BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Universitas Mercu Buana

(1)

4.1. Gambaran Umum Universitas Mercu Buana

4.1.1 Sejarah Universitas Mercu Buana

Pengusaha H. Probosutedjo yang mempunyai pengalaman sebagai guru di

Perguruan Taman Siswa, Pematang Siantar, Sumatera Utar, pada tanggal 10

Nopember 1981 mendirikan Akademi Wiraswasta Dewantara (AWD), dan

peresmiannya dilakukan oleh almarhum Bapak H. Adam Malik, Wakil Presiden

RI saat itu. Dewantara diambil dari nama tokoh Pendidkan Nasional, yaitu Ki

Hajar Dewantara. Misi pendidikan akademi ini antara lain adalah

mengembangkan model pendidikan untuk melahirkan pengusaha Pancasilais, dan

kader-kader pembangunan yang mandiri serta mampu menciptakan kesempatan

kerja. Sebelum memiliki kampus sendiri, penyelenggaraan perkuliahan

dilaksanakan di Gedung Yayasan Tenaga Kerja Indonesia (YTKI) Jl. Gatot

Soebroto. Tahun 1984 Yayasan Menara Bhakti berhasil membangun sebuah

kampus yang diberi nama Kampus Menara Bhakti.

Pada tahun 1985, berbekal kemampuan dan pengalaman dalam

menyelenggarakan pendidikan Akademi Wiraswasta Dewantara, timbul gagasan

mendirikan lembaga pendidikan tingkat universitas. Dengan Surat Keputusan

Ketua Yayasan Menara Bhakti Nomor : 04/SKEP/KET/VI/1985 tanggal 12 Juni

(2)

dan dibantu oleh H. Abdul Madjid, Drs. Iman Santosa Sukardi (almarhum), Drs.

M. Enoch Markum, Ir. Suharyadi, M.S, Soekarno dan Prijo S. Parwoto

(almarhum). Setelah melalui persiapan pendirian dan studi kelayakan, dengan

Nomor : 010/KET/YMB/VI/85 tanggal 12 Juni 1985, Yayasan mengajukan

permohonan izin mendirikan Universitas Mercu Buana (UMB) kepada Kopertis

Wilayah III.

Berdasarkan surat Nomor : 15/KOP.III/S.VI/85 yang ditandatangani oleh

Prof. Dr. Boesjra Zahir (almarhum), pada tanggal 18 Juni 1985, Kopertis Wilayah

III menyetujui dan memberikan izin "Operasional" kepada Universitas Mercu

Buana. Pada tanggal 22 Oktober 1985 Universitas Mercu Buana secara resmi

dinyatakan berdiri, dengan Fakultas dan Jurusan sebagai berikut:

1. Fakultas Tehnik, Jurusan Teknik Arsitektur dan Jurusan Teknik Sipil.

2. Fakultas Pertanian, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian (Agrobisnis) dan

Jurusan Budidaya Pertanian (Agronomi).

3. Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen dan Jurusan Akuntansi.

Jumlah mahsiswa pada tahun pertama tersebut sebanyak 118 orang. Satu

tahun kemudian, berdasarkan hasil eveluasi Kopertis Wilayah III, keenam jurusan

yang ada memperoleh Status "Terdaftar" dari Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan, melalui Surat Keputusan Nomor: 0507/1986. Dalam rangka

memenuhi tuntutan perkambangan pendidikan di masyarakat, dengan izin

(3)

Juni 1986, pada tahun akademik 1986/1987 Fakultas Teknik membuka Jurusan

Teknik Mesin dan Fakultas Pertanian membuka Jurusan Mekanisasi Pertanian.

Selanjutnya pada tahun akademik 1987/1988, fakultas Teknik membuka

Jurusan Teknik Elektro. Memasuki tahun akademik 1988/1989 terjadi

perkembangan baru di Universitas Mercu Buana. Berdasarakan usulan Ketua

Yayasan Menara Bhakti dengan persetujuan Kopertis Wilayah III, Akademi

Wiraswasta Dewantara dinyatakan bergabung kedalam Universitas Mercu Buana.

Pendidikan akademi tersebut menjadi Program D3 Manajemen Perusahaan di

bawah Fakultas Ekonomi dengan status "Terdaftar". Tahun 1989, Jurusan Teknik

Mesin memperoleh Status "Terdaftar", berdasarkan Surat Keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 0382/06/1989 tanggal 21 Juni 1989,

demikian juga untuk Jurusan Mekanisasi Pertanian, tanggal 6 agustus 1990

memperoleh Status "Terdaftar", dengan Surat Keputusan Mendikbud Nomor:

0495/08/1990.1 Pada tahun akademik 1994/1995 Universitas Mercu Buana telah mempunyai 5 (lima) fakultas dengan 13 (tiga belas) jurusan, tahun 2000/2001

telah dibuka Jurusan Teknik Industri dibawah Fakultas Teknologi Industri

berdasarkan keputusan Dirjen Dikti Depdiknas RI No. 290/DIKTI/Kep/2000

dengan status Terdaftar.

Saat ini Universitas Mercu Buana terdiri atas 6 (enam) Fakultas dengan 19

program studi dan terdapat 5 (lima) fakultas dan 18 program studi pasca sarjana

(S2), dengan rincian sebagai berikut:

1

(4)

No. Fakultas Jurusan/Konsentrasi Status Predikat 1 Teknik Desain &

Seni Kreatif

Desain Interior Akreditasi B

Desain Produk Akreditasi B

Desain Komunikasi Visual

Akreditasi B

2. Ilmu Komputer Teknik Informatika Akreditasi B

Sistem Informasi Akreditasi B

3. Teknik Teknik Mesin Akreditasi B

Teknik Elektro Akreditasi B

Teknik Arsitektur Akreditasi B

Teknik Industri Akreditasi B

Teknik Sipil Akreditasi A

4. Ekonomi Manajemen ( Diploma 3 ) Akreditasi A Manajemen Akreditasi A Akuntansi ( Diploma 3 ) Akreditasi B Akuntansi Akreditasi A

5. Ilmu Komunikasi Broadcasting Akreditasi A

Public Relations Akreditasi A

Marketing

Communication And Advertising

Akreditasi A

6. Psikologi Psikologi Akreditasi B

7. Magister Manajemen

Manajemen SDM Akreditasi A

Manajemen Pemasaran Akreditasi A

Manajemen Keuangan Akreditasi A

Manajemen Produksi Dan Operasi

Akreditasi A

8. Magister Ilmu Komunikasi

Corporate & Marketing Communication

Akreditasi B

Political

Communication

Akreditasi B

Media Industry And Business Akreditasi B 9. Magister Teknik Industry Rekayasa Produktivitas Dan Kualitas Akreditasi B

Sistem Rantai Pasok Akreditasi 10. Magister Teknik Elektro Manajemen Telekomunikasi Akreditasi B Keamanan Jaringan ICT Akreditasi Teknologi Dan Gelombang Mikro Akreditasi

(5)

11. Magister Akuntasi Akuntasi Keuangan Akreditasi B

Akuntasi Syariah Akreditasi B

Perpajakan Akreditasi B

Auditing Akreditasi B

Pendidikan Profesi Akuntansi

Akreditasi B

Saat ini universitas mercu buana memiliki 4 lokasi kampus yaitu kampus

A yang berpusat di Meruya, kampus B yang terletak di Jl Menteng, kampus C

yang terletak di gedung LIA Depok dan kampus D yang terletak di jalan

Kranggan, Jati sampurna Bekasi.2

4.1.2. Visi Universitas Mercu Buana

“Menjadi Universitas Unggul dan Terkemuka untuk Menghasilkan Tenaga

Professional yang Memenuhi Kebutuhan Industri dan Masyarakat dalam

Persaingan Global.”

4.1.3 Misi Universitas Mercu Buana

1. Menyelenggarakan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada

masyarakat, dan mencapai keunggulan akademik untuk menghasilkan

tenaga professional dan lulusan yang memenuhi standar kualitas kerja

yang disyaratkan pada tahun 2019.

2

Sejarah Universitas Mercu Buana” diakses pada 6 Januari 2016 pukul 21.00 WIB. http://www.mercubuana.ac.id/id/tentang-umb/sejarah-umb

(6)

2. Menerapkan manajemen pendidikan tinggi yang efektif dan efisien, dan

mengembangkan jaringan dan kerjasama internasional dengan industri

dan kemitraan yang berkelanjutan.

3. Mengembangkan kompetensi dan menumbuh kembangkan jiwa

kewirausahaan & etika profesional kepada para mahasiswa dan staf yang

memberikan kontribusi positif terhadap peningkatan kualitas alumni

sebagai wirausaha 2,5 % pada tahun 2019.

4.1.4 Budaya Kerja Universitas Mercu Buana

1. Jujur yaitu keselarasan antara perkataan dan tindakan sesuai ketentuan

yang berlaku. Bagi dosen tidak melakukan plagiarisme serta bagi

mahasiswa tidak mencontek saat ujian.

2. Disiplin yaitu kepatuhan untuk menghormati dan melaksanakan ketetapan

yang berlaku. Bagi dosen dan mahasiswa berupa tidak terlambat

melaksanakan perkuliahan.

3. Tanggung jawab berupa kesadaran dan kemauan untuk melakukan dan

menanggung resiko dari pekerjaan. Bagi dosen melaksanakan tridharma

terkait dengan kinerja dosen dan bagi mahasiswa mengumpulkan tugas

tepat waktu.

4. Kreatif yaitu keyakinan dan kemauan terus menerus untuk meningkatkan

kinerja. Bagi dosen dan mahasiswa selalu berupaya menemukan cara

(7)

5. Kearifan Lokal yaitu memasukkan budaya lokal di dalam menyelesaikan

tugas, tanggungjawab, dan berkomunikasi. Bagi dosen dan mahasiswa

berpakaian batik sesuai waktu ditentukan dan melakukan penelitian sesuai

keunggulan lokalitas.

6. Ramah Lingkungan yaitu kesadaran dan peran serta menjaga lingkungan,

meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari penggunaan energi. Bagi

dosen dan mahasiswa berupa tertib membuang sampah, kampus hijau dan

hemat listrik serta alat tulis kantor. 3

4.1.5 Filosofi Logo Universitas Mercu Buana

1. Dasar Pemikiran

Filosofi logo mengacu pada tekad dan komitmen para pendiri dan penerus

Mercu Buana untuk memberikan dan menjadi yang terbaik.

2. Filosofi Nama

Penamaan Mercu Buana didasari oleh tekad dan komitmen para pendiri

Universitas Mercu Buana untuk memberikan yang terbaik demi meningkatkan

mutu pendidikan dan kecerdasan Bangsa Indonesia.

3

(8)

Penamaan Mercu Buana berasal dari kata mercu yang berarti 'menara' dan

buana yang berarti 'bumi'. Menara melambangkan kekokohan dan pedoman,

sedangkan buana melambangkan masyarakat. Secara simbolis, penamaan

Mercu Buana melambangkan tekad untuk menjadi perguruan tinggi panutan

yang membawa manfaat bagi bangsa Indonesia di dalam mencapai masyarakat

adil dan makmur berdasarkan Pancasila.

3. Filosofi Visual

Visual logo Mercu Buana disarikan dari nyala api yang terbagi menjadi tiga

bagian. Ketiga bagian ini melambangkan Tridarma perguruan tinggi. Darma

pendidikan dilambangkan dengan nyala api di tengah yang paling tinggi.

Penunjangnya adalah dua nyala api yang mengapitnya yang melambangkan

darma penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

1. Ketinggian api yang berbeda melambangkan visi yang dinamis, di

samping arah tujuan yang jelas. Bentuk dasar logo UMB yang oval

melambangkan ketajaman pemikiran UMB.

2. Nyala api, menyiratkan tekad dan komitmen para pendiri dan penerus

untuk memberikan dan menjadikan sivitas akademika Mercu Buana

sebagai pemberi manfaat bagi lingkungan.

3. Api biru yang tenang, menyiratkan tekad untuk menghasilkan lulusan

(9)

4. Filosofi Warna

Warna yang digunakan adalah biru tua, biru muda dan hijau, dengan

makna :

1) Warna biru tua, melambangkan kematangan dan pelayanan.

2) Warna biru muda, mencerminkan kecemerlangan, kualitas, dan masa

depan.

3) Warna hijau, melambangkan kebijaksanaan dan kemakmuran4

4.1.6 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Universitas Mercu Buana5

DEWAN PEMBINA YAYASAN MENARA BHAKTI

Ketua Umum : H. R. Probosutedjo

Wakil Ketua : Prof. Dr. H. Suharyadi

Sekretaris : Arimbi Nimpuno

Probosutedjo, BFA.

Bendahara : Hj. Noek Bresina

Soehardjo

Anggota : - Dra. Diniarti Pertiwi

Probosutedjo - Drs. Poerwanto

BADAN PENGURUS HARIAN YAYASAN MENARA BHAKTI

Ketua : Drs. H. Soehardjo

Soebardi

Wakil Ketua : Drs. Tri Widodo (Alm)

Sekretaris : Wahyudi Hardjowiyatmo

Bendahara : Dr. Dewi A. Faisol, ME,

Ak

Anggota : - Septanto Probosutedjo

- Rindang Sari Kurniawati, MA 4 http://www.mercubuana.ac.id/id/tentang-umb/logo-umb 5 http://www.mercubuana.ac.id/id/tentang-umb/struktur-organisasi

(10)

- Nurani Pudjiastuti Widianto, Dipl.FM

PENGAWAS YAYASAN MENARA BHAKTI

Ketua : Rita P. Reid, MA

Anggota : Bob Widianto

PIMPINAN UNIVERSITAS MERCU BUANA

Rektor : Arissetyanto Nugroho, Dr,

MM

Wakil Rektor I Bidang Pembelajaran, Riset Teknologi dan Kemahasiswaan

: Prof. Dr. Ngadino Surip, MS

Wakil Rektor II Bidang Kelembagaan dan Sumber Daya

: Purwanto SK, Dr. M.Si

Wakil Rektor III Bidang Inovasi, ALumni dan Hubungan Internasional

: Prof. Dana Santoso, M.Eng.Sc.Ph.D

PENJAMINAN MUTU DAN HUMAS

Ketua SPMI/Dewan Mutu : Desiana Vidayanti, Ir.,

MT

Ka. Biro Sekretariat Universitas & HUMAS : Irmulan Sati T.,SH., M.Si

DIREKTORAT INOVASI, ALUMNI DAN HUBUNGAN INTERNASIONAL Pjs. Direktur Inovasi, Alumni dan Hubungan

Internasional

: Prof. Dana Santoso, M.Eng,Sc,Ph.D

Direktur Pengembangan dan Kerjasama : -

Kepala Pusat Kewirausahaan : Wahyu Hari Haji, S.Kom.,

MM.Si

Kepala Pusat Kerjasama & Hub. Internasional : Dr. Adi Nurmahdi, M.Sc

DIREKTORAT PEMBELAJARAN, RISTEK DAN KEMAHASISWAAN Pjs. Direktur Pembelajaran dan Riset

Teknologi

: Prof. Dr. Ngadino Surip, MS

Kepala Biro Adm. Akademik : Sri Hesti, S.Ikom, M.Ikom

Kepala Pusat Bahan Ajar dan Elearning : Mochamad Rizki Sadikin, MBA

Kepala UPT Perpustakaan : Budiantoro, Drs., MA

Kepala Pusat Operasional Perkuliahan : Magito, SE, MM

Kepala Pusat Penelitian : Dr. Devi Fitrianah, MTI

Kepala Pusat Pengabdian Masyarakat : Ponco Budi Sulistyo, M.Comm, Ph.D

DIREKTORAT KELEMBAGAAN DAN SUMBER DAYA

Direktur Keuangan : Purwanto SK, Dr. M.Si

Direktur Sumber Daya : Yuli Harwani, Dra., MM

(11)

Direktur Pemasaran Reguler : Dr. M. Mukti Ali, MM Kepala Pusat Pengembangan Institusi : Herry Agung Prabowo, Ir,

M.Sc

Ka. Biro. Seleksi & Penerimaan Mhs Baru : Indra Ade Irawan, SE, MM

Kepala Biro Sumberdaya Manusia : Junaedi, SE, MM

Karo. Pengelola Fasilitas Kampus Menteng : Asep Noorsapto, Ir. M.Si DIREKTORAT KEMAHASISWAAN

Direktur Kemahasiswaan : Endi Rekarti, SE, ME.

Karo. Pengendalian Kegiatan Kemahasiswaan dan Program Unggulan

: Zainal Arifin, Ir, M.T

Karo. Pembinan Karakter & Penalaran Mahasiswa

: Suryaning Hayati, SE, MM

DIREKTORAT PEMASARAN REGULER 2

Direktur Pemasaran Reguler 2 : Yenon Orsa, Ir. MT

Karo. Adm. Umum Reguler 2 : -

Kabag Keuangan Reguler 2 : Yenna Roseva Bur, SE

Kabag Pemasaran Reguler 2 : Muhammad Iqbal, SE

DIREKTORAT PASCA SARJANA

Direktur Program Pascasarjana : Didik J. Rachbini, Prof, Dr.

Wakil Direktur I Bidang Akademik, Kerjasama dan Kemahasiswaan

: Dr. Hadri Mulya, M.Si

Wakil Direktur II Bidang Sumber Daya : Dr. Suharno, MM

Kaprodi. Magister Manajemen : Augustina Kurniasih, Dr.,

ME

Sekprodi. I Magister Manajemen : Dr. R. Eddy Nugroho, MM

Sekprodi. II Magister Manajemen : Dr. Ahmad Badawy Saluy, MM

Kaprodi. Magister Ilmu Komunikasi : Dr. Nur Kholishoh, M.Si Sekprodi. Magister Ilmu Komunikasi : Dr. Henny Gusfa, MM

Kaprodi. Magister Akuntansi : Dr. Istianingsih, MS.Ak,

CA

Sekprodi. Magister Akuntansi : Caturida Meiwanto D, SE,

M.Ak

Kaprodi. Magister Teknik Elektro : Mudrik Alaydrus, Dr.Ing PjS. Sekprodi. Magister Teknik Elektro : Dian Widi Astuti, ST, MT Kaprodi. Magister Teknik Industri : Lien Herliani Kusumah,

Dr., MT

Sekprodi. Magister Teknik Industri : Hardianto Iridiastadi, Ir. Ph.D

Kepala Pusat Studi Program Pasca : H.M. Haridz Aima, Prof. Dr.

(12)

Kabag. Tata Usaha Pascasarjana : Anwar Ikhsan, SE, MM

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI

Direktur Teknologi Informasi : Mujiono, ST, MT

Kepala Pusat Operasional dan Support System Informasi

: Raka Yusuf, ST. MTI

PjS. Kepala Pusat Pengkajian Solusi Sistem Informasi

: Mujiono, ST, MT

Kepala Pusat Pengembangan Solusi Sistem Informasi

: Arief Rifai Dwinanto, S.Kom

STAF AHLI REKTOR

Staf Ahli Rektor Bidang Pemasaran : Yenon Orsa, Ir. MT

Staf Rektor Bidang Komunikasi : Atmadji Sumarkidjo, MM

Staf Rektor Bidang Penelitian : Janfry Sihite, MSM

Kepala Pusat Studi Perubahan Iklim : Eliyani, Dr., Ir

UMBCC Kepala Pusat UMB Career dan Training Center

: Primi Artiningrum, Ir., M.Arch

KELAS INTERNASIONAL

Kaprodi Kelas Internasional : Dr. Anik Herminingsih,

MSi

4.1.7 Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana

Humas Universitas Mercu Buana pada awalnya dijalankan oleh seorang

staf Humas yang juga merangkap sebagai sekretaris pembantu Rektor bidang II

atau Bidang Administrasi dan keuangan yang dijabat oleh bapak Ir.

Suharyadi.,Ms. pada waktu itu, staf Humas belum sepenuhnya menjalankan

fungsi sebagaimana mestinya karena tugas-tugasnya lebih banyak bersifat

administrasi dan pelayanan tamu-tamu pembantu rektor II. Kemudian tahun 1993

(13)

diminta untuk merekrut staf-staf humas dan membangun bagian khusus Humas

yang berada di bawah Biro Administrasi Umum yang pada waktu itu dijabat oleh

Drs. Zainal Irzain (Alm) . Bagian Humas berada satu level dengan bagian

keuangan dan dibawah koordinasi Biro Administrasi Umum (BAU). Kepala

bagian Humas yang kemudian dijabat oleh Dra. Diah Wardhani dan secara khusus

menjalankan peran sebagai Humas Universitas Mercu Buana. Bagian Humas

memiliki 3 orang staf yakni staf fotografi & dokumentasi yang dikelola oleh

bapak Djemangat, staf publik internal merangkap anggota redaksi media internal

ibu Dra. Intan Syafariati dan staf administrasi bapak Indra Ade Irawan. fungsi dan

peran Humas Universitas Mercu Buana lebih didominasi dengan protokoler yang

membantu mengelola berbagai acara seremonial di internal UMB, mulai dari

acara pelantikan pejabat, seminar, wisuda sampai dengan acara gathering. Tugas

lainnya adalah media relations mulai dari mengundang wartawan, menyiapkan

pers release, melayani media sampai dengan publikasi. Tugas besar lainnya adalah membuat majalah internal mulai dari penentuan tema, liputan, penulisan

dan editing, lay out, foto, cetak dan distribusi. di samping tiga tugas besar

tersebut, Humas juga membantu dalam pembuatan kalender UMB, media promosi

seperti poster, booklet, Leaflet, kartu ucapan idul fitri dan mengatur wawancara

pimpinan umb dengan media. 6

Pada tahun 2010 Posisi Biro Sekretariat Universitas dan Humas berada

dibawah garis komando pimpinan universitas yaitu Rektor, divisi PR yang

dibawahi oleh Biro Sekretariat Universitas dan Humas yang memiliki karyawan

6

(14)

sejumlah 15 orang ini bertujuan menjadi jembatan komunikasi antara internal dan

eksternal di lembaga ini, bila ada informasi atau instruksi mengenai lembaga dari

rektor, maka Humas langsung mendapatkan info tersebut dari tangan pertama,

tidak melalui divisi lain terlebih dahulu. Posisi Humas Universitas Mercu Buana

sangat strategis karena berdiri sendiri dan tidak bergabung dengan divisi lain.

Pada dasarnya yang dilakukan oleh Biro Sekretariat Universitas dan

Humas lebih kepada edukasi, sosialisasi dan penumbuhan awareness stakeholders

khususnya konsumen, media dan masyarakat pada umumnya. Dari aktivitas

tersebut akan berpengaruh secara signifikan untuk membentuk persepsi positif

konsumen, calon konsumen, media massa, bahkan stakeholders yang relevan

lainnya.

Fungsi dan tugas dari biro sekretariat universitas dan humas Universitas

Mercu Buana ini pada dasarnya sama seperti lembaga pendidikan lain yang

sejenis. Antara lain melakukan akivitas komunikasi, bertanggung jawab

memberikan informasi, menyakinkan masyarakat atau meraih simpati dan

menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan pihak stakeholder internal dan

eksternal, guna membangun citra institusi dalam jangka panjang.7

4.1.8 Struktur Organisasi Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana

Struktur Organisasi Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu

Buana

7

Kutipan wawancara dengan Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana

(15)

4.2 Program Special Event Universitas Mercu Buana

Irmulan Sati T, SH, Msi, memberikan penjelasan “Special Events

Universitas Mercu Buana adalah sebuah program yang dirancang oleh divisi Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana sebagai suatu bentuk aktivitas komunikasi yang terencana dan terarah, bertujuan untuk menjalin hubungan baik antara organisasi dengan stakholdernya. Aktivitas kerja Humas dimulai dari menentukan suatu daftar acara tahunan tertentu (regular of yearly event), yang kemudian dikaitkan dengan peristiwa-peristiwa khusus (special events) yang akan terjadi berulang-ulang, dan sepanjang pergantian tahun dan secara periodik, dan secara konstan. Berikut ini adalah program-program dari special events yang telah dilakukan Universitas Mercu Buana periode Oktober-Desember 2015.

(16)

A. Festival Universitas Mercu Buana

Festival UMB adalah sebuah perhelatan event edukasi terbesar

yang diselenggarakan Universitas Mercu Buana melalui Biro Sekretariat

Universitas dan Humas Universitas Mercu Buana yang menyajikan

kegiatan yang memfokuskan pada siswa/I SD, SMP, SMA/K. Festival

UMB ke-8 dimulai dari tanggal 5- 25 November 2015 dengan mengusung

tema Festival UMB ke-8 Diversity, Creativity, dan Green Living, yang di

maksud dengan tema tersebut yaitu diversity atau keberagaman, suatu

wacana yang saat ini sangat mahal dan layak didengungkan. Diversity atau

keberagaman menjadi icon yang harus diendorse terus menerus, karena

keberagaman adalah substansi dari nilai nilai Bhineka Tunggal Ika, yang

menjadi dasar filosofis Negara Republik Indonesia tercinta.Keberagaman

adalah tema aktual yang sangat populer, dengan keberagaman semua akan

melihat bahwa perbedaan itu indah jika disikapi dengan dewasa dan

bijaksana. Spirit ini harus dibangun sejak remaja dan diedukasi sejak dini,

agar calon penerus bangsa kelak mampu menjadi pribadi yang

berwawasan keragaman, tidak egois terhadap kepentingannya sendiri.

Spirit sukses bersama dalam lingkungan yang beragam akan terus kita

gemakan dimasa depan serta kesadaraan akan lingkungan hijau disekitar.

Perserta Festival UMB 8 sebanyak siswa/i SD sebanyak 165

pelajar, SMP sebanyak 411, dan SMA/K sebanyak 2.150, Dengan jumlah

total sekolah yang terlibat mencapai 355 sekolah, pemerintah, dan berserta

(17)

Rakyat merdeka, dan Satelitnews. Penyelenggaraan Festival UMB 8

merupakan wadah menjaring generasi berprestasi. Bekal prestasi itu dapat

menumbuhkan rasa percaya diri di kalangan pelajar, baik dari level SD,

SMP dan SMA/K. Rasa percaya diri yang cukup dalam diri pelajar bisa

membuat kemampuan menjalani keseharian lebih baik. Tidak merasa

minder, tumbuh semangat untuk lebih mengembangkan diri serta mampu

menghadapi kekalahan dengan bijaksana.8

Berikut ini merupakan kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam Festival

UMB Ke8 diantaranya :

a.) Workshop

Workshop dalam kegiatan Festival UMB 8 diantaranya yaitu :

1.) Story Telling for Teacher

Kegiatan workshop ini bertujuan untuk memberikan wawasan

kepada pengajar bagaimana teknik mengajar dengan cara

mendongeng, teknik mengajar yang di percaya cukup efektif

mampu memberikan pesan dan informasi yang baik bagi pelajar,

diharapkan dongeng sebagai jembatan komunikasi antara murid

dengan guru melalui penyampaian pesan yang melibatkan unsur

psikologis. Kegiatan workshop story telling bagi para guru sekolah

dasar diikuti 20 guru SD dari Jakarta dan Tangerang. Workshop ini

diselenggarakan pada hari Sabtu, 14 November 2015 dengan

8

http://mercubuana.ac.id/id/berita/430-info-festival-umb-8-pemerintah-puji-kegiatan-festival-umb-ke-8-yang-mampu-menjaring-siswa-siswi-berprestasi

(18)

Narasumber Bapak Ryan Shahrezade, Ibu Wenny Hikmah

Syahputri.9 2.) Public Speaking

Kegiatan workshop ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan

dan keterampilan Public Speaking, workshop ini diselenggarakan

pada hari Jumat, 20 November 2015 di ruang kelas Universitas

Mercu Buana, workshop public speaking ini berkerjasama dengan

Ibu Yuni Tresnawati., M.Ikom dan Dewi Sad Tanti., M.Si.

3.) Desain Interior

Kegiatan workshop ini mengusung tema Creativity Berbasis Green

Design “Reduce, Reuse, Recycle”, kegiatan workshop ini bertujuan untuk memberikan wawasan dasar-dasar pengetahuan dan

keterampilan desain sehingga dapat menyelesaikan permasalahan

di bidang desain interior, berkemampuan mengembangkan ilmu,

keterampilan dan sikap yang sesuai dengan tuntutan profesinya

sebagai desainer interior serta mampu mengikuti perkembangan

ilmu dan keterampilannya sesuai dengan tuntutan zaman.

Workshop ini dilaksanakan pada hari Senin 16 November 2015 di auditorium Acara tersebut diikuti 430 pelajar yang berasal dari

SMAN 57 Jakarta dan SMAN 96 Jakarta. Drs. Kris Wardhana,

M.Sn yang merupakan narasumber tamu dari Himpunan Desainer

Interior Indonesia (HDII).

9

http://www.mercubuana.ac.id/id/berita/435-info-festival-umb-8-mendongeng-jadi-cara-mengajar-efektif

(19)

4.) Fashion Etnik

Kegiatan workshop ini bertujuan untuk memperkaya pengetahuan

dan awareness terhadap batik di kalangan siswa/I SMA dan SMK,

workshop ini diselenggarakan pada Kamis, 5 November 2015 di

Aula Rektorat UMB yang menjadi bagian dari rangkaian

pembukaan acara Festival Universitas Mercu Buana ke-8. Peserta

yang hadir mencapai 490 Siswa/I, terdiri dari SMA Kartika X-1,

SMAN 86 Jakarta, SMK Al- Kamal , SMK Insan Kreatif dan

SMAN 4 Tangerang. Workshop dimoderatori oleh Ariani Kusuma

Wardani, dosen tetap FDSK UMB dan Bulan Prizilla yang

merupakan Specialist Batik sekaligus dosen di Universitas Telkom

Bandung sebagai narasumber.10

b.) Kompetisi

Kompetisi dalam kegiatan Festival UMB 8 diantaranya yaitu :

1.) Lego dan robot

Kompetisi Lego dan Robot bertujuan untuk mengembangkan

kecerdasaan anak dan sebagai ajang asah kreativitas perserta

melalui permainan lego dan robot, tercatat sebanyak 123 pelajar

dari berbagai SD di Jabodetabek mengikuti lomba. Kompetisi lego

10

http://www.mercubuana.ac.id/id/berita/431-festival-umb-8-workshop-fashion-etnik-perkaya-pengetahuan-siswa-melalui-batik

(20)

dan robot yang di selenggarakan panitia festival UMB 8 pada hari

ka mis, 12 November 2015 bertempat di Aula Rektorat UMB.

2.) Mewarnai

Kompetisi mewarnai bertujuan untuk meningkatkan kreatifitas

anak, perserta yang hadir sebanyak 96 pelajar dari 18 sekolah dasar

dari jakarta dan tangerang. Kompetisi mewarnai ini di

selenggarakan panitia festival UMB 8 di kampus Universitas

Mercu Buana pada 12 november 2015 yang berkerjasama dengan

Faber Castell.

3.) English Speech

Kompetisi English Speech bertujuan meningkatkan kemampuan

bahasa inggris dan dapat mendorong daya pikir serta daya kritis

pelajar SMP. English Speech Competition tingkat SMP ini

mengusung tema We should Take An Action For Bullyig. Adapun

tema pilihan lainnya Extracurriculars is important for

students, dan Make a classification class in the school is better for education. Kompetisi ini berlangsung pada senin, 16 November 2015, di ruang kelas Universitas Mercu Buana. Kegiatan ini

berhasil menarik jumlah kontestan sebanyak dua puluh enam

pelajar, yang berasal dari 8 sekolah di Jakarta dan Tangerang.

Dengan system kompetisi terbagi menjadi dua babak, yakni babak

(21)

piala, dana pembinaan, voucher dari English First dan wisata

edukasi ke Jungle Land Bogor.

4.) Matematika

Kompetisi Matematika ini bertujuan untuk dapat memunculkan

bibit-bibit baru yang pandai dalam matematika. Sebanyak 13

sekolah mengikuti kompetisi matematika, dengan total peserta

sebanyak 84 peserta yang terbagi dalam 28 tim. Mereka mendapat

tantangan menyelesaikan empat soal essai, 40 soal pilihan ganda

dan 20 soal batting. Dewan juri kompetisi matematika ini adalah

Bapak Soni Kusworo, M.Si selaku Dosen FT UMB. Kompetisi ini

diselenggarakan di kampus UMB Jakarta pada hari Rabu, 9

November 2015. Hadiah dalam kompetisi ini berupa piala, dana

pembinaan, dan wisata edukasi ke Jungle Land Bogor.

5.) Basket dan Futsal

Kompetisi basket dan futsal ini bertujuan menumbuhkan rasa

sportivitas yang tinggi di kalanggan pelajar. Kompetisi basket ini di selenggarakan di lapangan basket Universitas Mercu Buana pada

hari sabtu 7 November 2015. Hadiah dalam kompetisi ini berupa

piala, dana pembinaan, dan wisata edukasi ke Jungle Land Bogor.

c.) Kampanye Sekolah dan Kampus Hijau

Kampanye sekolah dan kampus hijau merupakan wujud

(22)

maupun lingkungan sekitar terutama turut menyukseskan Kampanye

Nasional disamping komitmen salah satu program tahunan yang

diselenggarakan oleh Universitas Mercu Buana. Dalam kampanye ini

Humas UMB berkerjasama dengan Kementrian Kehutanan RI, UMB

memperoleh bantuan tanaman dari Kementrian Perhutanan yang rata-rata

tinggi pohon sekitar 0.5 s/d 1 meter sebanyak 700 bibit meliputi bibit

Alpukat, Matoa, Salak, Rambutan, Sawo, Mangga, Pete, Dukuh, Bintaro,

Keben, Palem, Yampulung, Keapang, Kecono, Saga, Duren,

Gelondongan. Tanaman tersebut selain akan ditanam dihalaman sekitar

Kampus Universitas Mercu Buana juga didistribusikan ke masing-masing

peserta kompetisi.

B. Acara Peringatan Tertentu

Acara peringatan tertentu UMB merupakan acara khusus yang

diprogram Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana, bentuk

special event berupa Lustrum VI Universitas Mercu Buana ( 30 tahun

Universitas Mercu Buana). Peringatan hari Pahlawan yang bertepatan

dengan hari lahir UMB yaitu 10 November 2015, juga di manfaatkan oleh

Humas UMB sebagi agenda Lustrum UMB ke VI, yang diejawantahkan

melalui pagelaran seni bertajuk “Tiga Dekade UMB dalam Kibaran

Patriotisme : Spirit Pendidikan Berkualitas”. Pagelaran seni tersebut

merupakan hasil kolaborasi antara Tabuhan Nusantara Etnik Orchestra

pimpinan Yusuf Oeblet Imayudin, Paduan Suara Universitas Mercu Buana

(23)

didukung rangkaian visual multimedia, rangkaian lantunan lagu pahlawan,

musik etnik kontemporer, pagelaran busana batik dari Pesona Batik

Madura, Cirebon dan Pekalongan. Acara Lustrum UMB ke VI dalam

bentuk pagelaran seni, bertempat di Ballroom Djakarta Theater, Jakarta,

Pada hari Selasa 10 November 2015. Undangan Lustrum UMB ke VI

antara lain Prof Dr Suharyadi (Wakil Ketua Dewan Pembina Yayasan

Menara Bhakti), Ibu Siti Hediati Harjadi Soeharto, Rektor UMB, Dr

Arissetyanto Nugroho, Drs Soebardjo Soebardi (Ketua BPH Yayasan

Menara Bhakti) dan 650 undangan dari berbagai kalangan baik dari civitas

akademika UMB, undangan eksternal berserta awak media selaku media

partner UMB seperti Media Indonesia, Indopost, Rakyat merdeka, dan

Satelitnews.

C. Seminar Nasional

Seminar Nasional yang di selenggarakan oleh Universitas Mercu

Buana melalui Biro Sekretariat Universitas dan Humas Universitas Mercu

Buana yang menyajikan kegiatan yang memfokuskan pada Pengkajian dan

Penerapan Teknologi (SNPPT) 2015 dengan mengusung tema “Inovasi

Teknologi yang Kreatif dan Efesien serta Berdaya Saing Tinggi menuju

Kemandirian Bangsa Dalam Menghadapi MEA" yang berlangsung pada

Hari, Tanggal : Selasa, 13 Oktober 2015, bertempat di Auditorium Tower

Lantai 7 dengan Keynote Speaker : Prof. Dr. H. Yuddy Crisnandi.

(24)

diri dalam menghadapi MEA. Perserta seminar nasional ini adalah

mahasiswa/I UMB yang sedang menimbah ilmu di Universitas Mercu

Buana.

4.3 Hasil Penelitian

Setelah peneliti melakukan wawancara mendalam dengan key informan

yaitu ibu Irmulan Sati T. SH, M,Si selaku kepala Biro Sekretariat dan Humas

Universitas Mercu Buana, maka peneliti memperoleh informasi mengenai

organisasi yang terkait dengan permasalahan yang di bahas dalam penelitian ini

yaitu untuk mengetahui peran humas dalam pelaksanaan program “special event”

tersebut. Selain dengan beliau, penulis juga melakukan wawancara dengan staf

Humas untuk memperoleh informasi tentang pelaksanaan kegiatan Program

“Special Events” Universitas Mercu Buana periode Oktober sampai dengan

Desember 2015. Hasil penelitian mengenai Peran Public Relations dalam special

event ini peneliti bagi menjadi empat bagian seperti yang di katakan Dozier

Broom yaitu Penasehat Ahli, Fasilitator Komunikasi, Fasilitator Pemecah

Masalah, dan Teknisi Komunikasi.

Peneliti mencoba untuk memaparkan hasil penelitian dan temuan – temuan

yang didapat dilapangan dengan fokus penelitian yang digunakan sebagai

pedoman penelitian. Berangkat dari sebuah latar belakang dalam rangka

menunjang kegiatan kehumasan Universitas Mercu Buana perlu adanya aktivitas

(25)

yaitu menciptakan pemahaman awal tentang Universitas Mercu Buana,

kepedulian dan sikap yang positif terhadap Universitas Mercu Buana.

4.3.1 Peran Public Relations sebagai Penasehat Ahli (Expert Prescriber)

Didalam kegiatan special events ini yang tidak kalah pentingnya adalah

proses penentuan pengaturan penjadwalan kegiatan, waktu pelaksanaan event,

proses penyelenggaraan event, dan menentukan khalayak. Kemudian

tahapan-tahapan yang dilalui agar event tersebut dapat terlaksana dengan baik, di sinilah

peran seorang Public Relations dalam perannya sebagai tenaga ahli . Di mana

Public Relations melakukan dan merencanakan program –program khusus sebagai persiapan dan pelaksanaan event tersebut. Di dalam menentukan waktu

penyelenggaraan event khusus, pihak Public Relations melakukan koordinasi

dengan pimpinan universitas yaitu Rektor, dikarenakan Humas UMB berada

dibawah garis komando pimpinan Universitas yaitu Rektor. Seperti yang

dikatakan oleh Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat

Universitas & Humas Universitas Mercu Buana:

“Rencana atau aktivitas kerja Humas untuk event khusus UMB periode Oktober-Desember dimulai dari menentukan atau Penyusunan jadwal, mulai dari persiapan, penentuan kepanitiaan, pelaksanaan atau kegiatan dari special events itu sendiri, penentuan khalayak dalam kegiatan event tersebut, dukungan dana (budget), fasilitas, serta kemudian evaluasinya, personel yang terkait, dan tujuan dari special events tersebut. Dikarenakan dalam periode Oktober-Desember UMB memiliki beberapa event khusus, maka dalam perencanaan sampai dengan tujuannya pun berbeda juga. Humas UMB dalam mengelola special event melakukan kordinasi dengan pimpinan kampus agar event terlaksana sebaik mungkin sehingga event tersebut dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan keinginan

(26)

manajemen UMB,dikarenakan humas UMB bertanggung jawab terhadap program tersebut”11

Dari proses ini peneliti menemukan pihak Humas UMB mengelola beberapa

event khusus selama periode Oktober-Desember, hal ini menyebabkan perbedaan

dalam mengelola event tersebut, baik dari penentuan atau penyusunan jadwal,

kepanitiaan, pelaksanaan, khalayak, fasilitas, tujuan hingga evaluasinya. Berikut

ini pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat

“ Event khusus UMB selama periode Oktober-Desember diantaranya Festival UMB ke8 dengan tema Diversity, Creativity, dan Green Living, Lustrum VI UMB Tiga dengan tema Dekade UMB dalam Kibaran Patriotisme : Spirit Pendidikan Berkualitas, dan Seminar Nasional. Untuk Festival UMB bagian Humas UMB mempersiapkan segala hal yang di perlukan minimal 3 bulan sebelum hari H,kalau untuk lustrum persiapannya satu bulan dan untuk seminar setidaknya satu sampai dua minggu. Humas UMB juga bertugas dalam penentuan tema disetiap event khusus tersebut, karena beda event tentu berbeda pula tema yang diangkat.”12

Humas UMB menentukan setiap Tema dalam setiap event yang di

selenggarakan, pada proses perencanaan event khusus, humas UMB juga berperan

dalam menentukan setiap khalayak dalam Special Event yang dilakukan, berikut

ini pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat

“Untuk penentuan khalayak kita gunakan maaping stakholders, karena untuk program special event seperti yang dilakukan oleh humas UMB menggunakan analisis stakeholders sama maaping stakeholders itu yang bisa saya lakukan untuk memetakan situasi dan kondisi perguruan tinggi

11

Kutipan hasil wawancara dengan Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana

12

Hasil Wawancara dengan Biro Sekretariat Universitas dan Humas Ibu Irmulan Sati, . Di Ruang Biro Sekretariat Universitas dan Humas. Universitas Mercu Buana.

(27)

sama competitor disebelah- sebelah kita gimana cara mereka ngehandel acara.”13

Dalam proses perencanaan special event humas UMB selaku penyelenggara

memilih metode stakeholder maaping. Pada proses stakeholder maaping pihak

humas UMB dapat mengetahui situasi dan kondisi yang saat ini terjadi. Dalam

special event terdapat perbedaan dalam menentukan khalayak dikarenakan

berbedanya event yang dikelola oleh humas UMB. Dalam festival UMB khalayak

dari program ini adalah khalayak eksternal mereka yang berada di luar lembaga

pendidikan Universitas Mercu Buana namun berkepentingan terhadap lembaga

pendidikan UMB, khalayak eksternal tersebut antara lain para siswa SD, SMP dan

SMA/K, Kementrian perhutanan selaku penyedia tumbuhan, dan media partner

UMB. Untuk Lustrum VI UMB khalayaknya antara lain Prof Dr Suharyadi

(Wakil Ketua Dewan Pembina Yayasan Menara Bhakti), Ibu Siti Hediati Harjadi

Soeharto, Rektor UMB, Dr Arissetyanto Nugroho, Drs Soebardjo Soebardi (Ketua

BPH Yayasan Menara Bhakti) dan 650 undangan dari berbagai kalangan baik dari

civitas akademika UMB, undangan eksternal berserta awak media selaku media

partner UMB seperti Media Indonesia, Indopost, Rakyat merdeka, dan

Satelitnews. Dan terakhir Seminar Nasional dengan khalayaknya antara lain

mahasiswa/I UMB yang sedang menimbah ilmu di Universitas Mercu Buana.

Humas UMB juga menjalin kerjasama dengan beberapa pihak luar selaku

stakeholder eksternal UMB salah satunya adalah media massa hal ini bertujuan

untuk publikasi disetiap event khusus yang dilakukan oleh Universitas Mercu

Buana. Publikasi diperlukan untuk menumbuhkan rasa awareness dan pemikiran

13

(28)

yang positif dimata masyarakat umum. berikut ini pernyataan dari Ibu Irmulan

Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas

Mercu Buana :

“Humas UMB memiliki beberapa media partner selaku stakeholder eksternal UMB, hal ini bertujuan agar di setiap event yang diselenggarakan UMB media dapat meliput dan mempermudah UMB dalam hal publikasi ke masyarakat.” 14

Selain penentuan khalayak humas UMB juga menentukan dimana tempat

event khusus itu dilaksanakan, berikut ini pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T. SH,

M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu

Buana:

“Untuk penentuan tempat atau lokasi kegiatan events khusus humas UMB berkoordinasi dengan pimpinan universitas, seperti untuk festival UMB ke 8 kita gunakan lingkungan Universitas Mercu Buana. Seperti, menggunakan auditorium, aula rektorat Universitas Mercu Buana, ruang kelas, dan halaman Universitas Mercu Buana seperti lapangan basket. Kalau untuk seminar biasanya kita gunakan auditoriun yang berada di gedung tower lantai 7 Universitas Mercu Buana, dan lustrum VI lokasi kegiatannya di Ballroom Djakarta Theater.”15

Secara keseluruhan peran Biro Sekretariat Universitas & Humas

Universitas Mercu Buana sebagai Penasehat Ahli berfokus kepada perencanaan

dan persiapan pelaksanaan special events, yakni seperti persiapan kepanitiaan,

penentuan tema atau konsep, menentukan khalayak,dan menetukan tempat.

14

15

(29)

4.3.2 Peran Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi

Proses penyampaian pesan, jenis pesan yang disampaikan kepada public,

serta menjalankan peranan menjadi mediator merupakan peran dari Public

Relations sebagai fasilitator komunikasi. Hal tersebut juga dilakukan oleh Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam

menyelenggarakan special events. Public Relations menyampaikan pesan dan

informasi seputar special events tersebut, hal ini seperti pernyataan dari Ibu

Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas

Universitas Mercu Buana:

“Untuk setiap event yang di selenggarakan humas UMB memiliki pesan yang ingin disampakan seperti festival UMB Ke8 pesan yang ingin disampaikan ke khalayak UMB adalah gambaran mengenai UMB, festival UMB ini salah satu tujuannya penanaman brand UMB, paling tidak mereka mengetahui UMB dan mengenal UMB sehingga diharapkan timbul rasa keinginan untuk melanjutkan pendidikan di UMB, untuk Lustrum VI pesan yang ingin di sampaikan adalah Universitas Mercua Buana yang telah berdiri selama tiga dekade mempersiapkan para mahasiswanya dengan kompetensi hardskill dan softskill hal ini bertujuan untuk menjadikan UMB lembaga pendidikan yang berkualitas. Karena seminar nasional ini bertema kemandirian dalam menghadapi MEA tentunya pesan yang ingin humas sampaikan ke perserta seminar yaitu memberi gambaran umum kepada mahasiswa/i UMB mempersiapkan diri dalam menghadapi MEA.”16

Universitas Mercu Buana memang perlu mengadakan atau

menyelenggarakan special events, hal ini bertujuan untuk mengedukasi brand

sekaligus meningkatkan jumlah mahasiswa dan mahasiswi baik itu dalam jangka

pendek maupun jangka panjang, selain itu dari pernyataan diatas adanya usaha

dari pihak penyelenggara untuk menjadikan special events ini sebagai media

16

(30)

komunikasi Universitas Mercu Buana untuk mengkomunikasikan misi, visi dan

kegiatan yang dilakukan oleh UMB, hal ini menunjukan adanya proses

menciptakan pesan dan kesan yang sengaja di bentuk untuk menghasilkan respon

yang positif. Dalam pelaksanaan special events terdapat beberapa faktor-faktor

penting yang menjadi perhatian Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas

Mercu Buana, diantaranya adalah proses penentuan waktu acara di selenggarakan,

bentuk kegiatan, menentukan kepanitiaan, dan yang tidak kalah pentingnya adalah

mencari partnership untuk sponsorship atas special events ini, dan yang harus di

perhatikan adalah bagaimana proses promosi yang dilakukan. Faktor-faktor

tersebut menjadi faktor yang menentukan dalam menyelenggarakan special

events. Fakor-faktor tersebut di utarakan oleh Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana :

faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan special event ini antara lain :

A. Festival UMB

faktor yang mempengaruhi dalam festifal UMB antara lain :

1. proses penentuan kepanitian, hal ini di lakukan oleh humas UMB setidaknya 5 bulan sebelum hari H, penentuan kepanitiaan ini dilakukan agar staff humas UMB mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka dalam event ini. Nama kepanitian berserta tugasnya antara lain :

a. Ketua panitia saya sendiri Irmulan Sati T. SH, M.Si, saya selaku ketua panitia, saya mengelola semuanya dari merancang tema, merancang program, anggaran semua berada di bawah kendali saya. Karena saya ketua panitianya dan saya di support oleh teman-teman di Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana.

b. Selain saya ada yang bertugas sebagai Graphic Design yaitu Iis Shaliat, S.Ds, bertugas dalam perumusan proses desain dalam

(31)

festival UMB ke 8 ini, biasanya kalau untuk desain kita tematik ya, tiap festival itu beda-beda, jadi misalkan seperti warna apakah warnanya sudah pernah kita pakai atau belum, tema dengan warna dan tulisan kita singkronisasi aja dan di sesuaikan dengan kontenya yang mempresentasikan SD,SMP dan SMA, jadi desainya tidak kaku gitu loh.

c. Government Relations yaitu Noviana Pakasi, S.Ikom, bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pemerintah. Hal ini terlihat dari melegalkan acara Festtival UMB Ke 8 untuk di ikuti oleh para siswa/I dan membuat undangan untuk Kementrian Perhutanan, karena Kementrian Lingkungan Hidup selaku penyedia bibit tumbuhan yang nantinya kita akan bagikan ke perserta festifal UMB ke8.

d. Fotografer yaitu Bapak Jemangat, bertugas dalam mendokumentasikan setiap kegiatan yang berlangsung dalam festival UMB 8.

e. Bagian Keuangan yaitu Silvia A.R, SE, bertugas sebagai administrasi, yang mengurus budgeting operasional program atau kegiatan festival UMB ke 8 tersebut.

f. Protokoler Acara yaitu Mutiara Permata, S.Ikom, bertugas untuk menjadi protokoler acara, mengurus tamu undangan saat program tersebut dilaksanakan, menyediakan kebutuhan yang di butuhkan di lapangan

g. Peliputan acara Priyo Wahyudi, S.Ikom, bertugas untuk meliput semua kegiatan yang berlangsung dalam festival UMB Ke 8. h. Media Relations Citra Sentosa, S.Ikom. bertugas dalam menjalin

hubungan baik dengan media. Untuk media sendiri kita sudah ada media partner seperti Media Indonesia, Indopost, Rakyat merdeka, dan Satelitnews. Saat pelaksanaan festival UMB ke 8 ini media akan meliput dan mempublikasikanya.

2. tanggal dalam penyelenggaraan event, dimana humas UMB menentukan waktu yang tepat sehingga menguntungkan bagi semuanya, baik menguntungkan pihak UMB selaku penyelenggara maupun stakholder UMB.

3. Mencari atau melakukan proses pendekatan dengan calon sponsorship, untuk menunjang semua kegiatan dalam penyelenggaraan festival UMB Ke 8 ini. Dalam pencarian spronsor itu sebenarnya lebih ke arah tehnik lobby dan negosiasi ya, strateginya lebih ke arah personal approach. Jadi mialnya itu kalo di festival UMB ada orang khusus yang ngurus, gak bisa

(32)

semua orang, kalo semua orang kan repot itu satu, trus yang kedua itu harus kenal. Strateginya saya rasa lebih kearah personal approach aja. Selain itu juga ya kitakan pengajuan proposal itu dari awal makanya tadi saya bilang bahwa persiapan acara ini kan 5 bulan sebelumnya sejak bulan Juni sampai Oktober dan pelaksanaannya November nah dalam waktu 5 bulan itulah kita mencari sponsor. Untuk sponsor yang mensupport kita seperti Dinas Pendidikan,Dinas Pertanian dan Kehutanan, Kementrian Lingkungan Hidup, ada BNI46 dan Jungle Land.

4. Menentukan kegiatan apa saja yang ada di festival UMB ke 8 ini, seperti workshop, kompetisi dan kampanye sekolan dan kampus hijau.

5. mengadakan rapat itu biasanya diadakan beberapa minggu sekali kadang juga suka kondisional kalo misalnya kita menemui sedikit kendala atau ada yang crass. Dan untuk pihak internal kampus sendiri kita juga melalukan yang namanya memberikan sosialisasi mengenai diadakannya acara ini seperti mengirim surat ke unit-unit mercu buana, isinya gak hanya sosialisasi tapi juga soal penyewaan tempat, peminjaman audio dan perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan saat event berlangsung. Kita juga ada sosialisasi ke dosen karenakan kegiatan kita bukan hanya open haouse dan perlombaan tapi juga ada workshop yang akan diisi dengan kaprodi-kaprodi yang di tunjuk untuk mengisi workshop itu dan biasanya pemilihannya berdasarkan fakultas yang sedikit sepi meninatnya jadi secara gak langsung juga jadi ajang untuk promosinya fakultas.

6. Melakukan promo ke calon target audience untuk menghindari resiko sepinya perserta Rata-rata tiap sekolah udah pernah ikutan pada festival-festival sebelumnya jadi secara ini mereka udah tau dan guru-gurunya juga ada hubungan baik dengan marketing terlebih lagi festival UMB ini selalu diadakan di bulan Novemper jadi pastinya mereka sudah mempersiapkan untuk festival selanjutnya, itu yang pertama. Yang kedua makanya kita dari awal udah dari beberapa bulan sebelumnya udah kirim undangan, udah nyiapin poster, kirim apa sampe kalo menjelang beberapa bulan itu belum ada respon, kita kirim lagi terus itu terus-terusan kalo sekolah belum ada respon kita telpon, fax yang pasti kita by phone trus kalo udah-udah sih untuk menarik si calon peserta pasti dilihat dari hadiah ya, dari hadiahnya dan kita kan juga ada beasiswa untuk masuk UMB. Sama ini yang diposter kita menaruh konten contohya di pembukaan kita menghadirkan siapa? Yang tujuannya untuk menari minat dan atusias para peserta.

(33)

7. Humas UMB juga melakukan pemeriksaan kembali mengenai status penyelesaian setiap perkerjaan yang telah dijadwalkan dalam event timeline dan melakukan koordinasi pelaksanaan dengan tim kerja lainnya seperti mitra kerja pemasok barang dan jasa, catering service, pengisi acara, dan seluruh tim pelaksana yang bertanggung jawab dari setiap tugasnya.

8. Humas UMB juga melakukan koordinasi pada pelaksanaan pada hari-H, yang menjadi perhatiaan kaya pemasok perlengkapan, peralatan, para teknis audio, video, sound system, lighting, catering service hingga kekelompok penampilan dan pengisi acara.

9. Humas UMB bertanggung jawab terhadap kelancaraan jalannya jadwal acara yang telah disusun pada hari H, dimana itu menjadi titik puncak kegiatan dan merupakan hasil akumulasi dari seluruh usaha dan kegiatan sebelumnya.

10. Evaluasi dalam festival UMB ke 8 ini berfokus terhadap bagian anggaran, perserta, sdm, penyelenggaraan, observasi sama publikasi selain itu juga fasilitas.17

B. Lustrum VI UMB

faktor yang mempengaruhi dalam Lustrum VI UMB antara lain : Sama seperti festival UMB, dalam penyelenggaraan event Lustrum VI UMB proses penentuan kepanitian, penentuan tanggal dan tempat penyelenggaraan event,menentukan para tamu undangan,membuat rundown acara dan berkoordinasi dengan tim kerja lainnya seperti pengisi acara. Humas UMB juga bertugas menjadi protokoler dan memeriksa atribut yang di butuhkan selama acara.

C. Seminar Nasional

faktor yang mempengaruhi dalam seminar Nasional antara lain : Untuk persiapan seminar nasional biasanya humas UMB melakukan persiapan seminggu-dua minggu lamanya, tergantung dari seminar apa yang ingin di buat, humas UMB bertugas untuk berkoordinasi dengan narasumber dalam seminar tersebut, memeriksa atribut yang di perlukan selama acara, bertindak sebagai protokoler ataupu MC,

17

Hasil wawancara dengan Ibu Irmulan Sati T. SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana

(34)

memeriksa lokasi seminar, mengecek sound system yang akan di gunakan, dan membuat rundown acara.18

Dari pernyataan diatas peneliti dapat menyimpulkan bahwa walaupun

ketiganya merupakan special events yang dikelola oleh Humas UMB namun

persiapan yang dilakukan berbeda-beda, selain itu humas UMB membuat

rundown acara agar special events menjadi lebih teratur, menghemat waktu,

karena didalam rundown acara tertulis lengkap bagaimana nanti acara akan

berlangsung, susunan acara yang dimulai dari awal hingga akhir, hal ini juga

berguna agar tidak menimbulkan kebingungan saat acara berlangsung nanti. Humas UMB selaku penyelenggara special events juga mengkoordinasikan panitia dan pengisi acara, hal ini perlu dilakukan agar saat hari H tidak terjadi miss atau saat event berlangsung panitia dengan pengisi acara mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka, semua bagian yang terlibat dalam special events tahu apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya dan juga bagaimana cara melakukannya.

Dalam menjalankan perannya sebagai Fasilitator Komunikasi, Pihak

Humas UMB pun menjadi mediator apabila menemukan suatu permasalahan yang

ada , permasalah tersebut baik antara pihak Humas dengan perserta, sponsorship,

media partner, maupun dengan mitra kerja. Seperti pernyataan Ibu Irmulan Sati T.

SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu

Buana :

18

(35)

“Mengenai mediator menjadi tanggung jawab kami karena kita tidak pernah mengetahui kapan suatu masalah akan timbul tapi kami telah mempersiapkan dan biasanya adalah miss comunication antara pihak penyelenggara dengan stakholder, kemudian juga apabila ada peliputan dari media mengenai special event tersebut kamipun berusaha memberikan informasi yang sesuai dengan kenyataan dilapangan mengenai special event tersebut”19

pernyataan tersebut menjelaskan Biro Sekretariat Universitas & Humas

Universitas Mercu Buana menjadi mediator merupakan bagian dalam perannya

sebagai fasilitator komunikasi. Secara keseluruhan peranan Biro Sekretariat

Universitas & Humas Universitas Mercu Buana sebagai fasilitator komunikasi

pada proses penyampaian pesan dan informasi, menjalin kerjasama dengan pihak

media, mengundang stakholder, mensosialisasikan kegiatan special event dan

tidak ketinggalan juga adalah menjadi mediator apabila menemukan suatu

masalah dengan mengupayakan memuaskan masing-masing pihak yang terkait.

4.3.3 Peran Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah

Dalam penyelenggaraan special event pihak Humas UMB menjalankan

peran selanjutnya menjadi fasilitator pemecah masalah. Hal ini berkaitan dengan

kemungkinan-kemungkinan timbul suatu permasalahan dalam pelaksanaan

special events yang diselenggarakan oleh Universitas Mercu Buana. Suatu permasalahan memang tidak diharapkan, akan tetapi juga tidak dapat di hindari

secara sepenuhnya, sehingga yang dapat dilakukan adalah meminimalkan setiap

permasalahan yang mungkin muncul. Pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T. SH,

19

(36)

M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu

Buana :

“Permasalahan memang tidak kami harapkan muncul, alhamdulilah selama melangsungkan kegiatan khusus ini kami tidak mendapatkan kendala atau masalah. Kami melakukan evaluasi hasil kerja dari setiap kegiatan dan selalu mengadakan rapat internal dengan staff humas untuk pengambilan keputusan pemecahan masalah untuk pencarian solusi yang cepat dan efesien saat menemukan kendala atau masalah sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi pihak manapun.”20

Setiap permasalahan yang timbul atau muncul selalu di upayakan adanya

pemecahan atas permasalahan tersebut, hal ini bertujuan agar permasalahan yang

ada tidak menjadi hambatan dan rintangan atas penyelenggaraan special event

yang dilangsungkan oleh Universitas Mercu Buana. Dalam melakukan pemecahan

suatu masalah hal utama yang dilakukan adalah menganalisis jenis masalah

tersebut. Menurut Ibu Irmulan, bahwa setiap keputusan yang diambil sebaiknya

tidak merugikan pihak-pihak manapun dan hal ini bertujuan untuk menjaga citra

dari Universitas Mercu Buana sebagai lembaga pendidikan yang berkualitas.

4.3.4 Peran Public Relations sebagai Teknisi Komunikasi

Didalam penyelenggaraan special events pihak Biro Sekretariat

Universitas & Humas Universitas Mercu Buana menyiapkan hal-hal yang

berkaitan dengan publikasi dan promosi untuk menarik minat masyarakat agar

mau berpartisipasi dalam event tersebut, disinilah peran Humas UMB sebagai

teknisi komunikasi dijalankan. Berbagai publikasi dilakukan untuk menarik minat,

diantaranya melakukan kerjasama dengan media dan sponsor, tidak juga

20

(37)

ketinggalan melakukan publikasi melalui media internet seperti melakukan

publikasi di situs resmi Universitas Mercu Buana yaitu www.mercubuana.ac.id,

kemudian situs jejaring sosial seperti facebook dan twitter. Menurut Ibu Irmulan

bahwa publikasi event sangat penting dilakukan, hal ini bertujuan untuk

membentuk awareness dari publik. Berikut pernyataan dari Ibu Irmulan Sati T.

SH, M.Si selaku Kepala Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu

Buana :

“Publikasi mengenai setiap special event yang diadaka oleh UMB sudah tentu ada, begitu pula dengan penyelenggaraan event, karena kami berupaya untuk menarik minat khalayak, sehingga bisa memberikan awareness kepada khalayak, publikasi yang kami lakukan cukup beragam dan berkerjasama dengan pihak luar seperti media dan sponsor, publikasi yang kami lakukan diantaranya ada via online yaitu facebook dan twitter, website resmi kami, media cetak dan word of mouth.”21

Penggunaan media –media tersebut untuk lebih menarik minat khalayak

dengan memberikan awareness kepada khalayak mengenai special events yang di

selenggarakan oleh UMB. Pada pelaksanaan special event yang di selenggarakan

oleh UMB, Humas UMB dalam perannya sebagai teknisi komunikasi berfokus

pada bagaimana cara melakukan publikasi yang baik dan menarik, hal ini agar

masyarakat dapat mengetahui dan berpartisipasi dalam event tersebut

4.4 Pembahasan

Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam

melakukan perannya dalam penyelenggaraan special events yang ada pada UMB.

21

(38)

Menjalankan setiap peran dari empat peran utama Public Relations, yakni sebagai

teknisi komunikasi, sebagai tenaga ahli, sebagai fasilitator komunikasi, dan

sebagai fasilitator pemecah masalah. Peran Humas UMB didalam

penyelenggaraan special events dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4.1

Peran Biro Sekretariat Universitas & Humas Universitas Mercu Buana dalam Penyelenggaraan Special Events

No. Peran

Public Relations

Uraian

1 Penasehat Ahli Berfokus pada perencanaan dan persiapan pelaksanaan special events tersebut, yakni :

a. proses merencanakan dan bertanggung jawab terhadap program

b. menentukan waktu pelaksanaan event c. menentukan kepanitiaan

d. menentukan dan merumuskan siapa saja khalayak yang akan terlibat.

2 Fasilitator Komunikasi

a. proses penyampaian pesan dan informasi b. menjalin kerjasama dengan pihak media c. mengundang stakholder

d. mensosialisasikan kegiatan special event

e. menjadi seorang mediator apabila menemukan

suatu masalah dengan mengupayakan

memuaskan masing-masing pihak yang terkait. 3 Fasilitator

Pemecah Masalah

a. menjadi penasehat dan mencari solusi atas setiap permasalahan yang ada pada penyelenggaraan special events

4 Teknisi Komunikasi

a. melakukan publikasi yang menarik dan baik agar khalayak awareness, mengetahui event tersebut dan tertarik dengan event tersebut.

b. Melakukan publikasi di media massa baik itu media sosial, cetak maupun word of mouth.

Berdasarkan table diatas, pihak Public Relations telah berupaya dalam

melakukan empat perannya didalam penyelenggaraan special events yang ada di

(39)

1. Peran Public Relations sebagai penasehat ahli hanya berfokus pada

perencanaan special events tersebut, dalam perannya sebagai penasehat

ahli, Public Relations merumuskan perencanaan event tersebut sebagai

berikut :

a. Dengan membuat perencanaan dimana langkah awalnya adalah

persiapan kepanitiaan, penentuan tema atau konsep, menentukan

khalayak,dan menetukan tempat.

b. Tujuan dan sasaran, penyusunan tujuan yang realistis merupakan hal

wajib dilakukan dalam sebuah proses perencanaan.

c. Menentukan waktu event adalah hal terpenting yang harus dilakukan

dalam perencanaan event, waktu penyelenggaraan event merupakan

suatu penentuan yang akan membawa dampak yang akhirnya sampai

pada pencampaian tujuan yang di inginkan.

2. Peran sebagai fasilitator komunikasi menjadikan Humas UMB memiliki

tanggung jawab dalam proses penyampaian informasi. Tujuannya adalah

menyediakan informasi yang di perlukan organisasi maupun publik.

Secara keseluruhan peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi

pada proses mensosialisasikan kegiatan special event dan juga menjadi

mediator apabila menemukan suatu masalah dengan mengupayakan

memuaskan masing-masing pihak yang terkait.

3. Peran Public Relations sebagai fasilitator pemecah masalah, Humas UMB

(40)

yang ada pada penyelenggaraan special events dan mengatasi masalah

yang apabila timbul.

4. Peran Public Relations sebagai teknisi komunikasi berfokus kepada

bagaimana cara melakukan publikasi yang baik agar khalayak awareness,

mengetahui event tersebut dan tertarik dengan event tersebut.

Dalam penyelenggaraan special events periode Oktober-Desember, peran

Public Relations dominan pada peran sebagai penasehat ahli dan fasilitator komunikasi. Hal tersebut terlihat pada hasil penelitian sebagaimana telah

diuraikan diatas bahwa peran Public Relations pada dasarnya melaksanakan

aktivitas komunikasi agara special events ini diketahui oleh masyarakat. Dengan

demikian jelas bahwa komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi PR.

Publik mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan

komunikasi secara efektif dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik

perhatian public serta tujuan penting lainnya dari organisasi. Hal ini tergambar

dari peran PR mulai dari perencanaan hingga evaluasi.

Bagi Public Relations didalam melaksanakan perannya, tentu akan

berpusat pada komunikasi, dengan kata lain tidak ada kegiatan tanpa adanya

komunikasi, baik komunikasi secara langsung maupun tidak langsung,

komunikasi verbal maupun nonverbal dengan bentuk apapun. Secara garis besar

Public Relations memiliki tujuan untuk membangun hubungan baik antara organisasi dengan khalayaknya sehingga menghasilkan hubungan yang saling