BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Sistem Design
4.3.1 Perancangan Proses Bisnis Sistem Usulan
Dari hasil analisa sistem yang telah dilakukan di atas, maka tahapan selanjutnya yang dilakukan peneliti adalah merancang Sistem Informasi Pergudangan yang berbasis jaringan sebagai solusi yang diajukan untuk pengembangan dari sistem yang sedang berjalan.
Di dalam merancang Sistem Informasi Pergudangan yang berbasis jaringan, tahapan proses yang diajukan peneliti adalah sebagai berikut:
1. Sebelum menggunakan program Sistem Informasi Pergudangan berbasis jaringan, user dari Sistem ini seperti: Bagian Pergudangan, bagian Operasional dan Kabag. Pergudangan dapat meminta account
ke super admin sebagai administrator Sistem di bagian Pergudangan untuk dapat login ke sistem tersebut. Hal ini dikarenakan yang dapat menggunakan Sistem Informasi Pergudangan hanyalah ditujukan bagi user dari sistemtersebut.
2. Kemudian terbuka halaman utama Sistem Infromasi Pergudangan yang berisikan keterangan cara menggunakan Sistem Informasi Pergudangan berbasis jaringan tersebut.
3. Di dalam sistem ini, Bagian Pergudangan dapat melihat daftar peralatan yang tersedia di Pergudangan, melihat daftar booking
terakhir yang telah ia lakukan, dan tentunya dapat melakukan Booking
peralatan jika sudah menyelesaikan proses peminjaman peralatan pada transaksi sebelumnya.
4. Jika ingin melakukan booking peralatan, maka telah tersedia halaman berisikan form booking peralatan booking teknisi. Di halaman ini Bagian pergudangan dapat memilih peralatan apa saja yang akan dibooking dan mengisi keterangan keterangan yang dibutuhkan. Kemudian Bagian pergudangan dapat merevisi booking peralatan jika menginginkannya. Dan Bagian Pergudangan dapat menyimpan dan mencetak bukti Karyawan Teknisi booking untuk mengetahui nomor
booking yang akan digunakan pada saat proses peminjaman
dilakukan. Waktu pengambilan peralatan yang dipinjam minimal adalah dua hari setelah waktu Karyawan Teknisi dilakukannya proses
booking, maksimal adalah satu bulan setelah dilakukannya proses
booking.
5. Proses revisi booking dapat dilakukan Bagian Pergudangan selama dalam jangka waktu satu hari setelah proses booking awal dilakukan. Jika sudah lebih dari satu hari maka Bagian Pergudangan tidak dapat merevisi booking tersebut.
6. Kemudian terdapat pula halaman yang edit account yang dapat digunakan Bagian Pergudangan untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan Bagian Pergudangan dapat logout setelah menggunakan Sistem Informasi Pergudangan ini.
7. Selanjutnya, untuk Bagian Pergudangan dapat login ke dalam sistem dengan menggunakan browser pada program yang telah ditentukan. Bagian Pergudangan dapat login menggunakan username dan
8. Dalam sistem ini, Bagian Pergudangan dapat melakukan proses pencarian data booking, peminjaman, dan pengembalian peralatan teknisi. Proses pembatalan booking peralatan otomatis dilakukan sistem jika pada saat waktu peminjaman yang telah ditentukan Karyawan Teknisi yang bersangkutan tidak mengambil peralatan yang telah di booking dalam waktu satu hari setelah waktu peminjaman. 9. Dalam proses booking yang dilakukan Karyawan Teknisi, jika
peralatan di Bagian Pergudangan yang di-booking sudah habis maka pada saat Bagian Pergudangan login ke sistem ini, dalam daftar
booking terdapat halaman yang menampilkan daftar peralatan yang telah habis untuk memenuhi permintaan transaksi. Kemudian Bagian Pergudangan dapat mengklik link yang menampilkan halaman berisikan form peminjaman peralatan.
10. Pada waktu peminjaman atau pengambilan peralatan pinjaman yang dilakukan Karyawan Teknisi, Bagian Pergudangan memberikan print-
out outgoing form kepada Karyawan Teknisi yang bersangkutan sebagai bukti bahwa Karyawan Teknisi tersebut telah meminjam peralatan teknisi yang intinya Karyawan Teknisi dapat mengetahui nomor peminjaman dari transaksi yang telah dilakukannya.
11. Jika melewati 1 hari dari batas waktu Maksimal dari SPK pada Karyawan Teknisi tidak datang untuk melakukan peminjaman, maka Karyawan Teknisi telah dianggap batal melakukan peminjaman. Namun, jika peralatan tersebut sangat dibutuhkan untuk kegiatan SPK,
maka Bagian Operasional dari SPK dapat mengambil peralatan tersebut dengan memberikan bukti booking yang dilakukan Karyawan Teknisinya tentunya selama tidak lebih dari satu hari pada waktu peminjaman yang telah ditentukan. Karyawan Teknisi dapat melakukan perpanjangan masa peminjaman pada saat peminjaman dilakukan.
12. Dan pada waktu pengembalian peralatan yang dipinjamkan Bagian Pergudangan memverifikasi atau mengecek peralatan yang dikembalikan. Jika peralatan yang dikembalikan mengalami kerusakan atau hilang akibat kelalaian pengguna, maka Karyawan Teknisi yang bersangkutan harus bertanggungjawab dan akan dimasukkan ke dalam daftar blacklist dan tidak diperkenankan untuk meminjam peralatan hingga masalahnya terselesaikan. Bagian Pergudangan dapat memberikan print out incoming form sebagai buktibahwa Karyawan Teknisi tersebut telah mengembalikan peralatan yang dipinjam.
13. Dan setiap akhir bulannya, Bagian Pergudangan tidak perlu lagi membuat laporan transaksi peminjaman peralatan. Hal ini disebabkan Kabag. Pergudangan dapat melihat langsung laporan transaksi peminjaman peralatan ke dalam sistem.
14. Kemudian terdapat pula halaman edit account yang dapat digunakan Bagian Pergudangan untuk mengedit account jika menggunakannya.
Dan Bagian Pergudangan dapat logout setelah menggunakan Sistem Informasi Pergudangan berbasis jaringan ini.
15. Kabag. Pergudangan dapat login terlebih dahulu ke dalam sistem ini untuk melihat laporan transaksi peminjaman peralatan tiap bulannya. Dan Kabag. Pergudangan dapat mencetak laporan transaksi peminjaman dan penggunaan peralatan tersebut.
16. Dalam sistem ini Kabag. Pergudangan dapat melihat data daftar peralatan yang ada pada bagian Pergudangan.
17. Kemudian tedapat pula halaman edit account yang dapat digunakan Kabag. Pergudangan untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan Kabag. dapat logout setelah menggunakan Sistem Informasi Pergudangan ini.
Kemudian pada proses pengelolaan peralatan yang dapat dilakukan oleh Bagian Pergudangan dalam sistem yang diajukan ini adalah sebagai berikut:
1. Dalam sistem ini, Bagian Pergudangan dapat melakukan pengelolaan terhadap data peralatan yang ada baik meng-input dan meng-update
data peralatan jika memang diperlukan.
2. Bagian Pergudangan juga dapat melakukan pengajuan pembelian peralatan yang baru kepada bagian keuangan dan perencanaan terkait dengan peralatan apa saja yang dibutuhkan dengan mengirimkan form request peralatan baru yang divalidasi atau disetujui oleh Kabag. Pergudangan berdasarkan data-data laporan terkait.
3. Kemudian Bagian Keuangan dan perencanaan memberikan bukti dan daftar perlatan yang telah dibeli berdasarkan request dari Bagian Pergudangan beserta peralatannya.
4. Selanjutnya Bagian Pergudangan dapat meng-Input data peralatan yang diberikan oleh bagian keuangan dan perencanaan ke dalam daftar peralatan yang ada pada sistem di Bagian Pergudangan.
5. Setiap akhir bulannya, Bagian Pergudangan tidak perlu lagi membuat laporan pengelolaan peralatan. Hal ini dikarenakan Kabag. Pergudangan dapat melihat langsung laporan pengelolaan peralatan ke dalam sistem ini.
6. Bagian Pergudangan dapat logout setelah menggunakan sistem.
7. Kabag. Pergudangan login terlebih dahulu ke dalam sistem ini untuk melihat laporan pengelolaan peralatan tiap bulannya. Dan Kabag. Pergudangan dapat mencetak laporan pengelolaan peralatan tersebut. 8. Kabag. Pergudangan dapat logout setelah menggunakan sistem.