Tahap 2: Penyusunan jadwal dan penentuan letak unit
4.6. Peran Serta Vendor
Vendor atau supplier merupakan pihak eksternal dari perusahaan yang
memiliki peranan sangat penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan dalam menciptakan produk. Vendor sendiri merupakan pihak yang ditunjuk oleh perusahaan secara legal dan terikat dengan kesepakatan untuk bekerjasama sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan. Pada sistem produksi secara Just In Time, pihak perusahaan akan menunjuk sejumlah kecil pemasok yang memiliki basis produksi di sekitar pabrik mereka. Hal ini dimaksudkan agar mobilitas para pemasok menjadi mudah dengan penggunaan semberdaya seefisien mungkin. Jarak, waktu tempuh serta berbagai kendala potensial lainnya dapat diminimalisir dengan cara seperti ini.
4.6.1 Kinerja Kualitas
Kinerja kualitas dari sebuah vendor dapat dilihat dari upaya mereduksi barang–barang yang rusak (reject) sehingga dikembalikan (retur) oleh konsumen dalam hal ini adalah PT ADM. Pihak vendor harus selalu dapat menjaga dan menjamin kualitas barangnya dengan berorientasi pada zero defect. Komponen produksi yang berkualitas amatlah penting untuk menjamin terciptanya sebuah produk yang juga berkualitas serta bebas dari cacat. Selain itu, bahan baku yang cacat atau di
retur akan menghambat kelancaran proses produksi secara Just In Time
yang mengedepankan ketepatan waktu.
Kinerja kualitas dapat di ukur dari kepuasan pelanggan tentang mutu produk, jumlah keluhan dan pujian yang diterima. Pengukuran kinerja kualitas yang paling umum adalah dengan menghitung persentase unit dari produk cacat dibandingkan dengan total produk yang dihasilkan. Kinerja kualitas dari vendor sendiri dapat dihitung dengan membandingkan jumlah produk yang rusak atau dikembalikan dibanding total produk yang dikirimkan ke konsumen.
Kinerja kualitas = x 100% .. (8)
PT Sumi Rubber Indonesia sebagai salah satu vendor ban dengan merek Dunlop dari PT ADM sampai saat ini belum pernah mengalami kegagalan dalam memenuhi order dari pihak ADM. Jumlah pengembalian
74
produk karena cacat ataupun salah adalah nol (0), dengan demikian kinerja kualitas yang diperoleh adalah 100 persen. Kinerja kualitas dari vendor ini diperiksa oleh Departement Quality Incoming. Salah satu departemen di PT ADM ini bertugas mengecek part yang baru datang dari pemasok dengan cara pengambilan sampling. Vendor ini selalu mendapatkan predikat yang memuaskan melalui penghargaan Supply Performance
Award (SPA) yang diberikan oleh PT ADM.
Kinerja kualitas dari vendor ban ini tetap terjaga karena adanya pengaturan kualitas dengan teknologi canggih dan beberapa kali tahapan pengecekan untuk pemastian keadaan serta kualitas produk seperti:
1. Cek order oleh OEM Departemen untuk konfirmasi jenis dan ukuran produk yang diminta
2. Cek order oleh bagian Logistik sesuai dengan delivery order (DO) dari OEM yang kemudian dicocokkan dengan kode kanban order 3. Cek DO oleh administrasi delivery di warehouse
4. Cek oleh staf warehouse bagian delivery saat mempersiapkan ban yang akan dikirim (H-1 delivery)
5. Cek oleh krani/pengawas lapangan dari pihak truk dan dari pihak
leader loading dari pihak warehouse saat dimuat ke dalam truk
6. Cek saat bongkar muat di tempat tujuan 4.6.2 Responsibilitas
Responsibilitas merupakan suatu tindakan dalam menanggapi setiap rangsangan atau stimulus yang di berikan. Dalam hal ini responsibilitas
vendor dipandang sebagai seberapa besar kemampuan vendor sebagai supplier dari PT ADM untuk menanggapi secara cepat setiap perubahan
permintaan kebutuhan komponen produksi yang bergerak secara fluktuatif. Kebutuhan komponen untuk proses produksi memang tidak tetap dan cenderung fluktuatif. Hal ini dikarenakan perusahaan yang menerapkan sistem produksi secara Just In Time akan melakukan produksi sesuai dengan jumlah permintaan aktual (make by order). Oleh karena itu, pihak eksternal seperti vendor yang menyuplai bahan baku atau komponen
75
produksi ke pabrik konsumen (PT ADM) akan menyesuaikan pasokannya sesuai dengan permintaan.
Penyesuaian terhadap perubahan permintaan akan bahan baku bukanlah hal yang sulit jika dilakukan dengan benar melalui komunikasi dan konfirmasi yang lancar antara PT ADM dan salah satu vendor mereka seperti pada vendor ban PT Sumi Rubber (Dunlop). Perubahan permintaan ini bisa saja terjadi akibat adanya lonjakan permintaan terhadap produk Daihatsu ataupun adanya kegagalan vendor lain dalam memenuhi order dari PT ADM. Untuk mengantisipasi perubahan permintaan yang fluktuatif, vendor ban PT Sumi Rubber memiliki cadangan kebutuhan selama tiga hari untuk memenuhi kebutuhan ban di PT ADM. Pada bulan Oktober, jumlah kebutuhan ban di PT ADM yang di order ke PT Sumi Rubber sebanyak 2.541 buah perhari, berarti pihak vendor telah menyiapkan safety stock kurang lebih sebanyak 7.623 buah.
Perubahan permintaan ban yang dilakukan oleh konsumen (seperti PT ADM) selalu menjadi prioritas yang didahulukan oleh PT Sumi Rubber untuk menghindari linestop. Jika jumlah safety stock dari vendor menipis, maka vendor akan mengurangi jumlah pengiriman yang dilakukan untuk keperluan eksport dan replacement. Kebijakan ini dilakukan karena vendor ban ini tengah mengedepankan fungsi perusahaannya sebagai vendor pemasok original equipment untuk berbagai perusahaan otomotif yang salah satunya adalah PT ADM.
PT Sumi Rubber sebagai sebuah produsen ban merek Dunlop sekaligus vendor yang memiliki peranan penting dalam menunjang kegiatan produksi di PT ADM, ternyata tidak hanya memperoleh profit tapi juga benefit dari hubungan kerjasama ini. Penerapan sistem produksi
Just In Time yang diterapkan oleh PT Astra Daihatsu Motor ternyata
memberikan cukup banyak keuntungan bagi pihak vendor sendiri. Keuntungan itu diantaranya adalah:
1. Mengurangi tingkat kerusakan barang, bahkan dapat dihindari, sehingga tidak ada barang yang dikembalikan (reject) dari pelanggan 2. Membantu menentukan jumlah produksi yang tepat
76 3. Adanya disiplin manajemen
4. Administrasi yang jelas dari setiap proses sehingga memudahkan setiap aktivitas
5. Memudahkan dalam control stock dan buffer stock
Melalui beberapa keuntungan di atas, pihak vendor tentunya tetap harus selalu melakukan perbaikan dan peningkatan pelayanan. Kesalahan ataupun keterlambatan sedikit saja akan menjadi ancaman terhadap berhentinya proses produksi (line stop).