BAB III METODOLOGI PENELITIAN
4.2. Object-Oriented Analysis
4.2.5. Perancangan Use Case Diagram
Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem serta aktor-aktor yang akan berhubungan dengan proses-proses yang ada pada sistem.
a. Penentuan Aktor
Pada sistem yang diusulkan ini, penulis memisahkan aktor menjadi dua tingkatan yaitu, admin dan user. Setiap aktor akan memiliki wewenang yang berbeda dalam mengelola data yang ada di dalam sistem:
1. Administrator/admin
Data-data surat masuk maupun keluar adalah data yang sangat penting. Dimana surat yang masuk dan keluar akan dicatat, sebagai bentuk bukti dari surat-surat tersebut. Sehingga diperlukan suatu pengelolaan data dengan baik, agar data-data yang ada dapat tersimpan dengan baik dan rapi. Untuk mengelola keseluruhan sistem beserta data yang ada, diperlukan satu aktor yang bisa juga memiliki hak akses dari user lainnya, jika memang diperlukan. Maka tugas tersebut akan dilakukan oleh
Administrator. Account Administrator akan di pegang oleh seorang staf admin di kesekretariatan Perusahaan. Selain itu admin kesekretariatan ini jg berlaku sebagai actor pertama yang memiliki tugas untuk menerima surat yang datang, mengecek, mencatat, men-scan serta menyortir surat- surat tersebut kepada departemen mana surat itu akan didisposisikan. Secara spesifik, wewenang admin yaitu:
a. Meregistrasi data user account baru berdasarkan struktur organisasi.
b. Melakukan perubahan data user account. c. Melakukan penghapusan data user account. d. Melakukan input data departemen/bagian. e. Melakukan perubahan data departemen/bagian. f. Melakukan penghapusan data departemen/bagian. g. Melakukan input data jabatan.
h. Melakukan perubahan data jabatan. i. Melakukan penghapusan data jabatan
j. Memasukkan data surat-surat masuk dan keluar perusahaan.
k. Melakukan perubahan terhadap data surat masuk dan keluar perusahaan.
l. Melakukan penghapusan terhadap data surat masuk dan keluar perusahaan.
m. Melihat (browsing) data sistem informasi yang telah tersimpan secara keseluruhan.
n. Melihat sistem log atau histori untuk mengetahui kapan terakhir informasi dalam sistem berubah.
o. Melakukan export atau menyimpan laporan yang berisikan informasi data-data surat masuk dan keluar.
2. User
Tingkatan user merupakan tingkatan yang berada dibawah admin pada sistem. User adalah pengguna sistem yang akan diberikan account tertentu dengan tingkat hak akses yang berbeda berdasarkan jabatannya di dalam struktur organisasi yang digambarkan simulasi struktur organisasi sebagai berikut:
Gambar. 4.3. Simulasi Struktur Organisasi
Secara umum, berikut wewenang yang dimiliki oleh seorang user: a. Melihat surat masuk yang didisposisikan kepada user tersebut. b. Melakukan aksi terhadap surat disposisi yang dating kepada user
tersebut.
c. Melakukan perubahan terhadap profil account milik user tersebut.
d. Melakukan perubahan password untuk login ke sistem.
e. Melihat (browsing) histori surat yang telah didisposisikan maupun telah di terima.
Khusus untuk user dengan jabatan sekretaris, selain wewenang diatas, dia akan mendapat wewenang tambahan sebagai berikut:
a. Melakukan input data surat internal dan keluar dari bagian/departemen di tempat dia menjabat.
b. Melakukan perubahan data surat internal dan keluar. c. Melihat (browsing) histori arsip surat internal dan keluar.
Gambar. 4.5. Use case diagram untuk pengelolaan surat masuk eksternal
Gambar. 4.7. Use case diagram untuk pengelolaan surat keluar
Gambar. 4.8. Use case diagram untuk pengelolaan laporan
b. Use Case Scenario
Use case scenario merupakan penjelasan yang lebih terperinci mengenai masing-masing use case yang terjadi di dalam system.
Tabel 4.1. Narasi dari use case registrasi data user account Nama Use Case Registrasi data user account
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menambahkan data user account.
Precondition Login sebagai admin
Data user account baru belum terdaftar Action Controller/user.php
Insert data user account baru
Post condition Data user account baru telah terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.2. Narasi dari use case edit data user account Nama Use Case Edit data user account
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Dibutuhkan perubahan data user account Precondition Login sebagai admin
Data user account telah terdaftar Action Controller/user.php
Update data user account
Post condition Data user account yang telah diubah tersimpan ke dalam database
Table 4.3. Narasi dari use case hapus data user account Nama Use Case Hapus data user account
Aktor yang terlibat Admin
Trigger User account sudah tidak aktif Precondition Login sebagai admin
Data user account sudah terdaftar Action Controller/user.php
Delete data user account
Post condition Data user account terhapus dari database
Tabel 4.4. Narasi dari use case lihat data user account Nama Use Case Lihat data user account yang telah terdaftar Aktor yang terlibat Admin,user
Trigger Aktor membutuhkan data user yang terdaftar dalam system
Precondition Login sebagai admin atau user
Data user account telah ada di dalam database
Action Controller/user.php Get_user()
Post condition Data user account ditampilkan
Tabel 4.5. Narasi dari use case ubah data profil user Nama Use Case Ubah profil data user account Aktor yang terlibat User
Trigger Dibutuhkan perubahan data profil user account
Precondition Login sebagai user
Data user account telah terdaftar Action Controller/user.php
Update_user data user account
Post condition Data profil user account yang telah diubah tersimpan ke dalam database
Tabel 4.6. Narasi dari use case ubah password untuk login Nama Use Case Ubah data password user account untuk
Aktor yang terlibat User
Trigger Dibutuhkan perubahan data password user account
Precondition Login sebagai user
Data user account telah terdaftar Action Controller/user.php
Update_pswd()
Post condition Data profil user account yang telah diubah tersimpan ke dalam database
Table 4.7. Narasi dari use case Input data surat masuk eksternal Nama Use Case Input data surat masuk eksternal
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menambahkan data surat masuk ekstenal baru
Precondition Login sebagai admin
Data surat masuk eksternal baru belum terdaftar
Action Controller/surat.php
Insert() data surat masuk eksternal
Post condition Data surat masuk eksternal baru telah terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.8. Narasi dari use case membaca surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Membaca surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Aktor yang terlibat User
Trigger User membaca data surat masuk ekstenal baru yang didisposisikan dari admin
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk eksternal baru sudah tercatan dalam system dan database
Update_surat() data surat masuk eksternal Post condition Data status surat masuk eksternal baru telah
ubah dari un_read menjadi read ke dalam database
Table 4.9. Narasi dari menerima surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Menerima surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Aktor yang terlibat User
Trigger User menerima dan menindak lanjuti surat masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari admin
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk eksternal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi.php
Update_status_surat() data surat masuk eksternal
Post condition Data status surat masuk eksternal baru telah ubah dari read menjadi diterima ke dalam database
Tabel 4.10. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari Admin
Aktor yang terlibat User
Trigger User mendisposisikan kembali kepada user lain, surat masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari admin
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk eksternal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi.php
Update_status_surat() data surat masuk eksternal
Post condition Data status disposisi surat masuk eksternal baru telah ubah dari un_disposisi menjadi disposisi ke dalam database sehingga surat terdisposisi kepada user lain
Tabel 4.11. Narasi dari use case menerima surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Menerima surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Aktor yang terlibat User
Trigger User menerima dan menindak lanjuti surat masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari user lain
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk eksternal dan disposisi surat sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi.php
Update_disposisi() data disposisi surat masuk eksternal
Post condition Data status surat eksternal yang didisposisikan dari user lain telah diubah dari un_read dan un_disposisi menjadi read dan diterima ke dalam database
Tabel 4.12. Narasi dari use case mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari User lain
Aktor yang terlibat User
Trigger User mendisposisikan kembali surat masuk ekstenal yang baru didisposisikan dari user
lain
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk eksternal dan disposisi surat sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi.php
Update_disposisi() data disposisi surat masuk eksternal
Post condition Data status surat eksternal yang didisposisikan dari user lain telah diubah dari un_read dan un_disposisi menjadi read dan didisposisi ke dalam database
Table 4.13. Narasi dari use case Input data surat masuk internal Nama Use Case Input data surat internal
Aktor yang terlibat Admin,sekretaris
Trigger Admin ingin menambahkan data surat masuk internal baru
Precondition Login sebagai admin atau sekretaris
Data surat masuk internal baru belum terdaftar
Action Controller/surat_internal.php Insert() data surat masuk internal
Post condition Data surat masuk internal baru telah terdaftar masuk ke dalam database
Tabel 4.14. Narasi dari use case membaca surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Membaca surat internal disposisi masuk dari entry
Aktor yang terlibat User
Trigger User membaca data surat masuk internal baru yang didisposisikan dari entry yaitu admin dan sekretaris
Data surat masuk internal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi_internal.php
Update_surat() data surat masuk internal Post condition Data status surat masuk internal baru telah
ubah dari un_read menjadi read ke dalam database
Table 4.15. Narasi dari menerima surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Menerima surat internal disposisi masuk dari entry
Aktor yang terlibat User
Trigger User menerima dan menindak lanjuti surat masuk internal yang baru didisposisikan dari entry yaitu admin dan sekretaris
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk internal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi_internal.php
Update_status_surat() data surat masuk internal
Post condition Data status surat masuk internal baru telah ubah dari read menjadi diterima ke dalam database
Tabel 4.16. Narasi dari user case mendisposisikan kembali surat internal disposisi masuk dari entry
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat eksternal disposisi masuk dari entry
Aktor yang terlibat User
Trigger User mendisposisikan kembali kepada user lain, surat masuk internal yang baru didisposisikan dari entry yaitu admin dan
sekretaris
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk internal baru sudah tercatat dalam sistem dan database
Action Controller/notifikasi_internal.php
Update_status_surat() data surat masuk eksternal
Post condition Data status disposisi surat masuk Internal baru telah ubah dari un_disposisi menjadi disposisi ke dalam database sehingga surat terdisposisi kepada user lain
Tabel 4.17. Narasi dari use case menerima surat internal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Menerima surat internal disposisi masuk dari User lain
Aktor yang terlibat User
Trigger User menerima dan menindak lanjuti surat masuk internal yang baru didisposisikan dari user lain
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk internal dan disposisi surat sudah tercatat dalam sistem dan database Action Controller/notifikasi_internal.php
Update_disposisi() data disposisi surat masuk internal
Post condition Data status surat internal yang didisposisikan dari user lain telah diubah dari un_read dan un_disposisi menjadi read dan diterima ke dalam database
Tabel 4.18. Narasi dari use case mendisposisikan kembali surat internal disposisi masuk dari User lain
Nama Use Case Mendisposisikan kembali surat internal disposisi masuk dari User lain
Aktor yang terlibat User
Trigger User mendisposisikan kembali surat masuk internal yang baru didisposisikan dari user lain
Precondition Login sebagai user
Data surat masuk internal dan disposisi surat sudah tercatat dalam sistem dan database Action Controller/notifikasi_internal.php
Update_disposisi() data disposisi surat masuk internal
Post condition Data status surat internal yang didisposisikan dari user lain telah diubah dari un_read dan un_disposisi menjadi read dan didisposisi ke dalam database
Tabel 4.19. Narasi dari use case untuk input data surat keluar Nama Use Case Input data surat keluar
Aktor yang terlibat Admin, sekretaris
Trigger Admin ingin menambahkan data surat keluar Precondition Login sebagai admin atau sekretaris
Data surat keluar baru belum terdaftar Action Controller/surat_keluar.php
Insert() data surat keluar baru
Post condition Data surat keluar baru telah tercatat masuk ke dalam database
Tabel 4.20. Narasi dari use case untuk edit data surat keluar Nama Use Case Edit data surat keluar
Aktor yang terlibat Admin, sekretaris
Trigger Dibutuhkan perubahan data surat keluar Precondition Login sebagai admin atau sekretaris
Data surat keluar telah tercatat terlebih sebelumnya
Update data surat keluar
Post condition Data surat keluar yang telah diubah tersimpan ke dalam database
Table 4.21. Narasi dari use case untuk hapus data surat keluar Nama Use Case Hapus data surat keluar
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin perlu mengkoreksi data surat keluar Precondition Login sebagai admin
Data surat keluar yang akan dihapus telah tercatat
Action Controller/surat_keluar.php Delete() data surat keluar
Post condition Data surat keluar terhapus dari database
Tabel 4.22. Narasi dari use case untuk cetak laporan semua surat Nama Use Case Cetak laporan semua surat
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menyimpan dan mencetak dokumen laporan semua jenis surat berdasarkan interval waktu tertentu
Precondition Login sebagai admin
Data semua surat telah ada di dalam database
Action Controller/laporan.php
Cari_laporan() semua jenis surat Cetak_laporan() semua jenis surat
Post condition File laporan data surat tampil dan dapat didownload oleh aktor
Tabel 4.23. Narasi dari use case cetak laporan semua surat eksternal Nama Use Case Cetak laporan semua surat eksternal
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menyimpan dan mencetak dokumen laporan semua jenis surat eksternal berdasarkan interval waktu tertentu
Precondition Login sebagai admin
Data semua surat eksternal telah ada di dalam database
Action Controller/laporan.php
Cari_laporan() semua jenis surat eksternal Cetak_laporan() semua jenis surat eksternal Post condition File laporan data surat eksternal tampil dan
dapat didownload oleh aktor
Tabel 4.24. Narasi dari use case cetak laporan semua surat internal Nama Use Case Cetak laporan semua surat internal
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menyimpan dan mencetak dokumen laporan semua jenis surat internal berdasarkan interval waktu tertentu
Precondition Login sebagai admin
Data semua surat internal telah ada di dalam database
Action Controller/laporan.php
Cari_laporan() semua jenis surat internal Cetak_laporan() semua jenis surat internal Post condition File laporan data surat internal tampil dan
dapat didownload oleh aktor
Tabel 4.25. Narasi dari use case cetak laporan semua surat keluar Nama Use Case Cetak laporan semua surat keluar
Aktor yang terlibat Admin
Trigger Admin ingin menyimpan dan mencetak dokumen laporan semua jenis surat keluar berdasarkan interval waktu tertentu
Data semua surat keluar telah ada di dalam database
Action Controller/laporan.php
Cari_laporan() semua jenis surat keluar Cetak_laporan() semua jenis surat keluar Post condition File laporan data surat keluar tampil dan
dapat didownload oleh aktor
Tabel. 4.26. Narasi Use case history Nama Use Case View detail history
Aktor yang terlibat Admin, user
Trigger Admin dan user ingin mengetahui detail history surat disposisi
Precondition Login sebagai admin dan user Data surat disposisi tersimpan Action Controller/history.php
History_surat() detail surat yang dipilih Post condition Detail history surat tampil dalam bentuk
popups