BAB III METODOLOGI PENELITIAN
4.3. Object Oriented Design
4.3.2. Perancangan Sequence Diagram
1. Sequence diagram untuk manajemen user account
Gambar. 4.34. Sequence diagram manajemen user account Gambar 4.34. menjelaskan rangkaian proses pengelolaan data user account yang menggunakan sistem ini, dilakukan oleh admin sebagai aktor. Proses dimulai ketika admin melakukan langkah-langkah untuk login masuk ke sistem, kemudian sistem akan merespon dengan validasi data inputan login yang dimasukan oleh admin. Kemudian sistem menampilkan halaman homepage. Selanjutnya admin akan memilih menu manajemen user, sistem menampilkan list data user yang sudah terdaftar dalam sistem dan database. Dalam list ini juga terdapat
tombol untuk tambah, edit dan menggapus data user. Admin akan memulai proses yang diinginkannya dengan memilih salah satu tombol tadi, hingga sistem menampilkan form untuk inputan data. Setelah permintaan proses data dimasukkan, sistem akan melakukan validasi untuk menjaga data sehingga data tersimpan di database.
2. Sequence diagram untuk ubah profil dan ubah password
Gambar. 4. 35. Sequence diagram ubah profil dan ubah password
Gambar 4.35. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang user untuk mengubah detail profilnya yang sebelumnya sudah tersimpan di database. Selain itu, gambar diatas juga menjelaskan proses perubahan password lama menjadi password baru sesuai yang
diinginkan user. Untuk menjalankan proses ini, user harus melakukan proses login terlebih dahulu. Kemudian user memilih menu ubah profil atau ubah password, menginput perubahan data, hingga sistem menyimpan perubahan data ke dalam database.
3. Sequence diagram untuk input dan disposisi surat eksternal
Gambar. 4.36. Sequence diagram input dan disposisi surat eksternal
Gambar 4.36. menggambarkan proses yang dilakukan seorang admin ketika menerima surat dari pihak luar, yang kemudian surat itu disebutnya surat eksternal. Surat eksternal yang diterima akan dilakukan proses pencatatan dan disposisi secara elektronik, dengan menginput detail dan hasil scan surat ke dalam sistem. Proses ini dapat dilakukan jika admin telah melakukan proses login terlebih dahulu.
Proses penginputan dan disposisi surat dilakukan dengan memilih menu surat keluar, kemudian sistem menampilkan form input surat, selanjutnya admin input detai surat. Sebelum data tersimpan dalam database, sistem akan melakukan validasi kelengkapan data terlebih dahulu.
4. Sequence diagram untuk membaca surat eksternal yang didisposisikan dari admin
Gambar. 4.37. Sequence diagram baca surat eksternal disposisi masuk dari admin
Gambar 4.37. menjelaskan tentang proses yang dilakukan seorang user ketika dia ingin mengecek dan membaca surat eksternal yang didisposisikan kepada user tersebut langsung dari admin. User memilih menu notifikasi surat eksternal dan memilih notifikasi inbox, yang akan menampilkan list surat eksternal yang masuk dari admin. Setelah user
membaca detail surat eksternal. Sistem secara otomatis akan mengubah status surat yang tersimpan di database dari un_read menjadi read.
5. Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat eksternal yang didisposisikan dari admin
Gambar. 4.38. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat ekternal disposisi masuk dari admin
Gambar 4.38. menjelaskan tentang proses yang dilakukan user untuk merubah status disposisi surat eksternal yang masuk dari admin. Surat yang telah dibaca user, perlu ditindak lanjuti, yaitu apakah user akan menerima dan tindak lanjuti surat atau mendisposisikan kembali surat eksternal tersebut kepada user lainnya. Setelah melakukan proses login, user memilih menu notifikasi surat eksternal, kemudian sistem akan menampilkan antrian surat yang harus didisposisikan atau diterima. Dengan melakukan rangkaian yang tergambar dalam diagram
di atas, sistem akan mengubah status surat eksternal menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut. Jika surat tersebut didiposisikan kembali ke user lain, sistem akan mengubah status disposisi surat menjadi disposisi, kemudian membuat data disposisi kepada user tujuan, yang akan tersimpan detail nya di dalam database.
6. Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat eksternal yang didisposisikan dari user lain
Gambar. 4. 39. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat eksternal disposisi masuk dari user lain.
Gambar 4.39. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang user ketika dia mendapatkan disposisi surat eksternal dari user lain. Proses ini akan mengubah status disposisi surat menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut, sehingga alur surat akan berhenti pada user itu. Jika user ingin mendisposisikan kembali ke user lain, makan sistem akan mengubah status disposisi
menjadi disposisi kemudian akan membuat data disposisi surat baru yang ditujukan kepada user lain, dan tersimpan di dalam database.
7. Sequence diagram untuk input dan disposisi surat internal
Gambar. 4.40. Sequence diagram input dan disposisi surat internal
Gambar 4.40. menggambarkan proses yang dilakukan seorang admin dan user dengan jabatan sekretaris ketika menerima surat dari pihak departemen tertentu yang ada dalam perusahaan, yang kemudian surat itu disebutnya surat internal. Surat internal yang diterima akan dilakukan proses pencatatan dan disposisi secara elektronik, dengan menginput detail dan hasil scan surat ke dalam sistem. Proses ini dapat dilakukan jika admin telah melakukan proses login terlebih dahulu. Proses penginputan dan disposisi surat dilakukan dengan memilih menu surat keluar, kemudian sistem menampilkan form input surat, selanjutnya admin input detail surat. Sebelum data tersimpan dalam
database, sistem akan melakukan validasi kelengkapan data terlebih dahulu.
8. Sequence diagram untuk membaca surat internal yang didisposisikan dari entry
Gambar. 4.41. Sequence diagram baca surat internal disposisi masuk dari entry
Gambar 4.41. menjelaskan tentang proses yang dilakukan seorang user ketika dia ingin mengecek dan membaca surat internal yang didisposisikan kepada user tersebut langsung dari entry, yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris. User memilih menu notifikasi surat internal dan memilih notifikasi inbox, yang akan menampilkan list surat internal yang masuk dari entry. Setelah user membaca detail surat eksternal. Sistem secara otomatis akan mengubah status surat yang tersimpan di database dari un_read menjadi read.
9. Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat internal yang didisposisikan dari entry
Gambar. 4.42. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal disposisi masuk dari entry
Gambar 4.42. menjelaskan tentang proses yang dilakukan user untuk merubah status disposisi surat internal yang masuk dari entry, yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris. Surat yang telah dibaca user, perlu ditindak lanjuti, yaitu apakah user akan menerima dan tindak lanjuti surat atau mendisposisikan kembali surat internal tersebut kepada user lainnya. Setelah melakukan proses login, user memilih menu notifikasi surat internal, kemudian sistem akan menampilkan antrian surat yang harus didisposisikan atau diterima. Dengan melakukan rangkaian yang tergambar dalam diagram di atas, sistem akan mengubah status surat internal menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut. Jika surat tersebut didiposisikan kembali ke user lain, sistem akan mengubah status disposisi surat
menjadi disposisi, kemudian membuat data disposisi kepada user tujuan, yang akan tersimpan detail nya di dalam database.
10.Sequence diagram untuk menerima dan disposisi kembali surat internal yang didisposisikan dari user lain
Gambar. 4. 43. Sequence diagram terima dan disposisi kembali surat internal disposisi masuk dari user lain.
Gambar 4.43. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang user ketika dia mendapatkan disposisi surat internal dari user lain. Proses ini akan mengubah status disposisi surat menjadi diterima jika surat diterima dan ditindak lanjuti oleh user tersebut, sehingga alur surat akan berhenti pada user itu. Jika user ingin mendisposisikan kembali ke user lain, makan sistem akan mengubah status disposisi menjadi disposisi kemudian akan membuat data disposisi surat baru yang ditujukan kepada user lain, dan tersimpan di dalam database.
11.Sequence diagram untuk input dan edit surat keluar
Gambar 4.44. Sequence diagram input dan edit surat keluar
Gambar 4.44. menjelaskan tentang rangkaian proses yang dilakukan seorang entry yaitu admin dan user dengan jabatan sekretaris untuk mencatat arsip elektronik surat yang akan keluar dari departemen dimana entry bertugas. Sebelum melakukan proses ini, admin dan sekretaris harus login terlebih dahulu. Untuk menginput data surat keluar baru admin atau sekretaris mengakses halaman surat keluar dengan memilih menu surat keluar, begitu juga dengan proses edit data surat keluar. Admin akan penginput data surat keluar baru atau perubahan data surat pada form yang akan ditampilkan sistem. Sebelum menyimpan data surat keluar baru atau perubahan data ke dalam
database, sistem akan melakukan verifikasi kelengkapan data terlebih dahulu.
12.Sequence diagram untuk hapus data surat keluar
Gambar 3.45. Sequence diagram hapus surat keluar
Gambar 3.45. menjelaskan tentang proses yang akan dilakukan admin dalam menghapus data surat keluar yang pernah tersimpan dalam database. Admin terlebih dahulu login, kemudian memilih menu surat keluar. Selanjutnya admin memilih salah satu data surat keluar yang akan dihapus. Sebelum data terhapus secara permanen dari database, sistem akan melakukan konfirmasi ulang untuk menghindari kesalahan pilihan data yang akan dihapus.
13.Sequence diagram untuk laporan
Gambar. 3.46. Sequence diagram laporan
Gambar 3.46. menjelaskan tentang rangkaian proses yang akan dilakukan, ketika admin membutuhkan dokumen laporan surat-surat tersimpan dalam komputer untuk kemudian bisa dicetak. Sebelum melakukan proses ini admin harus login terlebih dahulu. Kemudian memilih menu laporan, sehingga sistem akan menampilkan form input permintaan laporan surat apa yang diinginkan berdasarkan jenis dan interval waktu tertentu. Setelah admin memilih permintaan laporan surat, admin bias melihat print preview sebelum admin dapat men- download laporan surat ke dalam komputer, sehingga admin dapat mencetaknya.
14. Sequence diagram untuk histori
Gambar. 3.47. Sequence diagram histori
Gambar 3.47. menjelaskan tentang rangkaian proses yang akan dilakukan, ketika admin dan user membutuhkan informasi tentang hitori surat-surat disposisi. Sebelum melakukan proses ini admin dan user harus login terlebih dahulu. Kemudian memilih menu histori, sehingga sistem akan menampilkan halaman daftar surat dengan historinya. Selanjutnya user bisa mengklik salah satu tombol detail histori untuk melihat detail histori surat tersebut dalam bentuk popups.