PELAKSANAAN MAGANG
B. Peran Public Relation Kusuma Sahid Prince Hotel Surakarta
Public Relation di rasakan memiliki peranan penting dalam manajemen Hotel Sahid . Hal ini terlihat dari keberadaan staf Public Relations KSPH bertanggung jawab menangani corporate image Hotel selain dari tugasnya membantu Staf Sales and Merketing Departement dalam lingkup tugas dan kewenangan sebagai staf Public Relations yang berhubungan Citra Hotel.
Keberadaan Public Relation menjadi penting bagi Hotel Sahid Kusuma, dalam hal promosinya sebagai The Truly Heritage Hotel. Perhatian yang di berikan oleh para manajer untuk pembentukan image hotel, cukup menyatakan pentingnya Public Relation Officer bagi keberlansungan bisnis Ksusuma Sahid Pronce Hotel. Perencanaaan Komunikasi kusuma sahid Prince Hotel Sebagaimanan perusahaan pada umunya, dalam mejalankan bisnisnya, kusuma sahid Prince Hotel melakuakan tahap perencanaan. Tahap pertama di mulai dengan mendefinikan pasar dengan baik, siapa yang akan menjadi Konsumenya, bagaimana mengkomunikasikan produk atau jasa kepada Konsumen dan bagaimana mencipatakan kepuasan konsumen . Hal ini sangat di perhatikan oleh manajemen kusuma sahid Prince Hotel.
commit to user
kusuma sahid Prince Hotel, sebagai satu-satunya hotel yang bernuasa tradisional jawa, Antusias memantabkan diri sebagai The Truly Heritage Hotel. Hal ini di dukung dengan bangunan yang di dominasi budaya jawa menjadikan bagian unik di bandingkan Hotel-hotel lainya.
kusuma sahid Prince Hotel mendefenisikan konsumenya adalah kalangan bisnis yang mengunjungi solo bukan hanya untuk berbisnis tapi juga sambil menikmati budaya solo. Tampaknya konsumen yang berasal dari jakarta adalah bosang dengan bangunan-bangunan pencangkar langit. Pengunjung hotel cenderung memilih nuansa tradisional, bukan berupa gedung bertingkat. Hal ini karena dalam keseharianya, kebanyakan konsumen kusuma sahid Prince Hotel sudah sering melihat bahkanmenjadi penghuni dedung-gedung bertingkat seperti apartemen. Selain itu, target Konsumen kusuma sahid Prince Hotel meliputi groupatau kelompok yang viasaya mengadakan rapat (meeting), insetif,konfrerensi dan pameran (exshibition).
Peran Public Relation sebagai Problem Solving Fasilitator
Perencanaan Komunikasi sudah di mulai sejak awal tahun anggaran, bersamaan dengan perencanaan budgetting hotel. Dan rapat Perencanaan yang di buat untuk satu tahun di susun bersama dengan para staf Sales and Marketing Departement dan semua jajaran Top Management di bawah koordinasi Ibu Sendang. S.E selaku Sales and Marketing Manager dan di bawahi lansung oleh Bapak Purwanto selaku General Manager.
Dalam menentukan Langkah-langkah Komunikasi dan pencitraanya, Staf Public Relation Kusuma ikut berperan andil dengan berkolaborasi dengan
commit to user
manajer lain dari mulai program awal serta evaluasinya berdasarkan Action Plan yang telah di tetapklan, melakukan realisasi program Public Relation yang kemudian di evaluasi bersama semua jajaran departemen mendefinisikan dan memecahkan masalah. Dan hasil Pertimbangan-pertimbangan yang di rekomendasi dalam rapat tersebut akan menjadi acuan realisasi program Public Relation kedepanya.
Peran Public Relation Sebagai Coomunnication Tehnician
• Direct Mail dan mailing List kepada media mengenai promosi di lakukan
oleh Public Relations Kusuma Sahid Prince Hotel
• Pemasangan Banner di depan hotel
• Pengiriman Press Release ke mdia massa local dan nasional mengenai
kegiatan promosi hotel.
• Talkshow di radio radio local dan nasional. Talkshow di siarkan pada
radio radio local maupun nasional yang memiliki program acara bernuansa bisnis. Radio-radio tersebut meliputi : Pas FM solo dan Jakarta, radio sanora,Solopos FM, Karavan dan ria FM.
• Talkshow di televise
• Pemasangan iklan di media media massa local maupun nasional
• Penertiban Brosur, bulletin, promosi, paket-paket dan materi materi
commit to user • Update data website www. Sahidkusuma.com
• Membuat Perencanaan event event promosional baik di selenggrakan sendiri maupun melibatkan event organizer
• Coorporate Social Responbility (CSR)
Untuk membuat program tanggung jawab sosial perusahaan, public
relations harus memiliki perencanaan yang strategis agar program yang
dibuat mencapai tujuannya. Mengacu pada pola strategi Public Relations
yang efektif menurut Cutlip dan Center harus dilaksanakan melalui empat tahap antara lain fact finding (mendefinisikan Problem),
planning(perencanaan), communication (tindakan komunikasi), evaluation
(mengevaluasi program) (Cutlip & Center, Gregory, 2000:1).
Mengikuti perkembangan bisnis global dimana Corporate Social Responbility menjadi suatu keharusan bagi kegiatan pencitraan positif perusahaan terhadap dampak lingkungan, peran staf Public Relation Kusuma Sahid Prince Hotel tentunya memiliki program program Corporate Social Responbility
Kusuma Sahid Prince Hotel.Surakarta memilih menjalankan program Corporate Social Responbility dengan sasaran kecintaan lingkungan. Untuk mewujudkan, Kusuma Sahid Prince Hotel.berkerja sama dengan Griyo kulo terdapat dua paket program yang di tawarkan yaitu Peduli alam dan sahabat alam.
commit to user
Konsep program ini ad alah untuk memberikan pengetahuan dan kecintaan akan lingkungan sambil menikmati wisata bernuansa alam . harapanya, setelah mengikuti program ini , peserta/pengunjung akan mulai melakukan aktivitas-aktivitas nyata dalam kecintaan terhadap lingkungan.
Manajemen Kusuma Sahid Prince sebagai perusahaan yang bergerak dalam bisnis pariwisata menyadari kebutuhan akan hadirnya departemen Public Relations. Sekalipun saat ini kedudukan staf Public Relations tidak dalam satu depatemen Khusus, melainkan di bawah koordinasi Sales and Marketing Departement Staf Public Relations bekerja menjalankan fungsi Publc Relation yaitu membagun corporate image sebagi job description utamanya, selain juga membant marketing Public Relation dalam mencapai target Pemasaran. Program Coorporate Social Responbility (CSR) salah satu peranan penting bagi Public Relation dalam meningkatkan Citra Perusahaan di mata masayarakat dan Target Konsumenya.
Public Relations sebagai Communication Fassilitator
Public Relations di Kusuma Sahid Prince Hotel kesehariannya melakukan aktivitas yang bertujuan bagi kemajuan hotel sesuai dengan tugas dan kewenangan yang dipercayakan kepadanya. Untuk menjalin hubungan komunikasi dua arah baik internal maupun eksternal bersifat kekeluargaan sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan hotel dapat tercapai, aktivitas tersebut antara lain :
commit to user
1. Meliputi Aktivitas internal/ Public Internal :
a. Menjalin dan berkoordinasi dengan setiap departemen jika akan ada promosi produk hotel atau yang berhubungan dengan semua kegiatan hotel
b. Menjalin komunikasi dengan semua karyawan KSPH, guna mempererat tali persaudaraan diadakannya program rutin acara- acara non formal seperti kerja bakti bersama, senam dan refreshing ke tempat wisata, selain mempererat hubungan antar karyawan bisa meningkatkan kinerja karyawan sesuai dengan keahlian masing- masing
c. Memberi laporan dan pertanggunganjawaban semua kegiatan Public Relations baik secara laporan mingguan maupun bulanan kepada Sales marketing Manager d. Bekerjasama dengan sales marketing departemen dalam melakukan sales call dalam mempromosikan produk hotel dengan menanamkan kepercayaan kepada customer dengan komunikasi persuasif untuk menggunakan produk tersebut
2. Aktivitas Ekternal
a. Menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan pemerintah daerah maupun pusat dengan ikut mendukung program pemerintah seperti program 100 pohon dan program donor darah untuk sesama
b. Menjalin komunikasi dengan mengundang para jurnalis baik media cetak maupun elektronik sebagai mempererat kekeluargaan
c. Menjaga hubungan baik dengan masyarakat sekitar dengan tetap melaksanakan CSR (Corperate Social Responsibility ) sebagai rasa kepedulian dan tanggung
commit to user
jawab hotel kepada masyarakat. Seperti mengadakan bakti sosial dan bazar murah.
d. Menjalin hubungan yang baik dengan perusahaan- perusahaan ataupun semua pihak yang terkait dengan hotel, seperti mengadakan kunjungan/ greeting ke perusahaan-perusahaan ataupun ke media
1. Fungsi Corporate Public Relations
Untuk memenuhi fungsinya sebagai Coorporate Public Relations, staf Public Relations KSPH berkerja untuk membentuk dan menjaga citra positif perusahaan, berkaitan dengan segala aktivitas Hotel yang mendukung pembangunan citra positif Kusuma Sahid Prince Hotel.
2. Fungsi Marketing Public Relations
Sebagai pemenuhan fungsi Marketing Public Relations, banyak program event maupun promosi yang di publikasikan oleh staf Public Relatons, banyak program dengan menggunakan media-media yang telah di rencanakan, Staf Public Relations Kusuma Sahid Prince Hotel dalam menjangkau konsumenya.
Kegiatan Public Relations di Kusuma Sahid Prince Hotel Bersama Sales and Marketing Manager menyusun setiap kegiatan Public Relations Hotel. Kerjasama ini terwujud dalam kegiatan-kegiatan media relations, yang umunya berupa talshow di media radio,telivisi lokal maupun nasional, banyak yang melibatkan Sales and Marketing Manager sebagai narasumberuntuk melakukan marketing Public Relations selain dari
commit to user
kegiatan corporate Public Relations yang di lakuakan oleh staf Public Relations itu sendiri.
3. Program kerja Public Relatios
Dalam hubunganya dengan program komunikasi dan kehumasan hotel action plan yang di tetapkan oleh staf Public Relations Kusuma Sahid Prince Hotel. Diantaranya :
a. Penggunaan Publisitas dalam hubunganya dengan media massa
Publisias di kejar dengan banyaknya media massa baik local maupun nasional, baik media cetak maupun elektronik. Pemasangan iklan di lakukan pada media massa maupun elektronik yang berorientasi bisnis. Publisitas di raih melalui :
1. Media cetak
Enggunaan media cetak untuk meraih publisitas bersegmen bisnis di antaranya: sloops, bisnis Indonesia, tempo.dll.
commit to user
Liputan KSPH pada saat Sales Call Unik dengan bis werkudoro
commit to user
commit to user
2. Media Radio
Publisitas melalui radio di lakukan dengan menggelar acara talkshow bertema bisnis. Untk tahun 2011, media radio yang di gunakan di antaranya : PassFM Solo dan Jakarta, Radio Sanora Ria FM, MQFM, Karavan FM dan PTPN-FM.
Talk Show di SoloposFM, Bapak Purwanto ( General Manager ) dan Tia Kritiyanti .(Public Relations)
commit to user
3. Media Televisi
Sama seperti media radio, dengan media televise Kusuma Sahid Prince Hotel mencapai publisitas dengar acara-acara in hause bekerjasaa dengan telivisi di antaranya : Terang Abadi elivisi (TATV), JogjaTV.
commit to user
Kerjasama dengan media tidak hanya di lakuakan dengan pengeriman press release, pemasangan iklan dan promosi melalu program acara media, tetapi juga di bangun keakrabandan kebersamaan dengan kegiatan di antaranya kunjungan media dan media gathering.
commit to user
a. Spesial Event dalam Public Relations
Hotel Sahid Kusuma Merncakan kegiatan-kegiatan bertema setiap bulanya. Adapun pemilihan tema di tetapkan sesuai demga trend yang sdag terjadi .
Progam special event regular ini di lakasanakan baik oleh Sales and Marketing Departement yang mebantu staf Publc Relations juga menggunakan Event Organizer. Beberapa program special antara lain:
• New Years eve, meryakan pergantian tahun
• Valentine’s Day, meayakan hari kasih saying.
• Kartini’s Day, merayakan hari kartini.
• Gebyar 17-an, merayakan hari kemerdekaan Republik Indonseia.
• Buka Puasa Bersama, yang di selengarakan tia bulan ramadhan. b. Pengiriman informasi kepada Klien Strategis
Direct mail dan mailing list menjadi pilihan media di gunakan staf Public Relations Kusuma Sahid Prince Hotel menyebarkan informasi kepada client strategis mengenai produk jasa hotel dan proo-promo maupun event special event yang di adakan oleh KSPH.
commit to user
Berdasarkan wawancara dengan beberapa klien strategis maupun calon klien hotel yang cukup penting. Sebagaimana di ungkapkan Edi Sudarno 38 tahun, pemimpin Sanggar Lukis Semar Mesem menyatakan mengenai produk jasa Kusuma Sahid Prince Hotel kerena pengenalanya dengan Ibu Sendang selaku Manager Sales and Marketing KSPH.
Secara internal kegiatan Public relation dan perananya di Kusuma Sahid Prince Hotel telah memenuhi elemen strategis komunikasi internal organisasi, diantaranya :
a. Employee Relations
Publikasi mengenai hal-hal yang terkait dengan para karyawan hotel Sadih Prince tidak pernah kalah prioritas dengan publikasi kepada khalayak apapun informasi yang perlu di sampaikan kepada segenap warga atau karyawan hotel, Tia kritiyanti selaku Public Relations KSPH menerbitkan publikasi itu di setiap devisi di Kusuma Sahid Prince Hotel.
b. Community Relations
Lingkup masyarakat di sekitar hotel Sahid sangat tervatas dan tidak ada kaitanya dengan manajemen hotel. Karena kebanyakan bangunan di sekitar hotel adalah bangunan bisnis, bukan perumahan rakyat, maka program Community Relations belum menjadi priritas kampanye hotel
commit to user
c. Penanganan keaadan darurat
Selama masa obesrvasi, Staf Public Relations Officer Kusuma Sahid Prince Hotel menyatakan keadaan darurat yang mempengaruhi citra pesrusahaan. Oleh karena itu dalam hal penangan keadaan darurat, masi merupakan hal yang jarang di laksanakan sebab dan keadaan-keadaan itu sangat kecil kemungkinanya untuk terjadi .
Untuk melihat tingkat efektivitas action plan yang telah di kerjakan, Sales and Marketing Manager bersama staf Public Relations melakukan evaluasi yang di laksanakan pada rapat tim marketing.
Peran Public Relations sebagai Expert Prescriber
Peran Kusuma Sahid Prince Hotel alam setiap kegiatan mulai dari pendefinisian masalah, pengembangan program dan neniliki tanggung jawab penuh mengimplementasikanya. Tampa ikut campur tangan manajemen lain jadi semua Proses Komunikasi di serahkan oleh Staf Public Relations sehingga peran PR dalam ketidak adanya top managemen mempunyai peran yang tinggi dalam setiap aktivitasnya walapun PR DI Kusuma sahid Prince hotel masih di bawah Sales and Marketing Departement.
commit to user C. Ruang lingkup maggang
Dalam pelaksanaan magang, penulis mendapat kesempatan untuk membantu Public Relation di departemen Sales and Marketing. Mulai pukul 08:00 wib samapi puku 17:00 wib.Di Kusuma sahid Prince Hotel Public Relation di bawahi lansung oleh Sales and Marketing manager. Public Relation sekarang dari konsep utamanya yang seharusnya fokus sebagai Corporate Public Relations sekarang menjadi marketing relation. Fenomena ini sudah ini sudah bisaa di apalagi di manajemen hotel.
D. Kendala Magang
Selama aktivitas di Kusuma Sahid Prince Hotel memang ada beberapa kendala, tetapi penulis dapat mengatasiya dengan cukup bijaksana. Seperti manajemen waktu di karenakan penulis juga sudah bekerja, jadi kadang kadang adal hal penting urusan kantor di perusahaan Advertesing Mangneto promosindo, penulis mohon ijin meninggalkan magang, kadang-kadang sampai beberapa hari, karena rasa sungkan penulis meminta ganti hari agar tanggung jawab magang juga bisa terlaksana, jadi apabila penulis tidak bisa masuk akan di tambah masa magangnya sesuai dengan absensi, mungkin hanya masalah manajemen waktu itu saja yang mebuat kadang-kadang penulis bisa sampai ketiduran di kantor pada waktu kuliah magang, tetapi karyawan kantor khususnya Public Relations Tia kristiyanti, Sales and Marketing manager mbak Sendang , serta Esexutive Sale and Marketing Departement suda mau memaklumi penulis.
commit to user