PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Penulis:
Lolyta Damora Simbolon, S.Si.,M.Si.
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Penulis
Lolyta Damora Simbolon, S.Si., M.Si.
Editor
Debora Exaudi Sirait, S.Si., M.Si.
Desain Cover &Penata Isi Tim Penerbit FP. Aswaja Cetakan Pertama: Agustus 2021 DiterbitkanOleh:
Forum PemudaAswaja
Jl. Kamp. Srigangga, Tiwugalih, Praya NTB.
Telp. : 08978110101
E-mail :aswajahamdan@gmail.com ISBN: 978-623-5501-02-4
Hak Cipta dilindungi Undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku kedalam bentuk apapun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk foto kopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari Penerbit. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2000 tentang Hak Cipta, Bab XII Ketentuan Pidana, Pasal 72, Ayat (1), (2), dan (6).
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepadaTuhan Yang Maha Esa atas kasih dan limpahan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan buku dengan judul
“Pengendalian Persediaan”.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut mendukung dalam penulisan buku ini:
1. Bapak Prof. Dr. Sanggam Siahaan, M.Hum sebagai Rektor Universitas HKBP Nommensen Pematangsiantar.
2. Dekan Fakultas MIPA Universitas HKBP Nommensen Pematangsiantar.
3. Seluruh dosen Departemen Matematika FMIPA Universitas HKBP Nommensen Pematangsiantar.
4. Keluarga besar penulis
5. Dan kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Buku ini membahas tentang Pengendalian Persediaan.
Pengendalian persediaan merupakan masalah utama yang sering dihadapi oleh suatu perusahaan, dimana sejumlah produk diharapkan dapat diperoleh pada waktu yang tepat, serta dengan ongkos yang rendah. Persediaan dalam kegiatan usaha dapat berupa barang mentah, barang setengah jadi, maupun barang jadi yang disimpan untuk digunakan dalam proses produksi, perakitan, atau untuk dijual kembali. Persediaan merupakan kekayaan dalam kegiatan usaha yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis.
kajian terhadap pengendalian persediaan dan merupakan suatu kebutuhan bersama untuk mengetahui bagaimana siklus dan elemen penting dalam pengendalian persediaan. Oleh karenanya, buku ini disusun sebagai bacaan alternatif bagi semua pihak yang tentunya terdapat banyak kekurangan dan kekeliruan. Untuk itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan untuk kemajuan bersama.
Medan, Februari 2021
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... v Daftar Isi ... vii
BAB 1
KONSEP PERSEDIAAN
A. Definisi Persediaan ... 1 B. Fungsi Persediaan ... 7 C. Peranan dan Jenis Persediaan ... 10
BAB 2
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
A. Pengertian Pengendalian Persediaan ... 17 B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Persediaan ... 20 C. Aspek-aspek Pengendalian Persediaan ... 23
BAB 3
TOTAL BIAYA PERSEDIAAN
A. Konsep tentang Biaya ... 27 B. Biaya dalam Persediaan ... 33 C. Total Cost (BiayaTotal) Persediaan ... 36
BAB 4
ECONOMIC ORDER QUANTITY
A. Pengertian dan Asumsi Economic Order Quantity ... 39 B. Ekonomisasi Pemesanan ... 49 C. Kelebihan dan Kekurangan Economic Order Quantity . 53
BAB 5
PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
A. Definisi Bahan Baku ... 55
B. Cara Persediaan Bahan Baku ... 57
C. Penentuan Harga Pokok Bahan Baku ... 62
D. Pentingnya Persediaan Bahan Baku ... 67
BAB 6 MANAJEMEN PERSEDIAAN A. Konsep Manajemen Persediaan ... 75
B. Perencanaan dalam Persediaan ... 80
C. Keputusan dalam Manajemen Persediaan ... 83
D. Ketersediaan Biaya ... 87
D. Masalah dalam Persediaan ... 89
E. Hubungan Manajemen Persediaan Menggunakan Metode EOQ dengan Biaya Persediaan ... 97
Daftar Pustaka ... 101 Biodata Penulis ... 105
BAB 1
KONSEP PERSEDIAAN
A. Definisi Persediaan
Saat ini perekonomian dalam segala bidang yang dipegang oleh tiap instansi maupun perusahaan telah berkembang dengan pesat seiring dengan pesatnya perkembangan zaman. Dengan zaman yang semakin modern ini, tumbuh perusahaan baru yang menambah ketatnya persaingan antar perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. Apalagi dengan diberlakukannya perdagangan bebas asia atau yang disebut dengan masyarakat ekonomi asia (MEA), maka perusahaan berlomba-lomba untuk menarik minat konsumen untuk membeli produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Adanya persaingan yang semakin ketat antar perusahaan ini mendorong agar setiap perusahaan untuk menetapkan cara-cara atau strategi agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Salah satu cara untuk dapat bersaing adalah dengan menetapkan pengendalian secara tepat sehingga perusahaan dapat tetap eksis untuk memenuhi keinginan konsumennya
Secara umum persediaan meliputi barang atau bahan yang diperlukan perusahaan dalam proses produksi dan proes distribusi barang. Produksi tidak akanberjalan
lancar bila persediaan bahan baku kurang, demikian juga dengan penjualan tidak akan berhasil jika persediaan kurang. Mengingat hal itu ada kecenderungan bahwa perusahaan akan lebih suka untuk mempunyai persediaan yang besar karena perusahaan akan mempunyai fleksibilitas dalam melakukan produksi dan penjualan.
Namun hal itu juga mempunyai dampak pada biaya penyimpanan, biaya keamanan dan biaya pemeliharaan.
Oleh karena itu manajer perusahaan harus menentukan jumlah yang seimbang antara peroleh laba dan resiko.
Heizer, J. dan Render, B., (2015) menyatakan bahwa persediaan adalah salah satu asset termahal dari banyak perusahaan, mencerminkan sebanyak 50% dari totoal modal yang diinvestasikan. Manajer operasi di seluruh dunia telah menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik sangatlah penting. Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi persediaan. Di sisi lain, produksi dapat berhenti dan pelanggan merasa tidak puas ketika suatu barang tidak tersedia. Tujuan manajemen persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan pelanggan.
Tersine, R.J, (1994) mendefinisikan persediaan dapat dikatakan sebagai sumber daya yang menganggur, yang menunggu proses lebih lanjut. Persediaan dapat berupa bahan baku, bahan setengah jadi (WIP), produk jadi, peralatan dan lain-lain.
Sejalan dengan pendapat tersebut, menurut Assauri (2004), persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu.
Menurut Handoko (2002), persediaan atau inventory adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Dalam berbentuk barang, Indrajit dan Djokopranoto (2003), mendefinisikan bahwa barang persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam bentuk buku perusahaan.
Definisi oleh para ahli di atas memberikan pemahaman bahwa setiap perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur selalu berusaha untuk mengadakan persediaan. Dengan tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan sebuah perusahaan dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Jika persediaan tidak ada, perusahaan dikhawatirkan tidak dapat memenuhi kebutuhan proses produksi dan tidak dapat memenuhi keinginan konsumen pada waktu tertentu.
Hal ini dapat mempengaruhi keuntungan yang akan
diperoleh perusahaan.
Sedangkan faktor-faktor yang harus disediakan oleh perusahaan sesuai yang diungkapkan oleh Tersine, R.J, (1994) meliputi:
1. Perkiraan pemakaian bahan baku
Sebelum perusahaan yang bersangkutan mengadakan pembelian bahan baku, maka sebaiknya pihak manajemen perusahaan dapat mengadakan perkiraan bahan baku yang akan dipakai. Untuk dapat memperhitungkan pembelian bahan baku dari masing-masing jenis bahan baku yang akan digunakan terlebih dahulu harus memperhatikan perhitungan persediaan bahan baku yang telah ada dalam periode sebelumnya, dan harus merencanakan persediaan bahan baku yang harus ada pada akhir periode yang bersangkutan. Jumlah bahan baku yang akan dibeli perusahaan aka diperhitungkan dengan cara jumlah kebutuhan bahan baku yang akan dipakai untuk diproduksi pada periode x ditambah dengan rencana persediaan akhir periode x, kemudian dikurangi dengan persediaan awal yang telah ada dalam perusahaan yang bersangkutan.
2. Harga bahan baku
Harga bahan baku merupakan salah satu faktor penentu terhadap persediaan bahan baku yang akan dilaksanakan perusahaan. Hal ini disebabkan karena harga bahan baku yang akan dipergunakan dapat menentukan berapa besar dana yang harus disediakan
untuk menyelanggarakan persediaan bahan baku dan jumlah unit lainnya.
3. Biaya-biaya persediaan.
Persediaan bahan baku diperusahaan tidak terlepas dari biaya-biaya persediaan yang harus ditanggung perusahaan. Sehubungan dengan biaya- biaya persediaan ini, maka dikenal dengan tiga macam biaya, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.
4. Kebijaksanaan pembelanjaan
Kebijaksanaan dalam pembelanjaan dalam perusahaan akan dapat mempengaruhi kebijaksanaan pembelian dalam perusahaan. Seberapa besar dana yang akan digunakan dalam pembelian akan dipengaruhi oleh kebijaksanaan pembelanjaan, apakah dana pembelian mendapat priorotas utama.
5. Pembelian bahan
Pemakaian bahan baku dari perusahaan yang bersangkutan dalam periode yang telah lalu untuk keperluan proses produksi dapat digunakan sebagai salah satu dasar petimbangan didalam penyelenggaraan bahan baku tersebut. Perkiraan pemakaian bahan baku dengan menggunakan model yang sesuai akan membantu perusahaan lebih mendekati kepada kenyataan dari pemakaian bahan baku yang ada didalam perusahaan yang bersangkutan.
6. Waktu tunggu (lead time)
Waktu tunggu (lead time) adalah tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku tersebut dilakukan dengan datangnya bahan yang dipesan.
7. Model pembelian bahan
Model pembelian bahan yang digunakan oleh perusahaan akan sangat menentukan besar kecilnya persediaan bahan baku. Model yang diselenggarakan akan dapat menghasilkan jumlah pembelian bahan baku akan disesuaikan dengan kondisi dan persediaan bahan baku perusahaan yang bersangkutan.
8. Persediaan pengamanan
Untuk menanggulangi kekurangan bahan baku dalam perusahaan maka perusahaan yang bersangkutan akan mengadakan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan ini akan digunakan perusahaan apabila terjadi kekurangan bahan baku, atau keterlambatan datangnya bahan baku dibeli perusahaan.
9. Pembelian kembali
Di dalam proses produksi, bahan baku yang digunakan tidak akan mencakupi dengan sekali pemesanan saja. Dengan demikian secara berkala perusahaan mengadakan pembelian kembali terhadap bahan baku yang digunakan.
Konteks di atas memberikan kesimpulan bahwa Masalah persediaan adalah masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan yang harus memutuskan berapa banyak harus dipesan setiap kali mememsan dan kapan melakukan pemesanan untuk dapat memenuhi kebutuhan untuk produk- produknya.
B. Fungsi Persediaan
Fungsi produksi suatu perusahaan tidak dapat berjalan lancar tanpa adanya persediaan yang mencukupi.
Persediaan timbul karena penawaran dan permintaan berada dalam tingkat yang berbeda sehingga material yang disediakan berbeda dengan yang dibutuhkan.
Fungsi dari persediaan adalah untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku dan waktu proses diperlukannya persediaan, menghindari inflasi dan perubahan harga, menghindari kekurangan stok karena cuaca, kekurangan pemasok, masalah mutu, dan pengiriman, serta menjaga operasi agar berjalan lancar (Susanto, 2009).
Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi-fungsi persediaan penting artinya dalam upaya meningkatkan operasi perusahaan, baik yang berupa operasi internal maupun operasi eksternal sehingga perusahaan seolah-olah dalam posisi bebas.
Berdasarkan fungsi produksi tersebut, dibutuhkan faktor-faktor sebagai penyangga. Menurut Yamit (2003:6) terdapat 4 faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan, yaitu:
1. Faktor waktu, menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen.
2. Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen.
3. Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya.
4. Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.
Rangkuti (2004), fungsi persediaan pada dasarnya terdiri dari tiga fungsi yaitu:
1. Fungsi Decoupling
Fungsi ini memungkinkan bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya atas permintaan konsumen tanpa tergantung pada suplier barang.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Tujuan dari fungsi ini adalah pengumpulan persediaan agar perusahaan dapat berproduksi serta
menggunakan seluruh sumber daya yang ada dalam jumlah yang cukup dengan tujuan agar dapat mengurangi biaya perunit produk. Pertimbangan yang dilakukan dalam persediaan ini adalah penghematan yang dapat terjadi pembeliaan dalam jumlah banyak yang dapat memberikan potongan harganya, serta biaya pengangkutan yang lebih murah dibandingkan dengan biaya-biaya yang akan terjadi karena banyaknya persediaan yang dipunyai.
3. Fungsi Anticipation
Perusahaan sering mengalami suatu ketidakpastian dalam jangka waktu pengiriman barang dari usaha lain, sehingga memerlukan persediaan pengamanan (safety stock) atau mengalami fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan sebelumnya yang didasarkan pengalaman masa laluakibat pengaruh musim, sehubungan dengan hal tersebut sebaiknya mengadakan persediaan musiman.
Selain fungsi-fungsi yang diungkapkan Rangkuti, Herjanto (1997) menjelaskan terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain:
1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.
2. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.
3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan sulit bila bahan tersebut tidak tersedia dipasaran.
5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discount).
6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
Alasan utama persediaan barang adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan atas suatu produk terutama pada usaha ritel. Biasanya sejumlah persediaan disimpan untuk mengantisipasi permintaan pelanggan.
Namun, karena permintaan sulit diketahui dengan pasti, sejumlah persediaan yang disebut stok cadangan disimpan untuk memenuhi perubahan yang tidak diharapkan dalam bentuk permintaan yang lebih banyak. Menurut Supranto (1988), situasi bisnis dimana inventori dari suatu jenis barang harus dimasukkan ke dalam stok pada permulaan waktu tertentu. Jumlah permintaan tidak diketahui, tetapi distribusi probabilitasnya diketahui. Untuk penyederhanaan kita menganggap bahwa tidak mungkin dilakukan pemesanan kembali dalam periode tertentu walaupun jumlah yang diminta jauh melebihi yang ada dalam stok.
C. Peranan dan Jenis Persediaan
Masalah persediaan merupakan salah satu masalah penting yang harus diselesaikan oleh perusahaan khususnya perusahaan manufaktur. Persediaan sebagai
kekayaan perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis. Upaya untuk mengantisipasi masalah persediaan ini dengan mengadakan suatu sistem pengendalian pada persediaan. Perusahaan memerlukan persediaan karena sering terjadi adanya ketidakpastian permintaan (permintaan yang mendadak), adanya unsur ketidakpastian dari pasokan supplier dan adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu pemesanan.
Persediaan sebagai kekayaan perusahaan, memiliki peranan penting dalam operasi bisnis. Pada dasarnya persediaan akan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, menurut Prawirosentono (2007) persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk:
1. Mengurangi risiko keterlambatan datangnya bahan- bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi perusahaan.
2. Mengurangi risiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.
3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman (seasonal) sehingga dapat digunakan seandainya pun bahan/barang itu tidak tersedia di pasaran.
4. Mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, berarti menjamin kelancaran proses
produksi.
5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (stock out).
6. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan sebaik-baiknya di mana keinginan langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi dengan memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.
Berkaitan dengan jenis persediaan, banyak para ahli menuangkan pendapatnya dalam buku-buku yang relevan dengan kajiannya. Sofyan (2013), menjelaskan bahwa persediaan dibagi atas 5 (lima) jenis, yaitu:
1. Persediaan bahan baku (raw material stock), yaitu barang-barang yang dibeli dari pemasok (supplier) dan akan digunakan atau diolah menjadi produk jadi yang akan dihasilkan oleh perusahaan.
2. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work ini process/progress stock), yaitu bahan baku yang sudah diolah atau dirakit menjadi komponen namun masih membutuhkan langkah-langkah selanjutnya agar produk dapat selesai dan menjadi produk akhir.
3. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (component stock), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen (parts) yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung dirakit dengan parts lain, tanpa proses produksi sebelumnya.
4. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu barang yang telah diproses dan siap untuk disimpan di gudang, kemudian dijual atau didistribusikan ke lokasi pemasaran.
5. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock), yaiu barang-barang yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan produksi, namun tidak menjadi bagian produk akhir yang dihasilkan perusahaan.
Menurut Baridwan (2011) mengemukakan ada 4 jenis persediaan yaitu sebagai berikut: Dalam perusahaan dagang, barang yang di beli dengan tujuan akan dijual kembali diberi judul persediaan barang dagang. Untuk perusahaan industry persediaan yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda, yaitu:
1. Bahan baku penolong Bahan baku adalah barang-barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong adalah barang-barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relative kecil atau sulit di ikuti biayanya. Misalnya dalam perusahaan mebel, bahan baku adalah kayu, rotan, besi siku, bahan penolong adalah paku, dempul.
2. Supplies Pabrik Adalah barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi misalnya oli mesin, bahan pembersih mesin.
3. Barang dalam proses Adalah barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses). Untuk dapat dijual masih
diperlukan pengerjaan lebih lanjut.
4. Produk selesai Yaitu barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualannya.
Menurut Ristono (2009), Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya terdiri dari:
1. Persediaan Pengamanan (safety stock) Persediaan pengamanan atau sering pula disebut sebagai safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stockout).
2. Persediaan Antisipasi Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
3. Persediaan dalam Pengiriman Persediaan dalam pengiriman disebut work-in porcess stock adalah persediaan masih dalam pengiriman, yaitu:
a. Eksternal Transit Stock adalah persediaan yang masih berada dalam transportasi.
b. Internal Transit Stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan
Menurut Sunyoto (2012), ada beberapa tujuan persediaan diantaranya:
1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian.
2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian.
3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan.
5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi.
6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga.
7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman.
8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.
9. Mendapatkan keuntunan dari quantity discount.
10. Komitmen terhadap pelanggan.
Pada prinsipnya semua perusahaan melaksanakan proses produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku, maupun barang dagang untuk kelangsungan proses produksi dalam perusahaan tersebut.
BAB 2
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
A. Pengertian Pengendalian Persediaan
Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya.
Untuk mengadakan persediaan ini dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Pengendalian persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin persediaan dengan biaya yang serendah- rendahnya.
Persediaan yang terlalu berlebihan akan merugikan perusahaan,karena ini berarti lebih banyak uang atau modal yang tertanam, dan biaya-biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan tersebut. Sebaliknya suatu persediaan yang terlalu kecil akan merupakan perusahaan
karena kelancaran dari kegiatan produksi dan distribusi akan terganggu. Pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang bertautan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah kualitas maupun biayanya.
Menurut Assauri (2004), pengendalian persediaan dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan parts, bahan baku, dan barang hasil produk, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
Menurut Sunyoto (2012:225), “Sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus diadakan. Sistem ini menentukan dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kualitas dan waktu yang tepat”.
Sunyoto melanjutkan, jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan (stockout) dan kerusakan barang yang lebih besar karena sering kali bahan barang yang dibutuhkan tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang dibutuhkan.
Bila persediaan dilebihkan, biaya penyimpanan dan modal yang diperlukan akan bertambah. Sebaliknya, bila persediaan dikurangi, suatu ketika bisa mengalami stockout (kehabisan barang). Bila perusahaan tidak memiliki persediaan yang mencukupi, biaya pengadaan darurat akan lebih mahal. Dampak lain, mungkin kosongnya barang di pasaran dapat membuat konsumen kecewa dan lari ke merek lain. Mengingat konsekuensi logis yang dilematis (kekurangan atau kelebihan) dari persediaan, perusahaan harus merencanakan dan mengendalikan persediaan ini pada tingkat yang optimal. Kriteria optimal adalah minimasi keseluruhan biaya yang terkait dengan semua konsekuensi kebijakan persediaan (Baroto, 2002).
Pada dasarnya, pengendalian persediaan akan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut- turut untuk memproduksi barang-barang, disimpan di gudang dan selanjutnya menyampaikan kepada pelanggan atau konsumen. Persediaan yang terlalu besar (overstock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban-beban biaya untuk penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Di sisi lain, persediaan yang terlalu kecil dapat menyebabkan terhentinya proses produksi yang dapat menghilangkan konsumen karena tidak terpenuhinya permintaan.
Pengendalian persediaan bukan hal yang mudah.
Apabila jumlah persediaan terlalu besar menimbulkan dana menganggur yang besar (yang tertanam dalam persediaan).
Meningkatnya biaya penyimpanan dan resiko kerusakan barang yang besar.
B. Tujuan dan Fungsi Pengendalian Persediaan
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang dijalankan untuk memelihara terdapatnya keseimbangan antara kerugian- kerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut.
Tujuan dari pengendalian persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahan- bahan atau barang-barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaan. Assauri (2004), tujuan pengendalian persediaan secara terperinci adalah sebagai usaha untuk:
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehinggadapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau belebihan.
3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena iniakan berakibat baiaya pesanan terlalu besar.
Fungsi utama pengendalian persediaan adalah menyimpan untuk melayani kebutuhan perusahaan akan barang jadi dari waktu ke waktu. Fungsi tersebut ditentukan oleh berbagai kondisi seperti:
1. Apabila jangka waktu pengiriman bahan mentah relatif lama makaperusahaan perlu persediaan bahan mentah yang cukup untuk memenuhkebutuhan perusahan selama jangka waktu pengiriman
2. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar dari yangdibutuhkan.
3. Apabila pemintaan barang hanya sifatnya musiman sedangkan tingkat produksi setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuas imengikuti fluktuasi permintaan.
4. Selain untuk memenuhi permintaan langganan, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang atau bahan pengganti ataubiaya kehabisan barang atau bahan relatif besar.
Menurut Sunyoto (2012), tujuan-tujuannya adalah:
1. Menjaga agar jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh organisasi tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar.
3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan
semakin besar.
Menurut Rangkuti (2004) tujuan pengendalian persediaan dapat dinyatakan sebagai usaha untuk:
1. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan 2. Supaya pembentukan persediaan stabil.
3. Menghindari pembelian kecil-kecilan 4. Pemesanan yang ekonomis.
Secara umum, tujuan pengendalian persediaan untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahanbahan/barang-barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaan. Dengan perkataan lain pengendalian persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi dapat berjalan dengan lancar dan biaya persediaan adalah minimal.
Masalah pengendalian persediaan merupakan masalah yang penting, karena jumlah persediaan masing- masing bahan baku akan menentukan atau mempengaruhi kelancaran produksi serta keefektifan dan efisiensi perusahaan atau pabrik. Jumlah atau persediaan setiap pabrik itu berbeda-beda tergantung dari volume produksinya, jenis pabrik dan prosesnya.
Beberapa fungsi utama dari suatu pengendalian persediaan yang efektif, diantaranya yaitu:
1. Memperoleh bahan-bahan Yaitu menetapkan prosedur untuk memperoleh suatu supply yang cukup dari bahan- bahan yang dibutuhkan baik kuantitas maupun kualitas.
2. Menyimpan dan memelihara (maintain) bahan-bahan dalam persediaan Yaitu mengadakan suatu sistem penyimpanan untuk memelihara dan melindungi bahan- bahan yang telah dimasukkan ke dalam persediaan.
3. Pengeluaran bahan-bahan Yaitu menetapkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan penyampaian bahan- bahan dengan tepat pada scat serta tempat di mana dibutuhkan.
4. Meminimalkan investasi dalam bentuk bahan atau barang (mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimum setiap waktu).
C. Aspek-aspek Pengendalian Persediaan
Dalam usaha pengendalian persediaan terdapat 3 (tiga) aspek yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
1. Sistem pengadaan persediaan
Perusahaan harus menentukan sistem pengadaan persediaan yang akan diberlakukan di perusahaan dengan memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi pengendalian persediaan seperti yang dibutuhkan di atas.
2. Penentuan jumlah persediaan
Penentuan jumlah persediaan ini merupakan aspek yang penting di dalam pengendalian persediaan, kekurangan dan kelebihan jumlah persediaan akan mempengaruhi tingkat laba yang akan diperoleh perusahaan.
3. Administrasi persediaan
Untuk mempermudah di dalam melakukan pengendalian persediaan diperlukan suatu administrasi persediaan yang baik dan teratur.
Agar pengendalian persediaan yang dilakukan oleh perusahaan dapat mencapai hasil yang maksimal. Menurut Assauri (2004:176) ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam melakukan pengendalian persediaan tersebut, diantaranya:
1. Adanya fasilitas pergudangan yang cukup luas dan teratur
2. Adanya suatu sistem administrasi pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan dan pengeluaran bahan atau barang
3. Sumber daya yang menguasai sistem administrasi pengendalian persediaan yang digunakan perusahaan 4. Perencanaan untuk mengganti barang-barang/bahan
yang telah dikeluarkan/dipergunakan dan barang- barang/bahan yang sudah terlalu lama berada di gudang sehingga usang dan ketinggalan jaman
5. Informasi dari bagian produksi tentang sifat teknis barang, daya tahan produk dan lamanya produksi, untuk melakukan perencanaan pengendalian persediaan
6. Informasi dari bagian penjualan tentang tingkat penjualan atas produk perusahaan, sehingga bagian persediaan dapat menentukan besarnya persediaan yang harus ada sehingga tidak terjadi kekurangan persediaan yang dapat mengakibatkan tidak
terpenuhinya pesanan konsumen.
BAB 3
TOTAL BIAYA PERSEDIAAN
A. Konsep tentang Biaya
Untuk menghasilkan sesuatu apakah itu barang atau jasa maka perlu dihitung dan diketahui besarnya biaya yang dikeluarkan atau yang perlu dan kemungkinan memperoleh pendapatan yang mungkin diterima. Setiap pengorbanan biaya selalu diharapkan akan mendatangkan hasil yang lebih besar dari pada yang telah dikorbankan tersebut pada masa yang akan datang. Dengan demikian, seorang pengusaha hendaknya dapat mengetahui bagaimana besarnya pengorbanan dalam proses produksi pada setiap pengeluaran merupakan komponen biaya perusahaan.
Dalam hal ini, total biaya selalu dapat dihitung dan dapat dibandingkan dengan total penerimaan yang mungkin dapat diperoleh dengan kemungkinan laba yang akan diperoleh.
Berbicara mengenai masalah biaya merupakan suatu masalah yang cukup luas, oleh karena di dalamnya terlihat dua pihak yang saling berhubungan. Bilamana kita memperhatikan biaya-biaya yang harus dikeluarkan untuk suatu proses produksi, maka dapat dibagi ke dalam dua sifat, yaitu merupakan biaya bagi produsen adalah mendapat bagi pihak yang memberikan faktor produksi yang terbaik pada perusahaan bersangkutan (Winardi, 2002).
Demikian halnya bagi penggunaannya, biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh alat pemuas kebutuhannya atau merupakan pendapatan bagi pihak yang memberikan alat pemuas kebutuhan tersebut. Oleh Ikatan Akuntansi Indonesia, dikatakan bahwa biaya (cost) adalah jumlah yang diukur dalam satuanuang, yaitu pengeluaran-pengeluaran dalam bentuk konstan atau dalam bentuk pemindahan kekayaan pengeluaran modal saham, jasa-jasa yang disertakan atau kewajiban-kewajiban yang ditimbulkannya, dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh atau yang akan diperoleh pada masa yang datang, karena mengeluarkan biaya berarti mengharapkan pengembalian lebih banyak (Hartanto, 2001).
Pengertian biaya di atas, dapatlah dikatakan bahwa pengertian biaya yang dikemukakan di atas adalah suatu hal yang masih merupakan pengertian secara luas oleh karena semua yang tergolong dalam pengeluaran secara nyata keseluruhannya termasuk biaya. Biaya (cost) dan ongkos (expense), adalah biaya-biaya yang dianggap akan memberikan manfaat atau service potensial di waktu yang akan datang dan karenanya merupakan aktiva yang dicantumkan dalam neraca.
Menurut Hartanto, (2001) Jenis-jenis biaya dapat dikelompokkan sebagai berikut: a. Biaya variabel dan biaya tetap b. Biaya yang dapat dikendalikan".
Penentuan harga pokok dan pengendalian biaya dalam menetapkan biaya merupakan sejumlah aktivitas perusahaan yang tidak bisa dihindari. Untuk
menghubungkan tingkah laku biaya dengan perubahan volume kegiatan dalam aktivitas produksi maka pembiayaan ini biasa disebut sebagai biaya variable, yaitu sejumlah biaya yang secara total berfluktuasi secara langsung sebanding dengan volume penjualan atau produksi, atau ukuran kegiatan yang lain.
Mulyadi (2000) menjelaskan bahwa untuk mempertahankan kemampuan beroperasi perusahaan pada tingkat kapasitas tertentu utamanya dalam kapasitas biaya dalam proses produksi perusahaan biasanya disebut sebagai biaya tetap.
Dari gambaran umum di atas, maka dapat diketahui bahwa biaya dikelompokkan sebagai berikut: a. Biaya variabel adalah sejumlah biaya yang ikut berubah untuk mengikuti volume produksi atau penjualan. Misalnya atau bahan langsung hanya yang ikut dalam proses produk, bahan baku langsung yang dipakai dalam proses produksi biaya tenaga kerja langsung. b. Biaya tetap adalah sejumlah biaya yang tidak berubah walaupun ada perubahan volume produksi atau penjualan. Misalnya gaji bulanan, asuransi, penyusutan, biaya umum dan lain-lain. Sifat-sifat biaya tersebut sangat penting untuk diketahui seorang manajer dalam perencanaan usaha pengembangan karena akan didapatkan suatu gambaran klasifikasi biaya yang baik untuk tujuan dan perencanaan serta pengawasan.
Untuk membicarakan unsur-unsur dalam proses produksi, pihak perusahaan telah memperhitungkan terhadap biaya-biaya yang dikorbankan, sehingga proses
produksi tidak mengalami hambatan yang berarti, maka dalam dapat memperoleh hasil penjualan hasil produksi bisa memperoleh laba.
Dalam suatu proses produksi melibatkan suatu unsur-unsur biaya dibebankan menurut kelompok biaya tertentu guna menyusun harga pokok produksi dapat digabungkan ke dalam unsur-unsur biaya. Tetapi ini tidaklah segera dapat dipandang sebagai biaya, karena itu harus sesuai dengan faktor biaya, karena biaya itu harus sesuai dengan faktor biaya yang dianut perusahaan (Mulyadi, 2000).
Terkait dengan unsur-unsur dalam proses produksi, pihak perusahaan telah memperhitungkan terhadap biaya- biaya yang dikorbankan, sehingga proses produksi tidak mengalami hambatan yang berarti, maka dalam dapat memperoleh hasil penjualan hasil produksi bisa memperoleh laba.
Dalam suatu proses produksi melibatkan suatu unsur-unsur biaya dibebankan menurut kelompok biaya tertentu guna menyusun harga pokok produksi dapat digabungkan ke dalam unsur-unsur biaya. Tetapi ini tidaklah segera dapat dipandang sebagai biaya, karena itu harus sesuai dengan faktor biaya, karena biaya itu harus sesuai dengan faktor biaya yang dianut perusahaan.
Unsur-unsur biaya tersebut di atas, adalah sebagai berikut:
1. Manufacturing cost
Biaya ini merupakan semua biaya yang muncul sejak pembelian bahan-bahan sampai berubah menjadi produk selesai (final product). Manufacturing cost terbagi atas:
a. Prime cost (biaya utama), adalah biaya dari bahan- bahan secara langsung dan upah tenaga kerja langsung dalam kegiatan pabrik.
b. Direct material, yaitu semua bahan baku yang membentuk keseluruhan bahan yang dapat secara langsung dimasukkan dalam perhitungan kerja pokok.
c. Direct cost, yaitu setiap tenaga kerja yang ikut secara langsung pemberian sumbangan dalam proses produksi.
2. Manufacturing expenses
Biaya ini juga dapat disebut factory overhead cost atau biaya pabrikasi tidak langsung. Yang termasuk golongan biaya ini adalah:
a. Indirect labour, yaitu tenaga kerja yang tidak terlibat langsung dalam proses produksi, misalnya kepada bagian bengkel, mandur, pembantu umum dan sebagai dasar untuk menyelesaian terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan dalam proses produksi.
b. Other manufacturing expenses, yaitu biaya-biaya tidak langsung selain dari indirect labour dan indirect
material, seperti biaya atas penggunaan tanah, pajak penghapusan, pemeliharaan dan perbaikan.
3. Commercial expenses Biaya ini meliputi:
a. Selling expenses, adalah semua ongkos yang dikeluarkan setelah selesainya proses produksi sampai pada saat terjualnya. Ongkos-ongkos ini meliputi penyimpanan, pengangkutan, penagihan dan ongkos yang menyangkut fungsi-fungsi penggunaan.
b. Administration expenses, adalah ongkos-ongkos yang meliputi ongkos perencanaan dan pengawasan.
Biasanya semua ongkos-ongkos yang tidak dibebankan pada bagian produksi atau penjualan dipandang sebagai ongkos administrasi (Charles, 1999).
Adapun unsur-unsur lain dapat diklasifikasikan sebagai unsur-unsur biaya, yaitu antara lain:
1. Kapan waktu berkompromi; 1) Biaya yang harus dikeluarkan 2) Anggaran Biaya
2. Kelakuan dihubungkan dengan adanya fluktuasi dalam aktivitas; 1) Biaya variable2) Biaya tetap 3) Biaya lain- lain
3. Resiko dalam pengeluaran biaya; 1) Total biaya 2) Biaya per unit
4. Fungsi manajemen; 1) Biaya pabrik 2) Biaya pemasaran 3) Biaya administrasi
5. Mudah untuk mengubahnya; 1) Biaya langsung 2) Biaya tak langsung
6. Perubahan biaya pajak tentang keuntungan; 1) Biaya produksi 2) Biaya Industri.
B. Biaya dalam Persediaan
Salah satu tujuan utama yang ingin dicapai dengan adanya pengendalian persediaan adalah meminimumkan biaya operasi total perusahaan. Nasution (2008) mengemukakan bahwa biaya sistem persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul akibat adanya persediaan. Biaya-biaya dalam persediaan dapat dikelompokkan atas biaya pembelian (purchasing cost), biaya pengadaan (procurement cost), biaya penyimpanan (holding cost), biaya kekurangan persediaan (shortage cost).
1. Biaya pembelian (Purchasing Cost)
Biaya pembelian merupakan biaya yang timbul dari pembeliaan barang/bahan baku. Besarnya biaya pembelian ini tergantung pada jumlah barang/bahan baku yang dibeli dan harga satuan barang/bahan baku.
Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya sistem persediaan karena diasumsikan bahwa harga barang per unit dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli sehingga komponen biaya pembelian untuk periode waktu tertentu konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi berapa banyak barang yang harus dipesan.
2. Biaya pengadaan (Procurement Cost)
Biaya pengadaan merupakan total biaya pemesanan dan pengadaaan barang/bahan baku sehingga
siap untuk digunakan atau diproses lebih lanjut. Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal barang, yaitu:
a. Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk pengangkutan, pengumpulan, penyusunan dan penempatan di gudang. Biaya pemesanan tidak tergantung dari jumlah barang/bahan yang dipesan, tetapi tergantung pada berapa kali pesanan dilakukan. Biaya ini diasumsikan konstan untuk sekali pesan.
b. Biaya Pembuatan (setup cost) Biaya pembuatan adalah semua biaya yang timbul dalam mempersiapkam produksi suatu barang. Biaya ini timbul di dalam pabrik.
3. Biaya penyimpanan (Holding Cost)
Biaya penyimpanan merupakan semua pengeluaran yang timbul akibat penyimpanan barang/bahan. Biaya ini meliputi:
a. Biaya Modal Biaya modal merupakan komponen biaya penyimpanan barang di gudang, dimana modal perusahaan memiliki ongkos yang dapat diukur dengan suatu bunga bank. Oleh karena itu biaya yang ditimbulkan karena memiliki persediaan harus diperhitungkan dalam suatu biaya sistem persediaan.
Biaya persediaan diukur sebagai persentase nilai persediaan untuk periode waktu tertentu.
b. Biaya Gudang Bila gudang dan peralatan disewa maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresiasi.
c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang atau jumlahnya berkurang karena hilang
d. Biaya Kadaluarsa Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model seperti barang-barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.
e. Biaya Asuransi Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian dengan perusahaan asuransi.
f. Biaya Adaministrasi dan Pemindahan Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasikan persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanan dan biaya untuk memindahkan barang, termasuk upah buruh dan peralatan handling.
4. Biaya kekurangan persediaan (Shortage Cost)
Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan bahan adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya kekurangan persediaan
adalah biaya yang timbul karena adanya permintaan yang tidak terpenuhi sehubungan dengan kehabisan persediaan atau biaya yang timbul akibat kehabisan bahan dan pemesanan masih menunggu waktu.
Kekurangan persediaan akan menimbulkan kerugian karena proses produksi terganggu dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan dan kehilangan pelanggan karena kecewa sehingga beralih ke tempat lain.
Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari:
a. Kuantitas tidak dapat dipenuhi Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memnuhi permintaan atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini diistilahlkan sebagai biaya penalti atau hukuman kerigian bagi perusahaan.
b. Biaya pemenuhan Biaya ini diukur dari waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang.
c. Biaya pengadaan darurat Kelebihan biaya dibandingkan pengadaan normal dapat dijadikan ukuran untuk menentukan biaya pengadaan darurat.
C. Total Cost (Biaya Total) Persediaan
Total cost adalah total biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan dapat menjadi lebih efisien jika perusahaan dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan kepada supplier, sehingga persediaan yang dipesan tidak kurang dan tidak melebihi yang dibutuhkan untuk proses produksi atau distribusi.
Jikaperusahaan dapat mengetahui berapa jumlah barang yang tepat untuk dipesan, hal ini juga dapat mengefisiensikan biaya pemesanan. Biaya yang tadinya dikeluarkan akibat pemesanan barang yang berlebih dapat diefisiensikan dengan memesan barang yang sesuai dengan kebutuhan. Jumlah barang yang harus dipesan dapat diketahui dengan menggunakan rumus perhitungan EOQ.
Secara umum, total biaya persediaan dengan model penghitungan POQ dapat dirumuskan dengan:
TIC = 𝐷
𝑄 𝑥 𝑆 + 𝑄
2 𝑥 𝐻
TIC = total biaya persediaan
D = rata-rata permintaan per periode Q = kuantitas pemesanan
S = biaya pemesanan per pesanan
H = biaya penyimpanan per unit per periode n = jumlah periode
Perhitungan total biaya perusahaan dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut:
𝑇𝐼𝐶𝑝𝑒𝑟 = (𝐷̅ × 𝐻) + (𝑛 × 𝑆) (2.13)
dimana:
𝑇𝐼𝐶𝑝𝑒𝑟 = Total biaya persediaan perusahaan 𝐷̅ = Rata-rata kebutuhan bahan per tahun 𝐻 = Biaya simpan, rupiah/unit
𝑛 = Banyak perusahaan melakukan pemesanan
per tahun
𝑆 = Biaya pesan. rupiah/unit
BAB 4
ECONOMIC ORDER QUANTITY
A. Pengertian dan Asumsi Economic Order Quantity Dalam meminimumkan biaya, diperlukan pengetahuan tentang jumlah pemesanan yang paling ekonomis. Dalam usaha menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis tersebut, terdapat dua biaya utama yaitu biaya pemesanan (Ordering Cost) dan biaya penyimpanan (Carrying Cost) yang memiliki sifat berbanding terbalik. Apabila barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak, biaya pemesanan sedikit namun akan terkendala pada biaya penyimpanan yang cenderung besar.
Namun apabila frekuensi pemesanan sering dilakukan, maka biaya pemesanan akan tinggi walaupun bisa meminumkan biaya penyimpanan.
Untuk itu diperlukan kesimbangan antara kedua biaya. Dengan kata lain, jumlah pemesanan yang paling ekonomis merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang minimum. Metode yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan yang paling ekonomis adalah dengan menggunakan model Economic Order Quantity (EOQ).
EOQ merupakan salah satu model yang sudah tua, diperkenalkan oleh F.W. Harris pada tahun 1914, tetapi paling banyak dikenal dalam teknik pengendalian persediaan karena mudah penggunaanya meskipun dalam penerapannya harus memperhatikan asumsi yang dipakai (Herjanto, 2003). Assauri (2004) berpendapat lain, EOQ merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang dimiliki jumlah ordering costs dan carrying costs per tahun yang paling minimal. Titik pemesanan kembali atau ROP adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat di mana pemesanan harus diadakan. Menurut Sutrisno (2001), “setelah jumlah bahan yang dibeli dengan minimal ditentukan, masalah selanjutnya yang muncul adalah kapan perusahaan harus memesan kemba
Riyanto (2002) menyebutkan pengertian Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis (EOQ) merupakan jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang paling minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal.
Sedangkan menurut Sukanto dan Gitosoedarmo (2001), pengertian Economic Order Quantity (EOQ) adalah volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian.
Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah metode yang paling sering digunakan dalam menentukan kuantitas pesanan pada manajemen persediaan. Menurut Bernad W, Taylor (2006), metode EOQ merupakan teknik pengendalian persediaan yang klasik atau tertua dan paling
sederhana. Metode ini diperkenalkan pertama kali oleh Ford W. Harris pada tahun 1915. Metode ini bertujuan untuk meminimusasi biaya total atau keseluruhan dan untuk mendapatkan hasil persediaan ekonomis dengan melakukan efisiensi biaya.
Buffa dan Sarin (1996), model EOQ secara intuitif menarik karena model ini meminimalkan biaya inkremental yang terkait dengan pengisian kembali (replenishment) persediaan. Tetapi, dalam menerapkan model ini, ada beberapa asumsi penting:
1. Permintaan rata-rata bersifat kontinyu dan konstan, digambarkan dengan distribusi yang tidak berubah dengan waktu. Karenanya, jika ada kecenderungan atau pengaruh musiman yang kuat dalam kebutuhan tahunan rata-rata, R, dalam persamaan 4, model sederhana ini mungkin tidak sesuai.
2. Waktu tenggang pasokan (suplai) konstan. Meskipun asumsi ini mungkin wajar dalam banyak situasi, waktu tenggang pasokan sering kali cukup bervariasi. Akibat berubah-ubahnya waktu tenggang, penerimaan barang yang dipesan menyebabkan terjadinya kelebihan sediaan bila waktu tenggang lebih singkat daripada yang diperkirakan dan menyebabkan kehabisan sediaan (stock out) bila waktu tenggang lebih lama daripada yang diperkirakan. Model dasar ini tidak cocok bila waktu tenggang berubah-ubah. Tambahan lagi, penyerahan untuk semua Q bersifat seketika (instantaneous) dan tidak terjadi secara berangsur.
3. Setiap mata sediaan bersifat independen. Model EOQ mengasumsikan bahwa pengisian kembali satu mata sediaan tidak mempengaruhi pengisian kembali mata sediaan yang lain. Asumsi ini sahih di banyak situasi tetapi timbul pengecualian bila sekumpulan mata pasokan dipadukan bersama oleh rencana produksi bersama.
4. Harga beli, dan parameter biaya CH dan CP konstan.
5. Jumlah pemesanan, EOQ, sama dengan jumlah yang dikirim (delivery quantities). Jika lot yang dikirim lebih kecil, sediaan rata-rata dalam model EOQ tidak sahih (valid).
Hal ini tentunya diasumsikan bahwa dalam suatu bisnis penjualan terdapat jenis-jenis biaya untuk menjalankan roda perputaran bisnisnya yaitu biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Dari kedua biaya tersebut pastilah pihak-pihak perusahaan ingin meminimalisasi biaya-biaya yang dikeluarkan. Tujuan dari model ini adalah mengembangkan suatu model yang dapat membantu mengambil keputusan. Model ini dikenal sebagai EOQ (Economic Order Quantity). Model ini dikembangkan dengan asumsi bahwa pemesanan dibuat dan diterima seketika itu juga sehingga tidak ada kekurangan yang terjadi. Kemudian metode EOQ bertujuan untuk menentukan Frekuensi pembelian yang optimal.
Melalui penentuan jumlah dan frekuensi pembelian yang optimal maka didapatkan pengendalian persediaan yang optimal. Dengan menggunakan variable-variabel dibawah
ini dapat ditentukan total boaya pemesanan dan penyimpanan, yaitu:
𝐶𝑐 = Biaya pemeliharaan per pesanan 𝐶0 = Biaya pemesanan per pesanan
D = Permintaan bahan baku per periode waktu Q = Kuantitas barang setiap pemesanan / persediaan Q* = Kuantitas ekonomis barang setiap pemesanan
(EOQ)
F = Frekuensi pembelian bahan baku TS = Total biaya pemesanan tahunan TC = Total biaya persediaan tahunan
TH = Total biaya penyimpanan / perawatan tahunan
Atau dengan asumsi yang lain bahwa setiap perusahaan industri pasti memerlukan bahan baku demi kelancaran proses bisnisnya, bahan baku tersebut diperoleh dari supplier dengan suatu perhitungan tertentu. Dengan menggunakan perhitungan yang ekonomis tentunya suatu perusahaan dapat menentukan secara teratur bagaimana dan berapa jumlah material yang harus disediakan.
Ketidakteraturan penjadwalan akan memberikan dampak pada biaya persediaan karena menumpuknya persediaan.
Dengan demikian pengelolahan atau pengaturan bahan baku merupakan salah satu hal penting dan dapat memberikan keuntungan pada perusahaan.
Dalam kegiatan normal Model Economic Order Quantity memiliki beberapa karakteristik antara lain:
1. Jumlah barang yang dipesan pada setiap pemesanan selalu konstan,
2. Permintaan konsumen, biaya pemesanan, biaya transportasi dan waktu antara pemesanan barang sampai barang tersebut dikirim dapat diketahui secara pasti, dan bersifat konstan,
3. Harga per unit barang adalah konstan dan tidak mempengaruhi jumlah barang yang akan dipesan nantinya, dengan asumsi ini maka harga beli menjadi tidak relevan untuk menghitung EOQ, karena ditakutkan pada nantinya harga barang akan ikut dipertimbangkan dalam pemesanan barang,
4. Pada saat pemesanan barang, tidak terjadi kehabisan barang atau back order yang menyebabkan perhitungan menjadi tidak tepat. Oleh karena itu, manajemen harus menjaga jumlah pemesanan agar tidak terjadi kehabisan barang,
5. Pada saat penentuan jumlah pemesanan barang kita tidak boleh mempertimbangkan biaya kualitas barang,
6. Biaya penyimpanan per unit pertahun konstan.
Model EOQ adalah suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan. Berikut ini adalah model EOQ:
EOQ = Q*=√2.𝐶𝑜.𝐷
𝐶ℎ
Dimana:
EOQ = kuantitas pembelian optimal (m³) Co = biaya per pesanan
D = kuantitas per penggunaan per periode Ch = biaya penyimpanan per unit per periode
Model EOQ ini sangat mudah dan sederhana, namun ada beberapa asumsi yang harus diperhatikan,yaitu:
1. Jumlah kebutuhan barang per periode stabil
2. Hanya ada dua macam biaya yang relevan, yaitu biaya pemesanan dan biaya pemeliharaan
3. Biaya pemesanan selalu sama
4. Biaya pemeliharaan per unit selalu sama 5. Usia barang relatif lama, tidak cepat rusak.
6. Harga barang tetap
7. Barang tersedia tak terbatas.
Adapun asumsi diatas dilakukan untuk mempermudah dalam perhitungan penjadwalan pemesanan bahan dengan metode Economic Order Quantity (EOQ).
Dalam EOQ ditentukan titik pemesanan kembali atau reorder point (ROP), yaitu jumlah persediaan tetap setiap kali pemesanan. ROP dilakukan bila persediaan cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi selama tenggang waktu atau lead time (LT) pemesanan. ROP menghendaki pengecekan fisik/kartu catatan secara teratur.
Jika persediaan besar maka biaya pemesanan akan turun tetapi biaya penyimpanan naik. Sebaliknya, jika persediaan kecil maka biaya pemesanan akan naik tetapi biaya penyimpanan turun. Dalam menentukan EOQ sangat dipengaruhi oleh faktor tinggi rendahnya tingkat permintaan bahan baku hingga datangnya pesanan. Dengan
adanya faktor tersebut maka EOQ diklasifikasikan menjadi 2 model yaitu EOQ model deterministik dan probabilistik.
1. EOQ deterministik
EOQ deterministik adalah suatu model EOQ dimana parameter sistem pengawasan sediaan dianggap selalu sama atau tidak berubah. Asumsi-asumsi yang digunakan untuk EOQ deterministik adalah:
a. Selama periode yang bersangkutan tingkat harga barang konstan.
b. Setiap saat akan diadakan pembelian selalu ada dana.
c. Pemakaian bahan relative stabil dari waktu ke waktu selama periode yang bersangkutan.
d. Bahan yang bersangkutan selalu tersedia di pasar setiap saat akan dibeli.
e. Fasilitas penyimpanan selalu tersedia berapa kalipun pembeliaan akan diadakan.
f. Tidak ada kehendak manajemen dalam berspekulasi.
2. EOQ probabilistic
EOQ probabilistik adalah suatu model EOQ dimana parameter-parameter dari sistem pengawasan persediaan tidak dapat diketahui dengan pasti. Menurut (Siswanto, 1985), suatu model dikatakan probabilistik apabila satu dari demand atau leadtime atau bahkan keduanya tidak dapat diketahui dengan pasti dimana perilakunya harus diuraikan dengan distribusi probabilitas. Dalam model probabilistik yang menjadi hal pokok adalah analisis perilaku persediaan selama lead time. Karena pada kondisi ini, lead time dan demand
bersifat probabilistik, maka akan ada tiga kemungkinan yang dapat terjadi:
a. Demand atau tingkat pemakaian tidak tetap namun leadtime atau periode datangnya pesanan tetap.
b. Leadtime tidak tetap namun demand tetap.
c. Demand dan leadtime tidak tetap.
Apabila demand atau tingkat pemakaian tidak tetap namun leadtime atau periode datangnya pesanan tetap, maka sebelum menentukan kapan pemesanan dilakukan terlebih dahulu harus menentukan leadtime yang diharapkan (expected leadtime). Tetapi jika leadtime dan demand tidak tetap, maka untuk menentukan EOQ dan kapan sebaiknya dilakukan pemesanan, terlebih dahulu harus menentukan tingkat pemakaian yang diharapkan selama leadtime (expected usage during leadtime).
Berbagai kemungkinan tersebut akan mempengaruhi kemungkinan terjadinya kelebihan bahan (surplus) atau kekurangan atau kehabisan bahan (stock outs). Untuk menghidari kehabisan persediaan maka perlu dibentuk cadangan persediaan (safety stock).
Rumusan yang digunakan dalam EOQ probabilistik terdiri 4 langkah (Supriyono, 1987: 395-401), yaitu:
a. Menentukan EOQ atau kuantitas pembelian ekonomis.
EOQ = √2 𝑥 𝑅𝑈 𝑥 𝐶𝑂 𝐶𝑈 𝑥 𝐶𝐶
Keterangan:
RU = Required unit for annual atau kebutuhan bahan untuk tahun yang akan datang.
EOQ = Economic Order Quantity atau kuantitas pembelian ekonomis.
CO = Cost per order atau biaya pemesanan variable setiap kali pemesanan.
CU = Cost per unit atau harga faktur dari biaya angkut setiap satuan bahan yang dibeli.
CC = Carriying Cost Percentase, biaya penyimpanan variable yang dihitung berdasarkan persentase dari cost per unit bahan.
b. Menentukan persediaan bersih (safety stock)
Safety stock merupakan jumlah persediaan bahan yang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan datangnya bahan yang dibeli agar perusahaan tidak mengalami gangguan proses produksi karena habisnya bahan.
Safety stock = (pemakaian maksimum per bulan- pemakaian rata-rata per bulan) x waktu tunggu.
c. Menentukan waktu pemesanan kembali (reorder point) Waktu pemesanan kembali merupakan saat dimana perusahaan harus melakukan pemesanan kembali bahan baku yang diperlukan.
Rumus untuk menentukan penentuan kembali dapat dirumuskan sebagai berikut:
ROP = (LT x AU) + SS Keterangan:
ROP = Reorder point, menunjukan tingkat dimana perusahaan harus memesan kembali.
LT = Leadtime, yaitu tenggang waktu antara pemesanan sampai dengan kedatangan bahan.
AU = Average usage, yaitu pemakaian rata-rata dalam suatu pemakaian tertentu.
SS = Safety stock, yaitu tingkat atau besarnya persediaan besi.
d. Menentukan titik minimum dan maksimum persediaan.
Untuk menentukan besarnya titik minimum dan maksimum dapat digunakan rumus sebagai berikut:
MS = SS + EOQ Keterangan:
MS = Maximum Inventory Point, titik persediaan maksimum.
SS = Safety Stock, persediaan besi yang sekaligus merupakan minimum inventory point.
EOQ = Economic Order Quantity.
B. Ekonomisasi Pemesanan
Menurut Buffa dan Sarin (1996), model EOQ secara intuitif menarik karena model ini meminimalkan biaya inkremental yang terkait dengan pengisian kembali (replenishment) persediaan. Oleh karena persediaan bahan- bahan yang diadakan telah dipakai untuk proses produksi, maka bahan-bahan tersebut harus disediakan lagi untuk proses produksi selanjutnya. Untuk dapat disediakannya bahan-bahan itu, maka bahanbahan tersebut harus dipesan lagi. Pemesanan yang dilakukan hendaknya ekonomis atau
efisien, di mana jumlah yang dipesan haruslah didasarkan atas kebutuhan untuk proses produksi dan pertimbangan- pertimbangan biaya yang terjadi akibat pemesanan bahan dalam jumlah terebut.
Dalam usaha untuk menutupi kebutuhan persediaan, maka dilakukan kegiatan pemesanan bahan. Pemesanan bahan yang dibutuhkan pada saat persediaan mencapai titik tertentu (order point system), dan pemesanan yang dilakukan pada saat di mana waktu tertentu yang telah ditetapkan dicapai (order cycle system).
1. Order Point System
Yang dimaksud dengan order point system adalah suatu sistem atau cara pemesanan bahan, di mana pesanan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai suatu tingkat tertentu. Jadi dengan order point system, ditentukan jumlah persediaan pada tingkat tertentu yang merupakan batas waktu dilakukannya pemesanan yang disebut ”order point” atau ”reorder point”. Apabila bahan-bahan yang tersedia terus dipergunakan, maka jumlah persediaan makin menurun dan sampai suatu saat akan mencapai titik batas di mana pemesanan harus dilakukan kembali. Dalam sistem ini pesanan yang diadakan dalam jumlah yang tetap dari bahan-bahan yang dipesan yang disebut juga dengan
”fixed order quantity system”. Oleh karena pemesanan dilakukan pada waktu persediaan yang ada mencapai titik atau tingkat tertentu, maka jarak waktu pemesanan antara satu pesanan dengan pesanan lain, tidaklah sama,
yang tergantung pada fluktuasi penggunaan bahan dalam persediaan dan fluktuasi waktu antara pesanan diadakan sampai dengan bahan-bahan yang dipesan diterima di gudang perusahaan pabrik.
Keuntungan dari sistem ini adalah pengawasan atas jumlah dan waktu pemesanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Kesukaran pelaksanaan sistem pemesanan ini adalah apabila perusahaan menggunakan bahan-bahan atau barang-barang dalam persediaan yang terdiri dari beberapa jenis, sedangkan saat pemesanan jenis barang/bahan yang satu dengan yang lain tidak sama.
Dalam pelaksanaan sistem pemesanan seperti ini biasanya dapat dilakukan dalam dua variasi yaitu yang disebut dengan ”two bin and bag account system” dan
”one storage bin system”
a. Two bin and bag account system
Dengan cara ini, perusahaan menggunakan dua kantong (bin) di mana kantong pertama merupakan tempat persediaan bahan-bahan yang jumlahnya sama dengan jumlah persediaan pada tingkat "order point"
dan berfungsi sebagai persediaan cadangan.
Sedangkan persediaan bahan- bahan selebihnya ditempatkan pada kantong kedua. Penggunaan bahan- bahan, mula-mula diambil dari kantong kedua sampai habis, dan pada saat kantong kedua habis maka pemesanan kembali harus dilakukan. Cara atau sistem
ini adalah sederhana dan mudah untuk dilakukan pengendalian bahan maupun pencatatan.
b. One storage bin system
Dengan cara ini, perusahaan banyak menggunakan satu kantong persediaan. Di dalam kantong persediaan (storage bin) ini diadakan pembagian terhadap persediaan yaitu menjadi dua bagian. Bagian pertama untuk memenuhi atau menyuplai kebutuhan bahan-bahan sehari-hari/rutin, dan bagian kedua untuk memenuhi kebutuhan atau penggunaan bahan- bahan selama periode pengisian kembali. Cara ini memberi keuntungan berupa kesederhanaan dalam pencatatan persediaan.
2. Order Cycle System
Yang dimaksud dengan order cycle system adalah suatu sistem atau cara pemesanan bahan di mana jarak atau interval waktu dari pemesanan tetap, misalnya tiap- tiap minggu atau tiap-tiap bulan. Jadi, dengan order cycle system ditentukan waktu pemesanan dengan jarak yang tetap. Sedangkan tiaptiap pesanan mempunyai jumlah barang yang berfluktuasi tergantung pada banyaknya pemakaian bahan dalam jarak interval waktu antara pesanan yang lalu dengan pesanan berikutnya. Oleh karena didasarkan pada jarak waktu yang tetap, maka pemesanan dilakukan tanpa memperhatikan jumlah persediaan yang masih ada.
