Bab ini memuat kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan saran untuk penelitian sejenis selanjutnya.
14 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Rancang Bangun
Perancangan merupakan langkah pertama dalam fase pengembangan rekayasa produk atau sistem, perancangan dapat diartikan sebagai proses mendasar untuk memahami mengapa sistem informasi harus dibangun dan menentukan bagaimana membangunnya (Dennis, Wixom, & Roth, 2015). Menurut Taylor pada (Pressman, 2012) perancangan itu adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang membolehkan dilakukan realisasi fisik. Rancangan menciptakan representasi atau model dari perangkat lunak, tetapi tidak seperti model persyaratan (requirements model) yang berfokus pada menggambarkan data, fungsi, dan perilaku yang dibutuhkan, model rancang memberikan detail mengenai arsitektur perangkat lunak, struktur data, antarmuka, dan komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem (Pressman, 2012). Sehingga, perancangan merupakan salah satu bagian penting dalam membuat suatu program.
Sedangkan rancang bangun dapat diartikan sebagai serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil analisa dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem diimplementasikan (Pressman, 2012).
15 Proses rancang bangun sistem yang paling umum dilakukan oleh organisasi adalah pembangunan sistem dengan pendekatan problem solving, yang merupakan penggabungan dari langkah-langkah pemecahan masalah umum, seperti berikut:
1. Mengidentifikasi masalah.
2. Menganalisis masalah.
3. Mengidentifikasi persyaratan solusi dan ekspektasi.
4. Mengidentifikasi solusi alternatif dan memilih solusi terbaik.
5. Desain solusi yang dipilih.
6. Mengimplementasikan solusi yang dipilih.
7. Mengevaluasi hasil.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa rancang bangun adalah sekumpulan langkah-langkah pembangunan perangkat lunak yang berfokus memberikan rincian secara detail mengenai arsitektur perangkat lunak, struktur data, antarmuka, dan komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem (Husna, 2019).
16 2.2 Konsep Sistem Informasi
2.2.1 Pengertian Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sederhananya, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu (Anggraeni & Irviani, 2017).
Sistem secara khusus pada bidang sistem informasi, dapat diartikan sebagai kelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses tranformasi yang teratur. Apabila suatu komponen tidak memberikan kontribusi terhadap sistem untuk mencapai tujuan, tentu saja komponen tersebut bukan bagian dari sistem (Rachma, 2019).
Sistem juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, sumber daya manusia, teknologi baik hardware maupun software yang saling berinteraksi sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan/sasaran tertentu yang sama (Maniah & Hamadin, 2017).
Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan-kumpulan elemen-elemen yang dapat berupa
17 subsistem, data, jaringan kerja dan bagian-bagian lain yang termasuk ke dalam sistem yang saling berinteraksi untuk dapat mencapai suatu tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang terartur.
2.2.2 Pengertian Informasi
Informasi secara umum dapat diartikan sebagai hasil dari pengolahan data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan (Anggraeni & Irviani, 2017).
Menurut Gordon B. Davis pada (Hutahaean, 2015) informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Kita dapat mendefinisikan informasi sebagai hasil pengolahan dari sebuah data atau pengetahuan yang dapat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan.
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi
Kebutuhan dalam pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dipertemukan dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada
18 pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dapat disebut dengan sistem informasi (Anggraeni & Irviani, 2017).
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan (Hutahaean, 2015).
Menurut Soetono dalam (Anggadini, 2013) sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing) dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru.
Jadi, sistem informasi dapat disimpulkan sebagai sekumpulan komponen terdiri dari manusia, teknologi informasi dan prosedur kerja yang memiliki aktivitas masukan, pemrosesan, dan keluaran yang menghasilkan informasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh organisasi dalam pengambilan keputusan, pengendalian operasi analisis permasalahan dan menciptakan produk atau jasa baru.
19 2.2.4 Komponen Sistem Informasi
Menurut (Hutahaean, 2015), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu:
1. Blok masukkan (input block). Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
3. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block). Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari beberapa unsur utama, yaitu:
20 a. Teknisi (humanware atau brainware).
b. Perangkat lunak (software).
c. Perangkat keras (hardware).
5. Blok basis data (database block). Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali (control block). Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
2.3 Konsep Knowledge Management 2.3.1 Pengertian Knowledge
(Deshpande & Kulkarni, 2014) mendefinisikan pengetahuan atau knowledge adalah turunan dari informasi tetapi lebih kaya dan lebih bernilai dari informasi. Di dalamnya memuat kebiasaan, kesadaran, dan pemahaman yang diperoleh melalui pengalaman atau belajar, dan hasil
21 dari pembuatan perbandingan, identifikasi akibat, dan pembuatan koneksi. Beberapa pakar menyertakan kebijaksanaan dan wawasan dalam definisi mereka terhadap pengetahuan. Dalam istilah organisasi, pengetahuan umumnya dianggap “know how” atau “aksi terapan”.
Pengetahuan berbeda dengan data maupun informasi, data mengacu kepada fakta-fakta kosong tanpa konteks, misalnya nomor telepon. Informasi adalah data dengan konteks, misalnya buku telepon. Pengetahuan adalah informasi yang dapat memfasilitasi suatu tindakan, misalnya individu yang merupakan pakar dalam suatu organisasi (Fernandez & Sabherwal, 2010).
2.3.2 Macam-Macam Knowledge
(Darudiato & Setiawan, 2013) membagi knowledge menjadi 3 jenis, yaitu:
1. Tacit Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang tidak mudah digambarkan dan dibagikan, Pengetahuan ini berupa suatu pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh masing-masing individu dimana pengetahuan tersebut belum terdokumentasikan, pengetahuan ini didapatkan atau berkembang melalui interaksi dan komunikasi dengan orang lain.
2. Explicit Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang telah berhasil terdokumentasikan, yang memiliki suatu sifat
22 struktural, sistematis dan mudah untuk dikomunikasikan dan dibagikan kepada orang lain. Pengetahuan ini dapat berupa buku, jurnal, karya ilmiah, referensi atau lainnya. Pengetahuan ini didapatkan dan berkembang dari isi dan informasi yang ada di dalamnya.
3. Potential Knowledge, merupakan suatu pengetahuan yang digunakan untuk melakukan suatu analisis data dan mengubah data menjadi sebuah pengetahuan. Pengetahuan ini didapatkan dan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada.
2.3.3 Konversi Pengetahuan
Nonaka, I. dan Takeuchi, H mengungkapkan pada (Darudiato & Setiawan, 2013) bahwa diperlukan suatu model konseptual yang diperlukan untuk meningkatkan basis pengetahuan. Model ini dikenal dengan model SECI (Socialization , Externalization, Combination, dan Internalization).
Model tersebut menjelaskan mengenai bagaimana basis pengetahuan tersebut dapat ditingkatkan dengan cara melakukan konversi knowledge dari satu bentuk knowledge ke bentuk knowledge yang lain. Menurut (Sapruwan, 2017), konversi knowledge dapat dijelaskan sebagai berikut:
23 1. Socialization: From Tacit to Tacit.
Sosialisasi merupakan proses berbagi pengetahuan dari individu pemilik pengetahuan kepada individu lain yang bertindak sebagai penerima. Proses konversi tidak selalu berjalan mulus. Salah satu masalah klasik tidak semua individu mau membagi pengetahuannya kepada yang lain. Memiliki pengetahuan yang strategis bagi perusahaan tetapi eksklusif bagi individu, sering dianggap sebagai nilai kompetitif yang membuat posisi seorang pegawai “aman”. Pada saat pegawai tersebut tidak lagi menempati posisinya karena penugasan di bidang yang baru, pindah ke perusahaan lain, pensiun, atau meninggal dunia, perusahaan kewalahan mencari pengganti karena sulit menemukan pegawai lain yang memiliki pengetahuan sama. Saat itulah, pengetahuan sebagai aset berharga, meninggalkan perusahaan. Masalah lainnya, pegawai yang memiliki pengetahuan atau mau membaginya seringkali tidak mengetahui cara yang tepat untuk membagikan pengetahuannya. Di samping itu, dengan konversi alamiah, pengetahuan tidak akan tersebar secara cepat dan merata di dalam perusahaan. Seorang pegawai, tidak mungkin membagi pengetahuannya secara langsung kepada seluruh pegawai lain yang ada di perusahaan, terlebih untuk perusahaan perusahaan besar yang tersebar luas.
24 2. Externalization: From Tacit to Explicit
Eksternalisasi adalah proses mengartikulasikan Tacit Knowledge menjadi sebuah konsep yang eksplisit. Misalnya menuangkan pengetahuan individu ke dalam tulisan atau gambar sehingga menjadi jelas untuk ditangkap oleh individu lain. Pada proses ini berupaya mendokumentasikan pengetahuan. Fungsi ini terutama sekali terkait proses transformasi dari Tacit Knowledge individu menjadi Explicit Knowledge.
3. Combination: From Explicit to Explicit
Kombinasi adalah proses mentransformasi konsep-konsep kelimuan yang ada ke dalam suatu sistem pengetahuan. Model konversi kombinasi melibatkan berbagai bentuk Explicit Knowledge seperti pertukaran dokumen, pengelompokan informasi, penambahan data, rekonfigurasi data manual menjadi database dan sebagainya. Konversi dengan model kombinasi ini dapat berupa bulletin bulanan perusahaan, focus group discussion, community of practice, fasilitas e-learning, workshop accounting, dan banyak lagi.
4. Internalization: From Explicit to Tacit
Konversi internalisasi merupakan proses setiap individu dalam mengakuisisi Explicit Knowledge menjadi Tacit Knowledge. Ketika pengalaman yang diperoleh individu dari proses sosialisasi, eksternalisasi dan kombinasi pengetahuan diinternalisasikan ke dalam
25 Tacit Knowledge individu tersebut, membentuk sebuah sikap mental dan pemahaman praktis dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, saat itulah pengetahuan menjadi aset yang sangat berharga
2.3.4 Pengertian Knowledge Management
Dalam mengikuti pertumbuhan suatu informasi, tentu tidak hanya langsung menerapkannya tetapi harus melalui adanya suatu proses pengolahan serta pemanfaatan dari informasi yang ada. Agar sebuah informasi menjadi sesuatu yang bernilai, kemudian tumbuh menjadi sebuah pengetahuan di dalam organisasi atau perusahaan, maka dibutuhkannya suatu sistem atau konsep yang dikenal dengan Knowledge Management (KM) (Darudiato & Setiawan, 2013). Sedangkan Turban menjelaskan dalam (Lestari, 2018) bahwa KM adalah proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengorganisir, menyebarluaskan dan mentransfer informasi dan kepakaran, termasuk bagian dari memory organisasi dan umumnya berada pada organisasi dalam pola yang tidak terstruktur.
Menurut (Sugiarti, Kumaladewi, Rahmawati, & Nanang, 2019) dalam knowledge management terdapat empat proses yaitu menangkap, menyimpan, menyebarluaskan, dan menggunakan pengetahuan. Oleh karena itu proses ini harus diarahkan dan dikendalikan agar manajemen pengetahuan dapat berjalan dengan baik.
26 Menurut (Sulaiman, 2015) KM merupakan penciptaan sebuah sistem yang memungkinkan suatu organisasi mampu untuk menampung atau memanfaatkan knowledge, pengalaman dan kreativitas dari para staf/karyawannya untuk dapat meningkatkan kinerja mereka. Sedangkan menurut (Sari & Tania, 2014) KM adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personel, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.
(Turban, Sharda, & Delen, 2010) memiliki pandangan tersendiri akan KM sebagai suatu keahlian yang dimiliki oleh suatu organisasi berdasarkan dua sisi, yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya manajemen pengetahuan merupakan aktivitas perusahaan atau organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya manajemen pengetahuan merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi atau perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan.
Selain itu, menurut Sezgin dan Iplik pada (Virgilio, 2017) KM juga dapat diartikan sebagai pendekatan terintegrasi dan sistematis yang menyertakan keahlian dan pengalaman individu sebagai basis data,
27 dokumen, kebijakan dan prosedur dengan tujuan menentukan, mengelola, dan berbagi semua aset informasi sebuah bisnis.
Secara garis besar, pengelolaan KM memiliki tujuan agar perusahaan ataupun organisasi dapat berkembang dengan meningkatkan kemampuan dari sumber daya manusianya, sehingga perusahaan atau organisasi tersebut dapat terus meningkatkan daya saingnya dalam jangka waktu yang panjang. Dengan KM, perusahaan juga dapat memanfaatkannya menjadi elemen yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, menyusun strategi kedepannya, serta menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di dalam organisasi ataupun di luar organisasi. Hal ini dapat dicapai karena KM memiliki peran besar dalam meningkatkan pengetahuan dari sumber daya manusia organisasi. Hal ini diperkuat dengan perkataan (Wulantika, 2012), bahwa pengetahuan seluruh anggota di seluruh level dari suatu organisasi perlu dikelola, dengan tujuan:
a. Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM.
b. Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan.
c. Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada.
d. Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar masuk sumber daya manusia.
28 2.3.5 Proses Knowledge Management
Menurut (Fernandez & Sabherwal, 2010) Ada empat proses manajemen pengetahuan utama, dan setiap proses terdiri dari dua sub-proses:
29 a. Knowledge Discovery
Terdapat 2 sub-proses, yaitu combination dan socialization.
Knowledge Discovery dapat didefinisikan sebagai
pengembangan pengetahuan tacit atau explicit baru dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Penemuan pengetahuan explicit baru sangat bergantung pada combination, sedangkan penemuan pengetahuan tacit baru sangat bergantung pada socialization. Pengetahuan explicit baru ditemukan melalui combination, di mana banyak badan pengetahuan explicit (data dan informasi) disintesis untuk menciptakan kumpulan pengetahuan explicit baru yang lebih kompleks seperti perkataan Nonaka pada (Fernandez & Sabherwal, 2010). Ini terjadi melalui komunikasi, integrasi, dan sistemisasi berbagai aliran pengetahuan explicit. Pengetahuan explicit yang ada, data, dan informasi yang ada dikonfigurasi ulang, dikategorikan ulang, dan dikontekstualisasikan ulang untuk menghasilkan pengetahuan explicit baru.
Menurut Nonaka pada (Fernandez & Sabherwal, 2010), dalam kasus pengetahuan tacit, integrasi berbagai aliran untuk penciptaan pengetahuan baru terjadi melalui mekanisme socialization. Socialization adalah sintesis pengetahuan tacit
30 antar individu, biasanya melalui aktivitas bersama daripada instruksi tertulis atau verbal.
b. Knowledge Capture
Knowledge Capture adalah proses di mana pengetahuan diubah dari tacit menjadi bentuk explicit (berada di dalam orang, artefak atau entitas organisasi) dan sebaliknya melalui sub-proses externalization dan internalization. Pengetahuan yang ditangkap mungkin berada di luar batas organisasi termasuk konsultan, pesaing, pelanggan, pemasok, dll.
Externalization adalah sub-proses di mana organisasi
menangkap pengetahuan tacit yang dimiliki pekerjanya sehingga dapat didokumentasikan, diucapkan, dan dibagikan. Ini adalah proses yang sulit karena pengetahuan tacit seringkali sulit untuk diartikulasikan.
Internalization adalah sub-proses di mana pekerja
memperoleh pengetahuan tacit. Ini mewakili gagasan belajar tradisional. Penangkapan pengetahuan juga dapat dilakukan di luar organisasi.
c. Knowledge Sharing
Knowledge Sharing adalah proses di mana pengetahuan explicit atau tacit dikomunikasikan kepada individu lain. Contoh knowledge sharing:
31 - Menulis buku atau makalah penelitian
- Memberikan ceramah atau membuat pidato atau presentasi
- Berpartisipasi dalam dialog sambil minum kopi atau makan siang
- Berpartisipasi dalam komunitas praktik
- Mentoring staf baru
Bergantung pada apakah pengetahuan explicit atau tacit sedang dibagikan, sub-proses exchange atau socialization
digunakan. Proses exchange digunakan untuk
mengkomunikasikan atau mentransfer pengetahuan explicit antara individu, kelompok dan organisasi.
d. Knowledge Application
Knowledge Application adalah ketika pengetahuan yang tersedia digunakan untuk membuat keputusan dan melakukan tugas melalui direction dan routines. Direction mengacu pada proses di mana individu yang memiliki pengetahuan mengarahkan tindakan individu lain tanpa mentransfer pengetahuan yang mendasari arahan kepada individu itu. Lebih dari itu seseorang yang memiliki pengetahuan menasihati orang lain. Misalnya, direction adalah proses yang digunakan ketika seorang pekerja produksi memanggil seorang ahli untuk
32 menanyakan bagaimana memecahkan masalah tertentu dengan mesin dan kemudian melanjutkan untuk menyelesaikan masalah berdasarkan instruksi yang diberikan oleh ahli tersebut.
Routines melibatkan pemanfaatan pengetahuan yang tertanam dalam prosedur, aturan, norma, dan proses yang memandu perilaku di masa depan.
Baik direction dan routines berlaku baik untuk pengetahuan
tacit maupun explicit. Knowledge application tidak
membutuhkan orang yang menerapkan pengetahuan untuk memahaminya.
2.3.6 Manfaat Knowledge Management
Keuntungan/manfaat dari manajemen pengetahuan dalam organisasi adalah sebagai berikut (Nawawi, 2012):
1. Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
2. Meningkatkan kualitas penanganan pelanggan.
3. Mempercepat terhadap respon isu bisnis yang penting.
4. Meningkatkan keterampilan karyawan.
5. Meningkatkan produktivitas.
33 7. Meningkatkan berbagai best practices.
8. Mengurangi biaya.
9. Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan.
10. Cara kerja yang lebih baik.
11. Meningkatkan pangsa pasar.
12. Menciptakan peluang bisnis baru.
13. Menyempurnakan pengembangan produk baru.
14. Sistem retensi karyawan lebih baik.
15. Meningkatkan mutu produk dan layanan.
Anantatula berpendapat dalam (Nawawi, 2012) bahwa keuntungan dan manfaat yang diharapkan oleh organisasi dalam penerapan knowledge management adalah meningkatkan kolaborasi dalam organisasi, meningkatkan keterampilan karyawan, dan meningkatkan mutu produk dan layanan.
2.3.7 Pengertian Knowledge Management System
Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam (Wijaya, 2017) mengatakan bahwa perusahaan yang sukses adalah yang konsisten menciptakan pengetahuan baru, membaginya ke seluruh organisasi, dan semua orang tahu akan teknologi baru dan hasilnya.
34 Knowledge Management System (KMS) merupakan integrasi teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung empat proses pada KM, yaitu Knowledge Discovery, Knowledge Capture, Knowledge Sharing, dan Knowledge Application (Fernandez & Sabherwal, 2010). Alle dalam (Husna, 2019) juga memiliki pendapat yang mirip, yaitu KMS adalah framework integrasi elemen-elemen organisasi dalam budaya organisasi, infrastruktur teknologi informasi organisasi dan penyimpanan pengalaman individu dan kolektif, pembelajaran, wawasan, nilai, dan lain-lainnya dari organisasi.
Selain itu, Ahlawat dalam (Subagja, 2011) berpendapat bahwa KMS adalah penggunaan teknologi informasi modern untuk sisematisasi, meningkatkan dan mempercepat pengelolaan pengetahuan di dalam dan antar organisasi.
KMS merupakan sistem yang berbasiskan teknologi informasi yang dikembangkan untuk mendukung proses-proses inti dari KM yaitu, penciptaan knowledge (knowledge creation), penyimpanan knowledge (knowledge storage), pemindahan knowledge (knowledge transfer), dan pengaplikasian knowledge tersebut (knowledge application) dalam organisasi. Adanya penekanan terhadap tujuan utama dari KMS untuk meningkatkan keefektifan organisasional dengan adanya manajemen sistematis terhadap sebuah pengetahuan (Wijaya, 2017).
35 Rancangan inisiatif KM membutuhkan konsep pemodelan untuk 4 komponen menurut Hädrich dan Maier pada (Schwartz & Te’eni, 2011), yaitu :
1. Proses yang menggambarkan rancangan organisasi, yaitu tugas-tugas, aliran, peran dan sumber daya pengetahuan.
2. Orang (personel), dengan menangkap fakta tentang orang, yaitu keterampilannya, komunikasi dan kooperasi dalam jaringan (network) dan komunitas.
3. Produk, yaitu jenis pengetahuan, struktur, taksonomi, ontologi dan metadata.
4. Alat bantu (tool) produktifitas, yaitu arsitektur, fungsi dan interaksi dari alat bantu TIK untuk mendukung KM.
Menurut Debowski pada (Nainggolan, 2018), KMS bisa menyediakan teknologi untuk efisiensi knowledge management. Teknologi yang mendukung KMS akan memfasilitasi interaksi, distribusi, pengambilan, dan penyimpanan knowledge. Sistem KMS harus dibuat semudah mungkin agar user dapat memiliki komitmen terhadap knowledge management untuk membagi dan mengakses sumber daya knowledge yang ada dalam organisasi.
Tujuan dari KMS yaitu memfasilitasi dukungan teknis yang memungkinkan untuk meng-capture dan bertukar knowledge secara bebas di antara sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. KMS
36 juga digunakan untuk memperoleh, mendokumentasikan, mentransfer, menciptakan, dan menggunakan knowledge agar sesuai dengan prioritas knowledge dalam organisasi. KMS yang baik memastikan bahwa tidak adanya rintangan bagi user untuk mencari, membagi, atau memperoleh knowledge dari berbagai sumber yang ada.
2.4 Siklus Knowledge Management
Siklus knowledge management yaitu mengambarkan proses yang dilalui pada manajemen pengetahuan. Pada siklus ini digambarkan dengan tahapan yang dilakukan secara berurutan (Andy, Sugiarto, & Hetharia, 2012).
Siklus knowledge management menurut Turban dalam (Andy et al., 2012) sebagai berikut:
1. Create (penciptaan) yaitu bahwa pengetahuan diciptakan sebagaimana manusia menentukan cara baru dari melakukan sesuatu atau mengembangkan cara tindak (know how).
2. Capture (penangkapan) yaitu bahwa pengetahuan baru harus diidentifikasi sesuai dengan nilainya dan disajikan dalam suatu cara yang layak.
3. Refine (penyaringan) memiliki arti bahwa pengetahuan baru harus diletakkan secara kontekstual sehingga dapat ditindaklanjuti.
37 4. Store (penyimpanan) yaitu pengetahuan yang berharga harus disimpan dalam format yang layak pada knowledge repositories