C. Seminar Nasional
4.3 Hasil Penelitian
4.3.4 Peran Public Relations sebagai Teknisi Komunikasi
Didalam penyelenggaraan special events pihak Biro Sekretariat
Universitas & Humas Universitas Mercu Buana menyiapkan hal-hal yang
berkaitan dengan publikasi dan promosi untuk menarik minat masyarakat agar
mau berpartisipasi dalam event tersebut, disinilah peran Humas UMB sebagai
teknisi komunikasi dijalankan. Berbagai publikasi dilakukan untuk menarik minat,
diantaranya melakukan kerjasama dengan media dan sponsor, tidak juga
20
Hasil Wawancara dengan Biro Sekretariat Universitas dan Humas Ibu Irmulan Sati, . Di Ruang Biro Sekretariat Universitas dan Humas. Universitas Mercu Buana.
ketinggalan melakukan publikasi melalui media internet seperti melakukan
publikasi di situs resmi Universitas Mercu Buana yaitu www.mercubuana.ac.id,
kemudian situs jejaring sosial seperti facebook dan twitter. Menurut Ibu Irmulan
bahwa publikasi event sangat penting dilakukan, hal ini bertujuan untuk
membentuk awareness dari publik. Berikut pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T.
SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu
Buana :
“Publikasi mengenai setiap special event yang diadaka oleh UMB sudah tentu ada, begitu pula dengan penyelenggaraan event, karena kami berupaya untuk menarik minat khalayak, sehingga bisa memberikan awareness kepada khalayak, publikasi yang kami lakukan cukup beragam dan berkerjasama dengan pihak luar seperti media dan sponsor, publikasi yang kami lakukan diantaranya ada via online yaitu facebook dan twitter, website resmi kami, media cetak dan word of mouth.”21
Penggunaan media –media tersebut untuk lebih menarik minat khalayak
dengan memberikan awareness kepada khalayak mengenai special events yang di
selenggarakan oleh UMB. Pada pelaksanaan special event yang di selenggarakan
oleh UMB, Humas UMB dalam perannya sebagai teknisi komunikasi berfokus
pada bagaimana cara melakukan publikasi yang baik dan menarik, hal ini agar
masyarakat dapat mengetahui dan berpartisipasi dalam event tersebut
4.4 Pembahasan
Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam
melakukan perannya dalam penyelenggaraan special events yang ada pada UMB.
21
Hasil Wawancara dengan Biro Sekretariat Universitas dan Humas Ibu Irmulan Sati, . Di Ruang Biro Sekretariat Universitas dan Humas. Universitas Mercu Buana.
Menjalankan setiap peran dari empat peran utama Public Relations, yakni sebagai
teknisi komunikasi, sebagai tenaga ahli, sebagai fasilitator komunikasi, dan
sebagai fasilitator pemecah masalah. Peran Humas UMB didalam
penyelenggaraan special events dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 4.1
Peran Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam Penyelenggaraan Special Events
No. Peran
Public Relations
Uraian
1 Penasehat Ahli Berfokus pada perencanaan dan persiapan pelaksanaan special events tersebut, yakni :
a. proses merencanakan dan bertanggung jawab terhadap program
b. menentukan waktu pelaksanaan event c. menentukan kepanitiaan
d. menentukan dan merumuskan siapa saja khalayak yang akan terlibat.
2 Fasilitator Komunikasi
a. proses penyampaian pesan dan informasi b. menjalin kerjasama dengan pihak media c. mengundang stakholder
d. mensosialisasikan kegiatan special event
e. menjadi seorang mediator apabila menemukan
suatu masalah dengan mengupayakan
memuaskan masing-masing pihak yang terkait. 3 Fasilitator
Pemecah Masalah
a. menjadi penasehat dan mencari solusi atas setiap permasalahan yang ada pada penyelenggaraan special events
4 Teknisi Komunikasi
a. melakukan publikasi yang menarik dan baik agar khalayak awareness, mengetahui event tersebut dan tertarik dengan event tersebut.
b. Melakukan publikasi di media massa baik itu media sosial, cetak maupun word of mouth.
Berdasarkan table diatas, pihak Public Relations telah berupaya dalam
melakukan empat perannya didalam penyelenggaraan special events yang ada di
1. Peran Public Relations sebagai penasehat ahli hanya berfokus pada
perencanaan special events tersebut, dalam perannya sebagai penasehat
ahli, Public Relations merumuskan perencanaan event tersebut sebagai
berikut :
a. Dengan membuat perencanaan dimana langkah awalnya adalah
persiapan kepanitiaan, penentuan tema atau konsep, menentukan
khalayak,dan menetukan tempat.
b. Tujuan dan sasaran, penyusunan tujuan yang realistis merupakan hal
wajib dilakukan dalam sebuah proses perencanaan.
c. Menentukan waktu event adalah hal terpenting yang harus dilakukan
dalam perencanaan event, waktu penyelenggaraan event merupakan
suatu penentuan yang akan membawa dampak yang akhirnya sampai
pada pencampaian tujuan yang di inginkan.
2. Peran sebagai fasilitator komunikasi menjadikan Humas UMB memiliki
tanggung jawab dalam proses penyampaian informasi. Tujuannya adalah
menyediakan informasi yang di perlukan organisasi maupun publik.
Secara keseluruhan peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi
pada proses mensosialisasikan kegiatan special event dan juga menjadi
mediator apabila menemukan suatu masalah dengan mengupayakan
memuaskan masing-masing pihak yang terkait.
3. Peran Public Relations sebagai fasilitator pemecah masalah, Humas UMB
yang ada pada penyelenggaraan special events dan mengatasi masalah
yang apabila timbul.
4. Peran Public Relations sebagai teknisi komunikasi berfokus kepada
bagaimana cara melakukan publikasi yang baik agar khalayak awareness,
mengetahui event tersebut dan tertarik dengan event tersebut.
Dalam penyelenggaraan special events periode Oktober-Desember, peran
Public Relations dominan pada peran sebagai penasehat ahli dan fasilitator komunikasi. Hal tersebut terlihat pada hasil penelitian sebagaimana telah
diuraikan diatas bahwa peran Public Relations pada dasarnya melaksanakan
aktivitas komunikasi agara special events ini diketahui oleh masyarakat. Dengan
demikian jelas bahwa komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi PR.
Publik mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan
komunikasi secara efektif dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik
perhatian public serta tujuan penting lainnya dari organisasi. Hal ini tergambar
dari peran PR mulai dari perencanaan hingga evaluasi.
Bagi Public Relations didalam melaksanakan perannya, tentu akan
berpusat pada komunikasi, dengan kata lain tidak ada kegiatan tanpa adanya
komunikasi, baik komunikasi secara langsung maupun tidak langsung,
komunikasi verbal maupun nonverbal dengan bentuk apapun. Secara garis besar
Public Relations memiliki tujuan untuk membangun hubungan baik antara organisasi dengan khalayaknya sehingga menghasilkan hubungan yang saling