Bagian Gudang Bagian Administrasi
4.2 Perancangan Sistem Penjualan Yang Diusulkan
Berdasarkan masalah yang terjadi pada Nanpin Supplies, maka rancangan alur sistem penjualan yang dapat penulis usulkan kepada pemilik usaha adalah yang terjadi dalam proses sistem penjualan terdapat banyak bagian-bagian yang saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain serta proses-proses yang dijalankan oleh masing-masing bagian tersebut. Berikut adalah rincian
bagian-bagian yang terkait dalam perancangan sistem yang diusulkan serta proses yang mereka jalankan.
a. Bagian penjualan dan pengiriman (Salesman)
Salesman pada perusahaan Nanpin Supplies bertindak sebagai bagian penjualan serta bagian pengiriman. Adapun tugas dari salesman adalah:
1. Negosiasi dengan calon pembeli
Memberikan informasi mengenai jenis barang yang ditawarkan Nanpin Supplies, juga memberikan harga yang ditawarkan perusahaan, dan lain sebagainya sesuai dengan permintaan pembeli. Selain menerima permintaan, salesman juga berhak menolak order yang dilakukan pembeli jika dianggap tidak menguntungkan perusahaan.
2. Memberikan nama customer yang berlaku sebagai pembeli tersebut kepada bagian administrasi untuk dimasukkan dalam daftar pembeli.
3. Penerimaan purchase order dari pembeli dan memberikan purchase order tersebut ke bagian administrasi untuk pembuatan surat order penjualan dalam 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan diarsipkan dan rangkap kedua akan diberikan ke bagian gudang untuk pengeluaran barang dari gudang , sedangkan rangkap ketiga akan didistribusikan ke pembeli.
4. Setelah barang sudah memenuhi pesanan pelanggan maka salesman akan melakukan pengiriman barang dengan terlebih dahulu membuat delivery order. Delivery order dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama
akan diarsipkan dan rangkap kedua diberikan ke bagian penagihan, dan rangkap ketiga diserahkan kepada pembeli.
5. Membuat daftar pengiriman berdasarkan delivery order tersebut.
28
Daftar pengiriman ini dibuat oleh salesman untuk mencatat pengiriman yang dilakukan selama hari tersebut.
b. Bagian Administrasi
1. Memasukkan nama calon pembeli ke dalam daftar pembeli
2. Membuat quotation sebagai bukti resmi dari proses negosiasi yang dikirimkan kepada pembeli. Quotation tersebut dibuat dalam dua rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirimkan kepada pembeli dan rangkap kedua akan diarsipkan oleh bagian administrasi.
3. Pembuatan surat order penjualan yang dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diarsipkan dan rangkap kedua akan diberikan ke bagian gudang untuk pengeluaran barang dari gudang , sedangkan rangkap ketiga akan didistribusikan ke pembeli.
c. Bagian Gudang
1. Mencatat persediaan barang yang ada baik barang yang masuk maupun keluar, serta menyimpan data tersebut dalam sebuah data yang disebut inventory card.
2. Setelah menerima surat order penjualan yang dikeluarkan oleh bagian administrasi, maka bagian gudang akan mengeluarkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Bagian gudang menggunakan purchase order sebagai data pendukung jika ada kesalahan dalam surat order penjualan..
d. Bagian Penagihan dan Akunting 1. Membuat invoice
Berdasarkan dari delivery order, purchase order, serta surat order penjualan yang ada maka selanjutnya bagian penagihan akan
membuat invoice yang berisi tentang semua informasi yang telah disepakati. Invoice tersebut dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan, selain itu pihak Nanpin Supplies juga menyimpan copy dari invoice yang diberikan tersebut yaitu rangkap kedua dan ketiga sebagai bukti penagihan pada proses berikutnya.
2. Membuat jurnal penjualan
Jurnal penjualan dibuat untuk mencatat penjualan kredit yang terjadi, jurnal penjualan ini juga memudahkan penghitungan penjualan yang terjadi selama periode perusahaan, dan untuk memudahkan dalam pembuatan laporan penjualan.
3. Membuat daftar piutang
Pembuatan daftar piutang berdasarkan pada jurnal penjualan yang dibuat, disamping itu data yang digunakan adalah invoice, jadi berdasarkan kedua daftar tersebut maka bagian ini mengeluarkan daftar piutang yang didistribusikan kepada salesman dan pembeli serta bagian lain yang memerlukan data ini. Sesuai dengan daftar piutang dan invoice maka akan dilakukan penagihan kepada pembeli.
4. Membuat jurnal penerimaan kas
Setelah ada pembayaran yang dilakukan oleh pembeli, maka bagian ini akan mencatat pembayaran tersebut dalam jurnal penerimaan kas.
5. Setelah semua selesai maka bagian ini juga membuat laporan penjualan dan laporan keuangan setiap akhir bulan yang akan dipertanggungjawabkan kepada pemilik usaha.
30
Dari uraian diatas maka dapat digambarkan seperti gambar 4.2 di bawah ini:
Penjualan/
salesman Bag. Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman
Penagihan &
Akunting
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan
T
Penjualan/
salesman Bag. Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman Penagihan
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan (sambungan)
32
Penjualan/
salesman
Bag.
Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman Penagihan
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan (sambungan)
Dari uraian diatas terlihat akan ada kemudahan yang dirasakan oleh pemilik usaha dalam memantau kegiatan penjualan karena masing-masing bagian bertanggung jawab melaporkan setiap kejadian yang terjadi pada perusahaan secara tertulis seperti laporan keuangan. Kemudahan lain yang akan diperoleh oleh pemilik usaha adalah pemilik usaha dapat memprediksi dan membuat keputusan untuk rencana penjualan pada bulan berikutnya karena permintaan barang dan jadwal pengiriman pelanggan sudah ada pada bagian masing-masing. Selain itu bukti-bukti dari setiap transaksi yang diarsipkan pada masing-masing bagian merupakan bukti yang sah atas kejadian transaksi tersebut. Jika ada keterlambatan atau penolakan pembayaran oleh pelanggan maka bukti tersebut secara otomatis sudah bisa menjelaskan.
4.2.1 Pengendalian Dalam Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Dari rancangan sistem informasi akuntansi penjualan diatas maka terdapat juga pengendalian yang akan didapatkan yaitu adanya dokumen rangkap yang dapat dijadikan bukti-bukti dari transaksi penjualan dengan pelanggan, adanya pemisahan tugas antar bagian masing-masing yang akan bertanggung jawab terhadap tugas mereka masing-masing, adanya otorisasi untuk dokumen dan laporan yang dibuat oleh bagian masing-masing, sehingga jika terjadi kesalahan dari pembuatan dokumen dan laporan tersebut maka dapat diketahui yang bertanggung jawab terhadap kesalahan tersebut. Bukti-bukti yang berupa dokumen penjualan serta laporan keuangan telah diarsipkan berdasarkan tanggal pada bagian masing-masing, hal ini sangat membantu jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan dan dapat dijadikan suatu bukti resmi untuk memberi sangsi kepada pelanggan jika terjadi pelanggaran terhadap perjanjian kerjasama antara
34
pelanggan dan perusahaan. Adanya laporan tertulis untuk pemilik usaha dan pihak yang berkepentingan dimana dalam hal ini sangat membantu pemilik usaha dalam pengendalian dan perencanaan penjualan untuk periode berikutnya.
Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Nanpin Supplies yang harus dilakukan oleh pemilik usaha untuk menjalankan sistem ini adalah menambah satu orang karyawan yang akan dijadikan sebagai akunting merangkap bagian penagihan yang akan membantu dalam proses penagihan piutang kepada pelanggan dan pembuatan laporan-laporan, membuat pemisahan tugas dan ruangan berdasarkan bagian masing-masing, menyiapkan, menyiapkan peralatan yang akan membantu sistem tersebut seperti kertas rangkap tiga, printer untuk kertas rangkap tiga, serta tempat untuk mengarsip dokumen yang ada, dan penyediaan komputer untuk penambahan karyawan baru.
4.2.2 Dokumen Yang Dipakai Dalam Perancangan Sistem Penjualan Kredit Dari gambar di atas dapat dijelaskan dokumen-dokumen yang akan dipakai dalam perancangan sistem penjualan kredit yang diusulkan oleh penulis pada perusahaan Nanpin Supplies yaitu:
• Quotation, purchase order (PO), surat order penjualan
• Buku pembantu persediaan
• Delivery order, daftar pengiriman
• Jurnal khusus penjualan, buku pembantu piutang/daftar piutang
• Invoice, jurnal khusus penerimaan kas
• Laporan penjualan dan laporan keuangan.
Dokumen–dokumen tersebut dapat dijelaskan seperti gambar di bawah ini:
NANPIN SUPPLIES
Accessories Building Materials Stockist & Supplier Telp : 0778-7311000, 7310999 Fax: 0778-8098027
QUOTATION
To : Quotation no :
Date :
Attn : Delivery :
Validity of Quotation :
From : Payment term :
Dear Sir / Madam,
We are pleased to submit the following official quotation:
No Item No Description Quantity Unit Price Amount Remarks
We thank you for your enquiry and look forward to yaor favourable replay
Yours Sincerely NANPIN SUPPLIES
Gambar 4.3 Quotation
Quotation dibuat oleh bagian administrasi setelah proses negosiasi antara salesman dan pelanggan telah terjadi kesepakatan. Quotation tersebut dibuat dalam dua rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirimkan kepada pembeli dan rangkap kedua akan diarsipkan oleh bagian administrasi.
36
Cust : ...
Batam, Indonesia.