BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer yang disebut dengan Electronic
Data Processing (EDP). Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk
pengolahan data adalah secara semi komputer. Sebagai suatu instansi yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka diperlukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap.
Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Di samping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatn lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus
akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian yang dimaksud ialah bagian administrasi dan keuangan.
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronic Data Processing (EDP)
Untuk mengolah data yang ada saat ini BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan software, cobol, dan visual basic, sedangkan paket-paket
software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Excel.
Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari:
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama. BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut dalam menyusun sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang terjadi dalam tujuan penyusunan:
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal control yang memadai.
3. Prinsip Murah
Sistem akuntansi disusun dengan biaya relative murah dalam arti manfaat akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer di atas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya.
Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarkan, ini menunjukkan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah dalam membuat laporan atau pertanggungjawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Kegunaan informasi bagi pihak manajeman BPJS Ketengakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah:
1. Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan perusahaan, 2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat. Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen berasal dari pusat. Dalam hal ini mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan di masa yang akan datang.
E. Peranan Komputer sebagai Pengolah Data Akuntansi pada BPJS