lain sebagainya). Dengan keadaan semacam ini maka bahan baku yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam perusahaan namun belum dipergunakan untuk pelaksanaan proses produksi akan dianggap sebagai persediaan bahan baku.
2. Apabila terdapat keadaan bahwa bahan baku yang diperlukan tidak ada di dalam perusahaan atau tidak mempunyai persediaan bahan baku, sedangkan bahan baku yang dipesan untuk didatangkan ke dalam perusahaan belum datang, maka pelaksanaan kegiatan proses produksi akan terganggu karenanya. Ketiadaan bahan baku dalam perusahaan ini akan mengakibatkan terhentinya pelaksanaan proses produksi, terutama pada mesin dan peralatan produksi yang langsung memproses bahan baku tersebut. Di dalam waktu berikutnya maka mesin dan peralatan produksi yang dipergunakan untuk tahap-tahap proses kedua, ketiga dan seterusnya juga akan mengalami kemacetan karena tahap pertama yang lansung mengolah bahan baku tersebut tidak mempunyai keluaran lagi. Proses produksi akan dapat berjalan lancar kembali apabila bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan tersebut sudah tersedia untuk diproses.
Pengadaan bahan baku dalam keadaan tersebut dapat saja terjadi apabila bahan baku yang dipesan perusahaan datang atau perusahaan yang bersangkutan mengadakan pembelian kepada penjual atau leveransir bahan baku lain, atau mengadakan pembelian mendadak dengan jumlah yang lebih kecil. Cara ini bisa dilaksanakan dengan jalur keadaan normal tersebut tentunya tidak akan menambah keuntungan perusahaan melainkan akan mendatangkan kerugian bagi perusahaan.
3. Untuk menghindarkan diri dari keadaan kekurangan bahan baku tersebut, manajemen perusahaan dapat saja memutuskan untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku di dalam jumlah unit yang cukup banyak. Namun demikian, persediaan bahan baku yang cukup besar dalam suatu perusahaan akan membawa berbagai macam akibat yang akan merugikan perusahaan pula.
Persediaaan bahan baku yang diselengarakan di dalam jumlah yang cukup besar akan mengakibatkan terjadinya biaya-biaya persediaan bahan yang besar pula. Besarnya biaya persediaan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat dicapai oleh perusahaan. serta risiko kerusakan bahan akan semakin tinggi.
Sehingga, bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan kegiatan operasi dari perusahaan pada umumnya tidaklah mungkin terlaksana apabila perusahaan yang bersangkutan tidak mempunyai persediaan bahan baku. Namun, persediaan bahan baku yang terlalu besar maupun dalam jumlah yang sekecil-kecilnya masing-masing akan tetap
menjadi factor kerugian di dalam perusahaan. Sehingga, pengendalian persediaan bahan baku dalam perusahaan memang penting dilakukan.
Beberapa Kerugian yang akan Dapat Diderita oleh Perusahaan Sehubungan dengan Penyelenggaraan Persediaan Bahan Baku yang Terlalu Besar antara lain:
1. Biaya penyimpanan atau pergudangan yang akan menjadi tanggungan perusahaan menjadi semakin besar. Biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan oleh perusahaan tidak hanya sewa gudang atau pemeliharaan gudang saja, melainkan akan mencakup beberapa aspek lain.
2. Penyelenggaraan persediaan bahan baku yang terlalu besar akan berarti harus mempersiapkan dana yang cukup besar pula untuk mengadakan pembelian bahan.
Dengan semakin besarnya jumlah unit bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan berarti dana yang terikat di dalam investasi bahan baku tersebut menjadi semakin besar pula.
3. Tingginya biaya penyimpanan yang ada di dalam perusahaan serta investasi di dalam persediaan bahan baku dari perusahaan akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk pembiayaan dan investasi dalam bidang-bidang yang lain. Dengan kata lain dapat disebutkan bahwa jumlah unit perseidaan bahan baku yang terlalu tinggi justru akan menjadi penghalang dari kemajuan bagi perusahaan.
4. Apabila persediaan bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan yang bersangkutan mengalami kerusakan
atau mempunyai perubahan-peruabahan kimiawi sehingga tidak dapat dipergunakan, maka kerugian perusahaan akan menjadi semakin besar dengan semakin besarnya jumlah unit bahan baku yang disimpan dalam perusahaan.
5. Apabila perusahaan mempunyai persediaan bahan baku yang sangat besar, maka terjadinya penurunan harga pasar akan merupakan suatu kerugian yang tidak sedikit di dalam perusahaan. Walaupun di dalam hal ini dapat saja terjadi kenaikan harga pasar dari bahan tersebut, dimana hal ini dapat menguntungkan bagi perusahaan.
Beberapa Kelemahan apabila Perusahaan Menyelengarakan Persediaan Bahan Baku dalam Jumlah Unit yang Sedikit atau Kecil antara lain:
1. Persediaan bahan baku dalam jumlah yang kecil kadang-kadang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan untuk pelaksanaan proses produksi. Untuk menjaga kelangsungan palaksanaan proses produksi maka pada umumnya manajemen perusahaan akan mengadakan pembelian dalam jumlah yang mendadak, sehingga harga beli dari bahan baku terebut menjadi lebih tinggi apabila dibandingkan dengan pembelian normal. Apabila hal ini terus berlangsung dalam jangka lama maka kemungkinan akan sangat merugikan perusahaan.
2. Apabila perusahaan seringkali kehabisan bahan baku untuk pelaksanaan proses produksinya, maka pelaksanaan proses prosuksi dalam perusahaan tidak dapat berjalan lancar. Sebagai akibatnya adalah kualitas
dan kuantitaas dari produk akhir yang dihasilkan perusahaan menjadi sering berubah pula. Demikian pula dengan mesin dan peralatan produksi yang dipergunakan pada tahap pertama proses dimana bahan baku tersebut masuk proses akan mengalami penggunaan yang tidak teratur, karena sering terjadinya ketiasaan bahan baku dalam perusahaan. sebagai akibat penggunaan mesin dan peralatan proses produksi yang tidak teratur maka umur ekonomis dari mesin dan peralatan peroduksi tersebut akan menjadi berkurang, sedangkan produktivitas mesin dan perlatan prosuksi ini menjadi semakin rendah.
3. Persediaan bahan baku dalam perusahaan rata-rata jumlah unitnya relative kecil akan mengakibatkan frekuensi pembelian bahan baku akan menjadi semakin besar. Seiring dengan bertambahnya besar frekuensi pembelian bahan baku dalam perusahaan tersebut, maka biaya pemesanan bahan baku untuk perusahaan menjadi semakin tinggi pula.
Dengan melihat beberapa kelemahan di atas, maka kiranya cukup jelas bahwa semua jenis bahan baku dipergunakan untuk pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan haruslah diselenggarakan persediaannya sehingga, proses produksi tidak akan terganggu karena kehabisan bahan baku.