C. Seminar Nasional
4.3 Hasil Penelitian
4.3.2 Peran Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi
Proses penyampaian pesan, jenis pesan yang disampaikan kepada public,
serta menjalankan peranan menjadi mediator merupakan peran dari Public
Relations sebagai fasilitator komunikasi. Hal tersebut juga dilakukan oleh Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam
menyelenggarakan special events. Public Relations menyampaikan pesan dan
informasi seputar special events tersebut, hal ini seperti pernyataan dari Ibu
Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas
Universitas Mercu Buana:
“Untuk setiap event yang di selenggarakan humas UMB memiliki pesan yang ingin disampakan seperti festival UMB Ke8 pesan yang ingin disampaikan ke khalayak UMB adalah gambaran mengenai UMB, festival UMB ini salah satu tujuannya penanaman brand UMB, paling tidak mereka mengetahui UMB dan mengenal UMB sehingga diharapkan timbul rasa keinginan untuk melanjutkan pendidikan di UMB, untuk Lustrum VI pesan yang ingin di sampaikan adalah Universitas Mercua Buana yang telah berdiri selama tiga dekade mempersiapkan para mahasiswanya dengan kompetensi hardskill dan softskill hal ini bertujuan untuk menjadikan UMB lembaga pendidikan yang berkualitas. Karena seminar nasional ini bertema kemandirian dalam menghadapi MEA tentunya pesan yang ingin humas sampaikan ke perserta seminar yaitu memberi gambaran umum kepada mahasiswa/i UMB mempersiapkan diri dalam menghadapi MEA.”16
Universitas Mercu Buana memang perlu mengadakan atau
menyelenggarakan special events, hal ini bertujuan untuk mengedukasi brand
sekaligus meningkatkan jumlah mahasiswa dan mahasiswi baik itu dalam jangka
pendek maupun jangka panjang, selain itu dari pernyataan diatas adanya usaha
dari pihak penyelenggara untuk menjadikan special events ini sebagai media
16
Hasil Wawancara dengan Biro Sekretariat Universitas dan Humas Ibu Irmulan Sati, . Di Ruang Biro Sekretariat Universitas dan Humas. Universitas Mercu Buana.
komunikasi Universitas Mercu Buana untuk mengkomunikasikan misi, visi dan
kegiatan yang dilakukan oleh UMB, hal ini menunjukan adanya proses
menciptakan pesan dan kesan yang sengaja di bentuk untuk menghasilkan respon
yang positif. Dalam pelaksanaan special events terdapat beberapa faktor-faktor
penting yang menjadi perhatian Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas
Mercu Buana, diantaranya adalah proses penentuan waktu acara di selenggarakan,
bentuk kegiatan, menentukan kepanitiaan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah
mencari partnership untuk sponsorship atas special events ini, dan yang harus di
perhatikan adalah bagaimana proses promosi yang dilakukan. Faktor-faktor
tersebut menjadi faktor yang menentukan dalam menyelenggarakan special
events. Fakor-faktor tersebut di utarakan oleh Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana :
faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan special event ini antara lain :
A. Festival UMB
faktor yang mempengaruhi dalam festifal UMB antara lain :
1. proses penentuan kepanitian, hal ini di lakukan oleh humas UMB setidaknya 5 bulan sebelum hari H, penentuan kepanitiaan ini dilakukan agar staff humas UMB mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka dalam event ini. Nama kepanitian berserta tugasnya antara lain :
a. Ketua panitia saya sendiri Irmulan Sati T. SH, M.Si, saya selaku ketua panitia, saya mengelola semuanya dari merancang tema, merancang program, anggaran semua berada di bawah kendali saya. Karena saya ketua panitianya dan saya di support oleh teman-teman di Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana.
b. Selain saya ada yang bertugas sebagai Graphic Design yaitu Iis Shaliat, S.Ds, bertugas dalam perumusan proses desain dalam
festival UMB ke 8 ini, biasanya kalau untuk desain kita tematik ya, tiap festival itu beda-beda, jadi misalkan seperti warna apakah warnanya sudah pernah kita pakai atau belum, tema dengan warna dan tulisan kita singkronisasi aja dan di sesuaikan dengan kontenya yang mempresentasikan SD,SMP dan SMA, jadi desainya tidak kaku gitu loh.
c. Government Relations yaitu Noviana Pakasi, S.Ikom, bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pemerintah. Hal ini terlihat dari melegalkan acara Festtival UMB Ke 8 untuk di ikuti oleh para siswa/I dan membuat undangan untuk Kementrian Perhutanan, karena Kementrian Lingkungan Hidup selaku penyedia bibit tumbuhan yang nantinya kita akan bagikan ke perserta festifal UMB ke8.
d. Fotografer yaitu Bapak Jemangat, bertugas dalam mendokumentasikan setiap kegiatan yang berlangsung dalam festival UMB 8.
e. Bagian Keuangan yaitu Silvia A.R, SE, bertugas sebagai administrasi, yang mengurus budgeting operasional program atau kegiatan festival UMB ke 8 tersebut.
f. Protokoler Acara yaitu Mutiara Permata, S.Ikom, bertugas untuk menjadi protokoler acara, mengurus tamu undangan saat program tersebut dilaksanakan, menyediakan kebutuhan yang di butuhkan di lapangan
g. Peliputan acara Priyo Wahyudi, S.Ikom, bertugas untuk meliput semua kegiatan yang berlangsung dalam festival UMB Ke 8. h. Media Relations Citra Sentosa, S.Ikom. bertugas dalam menjalin
hubungan baik dengan media. Untuk media sendiri kita sudah ada media partner seperti Media Indonesia, Indopost, Rakyat merdeka, dan Satelitnews. Saat pelaksanaan festival UMB ke 8 ini media akan meliput dan mempublikasikanya.
2. tanggal dalam penyelenggaraan event, dimana humas UMB menentukan waktu yang tepat sehingga menguntungkan bagi semuanya, baik menguntungkan pihak UMB selaku penyelenggara maupun stakholder UMB.
3. Mencari atau melakukan proses pendekatan dengan calon sponsorship, untuk menunjang semua kegiatan dalam penyelenggaraan festival UMB Ke 8 ini. Dalam pencarian spronsor itu sebenarnya lebih ke arah tehnik lobby dan negosiasi ya, strateginya lebih ke arah personal approach. Jadi mialnya itu kalo di festival UMB ada orang khusus yang ngurus, gak bisa
semua orang, kalo semua orang kan repot itu satu, trus yang kedua itu harus kenal. Strateginya saya rasa lebih kearah personal approach aja. Selain itu juga ya kitakan pengajuan proposal itu dari awal makanya tadi saya bilang bahwa persiapan acara ini kan 5 bulan sebelumnya sejak bulan Juni sampai Oktober dan pelaksanaannya November nah dalam waktu 5 bulan itulah kita mencari sponsor. Untuk sponsor yang mensupport kita seperti Dinas Pendidikan,Dinas Pertanian dan Kehutanan, Kementrian Lingkungan Hidup, ada BNI46 dan Jungle Land.
4. Menentukan kegiatan apa saja yang ada di festival UMB ke 8 ini, seperti workshop, kompetisi dan kampanye sekolan dan kampus hijau.
5. mengadakan rapat itu biasanya diadakan beberapa minggu sekali kadang juga suka kondisional kalo misalnya kita menemui sedikit kendala atau ada yang crass. Dan untuk pihak internal kampus sendiri kita juga melalukan yang namanya memberikan sosialisasi mengenai diadakannya acara ini seperti mengirim surat ke unit-unit mercu buana, isinya gak hanya sosialisasi tapi juga soal penyewaan tempat, peminjaman audio dan perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan saat event berlangsung. Kita juga ada sosialisasi ke dosen karenakan kegiatan kita bukan hanya open haouse dan perlombaan tapi juga ada workshop yang akan diisi dengan kaprodi-kaprodi yang di tunjuk untuk mengisi workshop itu dan biasanya pemilihannya berdasarkan fakultas yang sedikit sepi meninatnya jadi secara gak langsung juga jadi ajang untuk promosinya fakultas.
6. Melakukan promo ke calon target audience untuk menghindari resiko sepinya perserta Rata-rata tiap sekolah udah pernah ikutan pada festival-festival sebelumnya jadi secara ini mereka udah tau dan guru-gurunya juga ada hubungan baik dengan marketing terlebih lagi festival UMB ini selalu diadakan di bulan Novemper jadi pastinya mereka sudah mempersiapkan untuk festival selanjutnya, itu yang pertama. Yang kedua makanya kita dari awal udah dari beberapa bulan sebelumnya udah kirim undangan, udah nyiapin poster, kirim apa sampe kalo menjelang beberapa bulan itu belum ada respon, kita kirim lagi terus itu terus-terusan kalo sekolah belum ada respon kita telpon, fax yang pasti kita by phone trus kalo udah-udah sih untuk menarik si calon peserta pasti dilihat dari hadiah ya, dari hadiahnya dan kita kan juga ada beasiswa untuk masuk UMB. Sama ini yang diposter kita menaruh konten contohya di pembukaan kita menghadirkan siapa? Yang tujuannya untuk menari minat dan atusias para peserta.
7. Humas UMB juga melakukan pemeriksaan kembali mengenai status penyelesaian setiap perkerjaan yang telah dijadwalkan dalam event timeline dan melakukan koordinasi pelaksanaan dengan tim kerja lainnya seperti mitra kerja pemasok barang dan jasa, catering service, pengisi acara, dan seluruh tim pelaksana yang bertanggung jawab dari setiap tugasnya.
8. Humas UMB juga melakukan koordinasi pada pelaksanaan pada hari-H, yang menjadi perhatiaan kaya pemasok perlengkapan, peralatan, para teknis audio, video, sound system, lighting, catering service hingga kekelompok penampilan dan pengisi acara.
9. Humas UMB bertanggung jawab terhadap kelancaraan jalannya jadwal acara yang telah disusun pada hari H, dimana itu menjadi titik puncak kegiatan dan merupakan hasil akumulasi dari seluruh usaha dan kegiatan sebelumnya.
10. Evaluasi dalam festival UMB ke 8 ini berfokus terhadap bagian anggaran, perserta, sdm, penyelenggaraan, observasi sama publikasi selain itu juga fasilitas.17
B. Lustrum VI UMB
faktor yang mempengaruhi dalam Lustrum VI UMB antara lain : Sama seperti festival UMB, dalam penyelenggaraan event Lustrum VI UMB proses penentuan kepanitian, penentuan tanggal dan tempat penyelenggaraan event,menentukan para tamu undangan,membuat rundown acara dan berkoordinasi dengan tim kerja lainnya seperti pengisi acara. Humas UMB juga bertugas menjadi protokoler dan memeriksa atribut yang di butuhkan selama acara.
C. Seminar Nasional
faktor yang mempengaruhi dalam seminar Nasional antara lain : Untuk persiapan seminar nasional biasanya humas UMB melakukan persiapan seminggu-dua minggu lamanya, tergantung dari seminar apa yang ingin di buat, humas UMB bertugas untuk berkoordinasi dengan narasumber dalam seminar tersebut, memeriksa atribut yang di perlukan selama acara, bertindak sebagai protokoler ataupu MC,
17
Hasil wawancara dengan Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana
memeriksa lokasi seminar, mengecek sound system yang akan di gunakan, dan membuat rundown acara.18
Dari pernyataan diatas peneliti dapat menyimpulkan bahwa walaupun
ketiganya merupakan special events yang dikelola oleh Humas UMB namun
persiapan yang dilakukan berbeda-beda, selain itu humas UMB membuat
rundown acara agar special events menjadi lebih teratur, menghemat waktu,
karena didalam rundown acara tertulis lengkap bagaimana nanti acara akan
berlangsung, susunan acara yang dimulai dari awal hingga akhir, hal ini juga
berguna agar tidak menimbulkan kebingungan saat acara berlangsung nanti. Humas UMB selaku penyelenggara special events juga mengkoordinasikan panitia dan pengisi acara, hal ini perlu dilakukan agar saat hari H tidak terjadi miss atau saat event berlangsung panitia dengan pengisi acara mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka, semua bagian yang terlibat dalam special events tahu apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya dan juga bagaimana cara melakukannya.
Dalam menjalankan perannya sebagai Fasilitator Komunikasi, Pihak
Humas UMB pun menjadi mediator apabila menemukan suatu permasalahan yang
ada , permasalah tersebut baik antara pihak Humas dengan perserta, sponsorship,
media partner, maupun dengan mitra kerja. Seperti pernyataan Ibu Irmulan Sati T.
SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu
Buana :
18
Hasil Wawancara dengan Biro Sekretariat Universitas dan Humas Ibu Irmulan Sati, . Di Ruang Biro Sekretariat Universitas dan Humas. Universitas Mercu Buana.
“Mengenai mediator menjadi tanggung jawab kami karena kita tidak pernah mengetahui kapan suatu masalah akan timbul tapi kami telah mempersiapkan dan biasanya adalah miss comunication antara pihak penyelenggara dengan stakholder, kemudian juga apabila ada peliputan dari media mengenai special event tersebut kamipun berusaha memberikan informasi yang sesuai dengan kenyataan dilapangan mengenai special event tersebut”19
pernyataan tersebut menjelaskan Biro Sekretariat Universitas & Humas
Universitas Mercu Buana menjadi mediator merupakan bagian dalam perannya
sebagai fasilitator komunikasi. Secara keseluruhan peranan Biro Sekretariat
Universitas & Humas Universitas Mercu Buana sebagai fasilitator komunikasi
pada proses penyampaian pesan dan informasi, menjalin kerjasama dengan pihak
media, mengundang stakholder, mensosialisasikan kegiatan special event dan
tidak ketinggalan juga adalah menjadi mediator apabila menemukan suatu
masalah dengan mengupayakan memuaskan masing-masing pihak yang terkait.