BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sistem Initiation
4.2.3 Sistem yang Sedang Berjalan
Proses peminjaman peralatan pada sistem yang sedang berjalan saat ini dapat digambarkan dengan use case model diagram dan activity yang dilakukan berdasarkan tahapan sebagai berikut:
1. Bagian Operasional membuat SPK, menentukan Karyawan Teknisi (KT) dan jadwal pelaksanaan untuk melaksanakan SPK, setelah itu dicetak dan diserahkan ke Karyawan Teknisi yang bersangkutan.
2. Setelah Karyawan Teknisi menerima SPK, Karyawan Teknisi mengajukan permohonan booking peralatan teknisi dengan menulis pada kertas form booking peralatan apa saja yang akan dipinjam dan dikembalikan. Waktu pengambilan peralatan pinjaman minimal adalah dua hari setelah booking dan maksimal satu bulan setelah melakukan booking. Dan lamanya waktu peminjaman disesuaikan dengan waktu pelaksanaan SPK. Kemudian dicetak dan diserahkan ke Bagian Pergudangan untuk divalidasi.
3. Setelah bagian pergudangan menerima dokumen booking dari Karyawan Teknisi, maka bagian pergundangan memeriksa kebutuhannya sesuai stock peralatan di gudang dan memvalidasi, kemudian menyerahkan ke Bagian Operasional.
4. Apabila terjadi kekosongan peralatan atau kesalahan booking maka pihak Karyawan Teknisi diminta untuk merevisi booking dari Bagian Pergudangan dan begitu oleh bagian operasional disaat validasi perangkat teknisi untuk eksekusi SPK, apabila tidak sesuai maka Bagian Operasional meminta revisi booking kepada Karyawan Teknisi.
5. Setelah booking divalidasi Bagian Pergudangan, Karyawan Teknisi membuat permintaan peralataan SPK untuk divalidasi ke Bagian Operasional.
6. Bagian Operasional memvalidasi kebutuhan peralatan Karyawan Teknisi untuk melaksanakan SPK yang diterima oleh Karyawan Teknisi dari Bagian Operasional.
7. Setelah mendapatkan validasi dari bagian Operasional, Karyawan Teknisi menyerahkan booking dan SPK ke Bagian Pergudangan untuk dicarikan peralatan yang sudah tervalidasi oleh Bagian Pergudangan dan Bagian Operasional.
8. Bagian Pergudangan mempersiapkan peralatan sesuai dengan request
booking data peralatan yang ada di dalam SPK dari Karyawan Teknisi
yang sudah tervalidasi oleh Bagian Operasional.
9. Bagian Pergudangan mempersiapkan dan menyerahkan peralatan- peralatan booking sesuai dengan SPK dua hari setelah penyerahan SPK ke Bagian Pergudangan, atau satu hari sebelum pelaksaan waktu yang tercantuk di SPK.
10. Setelah SPK selesai, Karyawan Teknisi harus mengembalikan peralatan ke Bagian Pergudangan sesuai dengan peralatan yang tercantum dalam SPK. Bagian Pergudangan menerima pengembalian dan mengecek peralatan dari Karyawan Teknisi sesuai SPK. Kemudian mencatat data pengembalian peralatan.
11. Jika ditemukan peralatan yang rusak atau tidak sesuai dengan SPK dan atau melampaui karyawan Teknisi batas pengembalian, maka Karyawan Teknisi terblacklist selama Karyawan Teknisi tidak mengganti atau mengembalikan sesuai SPK.
12. Jika peralatan yang dibutuhkan sesuai SPK ada yang kurang atau hilang, maka bagian pergudangan membuat data request dan dicetak. 13. Bagian Pergudangan menyerahkan cetak data request ke Kabag.
Pergudangan untuk divalidasi. Kemudian bagian pergudangan merevisi data request setelah divalidasi oleh Kabag. Pergudangan, setelah itu melakukan pengadaan dan mencatat peralatan masuk. 14. Setiap berkala atau akhir bulan bagian pergudangan mencatat data
peralatan masuk dan keluar serta mencetaknya untuk membuat laporan kepada Kabag. Pergudangan.
Berdasarkan proses pada sistem yang sedang berjalan Bagian Pergudangan dapat diketahui actor dan use case yang ada dalam proses tersebut, yaitu :
Tabel 4.2 Daftar Actor Sistem Informasi Pergudangan yang sedang Berjalan
No. Actor Description
1. Karyawan Teknisi
(KT)
Orang mengajukan Booking, revisi Booking, peminjaman dan pengembalian peralatan pada bagian Pergudangan dalam mensukseskan Surat Perintah Kerja (SPK).
2. Bagian
Operasional
Orang yang bertanggung jawab dan mengawasi terhadap kegiatan Taryawan Teknisi pada kerja sesuai SPK. Dalam hal ini memvalidasi pengajuan Karyawan Teknisi untuk mengajukan permohonan Booking peralatan.
3. Bagian
Pergudangan
Orang yang melayani Karyawan Teknisi dalam melakukan proses peminjaman peralatan, laporan terhadap Kabag. Pergudangan.
4. Kabag.
Pergudangan
Orang yang bertanggung jawab dan mengontrol terhadap kegiatan di Bagian Pergudangan
Menyerahkan SPK Peminjaman Peralatan Mencari Peralatan Menyerahkan Peralatan Mencatat Peralatan Keluar Mengembalikan Peralatan Bagian Operasional Mengecek Peralatan Mencatat Pengembalian Peralatan <<extends>> <<depands on>> <<extends>> <<extends>> Karyawan Teknisi Pembuatan SPK Buat SPK Cetak SPK Buat Booking Cetak Booking Validasi Booking Revisi Booking Validasi Permintaan Peralatan SPK Buat Permintaan Peralatan SPK <<extends>> <<depands on>> <<extends>> <<depands on>> <<depands on>> Buat Laporan Peralatan Masuk Pembuatan Laporan Buat Laporan Peralatan Keluar Menerima Laporan Peralatan Keluar <<extends>> Bag. Pergudangan KaBag. Pergudangan Menerima Laporan Peralatan Masuk <<extends>>
Buat Data Request
Data Request Validasi Data Request Revisi Data Request Cetak Data Request <<extends>> Pengadaan Mencatat Peralatan Masuk Catat Blacklist <<depand on>> <<depand on>> <<depands on>> <<depands on>> <<depands on>> <<depands on>> <<depands on>> <<depands on>>
Tabel 4.3 Data Use case Sistem Informasi Pergudangan yang Sedang Berjalan
No. Use case Name Description Actor
1. Buat Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi (KT) yang mengajukan pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan
Karyawan Teknisi
2. Validasi Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang memvalidasi
Booking peralatan dari Karyawan Teknisi untuk mengajukan pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan dan bagian Operasional (BO) memvalidasi Booking
peralatan untuk siap melaksanakan SPK.
Use case ini depands on use case Booking
Bagian Pergudangan Dan
Bagian Operasional
3. Cetak Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi mencetak formBooking
sesuai dengan peralatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan SPK yang didapatkan dari bagian Operasional. Use case ini
extends use case Booking
Karyawan Teknisi (KT)
4. Buat SPK Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Operasional membuat SPK untuk Karyawan Teknisi melayani kebutuhan
Client
Bagian Operasional (BO) 5. Cetak SPK Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Operasional mencetak SPK untuk diserahkan dan dilaksanakan oleh Karyawan Teknisi.
Bagian Operasional
6. Revisi Booking Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi yang mengajukan revisi pemesanan peralatan kepada Bagian Pergudangan Karyawan Teknisi dan bagian Pergudangan 7. Buat Permintaan Peralatan SPK
Use case ini menggambarkan Kegiatan Karyawan Teknisi yang melakukan permintaan peralatan dengan menyerahkan
form bukti Booking ke Bagian Pergudangan yang sudah divalidasi oleh Bagian Operasional Karyawan Teknisi dan Bagian Pergudangan 8. Validasi Permintaan Peralatan SPK
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencatat data peminjaman dan memberikan form
Booking ke Karyawan Teknisi.
Bagian Pergudangan dan
Bagian Operasional 9. Menyerahkan SPK Use case ini menggambarkan kegiatan
Karyawan Teknisi yang melakukan penyerahaan peralatan dengan menyerahkan form ke Bagian Pergudangan
Karyawan Teknisi
10. Mencari Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang menari peralatan untuk kelengkapan SPK yg akan dikerjakan oleh Karywan Teknisi (KT)
Bagian Pergudangan
11. Menyerahkan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan menyerahkan peralatan sesuai SPK dari Karyawan Teknisi
Bagian Pergudangan
12. Mencatat Peralatan Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan mencatat seluruh peralatan keluar yang dipakai untuk SPK oleh Karyawan Teknisi
Bagian Pergudangan
13. Mengembalikan Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan Karyawan Teknisi untuk mengambilkan peralatan setelah menjalankan SPK
Karyawan Teknisi 14. Mengecek Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan
Bagian Pergudangan mengecek peralatan setelah dikembalikan oleh Karyawan Teknisi ketika selesai menjalankan SPK,
Use case ini extends use case
mengembalikan peralatan
Bagian Pergudangan
15. Mencatat Pengembalian Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencatat pengembalain peralatan dari Karyawan Teknisi usai melaksanakan pengecekan peralatan sehabis pelaksanaan SPK
Bagian Pergudangan
16. Catat Blacklist Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang memblacklist
Karyawan Teknisi apabila ada kekurangan, kehilangan dalam pengembalian peralatan setalah manjalankan SPK
Bagian Pergudangan
17. Buat Data Request Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang melakukan permintaan peralatan yang tidak ada di gudang
Bagian Pergudangan
18. Cetak Data Request Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang mencetak seluruh data request yang sudah di Input .
Use case ini extends use case Buat Data
Request
Bagian Pergudangan
19. Validasi Data Request Use case ini menggambarkan kegiatam Kabag. Pergudangan yang mevalidasi
Datarequest peralatan baru yang diajukan oleh Bagian Pergudangan untuk mengajukan permintaan peralatan teknisi.
Use case ini extends use case Data
Request
Kabag. Pergudangan
20 Revisi Data Request Use case ini menggambarkan kegiatam Kabag. Pergudangan yang merevisi Data request peralatan baru yang diajukan oleh Bagian Pergudangan untuk mengajukan permintaan peralatan teknisi. Use case ini
extendsuse case Data Request
KaBag. Pergudangan
21 Melakukan Pengadaan Peralatan
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan dalam mengadakan peralatan yang sudah divalidasi oleh Kabag. Pergudangan.
Bagian Pergudangan
22. Mencatat Peralatan Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan dari Bagian Pergudangan dalam mencatat seluruh peralatan baru yang masuk sesuai peralatan yang divalidasi oleh Kabag. Pergudangan
Bagian Pergudangan
23. Buat Laporan Peralatan Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang membuat seluruh laporan peralatan masuk kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends use case
Bagian Pergudangan
24. Buat Laporan Peralatan Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan Bagian Pergudangan yang membuat seluruh laporan peralatan keluar kepada Kabag. Pergudangan. Use case ini extends use case
Bagian Pergudangan
25. Menerima Hasil Laporan Peralatan Masuk
Use case ini menggambarkan kegiatan Kabag. Pergudangan menrima hasil laporan peralatan masuk dari bagian pergudangan
Kabag. Pergudangan
26. Menerima Hasil Laporan Peralatan Keluar
Use case ini menggambarkan kegiatan Kabag. Pergudangan menerima hasil laporan peralatan keluar dari Bagian Pergudangan
Kabag. Pergudangan
Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat menyimpulkan kekurangan dari Sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu:
1. Proses booking peralatan masih dilakukan secara manual yang memakan waktu dan tenaga dari Karyawan Teknisi di mana harus datang ke Bagian Pergudangan untuk mem-booking peralatan dengan menyerahkan form booking request dan menunggu satu hari untuk mendapatkan bookingform sebagai bukti bookingnya.
2. Proses Input data peralatan yang di-booking yang harus dilakukan bagian Pergudangan untuk membuat booking form dapat memungkinkan terjadinya human error seperti kekeliruan data yang di-Input jika antrian formbookingrequest sedang meningkat.
3. Dikarenakan Karyawan Teknisi tidak mengetahui kondisi peralatan yang ingin di-bookingnya, dan jika peralatan di Pergudangan sedang habis, Bagian Pergudangan harus meminjam peralatan ke Perusahaan
Teknisi walaupun masih terdapat peralatan alternative yang mungkin dapat digunakan untuk menggantikan peralatan yang habis tersebut. 4. Kabag. Pergudangan masih melihat laporan-laporan yang terkait
secara manual setiap bulannya, hal ini kemungkinan dapat mengganggu kinerja dari kedua belah pihak bila sewaktu karyawan Teknisi, Kabag. Pergudangan membutuhkan laporan di luar jadwal penyusunan laporan tersebut.
Dari kesimpulan tersebut, peneliti dapat mengajukan solusi dalam pengembangan sistemyang sedang berjalan saat ini, yaitu :
1. Mengembangkan sistem peminjaman yang sedang berjalan menjadi sistem pengambilan atau peminjaman peralatan berbasis web yang dapat mempermudah Karyawan Teknisi fokus mengerjakan SPK (Surat Perintah Kerja), dan Karyawan Teknisi dapat memilih peralatan aternatif jika peraatan yang diinginkan tidak ada.
2. Dengan sistem berbasis jaringan ini, Bagian Pergudangan tidak perlu lagi melakukan input data booking yang diajukan Karyawan Teknisi. 3. Kemudian Kabag. Pergudangan juga dapat melihat laporan-laporan
yang terkait secara langsung ke dalam sistem tanpa harus menunggu setiap bulannya.