BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.2. Perancangan Sistem
Gambaran umum dari Sistem Informasi koperasi dapat digambarkan dalam diagram seperti berikut ini :
3.2.1. Wor kflow
Dalam Sistem Informasi koperasi dapat dibuat Workflow untuk mempermudah penjelasan mengenai alur data dan proses kinerja sistem.
a). Workflow Simpanan Sukarela
Dalam melakukan transaksi simpanan sukarela, anggota melakukan pembayaran secara langsung ke petugas koperasi, karena simpanan sukarela bersifat subjektif, yaitu tidak bergantung pada keputusan koperasi, sehingga anggota dapat melakukan simpanan sukarela yang jumlahnya sesuai dengan keinginan anggota. Kemudian petugas melakukan simpan data simpanan sukarela anggota.
b). Workflow Pendaftar an Anggota Koperasi Dan Pembayaran Simpanan
Awal
Pegawai KODAM melakukan pendaftaran anggota koperasi melalui juru bayar. Pegawai memberikan data pegawai beserta simpanan awal yang meliputi simpanan pokok, wajib, khusus, dan sukarela. Tetapi anggota tidak harus membayar simpanan sukarela di saat pendaftaran. Kemudian data pendaftaran tersebut diberikan ke petugas koperasi untuk dimasukkan dan disimpan di aplikasi koperasi simpan pinjam.
c). Workflow Simpanan Wajib Bulanan
Anggota mempunyai kewajiban untuk membayar simpanan wajib setiap bulan. Simpanan wajib akan secara otomatis diambil dari gaji anggota yang telah dipotong dengan jumlah simpanan wajib yang harus dibayar sesuai pangkat anggota. Kemudian juru bayar memberikan data dan uang pembayaran simpanan wajib ke petugas koperasi. Petugas koperasi memasukkan dan menyimpan data transaksi pembayaran simpanan wajib ke aplikasi koperasi simpan pinjam.
Gambar 3.3 Workflow Simpanan Wajib Bulanan
d). Workflow Simpanan Khusus Bulanan
Anggota mempunyai kewajiban untuk membayar simpanan khusus setiap bulan. Simpanan khusus akan secara otomatis diambil dari gaji anggota yang telah dipotong dengan jumlah simpanan khusus yang harus dibayar sesuai pangkat anggota. Kemudian juru bayar memberikan data dan uang pembayaran simpanan khusus ke petugas koperasi. Petugas koperasi memasukkan dan menyimpan data transaksi pembayaran simpanan khusus ke aplikasi koperasi simpan pinjam.
Gambar 3.4 Workflow Simpanan Khusus bulanan
e). WorkflowPinjaman
Anggota koperasi yang ingin melakukan pinjaman harus mengajukan pinjaman ke petugas koperasi, kemudian petugas memberikan formulir pengajuan pinjaman rangkap dua ke anggota. Anggota mengisikan jumlah pinjaman, jangka waktu, dan data anggota ke formulir peminjaman. Formulir pengajuan pinjaman diberikan oleh petugas ke juru bayar dan komandan satuan untuk di setujui. Setelah disetujui oleh juru bayar dan komandan satuan, petugas memasukkan data pinjaman ke aplikasi simpan koperasi simpan pinjam, apabila jumlah melebihi
dua kali lipat jumlah saldo maka akan diberitahukan kepada anggota untuk mengurangi jumlah pinjaman, jika pinjaman tidak melebihi dua kali lipat jumlah saldo maka data pinjaman dismpan dan anggota memperoleh uang tunai.
f). WorkflowBayar Cicilan
Anggota yang memiliki pinjaman gajinya dipotong tiap bulan oleh juru bayar sesuai dengan jumlah pinjaman ditambah jasa. Kemudian juru bayar memberikan uang pembayaran cicilan ke petugas koperasi. Petugas koperasi memasukkan dan menyimpan data pembayaran cicilan ke aplikasi koperasi simpan pinjam.
Gambar 3.6 Workflow Bayar Cicilan
g). Workflow Pengambilan Dana
Anggota yang melakukan pengambilan dana adalah anggota yang pensiun, mutasi, atau meninggal dunia. Untuk pengambilan dana, anggota berhak mengambil saldo simpanan sukarela. Anggota mengajukan permohonan
memberikan data pengambilan dana ke petugas untuk dimasukkan dan disimpan di aplikasi koperasi simpan pinjam.
Gambar 3.7 Workflow Pengambilan Dana
3.2.2. DFD (Data Flow Diagr am)
Dalam pembuatan DFD, penulis menggunakan tools power designer sebagai pendukung pembuatan dan perancangan sistem.
a) Context Diagram Sistem Infor masi Koperasi Simpan Pinjam
Context diagrammenjelaskan gambaran umum mengenai sistem, terdiri
atas entitas luar yang berhubungan dengan sistem serta arah informasi yang berupa masukan dan keluaran antara entitas luar dengan sistem tersebut. Pada context diagram ini terdapat empat entitas yaitu anggota, petugas, ketua koperasi, dan lembaga. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Grafik data simpanan tahunan Grafik data pinjaman tahunan
Laporan Transaksi Bayar Cicilan
Grafik jumlah anggota aktif dan tidak aktif
Grafik naik turunnya jumlah pinjaman per tahun Laporan Grafik Pinjaman
Laporan Grafik Anggota
Laporan Grafik Anggota Laporan Grafik Pinjaman
Laporan Transaksi Bayar Cicilan Laporan Transaksi Pengambilan Dana Laporan Transaksi Pinjaman
Laporan Transaksi Pengambilan Dana Laporan Transaksi Simpanan
Laporan Data Anggota Surat Potongan Gaji Anggota
Laporan Data Anggota
Laporan Transaksi Simpanan
Laporan Transaksi Pinjaman
Data Master Anggota Data Master Petugas
Data Master Pangkat Bukti Transaksi Simpanan
Bukti Transaksi Pinjaman Bukti Transaksi Bayar Cicilan
Bukti Transaksi Pengambilan Dana
Data Transaksi Pengambilan Dana
Data Transaksi Simpanan Data Transaksi Pinjaman Data Transaksi Bayar Cicilan Anggota
Petugas Ketua Koperasi
Lembaga
0
Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam
+
Gambar 3.8 Context Diagram Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam
Dari gambar 3.8 dapat dilihat bahwa anggota memasukkan data transaksi simpanan, data transaksi pinjaman, data transaksi bayar cicilan, data transaksi pengambilan dana ke sistem, kemudian sistem memberikan bukti transaksi simpanan, bukti transaksi pinjaman, bukti transaksi bayar cicilan, dan bukti transaksi pengambilan dana.
Petugas memasukkan data master anggota, data master petugas, dan data master pangkat, kemudian sistem menghasilkan laporan data anggota, laporan transaksi simpanan, laporan transaksi pinjaman, laporan transaksi bayar cicilan, laporan transaksi pengambilan dana, laporan grafik anggota, laporan grafik pinjaman, grafik naik turunnya jumlah pinjaman per tahun, grafik jumlah anggota aktif dan tidak aktif tahunan, grafik data pinjaman tahunan, dan grafik data simpanan tahunan.
Ketua koperasi hanya menerima laporan data anggota, laporan transaksi simpanan, laporan transaksi pinjaman, laporan transaksi bayar cicilan, laporan transaksi pengambilan dana, laporan grafik anggota, dan laporan grafik pinjaman dari sistem.
Lembaga menerima surat pemotongan gaji anggota sesuai dengan transaksi simpan pinjam yang dilakukan.
b) DFD Level 0 Sistem Infor masi Koperasi Simpan Pinjam
DFD level 0 merupakan hasil decompose dari level contextdimana dari satu proses tadi dipecah menjadi beberapa subproses. Ada enam subproses yaitu:
a). Subproses 1 yaitu proses Login
b). Subproses 2 yaitu proses Pendaftaran Anggota c). Subproses 3 yaitu proses Transaksi
d). Subproses 4 yaitu proses Maintenance Master e). Subproses 5 yaitu proses Laporan
Gambar 3.9 DFD Level 0 Diagram Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam
c) DFD Level 1 Tr ansaksi
Laporan Transaksi Bayar Cicilan Surat Potongan Gaji Anggota
Data Transaksi Simpanan
Data Transaksi Pinjaman
Data Transaksi Bayar Cicilan
Data Transaksi Pengambilan Dana Laporan Transaksi Pinjaman
Laporan Transaksi Simpanan
Laporan Transaksi Pengambilan Dana Data Transaksi Pengambilan Dana
Data Transaksi Simpanan
Data Transaksi Pinjaman
Data Transaksi Bayar Cicilan Bukti Transaksi Pinjaman
Bukti Transaksi Pengambilan Dana
Bukti Transaksi Bayar Cicilan Bukti Transaksi Simpanan
Anggota Petugas Lembaga 4 Simpanan 5 Pinjaman 6 Pembayaran Cicilan 7 Pengambilan Dana 1 Transaksi Simpanan 2 Transaksi Pinjaman 3 Transaksi Bayar Cicilan 4 Transaksi Pengambilan Dana
Gambar 3.10 DFD Level 1 Transaksi
Dari gambar 3.10 dapat dilihat bahwa anggota melakukan empat proses transaksi yaitu transaksi simpanan, transaksi pinjaman, transaksi bayar cicilan, dan transaksi pengambilan dana. Dari setiap proses transaksi data transaksi disimpan di table databaseyang bersangkutan yaitu table simpanan, table pinjaman, table pembayaran cicilan, dan table pengambilan dana. Setelah melakukan transaksi petugas dapat melihat dan mencetak laporan melalui sistem dan anggota juga mendapatkan bukti transaksi berupa print out data transaksi.
d) DFD Level 1 Maintenance Master
Petugas melakukan maintenance atau perawatan terhadap master data dari sistem, antara lain adalah master anggota, master petugas, dan master pangkat. Petugas melakukan update data ketiga master tersebut jika diperlukan.
Data Master Petugas Data Master Anggota
Data Master Pangkat
Data Master Pangkat Data Master Petugas
Data Master Anggota Data Master Anggota
Data Master Petugas
Data Master Pangkat
Petugas 2 Petugas 3 Pangkat 1 Maintenance Master Anggota 2 Maintenance Master Petugas 3 Maintenance Master Pangkat 1 Anggota
Gambar 3.11 DFD Level 1 Maintenance Master
e) DFD Level 1 Lapor an
Pada DFD level 1 laporan ketua koperasi merupakan entitas utama dari proses laporan. Dimana ketua koperasi menerima laporan data anggota, laporan data transaksi simpanan, laporan transaksi pinjaman, laporan transaksi bayar cicilan, laporan transaksi pengambilan dana anggota, laporan grafik anggota, dan laporan grafik pinjaman. Sedangkan petugas mencetak laporan grafik anggota dan laporan grafik pinjaman.
laporan Grafik Pinjaman Laporan Grafik Anggota
Laporan Grafik Pinjaman Laporan Grafik Anggota
Laporan Transaksi Pengambilan Dana
Laporan Transaksi Bayar Cicilan Laporan Transaksi Pinjaman
Data Transaksi Pengambilan Dana Data Transaksi Bayar Cicilan
Data Transaksi Simpanan Data Transaksi Simpanan
Data Anggota Laporan Data Anggota
Laporan Data Anggota
Laporan Transaksi Simpanan
Ketua Koperasi 1 Anggota 4 Simpanan 5 Pinjaman 6 Pembayaran Cicilan 7 Pengambilan Dana Petugas 1
Cetak Laporan Data Anggota 2 Cetak Laporan Transaksi Simpanan 3 Cetak Laporan Transaksi Pinjaman 4 Cetak Laporan Transaksi Bayar Cicilan 5 Cetak Laporan Transaksi Pengambilan Dana
Gambar 3.12 DFD Level 1 Laporan
f) DFD Level 1 Lihat Grafik
Pada DFD level 1 Lihat grafik petugas melakukan lihat grafik naik turunnya jumlah pinjaman per tahun, grafik jumlah anggota aktif dan tidak aktif tahunan, grafik data pinjaman tahunan, dan grafik data simpanan tahunan dalam
Grafik naik turunnya jumlah pinjaman per tahun Grafik jumlah anggota aktif dan tidak aktif
Grafik data pinjaman
Grafik data simpanan Data Simpanan [Data Pinjaman] Data Pinjaman Data Anggota 5 Pinjaman Petugas 1 Anggota 4 Simpanan 1 Lihat grafik jumlah
anggota aktif dan tidakm aktif tahunan
2 Lihat grafik naik turunnya jumlah pinjaman tahunan