BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Tata Kearsipan
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas-asas Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu : a) Sentralisasi
Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit khusus.
Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang di pusatkan di satu unit kerja khusus yang disebut Sentral Arsip. Arsip tersebut sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai
commit to user
diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsiapan.
Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b) Desentralisai
Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengolahan arsip sacara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan masing-masing unit tergantung kepada ketentuan-ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada ketentuanya setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuanya unit kerja bebas
commit to user
menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masing-masing.
Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah :
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:
Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan kantor sulit dijalankan.
Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.
c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengolahan arsip baik Sentralisasi maupun Desentralisasi, sering ditemukan di
commit to user
perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.
Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
(Amsyah, 1988 : 16-18)
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida Nuraida (2008 : 94), secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu:
a) Sistem Alfabetis
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2) Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan.
3) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan b) Sistem Numerik
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2) Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik).
3) Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.
commit to user
c) Sistem Geografis
1) Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis. Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lain-lain.
2) Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutanya (sistem alfabetis-geografis)
3) Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat d) Sistem Subjek
1) Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain.
2) Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis-subjek).
3) Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk, proyek dan sebagainya.
e) Sistem Kronologis
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.
2) Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan mempercepat penemuan arsip kembali.
Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan :
Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan perkembanganya.
commit to user Jenis atau tipe arsip.
Cara penggunaan arsip.
Sifat kerahasiaan arsip.
Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan. (Nuraida, 2008 : 94-95).
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995 : 16-18), meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a) Memisah-misahkan (Segregating) Arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah di tentukan.
b) Meneliti (examining) Arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
c) Memadukan (assembling) Arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis tanggal surat.
d) Mengklasifikasi (classification) Arsip
Mengklasifikasi arsip berarti menggolongkan arsip-arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta mengelompokan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan kelasnya
commit to user
(sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
e) Mengindeks (indexing) Arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
Menentukan judul arsip secara tepat
Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub-subjek) pada arsip yang bersangkutan.
f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (cross reference)
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang
g) Menyusun Arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya h) Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.
