BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA
E. Peranan Komputer sebagai Pengolah Data Akuntans
Peranan komputer pada umumnya sudah banyak kita ketahui apalagi di zaman sekarang ini, dari sejak dini kita sudah diperkenalkan dengan yang namanya komputer.
Adapun beberapa peranan umum komputer pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah sebagai berikut. Pertama, sebagai pengolah data dimana data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Kedua, sebagai alat pemroses data dimana kemampuan komputer dalam melaksanakan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Ketiga, sebagai alat penyimpanan data karena komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya. Keempat, sebagai alat untuk mengawasi dan pengamanan data dan yang Kelima, sebagai pembuat informasi.
Adapun peranan khusus komputer pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut adalah sebagai berikut. Peranan Electronic Data Processing pada perusahaan dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.
Penerapan komputer pada perusahaan menggunakan software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja perusahaan. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja perusahaan antara lain
Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan dalam bentuk
kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.
Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu:
1. Melalui menu program
- Klik tombol start yang terdapat di taskbar
- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan. 2. Melalui shortcut
- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
3. Memulai dengan menu New Office Document
- Klik tombol start yang ada di taskbar
- Klik menu New Office Dokument. Kotak dialog New Office
Document ditampilkan
Perusahaan menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan perusahaan serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan perusahaan.
Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan
kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang
worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Exel secara otomatis akan
mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.
Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara:
1. Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan
Microsoft Excel.
2. Akan tampak pada layar tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu:
- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel,
tempat dimana input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.
- Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.
Perusahaan menggunakan Software Microsoft Excel umumnya untuk
pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, perusahaan juga menggunakan excel untuk menyusun daftar nama-nama pegawai dan seluruh staf yang berada dalam perusahaan.
Selain itu terdapat beberapa software lain yang digunakan oleh BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut, diantaranya:
1. Si Invest yaitu untuk memonitoring investasi kantor cabang dan
pembuatan laporan konsolidasi investasi sekantor wilayah.
2. DPKP dan KBL yaitu untuk menginput biaya-biaya operasional yang berkaitan dengan program PKP dan pembuatan laporan keuangan konsolidasi.
3. Si Pajak yaitu untuk membuat laporan pajak setiap bulan.
4. SIPT Online yaitu untuk menginput semua transaksi dan
pembuatan/percetakan laporan keuangan.
Perusahaan mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam perusahaan berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi
Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya biasanya dalam satu gedung.
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut:
- Mempermudah komunikasi antar pengguna
- Sebagai sarana aplikasi multi user
- Menurunkan biaya dan penghematan waktu
- Mempermudah pertukaran informasi
- Mempermudah perawatan perangkat lunak
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu:
1. Virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada
software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya.
Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan ke monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memliki banyak jenis dan berada kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam perusahaan harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.
2. Sistem Keamanan Data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data perusahaan.
3. Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian-uraian yang dikemukakan pada bab-bab sebelumnya maka pada bab ini penulis merangkumkan pokok-pokok pemikiran yang telah dikemukaan tersebut dalam kesimpulan dan saran sebagai berikut:
A. Kesimpulan
1. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini.
2. Dalam mengolah data transaksi keuangannya BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dilakukan secara bertahap dari secara manual ke sistem informasi yang berbasis komputer.
3. Dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer, laporan keuangan dan laporan lainnya dapat diperoleh sesuai dengan keinginan karena komputer dapat memposting data dengan segera sehingga informasi selalu aktual dan berguna bagi pemakainya.
4. BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Sumbagut telah menggunakan software-software yang membantu kinerja perusahaan.
5. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan.