NANPIN SUPPLIES
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
AYU PRANITA OKTAPIA 3110711031
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK BATAM
2010
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar
Nama : Ayu Pranita Oktapia
NIM : 3110711031
Tanda Tangan :
Tanggal : 22 Juli 2010
TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT SECARA MANUAL PADA
NANPIN SUPPLIES
Oleh:
AYU PRANITA OKTAPIA 3110711031
BATAM, 22 JULI 2010 Dosen Pembimbing
ELLY KARTIKANINGDYAH, Msi.
109058
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
M. ZAENUDDIN, Msc.,S.si. MARIHOT NASUTION,S.E
100008 109060
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia yang diberikan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugak akhir ini yang merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi di Politeknik Batam. Penulis menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Tuhan YME atas berkat dan karunia-Nya
2. Ibu Ely Kartikaningdyah, Msi., selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tugas akhir ini.
3. Bapak Dr. Priyono Eko Sanyoto selaku Direktur Politeknik Batam.
4. Bapak M. Zaenuddin, Msc.,S.si., sebagai Ketua Program Studi Akuntansi 2010 dan dosen wali.
5. Seluruh dosen yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan pengajaran pada penulis mulai semester awal sampai akhir ini.
6. Seluruh karyawan Napin Supplies yang telah membantu dan membimbing penulis dalam mencari data dalam penelitian ini.
7. Ibu, Saudaraku, serta keluarga besar yang turut memberikan doa maupun dukungan moril dan material.
8. Seluruh sahabat-sahabatku dan teman-teman Akuntansi Kelas Karyawan yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
sarannya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tugas akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.
Batam, 30 Juni 2010
Ayu Pranita Oktapia
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ayu Pranita Oktapia
NIM : 3110711031
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Batam Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Secara Manual Pada Nanpin Supplies.
beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Batam berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencatumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Batam Pada tanggal : 30 Juni 2010
Yang menyatakan (Ayu Pranita Oktapia)
Nama : Ayu Pranita Oktapia Program studi : Akuntansi
Judul : Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Secara Manual Pada Nanpin Supplies
Nanpin Supplies adalah perusahaan kecil yang bergerak dibidang pendistribusian barang-barang berupa kunci, gembok, kran air dan lain-lain. Sistem yang ada pada Nanpin Supplies belum berjalan dengan baik dan proses pemesanan barang bisa dilakukan melalui telepon. Kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan adalah kesalahan dalam pengiriman barang dan penagihan piutang, pencoretan invoice, tidak adanya jatuh tempo pembayaran pada invoice yang dibuat, dan sulitnya pemilik usaha dalam merencanakan proses penjualan pada masa yang akan datang. Pada penelitian ini, penulis ingin mengetahui bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit secara manual pada Nanpin Supplies yang akan diterapkan dengan menggunakan tahap-tahap baru dan untuk mengetahui manfaat yang ditimbulkan dengan menggunakan sistem yang baru.
Metode analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Perancangan sistem penjualan kredit pada Nanpin Supplies terdiri dari beberapa bagian yaitu bagian penjualan, administrasi, bagian gudang, pengiriman, penagihan dan akunting. Proses yang ada pada perancangan sistem informasi akuntansi pada Nanpin Supplies yaitu negosiasi, pemasukan data, pengecekan barang di gudang, pengiriman barang, pembuatan invoice, pembuatan daftar piutang, serta pembuatan laporan penjualan dan laporan keuangan. Diperoleh kesimpulan bahwa sistem penjualan yang terdiri dari tiga buah kesatuan dan satu buah kumpulan-kumpulan proses. Kesatuan tersebut terdiri dari kesatuan calon pembeli, kesatuan pembeli, kesatuan pemilik usaha dan satu buah kumpulan proses yang disebut dengan sistem penjualan barang secara kredit, dan memudahkan pemilik usaha untuk memantau keadaan perusahaan karena ada laporan tertulis yang dilaporkan oleh penanggungjawab bagian. Kemudian pemilik usaha dapat merencanakan penjualan pada penjualan yang akan datang, selain itu bukti transaksi tersimpan dengan rapi.
Kata kunci:
Informasi, sistem manual, akuntansi, penjualan.
DAFTAR ISI
Halaman Judul i
Halaman Pernyataan Orisinalitas ii
Lembar Pengesahan iii
Kata Pengantar iv
Lembar Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah vi
Abstrak vii
Daftar Isi viii
Daftar Tabel x
Daftar Gambar xi
Daftar Lampiran xii
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 3
1.3 Batasan Masalah 3
1.4 Tujuan Penelitian 3
1.5 Manfaat Penelitian 4
1.6 Sistematika Penulisan 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 6
2.1 Pengertian Sistem 6
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7
2.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 8
2.4 Bagan Alir Data 10
2.5 Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit 13
2.6 Pengendalian Internal Sistem 17
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN 19
3.1 Metodologi Penelitian 19
3.1.1 Obyek Penelitian 19
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data 19
3.1.3 Metode Analisa Data 19
3.2 Gambaran Umum Perusahaan 20
3.2.1 Visi dan Misi Perusahaan 20
3.2.1.1 Visi Perusahaan 20
3.2.1.2 Misi Perusahaan 20
3.2.2 Kebijakan Mutu 21
3.2.3 Sasaran Mutu 21
3.2.4 Struktur Modal 21
3.2.5 Deskripsi Tugas dan Struktur Organisasi 21
BAB IV PEMBAHASAN 23
4.1 Pengenalan Masalah 23
4.2.2 Dokumen Yang Dipakai Dalam Perancangan Sistem Penjualan
Kredit 34
BAB V PENUTUP 46
5.1 Kesimpulan 46
5.2 Saran 47
DAFTAR PUSTAKA 48
LAMPIRAN 49
DAFTAR TABEL
4.1 Tabel Order Penjualan 37
4.2 Tabel Buku Pembantu Persediaan 38
4.3 Tabel Daftar Pengiriman 40
4.4 Tabel Jurnal Khusus Penjualan 42
4.5 Tabel Buku Pembantu Piutang 42
4.6 Tabel Daftar Saldo Piutang 43
4.7 Tabel Jurnal Penerimaan Kas 43
4.8 Tabel Laporan Penjualan 44
2.1 Simbol Bagan Alir 12
3.1 Gambar Struktur Organisasi 22
4.1 Gambar Proses Penjualan Nanpin Supplies Sebelum Perbaikan 25 4.2 Gambar Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan 30
4.3 Gambar Quotation 35
4.4 Gambar Purchase Order 34
4.5 Gambar Delivery Order 39
4.6 Gambar Invoice 41
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pertanyaan 49
Lampiran 2 Laporan Magang 50
Lampiran 3 Copy Invoice Nanpin Supplies Januari 2010 56 Lampiran 4 Copy Invoice Nanpin Supplies Februari 2010 57 Lampiran 6 Copy Invoice Nanpin Supplies Maret 2010 58 Lampiran 7 Copy Invoice Nanpin Supplies April 2010 59 Lampiran 8 Copy Invoice Nanpin Supplies Mei 2010 60
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penjualan berperan penting dalam arus kas masuk, karena transaksi penjualan merupakan salah satu komponen penambah pendapatan dalam suatu usaha disamping transaksi-transaksi lain yang bersifat sama. Untuk itu sangat diperlukan sistem yang menangani penjualan dan sistem-sistem lain yang mendukung berjalannya suatu usaha. Salah satu yang dapat digunakan dalam sistem penjualan adalah standar pemrosesan pesanan, hal ini merupakan istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dimana pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi (Bodnar & Hopwood, 2004).
Penjualan kredit memungkinkan perusahaan dalam menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan sekarang namun penghasilan yang akan diterima mereka di masa yang akan datang (Mulyadi, 2001).
Nanpin Supplies adalah suatu perusahaan kecil yang bergerak di bidang pendistribusian barang-barang yang berupa kunci, gembok, kran air, dan lain-lain ke toko-toko besi dan bangunan, proses pendistribusian barang-barang tersebut hanya dilakukan oleh dua orang sales. Sistem yang ada pada Nanpin Supplies tidak memperhatikan pencatatan data-data transaksi penjualan sehingga tidak ada pengendalian internal yang baik. Untuk melakukan pemesanan barang, pelanggan bisa melakukan pemesanan barang melalui telepon kepada sales tanpa mengirimkan purchase order terlebih dahulu. Hal ini dapat memberikan dampak
2
yang buruk kepada perusahaan, sebab sistem penjualan yang ada tidak tercatat dengan baik karena setiap transaksi tidak mempunyai bukti tertulis dan hal ini juga bisa mengakibatkan kecurangan antara sales dan pelanggan, serta bila terjadi pelanggaran, seperti pembatalan pesanan maka perusahaan tidak mempunyai bukti yang kuat untuk memberikan sanksi kepada pemesan.
Pada proses penjualan Nanpin Supplies yang sudah berjalan, pencatatan pesanan pelanggan melalui telepon tersebut hanya dicatat secara manual, tidak dibuat dalam satu sistem yang detail. Pencatatan manual tersebut hanya dipakai untuk pembuatan invoice atas pemesanan tersebut, tetapi invoice tersebut hanya berisi tanggal, nama perusahanan, jenis barang dan harga barang tanpa adanya waktu pembayaran. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam penagihan piutang kepada pelanggan, karena tidak adanya waktu pembayaran dalam invoice tersebut.
Pada proses penjualan di Nanpin Supplies sering terjadi pencoretan pada invoice. Hal ini terjadi karena tidak adanya kartu stock barang, dimana jumlah
pesanan tidak sama dengan jumlah barang yang ada di gudang pada saat pengambilan barang pesanan oleh bagian gudang berdasarkan invoice yang ada.
Untuk menghindari timbulnya permasalahan tersebut, maka perlu adanya sistem penjualan yang teratur yang dapat memuat semua informasi data penjualan yang dilakukan. Selain itu perlu adanya juga pengendalian setelah terbentuknya sebuah sistem baru, hal ini untuk mencegah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang kepada pihak lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan, misalnya dengan pengendalian siklus pendapatan yang mana seluruh pengiriman barang yang dilakukan harus tercermin dalam penagihan kepada pelanggan (Bodnar & Hopwood, 2004).
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Secara Manual Pada Nanpin Supplies.”
1.2 Rumusan Masalah
Untuk memperjelas tujuan dari penelitian ini maka rumusan masalah yang diambil berdasarkan latar belakang yang diuraikan adalah bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Nanpin Supplies.
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terfokus maka penulis memberikan batasan masalah sebagai berikut :
a. Batasan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dokumen penjualan kredit berupa invoice dari Januari – Mei 2010 dan prosedur penjualan kredit yang ada pada Nanpin Supplies.
b. Batasan Lapangan
Tempat pengambilan data dan menganalisa penelitian dilakukan pada bagian penjualan kredit Nanpin Supplies yang beralamat di Batam Centre .
1.4 Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan masalah yang disebutkan diatas, maka penelitian ini memiliki tujuan yaitu untuk mengetahui bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang terjadi pada Nanpin Supplies.
4
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit secara manual pada Nanpin Supplies adalah sebagai berikut : a. Bagi Perusahaan
Bagi perusahaan hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna untuk mengetahui apakah sistem penjualan berjalan dengan baik dan benar, hasil penelitian ini dapat dijadikan acuan untuk memperbaiki sistem yang belum diterapkan.
b. Bagi penulis
Diharapkan penulis dapat menerapkan ilmu yang didapat di bangku kuliah dan menerapkannya, serta bermanfaat sebagai tambahan pengetahuan dan pengalaman.
c. Bagi Lembaga Pendidikan
Sebagai bacaan atau referensi dalam penyusunan laporan akhir yang mungkin bermanfaat pada masa yang akan datang, khususnya bagi mahasiswa angkatan selanjutnya.
1.6 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan
Menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Menguraikan tentang teori-teori mengenai penjualan kredit dan sistem, yang berisi tentang pengertian sistem, pengertian sistem informasi
akuntansi, perancangan sistem informasi akuntansi, bagan alir data, sistem dan prosedur penjualan kredit, serta pengendalian internal sistem.
Bab III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan
Menguraikan tentang objek penelitian, teknik pengumpulan data , metode analisa data dan gambaran umum perusahaan.
Bab IV Pembahasan
Akan membahas mengenai perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit secara manual pada Nanpin Supplies dengan pembahasan teori yang ada.
Bab V Penutup
Merangkum hasil pembahasan dengan kesimpulan yang diperoleh dari perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit secara manual pada Nanpin Supplies.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem
Sistem menurut Krismiaji (2002) adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Pengertian sistem secara umum adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Secara garis besar pengertian sistem berdasarkan pendekatannya dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok yaitu : a. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur
Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
b. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen
Suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pengertian sistem menurut Baridwan (2002) adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sistem adalah bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri
dari unsur yang dapat dikenal sebagai unsur yang saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, atau sasaran.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Krismiaji, 2002).
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya (Jogiyanto,2005).
Sistem informasi akuntansi menurut Baridwan (2002) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen).
Salah satu tujuan sistem informasi akuntansi adalah mendukung operasi harian perusahaan (Wilkinson, 1993). Tujuan ini dicapai melalui pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern dan penyiapan keluaran-keluaran seperti dokumen operasional dan laporan keuangan. Komponen-komponen pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses
8
standar yang didasarkan pada konsep double entry. Komponen-komponen yang dimaksud meliputi dokumen sumber, jurnal, register, buku besar, arsip, laporan, bagan rekening atau nomor akun, rangkaian audit, metode dan alat pemrosesan serta pengendalian.
2.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Perancangan sistem menurut Nugroho (2005) adalah tahap awal dimana pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan tersebut. Perancangan sistem juga termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem, serta alokasi subsistem- subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak, serta prosedur-prosedur. Perancangan sistem informasi akuntasi dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu perancangan sistem untuk perusahaan yang baru berdiri dan perancangan untuk mengembangkan atau memperbaiki sebagian sistem yang sudah ada di perusahaan. Ada 3 (tiga) tahapan dalam perancangan sistem yaitu analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem (Mulyadi, 2001).
Analisis sistem meliputi survei dan analisis terhadap sistem informasi yang sekarang. Tujuan pada tahap analisis sistem adalah untuk mengetahui kelemahan suatu sistem yang telah berjalan. Dalam tahap ini, seorang perancang sistem memerlukan kecermatan yang tinggi, karena perancangan sistem yang baik dimulai dari analisis yang benar. Analisis data diawali dengan mengkaji ulang job description masing-masing pegawai, kemudian mengkaji dokumen seperti
formulir, mengkaji prosedur-prosedur, pelaporan keuangan dan lainnya.
Desain sistem adalah langkah setelah analisis sistem dijalankan. Desain sistem dapat merancang sistem yang baru atau perubahan secara menyeluruh,
maupun perubahan pada bagian tertentu. Pada tahap ini perancang sistem harus memiliki kreatifitas dan mampu memilih alternatif-alternatif yang tersedia, karena rancangan ini diwujudkan atas kebutuhan pemakai informasi atau perusahaan menjadi suatu sistem informasi yang dapat membantu perusahaan menjalankan kegiatan operasionalnya. Sebaiknya sebelum melakukan desain sistem, dilakukan survei ke beberapa perusahaan yang telah terkomputerisasi maupun yang masih manual. Hasil survei dapat digunakan sebagai pedoman dalam mendesain aplikasi yang dibutuhkan perusahaan secara umum.
Hal-hal yang menjadi bahan pertimbangan dalam desain sistem antara lain perusahaan membutuhkan alat untuk pengolahan data transaksi kas masuk dan kas keluar, membutuhkan laporan keuangan yang relevan, dan membutuhkan alat kontrol atau sistem yang mengatur data-data transaksi keuangan agar terorganisir dengan baik. Dengan rancangan sistem ini dapat membantu perusahaan dalam mendekteksi kesalahan maupun kecurangan yang dilakukan karyawan dalam memproses transaksi yang selama ini tidak diketahui. Sistem ini bertujuan untuk membuat prosedur-prosedur tertentu yang selama ini terabaikan sehingga hasil pekerjaan kurang efisien dan efektif. Misalnya dengan adanya prosedur pengeluaran kas di perusahaan, setiap pengeluaran kas harus mendapat persetujuan atasan terlebih dahulu kemudian baru dapat diproses. Dan perlu diingat bahwa pemegang kas dan pencatatannya harus dilakukan oleh dua orang yang berbeda. Adanya difrensiasi tugas di setiap bagian membuat kinerja sistem lebih efektif dan efisien.
Implementasi sistem dilakukan bila usulan desain sistem telah diterima.
Tahap implementasi maksudnya tahap dimana pengujian sistem baru. Ada
10
beberapa cara konversi yang dilakukan perusahaan untuk mengimplementasikan sistem baru, antara lain menghentikan pemakaian sistem lama dan memakai sistem baru, menggunakan sistem baru dan sistem lama secara bersama-sama, dan penggunaan sistem baru secara bertahap.
Perusahaan perlu mengikutsertakan karyawan dalam implementasikan sistem ini. Karyawan harus mendapatkan pelatihan sehingga pemahaman pada sistem baru dapat cepat dijalankan. Sistem yang dirancang dapat merupakan sistem dengan prosedur-prosedur yang berbeda dengan sistem sebelumnya atau sistem yang merupakan pengembangan dari sistem lama tersebut.
Setelah tahap implementasi berjalan, adakalanya perusahaan perlu memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan (Bodnar &
Hoopwood, 2006). Dari pengembangan sistem yang dirancang ini, karyawan berhak untuk memberikan saran dan kritik atas sistem tersebut, dimana perusahaan dapat mengadakan kegiatan seperti mengadakan kuesioner, observasi, dan lainnya untuk mengukur tingkat keandalan sistem itu beroperasi. Hasil dari uji coba ini nantinya dapat digunakan sebagai masukan dalam pengembangan aplikasi di masa mendatang.
2.4 Bagan Alir Data
Menurut Krismiaji (2002), ada 4 (empat) bagan dokumentasi antara lain Diagram Arus Data/Data Flow Diagram (DFD), bagan alir dokumen (document flowchart), bagan alir sistem (system flowchart), dan bagan alir program (program flowchart). Penulis menggunakan document flowchart dalam merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada perusahaan Nanpin Supplies.
Krismiaji (2002) mengatakan bahwa bagan alir adalah teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara area pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai dengan tujuannya. Bagan alir (flowchart) melibatkan 4 (empat) kategori simbol antara lain :
1. Input/Output Simbol.
Simbol yang menggambarkan alat atau media yang memberikan input kepada atau merekan output dari kegiatan pengolahan data.
2. Processing Simbol.
Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual)
3. Storage Simbol.
Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
4. Simbol Lainnya.
Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Simbol ini juga menggambarkan saat mulai dan berakhirnya bagan alir, serta penjelasan- penjelasan tambahan pada bagan alir tersebut.
12
Simbol Nama
Input/Output Simbol
Dokumen
Dokumen Rangkap
Jurnal/Buku Besar
Processing Simbol
Pemrosesan komputer
Kegiatan manual
Kegiatan campuran
Storage Simbol
Arsip, T=Urut tanggal N=Urut nomor, A= Urut abjad
Simbol Arus dan Simbol Lainnya
Arah arus dokumen atau pemrosesan
Arah arus data atau informasi
Simbol keputusan yaitu sebuah tahap pembuatan keputusan
T
Anotasi yaitu tambahan penjelasan deskriptif atau keterangan Penghubung pada halaman yang berbeda Terminal yaitu untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses; juga digunakan untuk pihak eksternal
Gambar 2.1 Simbol Bagan Alir
2.5 Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Penjualan merupakan suatu kegiatan menjual yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai (Mulyadi, 2001).
Piutang merupakan tagihan perusahaan kepada pelanggan, pembeli atau pihak lain sebagai akibat adanya penjualan secara kredit. Pada dasarnya piutang bisa timbul tidak hanya karena penjualan barang secara kredit, tetapi juga penjualan aktiva tetap secara kredit, penjualan saham secara angsuran, atau
14
adanya uang muka untuk pembelian atau kontrak kerja lainnya (Munawir, 2003).
Menurut Baridwan (2004), piutang timbul dari penjualan barang-barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan dimana dalam keadaan normal perusahaan, biasanya akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun.
Menurut Mulyadi (2001), piutang merupakan salah satu sistem akuntansi yang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit, retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, dan penghapusan piutang. Berdasarkan beberapa pengertian piutang diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa piutang merupakan hak penagihan kepada pihak lain atas uang, barang atau jasa yang timbul karena adanya penjualan barang atau jasa secara kredit dalam jangka waktu satu tahun atau dalam siklus normal perusahaan.
Sistem penjualan secara kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Fungsi kredit berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Penjualan kredit dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan penjualan kredit biasa.
Sistem penjualan kredit perusahaan didahului dengan seleksi pelanggan secara keuangan dalam satu periode (Mulyadi, 2001).
Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. Dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur penjualan dan piutang, karena keduanya berkaitan erat (Baridwan,2002). Menurut Mulyadi (2001) sistem penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa. Sistem penjualan kredit perusahaan biasanya didahului dengan seleksi pelanggan yang terpilih selama jangka waktu tertentu (biasanya satu bulan) dicatat sebagai piutang, dan secara periodik (biasanya pada akhir bulan) perusahaan melakukan penagihan kepada pelanggan yang bersangkutan.
Menurut Krismiaji (2002) prosedur penjualan kredit secara manual dapat dibagi ke beberapa bagian berikut ini:
1. Bagian penjualan
• Menerima surat pesanan pembelian dari pembeli
• Atas dasar surat pesanan tersebut maka akan dibuat surat order penjualan yang akan didistribusikan ke bagian berikutnya.
2. Bagian kredit
• Menerima surat pesanan pembelian dari pembeli, bagian ini memeriksa data kredit pelanggan, yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan tersebut. Selanjutnya, bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan) terhadap surat order penjualan tersebut dan meneruskannya ke bagian gudang.
16
3. Bagian gudang
• Atas dasar surat order penjualan yang telah diotorisasi, bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. Selanjutnya bagian ini mendistribusikan surat order penjualan tersebut ke bagian pengiriman.
4. Bagian pengiriman
• Setelah menerima surat order penjualan (yang telah diotorisasi) dan barang dari bagian gudang, bagian ini membuat nota pengiriman yang akan di distribusikan kepada pelanggan dan bagian terkait.
5. Bagian penagihan
• Setelah menerima surat order penjualan (yang telah diotorisasi) dan nota pengiriman dari bagian pengiriman, bagian ini membuat faktur penjualan yang akan didistribusikan ke pelanggan dan bagian terkait.
Menurut Krismiaji (2002), dalam pengolahan data transaksi penjualan diperlukan catatan akuntansi yang meliputi buku jurnal (jurnal penjualan, jurnal memo kredit, jurnal penerimaan kas), rekening pembantu piutang dagang, dan rekening buku besar yang terdiri dari buku besar piutang dagang dan buku besar kas.
Menurut Mulyadi (2001), dalam prosedur piutang posting ke buku pembantu piutang perlu dilakukan dari media-media sebagai berikut:
a. Faktur penjualan digunakan sebagai media untuk posting ke buku pembantu piutang sebelah debit.
b. Memo kredit digunakan sebagai media untuk posting ke buku pembantu piutang sebelah kredit yang timbul karena adanya barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli.
c. Bukti memorial digunakan sebagai media untuk posting ke buku pembantu piutang sebelah kredit yang timbul karena adanya piutang yang dihapus.
d. Bukti kas masuk untuk mengkredit piutang yang berasal dari pelunasan oleh pelanggan (Mulyadi, 2001).
2.6 Pengendalian Internal Sistem
Pengendalian diperlukan untuk mengurangi dampak keuangan potensial dari suatu kejadian dikalikan dengan kemungkinan timbulnya (eksposur).
Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Struktur pengendalian internal untuk suatu pihak mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak manapun dapat tercapai. Struktur pengendalian internal mencakup tiga elemen yaitu lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur dari pengendalian itu sendiri. Analisa atas struktur pengendalian internal membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan atau pengoperasian. Prinsip-prinsip dasar dari teori yang memadai harus telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian internal memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem (Bodnar dan Hopwood, 2000).
Pengendalian internal menurut Krismiaji, (2005) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Antara sebuah tujuan dengan tujuan lainnya seringkali bertentangan. Sebagai contoh, perusahaan menginginkan untuk melakukan perubahan yang cukup drastis dalam proses bisnis dengan melakukan perekayasaan ulang sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih
18
baik dan lebih cepat serta memperbaiki efisiensi operasi. Namun jika hal ini dilakukan, maka perusahaan akan menghadapi resiko dalam upaya melindungi atau menjaga aktiva dan diperlukan perubahan yang signifikan dalam kebijakan manajemen.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Metodologi Penelitian
3.1.1 Obyek Penelitian
Obyek penelitian meliputi kegiatan penjualan kredit yang dilakukan oleh Nanpin Supplies yang dimulai dari pemesanan barang dari pelanggan sampai pendistribusian barang kepada pelanggan.
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Studi Lapangan
Metode penelitian lapangan yang digunakan adalah metode observasi, pengamatan langsung pada objek penelitian di Nanpin Supplies yaitu pengamatan pada penjualan kredit dimulai dari pemesanan barang oleh pelanggan sampai pendistribusian barang oleh sales kepada pelanggan.
b. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada karyawan Nanpin Supplies khususnya bagian sales, administrasi (membantu dalam pembuatan invoice), serta bagian gudang.
3.1.3 Metode Analisa Data
Dalam penelitian ini digunakan metode deskriptif yaitu menggambarkan kegiatan penjualan kredit yang di Nanpin Supplies, dimulai dari pesanan dari
20
pelanggan yang dicatat manual, pembuatan invoice, dan pengeluaran barang dari gudang serta pendistribusian barang tersebut kepada pelanggan, kemudian mengklasifikasikan kegiatan dan dokumen penjualan kredit tersebut lalu membahas dan menarik kesimpulannya.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan
Nanpin Supplies adalah suatu perusahaan kecil yang bergerak di bidang pendistribusian barang-barang yang berupa kunci, gembok, kran air, dan lain-lain ke toko-toko besi dan bangunan di Batam dan pulau kecil seperti Belakang Padang. Nanpin Supplies didirikan pada tahun 2006, tepatnya di kawasan Batam Centre. Pada awalnya customer Nanpin Supplies berjumlah sedikit, tetapi sekarang customer Nanpin Supplies sudah banyak baik di kota Batam maupun di luar Batam, dan tidak hanya toko-toko saja tetapi juga perusahaan-perusahaan kecil seperti, PT Pembangunan Jaya, toko Said Brass, toko Syahara Kembar, dan lain-lain. Barang-barang yang didistribusikan oleh Nanpin Supplies didapat dari supplier di Jakarta.
3.2.1 Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1.1 Visi Perusahaan
Memberikan mutu terbaik dan pelayanan terbaik kepada pelanggan dengan harga yang bersaing, pengantaran barang tepat waktu sesuai dengan jumlah yang dipesan oleh pelanggan.
3.2.1.2 Misi Perusahaan
Menjadi mitra kerja yang baik bagi customer serta siap melayani perusahaan-perusahaan kecil atau toko-toko bangunan di pulau Batam dalam
penyediaan barang-barang berupa kunci, gembok, kran air, handle pintu dan lain- lain.
3.2.2 Kebijakan Mutu
Nanpin Supplies merupakan perusahaan kecil yang bergerak dibidang pendistribusian barang-barang berupa kunci, gembok, kran air, handle pintu dan lain-lain yang bertekad menjadi salah satu perusahaan pendistribusian yang professional baik dalam segi penyediaan produk yang berkualitas maupun
pemenuhan kepuasan pelanggan.
3.2.3 Sasaran Mutu
Adapun sasaran mutu dari Nanpin Supplies adalah:
a. Meningkatkan kualitas produk dan mengurangi kesalahan kerja dalam jumlah barang yang akan dikirimkan sehingga complain customer berkurang.
b. Meningkatan ketepatan waktu pengiriman barang.
3.2.4 Struktur Modal
Struktur modal yang diperoleh Nanpin Supplies adalah diperoleh dari pemilik perusahaan, modal yang berupa uang atau benda yang tercatat dalam buku perusahaan. Pengurus perusahaan juga akan dimasukkan yang meliputi tenaga, pikiran, dan keahlian untuk kepentingan dan kemajuan perusahaan.
3.2.5 Diskripsi Tugas dan Struktur Organisasi a. Direktur
Pada Nanpin Supplies saat ini direktur selaku pemilik usaha yang mengawasi kegiatan operasional perusahaan dan merencanakan proses penjualan untuk masa yang akan datang.
22
b. Salesman
Pada Nanpin Supplies salesman ditangani oleh dua orang. Bagian ini menangani semua kegiatan operasional mulai dari negosiasi dengan pembeli, pengiriman barang, dan penagihan piutang kepada pelanggan.
c. Bagian Gudang
Pada bagian ini bertugas menghitung dan mencatat stok barang, memberikan laporan pada salesman jika barang habis, menyiapkan barang yang akan dikirimkan ke pembeli.
d. Bagian Administrasi
Pada bagian ini bertugas membuat invoice barang yang akan dikirim kepada pembeli serta pencatatan manual atas pengiriman barang dan pembayaran piutang oleh pembeli.
Berikut adalah gambar struktur organisasi yang ada pada Nanpin Supplies.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Nanpin Supplies
Direktur
Salesman
Bagian Gudang Bagian Administrasi
( Accounting )
Salesman
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pengenalan Masalah
Penelitian ini membahas tentang permasalahan yang sering terjadi pada Nanpin Supplies, yaitu kesulitan penagihan piutang kepada pelanggan dan sedikitnya informasi manajemen sehingga pemilik perusahaan sulit dalam perencanaan proses penjualan selanjutnya.
4.1.1 Proses Awal Penjualan
Pemesanan barang yang terjadi pada Nanpin Supplies selama ini dilakukan dengan cara melalui telepon antara salesman dan pelanggan, tidak adanya perjanjian tertulis sebagai bukti adanya kerja sama antara kedua belah pihak.
Proses pemesanan barang tidak disertai dokumen resmi sebagai bukti pengiriman barang, seperti bukti penawaran, PO (purchase order) atau dokumen sejenis.
Setelah ada kesepakatan tersebut maka salesman melakukan pencatatan manual pada buku kecil mereka, pencatatan tersebut berupa jenis barang, jumlah barang yang dipesan, harga barang, dan nama pemesan.
Dari catatan yang dibuat oleh salesman maka akan dibuat invoice oleh bagian administrasi, invoice tersebut dijadikan acuan untuk pengambilan barang di gudang. Jika persediaan barang tidak mencukupi sesuai dengan permintaan maka akan perubahan pada jumlah barang yang dipesan dengan mencoret jumlah barang yang ada di invoice dan menggantikan dengan jumlah yang baru. Setelah itu barang akan dikirim kepada pelanggan oleh salesman dengan membawa
24
invoice yang dibuat untuk ditanda tangani oleh pembeli, setelah itu invoice yang rangkap pertama akan diberikan kepada pembeli dan rangkap kedua akan disimpan oleh bagian administrasi sebagai acuan oleh salesman dalam penagihan piutang. Selain itu pengiriman barang juga tidak terencana dengan pasti, dengan kata lain pengiriman bisa dilakukan bertepatan dengan hari pemesanan baik barang pesanan barang mencukupi maupun tidak. Dilihat dari segi ketepatan waktu, cara pengiriman barang tersebut dapat dianggap baik, karena tidak ada keterlambatan pengiriman.
Proses penagihan dilakukan dengan melihat invoice yang ada tapi tidak berdasarkan jatuh tempo pembayaran karena dalam invoice tersebut tidak terdapat waktu pembayaran yang akan dilakukan oleh pembeli. Penagihan piutang tersebut hanya berdasarkan dari waktu yang paling lama, misal penagihan yang dilakukan pada bulan Juni 2010 itu untuk piutang pada bulan Januari – April 2010 dan terkadang piutang pada bulan Desember 2009 juga masih ada untuk ditagih. Hal ini yang bisa mengakibatkan kerugian pada Nanpin Supplies karena tidak adanya waktu pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.
Setelah dilakukan penagihan kepada pembeli maka invoice yang rangkap kedua akan diberikan kepada pelanggan jika pelanggan telah melunasi piutang mereka. Pembayaran piutang oleh pelanggan hanya dicatat secara manual pada buku oleh bagian administrasi tanpa adanya penacatatan melalui komputer. Hasil penagihan yang didapat baik berupa cash money maupun cheque akan diberikan kepada pemilik usaha.
Dari uraian diatas, maka dapat digambarkan seperti pada flow chart di bawah ini:
Penjualan/
salesman
Bag.
Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman
Penagihan/
Salesman
Gambar 4.1 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sebelum Perbaikan
T
Pencatatan manual
Pembuatan Invoice
Pengecekan barang Pembeli
2 Invoice 1
Tidak ada stock
2 Invoice
1
Konfirmasi ke pembeli
Stock ok
Pengiriman barang
Cust
ok Pencoretan
Invoice
Penagihan ke pembeli
Pembayaran oleh pembeli
Pencatatan pembayaran
Pemilik Usaha 2
Invoice 1
2 Invoice
1
2 Invoice
1
Pembeli
Invoice 2
26
Dari proses penjualan sebelum perbaikan terlihat kelemahan dari sistem yang sudah berjalan yaitu dalam pengiriman jumlah barang yang mana jika jumlah barang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan maka akan Nanpin Supplies akan mencoret invoice yang telah dibuat, hal ini bisa mengakibatkan terjadinya kecurangan antara pihak salesman dan pelanggan yang mana akan merugikan pemilik usaha Penagihan piutang pada Nanpin Supplies selama ini berjalan dengan pedoman saling percaya namun seiring dengan banyaknya pelanggan yang dimiliki maka pemilik usaha mulai merasakan kebingungan.
Dimulai dari permintaan pesanan yang diterima tidak sertai dengan satu bukti tertulis, pengiriman pesanan yang tidak terjadwal, tidak adanya perjanjian kerjasama antara kedua belah pihak dan yang paling merugikan Nanpin Supplies adalah tidak adanya kejelasan dalam pembayaran karena jatuh tempo pembayaran pada invoice tidak dicantumkan atau tidak dibuat. Tidak adanya jatuh tempo pembayaran pada invoice mengakibatkan timbulnya perbedaan antara pemilik usaha dangan para pembeli. Pemilik usaha merasa ada pengiriman yang telah dilakukan namun kewajiban pembayaran belum dipenuhi pelanggan, sementara pelanggan merasa sudah memenuhi kewajiban pembayaran.
4.2 Perancangan Sistem Penjualan Yang Diusulkan
Berdasarkan masalah yang terjadi pada Nanpin Supplies, maka rancangan alur sistem penjualan yang dapat penulis usulkan kepada pemilik usaha adalah yang terjadi dalam proses sistem penjualan terdapat banyak bagian-bagian yang saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain serta proses-proses yang dijalankan oleh masing-masing bagian tersebut. Berikut adalah rincian
bagian-bagian yang terkait dalam perancangan sistem yang diusulkan serta proses yang mereka jalankan.
a. Bagian penjualan dan pengiriman (Salesman)
Salesman pada perusahaan Nanpin Supplies bertindak sebagai bagian penjualan serta bagian pengiriman. Adapun tugas dari salesman adalah:
1. Negosiasi dengan calon pembeli
Memberikan informasi mengenai jenis barang yang ditawarkan Nanpin Supplies, juga memberikan harga yang ditawarkan perusahaan, dan lain sebagainya sesuai dengan permintaan pembeli. Selain menerima permintaan, salesman juga berhak menolak order yang dilakukan pembeli jika dianggap tidak menguntungkan perusahaan.
2. Memberikan nama customer yang berlaku sebagai pembeli tersebut kepada bagian administrasi untuk dimasukkan dalam daftar pembeli.
3. Penerimaan purchase order dari pembeli dan memberikan purchase order tersebut ke bagian administrasi untuk pembuatan surat order penjualan dalam 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan diarsipkan dan rangkap kedua akan diberikan ke bagian gudang untuk pengeluaran barang dari gudang , sedangkan rangkap ketiga akan didistribusikan ke pembeli.
4. Setelah barang sudah memenuhi pesanan pelanggan maka salesman akan melakukan pengiriman barang dengan terlebih dahulu membuat delivery order. Delivery order dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama
akan diarsipkan dan rangkap kedua diberikan ke bagian penagihan, dan rangkap ketiga diserahkan kepada pembeli.
5. Membuat daftar pengiriman berdasarkan delivery order tersebut.
28
Daftar pengiriman ini dibuat oleh salesman untuk mencatat pengiriman yang dilakukan selama hari tersebut.
b. Bagian Administrasi
1. Memasukkan nama calon pembeli ke dalam daftar pembeli
2. Membuat quotation sebagai bukti resmi dari proses negosiasi yang dikirimkan kepada pembeli. Quotation tersebut dibuat dalam dua rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirimkan kepada pembeli dan rangkap kedua akan diarsipkan oleh bagian administrasi.
3. Pembuatan surat order penjualan yang dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diarsipkan dan rangkap kedua akan diberikan ke bagian gudang untuk pengeluaran barang dari gudang , sedangkan rangkap ketiga akan didistribusikan ke pembeli.
c. Bagian Gudang
1. Mencatat persediaan barang yang ada baik barang yang masuk maupun keluar, serta menyimpan data tersebut dalam sebuah data yang disebut inventory card.
2. Setelah menerima surat order penjualan yang dikeluarkan oleh bagian administrasi, maka bagian gudang akan mengeluarkan barang yang dipesan oleh pelanggan. Bagian gudang menggunakan purchase order sebagai data pendukung jika ada kesalahan dalam surat order penjualan..
d. Bagian Penagihan dan Akunting 1. Membuat invoice
Berdasarkan dari delivery order, purchase order, serta surat order penjualan yang ada maka selanjutnya bagian penagihan akan
membuat invoice yang berisi tentang semua informasi yang telah disepakati. Invoice tersebut dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan, selain itu pihak Nanpin Supplies juga menyimpan copy dari invoice yang diberikan tersebut yaitu rangkap kedua dan ketiga sebagai bukti penagihan pada proses berikutnya.
2. Membuat jurnal penjualan
Jurnal penjualan dibuat untuk mencatat penjualan kredit yang terjadi, jurnal penjualan ini juga memudahkan penghitungan penjualan yang terjadi selama periode perusahaan, dan untuk memudahkan dalam pembuatan laporan penjualan.
3. Membuat daftar piutang
Pembuatan daftar piutang berdasarkan pada jurnal penjualan yang dibuat, disamping itu data yang digunakan adalah invoice, jadi berdasarkan kedua daftar tersebut maka bagian ini mengeluarkan daftar piutang yang didistribusikan kepada salesman dan pembeli serta bagian lain yang memerlukan data ini. Sesuai dengan daftar piutang dan invoice maka akan dilakukan penagihan kepada pembeli.
4. Membuat jurnal penerimaan kas
Setelah ada pembayaran yang dilakukan oleh pembeli, maka bagian ini akan mencatat pembayaran tersebut dalam jurnal penerimaan kas.
5. Setelah semua selesai maka bagian ini juga membuat laporan penjualan dan laporan keuangan setiap akhir bulan yang akan dipertanggungjawabkan kepada pemilik usaha.
30
Dari uraian diatas maka dapat digambarkan seperti gambar 4.2 di bawah ini:
Penjualan/
salesman Bag. Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman
Penagihan &
Akunting
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan
T Pencatatan
manual
Pemasukan Daftar pembeli Negosiasi
OK
2 Quotation
1 Daftar pembeli
Pembuatan quotation
pembeli
A 2 Purchase order
1 Catatan manual
Catatan manual
Penjualan/
salesman Bag. Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman Penagihan
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan (sambungan)
3
T Order penjualan A
2 Purchase order
1
N
Pembuatan order penjualan
1
Order penjualan
2
Check persediaan
Inventory card
Pengeluaran barang
Purchase order
2
Membuat DO Order penjualan
2
3
Delivery order
1 2
T 2
Order penjualan
2
Mengirim barang
Delivery order
2
3
Invoice 1
2
T
Mencatat jurnal
Jurnal penjualan
A A N
pembeli
3
Delivery order
1 2
pembeli Order
penjualan 2
pembeli
Order penjualan
2
32
Penjualan/
salesman
Bag.
Administrasi Bag. Gudang Pengiriman/
Salesman Penagihan
Gambar 4.2 Proses Penjualan Nanpin Supplies Sesudah Perbaikan (sambungan)
A
Membuat daftar piutang
Buku pembantu /daftar piutang
Pencatatan pembayaran piutang
Jurnal penerimaan kas
Pembuatan laporan
Laporan penjualan
& Laporan keuangan
Pemilik usaha A
Membuat daftar pengiriman
Buku pembantu /daftar piutang Daftar
pengiriman
Dari uraian diatas terlihat akan ada kemudahan yang dirasakan oleh pemilik usaha dalam memantau kegiatan penjualan karena masing-masing bagian bertanggung jawab melaporkan setiap kejadian yang terjadi pada perusahaan secara tertulis seperti laporan keuangan. Kemudahan lain yang akan diperoleh oleh pemilik usaha adalah pemilik usaha dapat memprediksi dan membuat keputusan untuk rencana penjualan pada bulan berikutnya karena permintaan barang dan jadwal pengiriman pelanggan sudah ada pada bagian masing-masing. Selain itu bukti- bukti dari setiap transaksi yang diarsipkan pada masing-masing bagian merupakan bukti yang sah atas kejadian transaksi tersebut. Jika ada keterlambatan atau penolakan pembayaran oleh pelanggan maka bukti tersebut secara otomatis sudah bisa menjelaskan.
4.2.1 Pengendalian Dalam Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Dari rancangan sistem informasi akuntansi penjualan diatas maka terdapat juga pengendalian yang akan didapatkan yaitu adanya dokumen rangkap yang dapat dijadikan bukti-bukti dari transaksi penjualan dengan pelanggan, adanya pemisahan tugas antar bagian masing-masing yang akan bertanggung jawab terhadap tugas mereka masing-masing, adanya otorisasi untuk dokumen dan laporan yang dibuat oleh bagian masing-masing, sehingga jika terjadi kesalahan dari pembuatan dokumen dan laporan tersebut maka dapat diketahui yang bertanggung jawab terhadap kesalahan tersebut. Bukti-bukti yang berupa dokumen penjualan serta laporan keuangan telah diarsipkan berdasarkan tanggal pada bagian masing-masing, hal ini sangat membantu jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan dan dapat dijadikan suatu bukti resmi untuk memberi sangsi kepada pelanggan jika terjadi pelanggaran terhadap perjanjian kerjasama antara
34
pelanggan dan perusahaan. Adanya laporan tertulis untuk pemilik usaha dan pihak yang berkepentingan dimana dalam hal ini sangat membantu pemilik usaha dalam pengendalian dan perencanaan penjualan untuk periode berikutnya.
Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada Nanpin Supplies yang harus dilakukan oleh pemilik usaha untuk menjalankan sistem ini adalah menambah satu orang karyawan yang akan dijadikan sebagai akunting merangkap bagian penagihan yang akan membantu dalam proses penagihan piutang kepada pelanggan dan pembuatan laporan-laporan, membuat pemisahan tugas dan ruangan berdasarkan bagian masing-masing, menyiapkan, menyiapkan peralatan yang akan membantu sistem tersebut seperti kertas rangkap tiga, printer untuk kertas rangkap tiga, serta tempat untuk mengarsip dokumen yang ada, dan penyediaan komputer untuk penambahan karyawan baru.
4.2.2 Dokumen Yang Dipakai Dalam Perancangan Sistem Penjualan Kredit Dari gambar di atas dapat dijelaskan dokumen-dokumen yang akan dipakai dalam perancangan sistem penjualan kredit yang diusulkan oleh penulis pada perusahaan Nanpin Supplies yaitu:
• Quotation, purchase order (PO), surat order penjualan
• Buku pembantu persediaan
• Delivery order, daftar pengiriman
• Jurnal khusus penjualan, buku pembantu piutang/daftar piutang
• Invoice, jurnal khusus penerimaan kas
• Laporan penjualan dan laporan keuangan.
Dokumen–dokumen tersebut dapat dijelaskan seperti gambar di bawah ini:
NANPIN SUPPLIES
Accessories Building Materials Stockist & Supplier Telp : 0778-7311000, 7310999 Fax: 0778-8098027
QUOTATION
To : Quotation no :
Date :
Attn : Delivery :
Validity of Quotation :
From : Payment term :
Dear Sir / Madam,
We are pleased to submit the following official quotation:
No Item No Description Quantity Unit Price Amount Remarks
We thank you for your enquiry and look forward to yaor favourable replay
Yours Sincerely NANPIN SUPPLIES
Gambar 4.3 Quotation
Quotation dibuat oleh bagian administrasi setelah proses negosiasi antara salesman dan pelanggan telah terjadi kesepakatan. Quotation tersebut dibuat dalam dua rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirimkan kepada pembeli dan rangkap kedua akan diarsipkan oleh bagian administrasi.
36
Cust : ...
Batam, Indonesia.
PURCHASE ORDER
Order to : Nanpin Supplies Order no :
Batam, Indonesia. Order date :
Telp : 0778-7311000, 7310999 Payment terms : Fax: 0778-8098027
No Item No Description Quotation No Qty Price Amount Remarks
ALL PO NUMBERS MUST BE INDICATED ON THE INVOICE AND DELIVERY ORDER
Gambar 4.4 Purchase Order
Setelah pengiriman quotation kepada pembeli, maka salesman akan menerima purchase order dari pembeli dalam dua rangkap dan memberikan purchase order rangkap pertama ke bagian administrasi untuk diarsipkan dan rangkap kedua akan diberikan ke bagian penagihan/akunting. Purchase order dijadikan acuan dalam pembuatan order penjualan. Purchase order tidak dijadikan surat perintah pengeluaran barang dari gudang, karena bukti tersebut tidak berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang,.
Prepare Checked Approved
Tabel 4.1 Order Penjualan SALES ORDER NANPIN SUPPLIES
Date :...
No Customer No
Quotation No
PO No
Item No
Description Qty Price Amount Remarks
Prepared Approved (...) (...)
Order penjualan dikeluarkan oleh bagian administrasi dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diarsipkan oleh bagian administrasi, rangkap kedua akan diberikan ke bagian gudang untuk pengeluaran barang dan rangkap ketiga akan diberikan ke pembeli. Setelah pengeluaran dan pendistribusian barang dilakukan maka order penjualan rangkap kedua akan diberikan ke bagian penagihan atau akunting. Surat order penjualan ini dijadikan acuan dalam pengeluaran barang dari gudang, jadi bukan purchase order yang dijadikan surat perintah pengeluaran barang.
38
Tabel 4.2 Buku Pembantu Persediaan NANPIN SUPPLIES
Inventory Card ... 2010
Name : ... Number : ...
Date Evidence No
In Out Balance
Qty Unit Price
Amount Qty Unit Price
Amount Qty Unit Price
Amount
Batam,...
Bagian Gudang
(...)
Buku pembantu persediaan ini dibuat oleh bagian gudang. Dimana setiap hari bagian gudang harus mencatat persediaan barang yang ada, baik barang yang masuk karena pembelian maupun retur penjualan, dan barang yang keluar karena adanya penjualan serta retur pembelian. Hal ini memudahkan pengecekan persediaan yang ada.
NANPIN SUPPLIES To : ...
Accessories Building Materials Stockist & Supplier DELIVERY ORDER
D/O No : ... P/O No : ...
Date : ... Terms : ...
No Description Quantity Remarks
Please check the goods immadiately. Any claim shortage or rejected must be replaced within 7 days otherwise no claim will be entertained.
NANPIN SUPPLIES
Company Stamp & Signature Company Stamp & Signature Gambar 4.5 Delivery Order
Delivery order dibuat oleh salesman dalam tiga rangkap yang akan
diserahkan kepada salesman untuk proses selanjutnya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan. Setelah membuat delivery order maka salesman mencocokan kembali delivery order tersebut dengan purchase order dari pembeli. Jika delivery order tersebut sudah sesuai dengan purchase order maka akan dilakukan
pengiriman barang ke pembeli Setelah pengiriman barang dilakukan, delivery order rangkap pertama akan diarsipkan, rangkap kedua akan diserahkan kepada bagian penagihan untuk acuan pembuatan invoice, dan rangkap ketiga akan diberikan ke pelanggan.
40
Tabel 4.3 Daftar Pengiriman NANPIN SUPPLIES LIST OF DELIVERY
...,2010 Date Cust
No
Cust Name D/O No
Item No
Description Qty Price Amount Remarks
Batam,...
Salesman
(...)
Daftar pengiriman dibuat oleh salesman sebagai rekap data dalam komputer dari proses pengiriman kepada pelanggan. Daftar pengiriman ini dibuat berdasarkan delivery order yang dibuat sebelumnya.
NANPIN SUPPLIES
Accessories Building Materials Stockist & Supplier Telp : 0778-7311000 Fax: 0778-8098027
To : ... Invoice No : ...
Attn : ... Date : ...
P/O No : ...
D/O No : ...
INVOICE
No Item No Quantity Unit price Amount Remarks
Total
Terms payment : ...
Limit time : ...
Batam,...
Nanpin Supplies Customer
Gambar 4.6 Invoice
Invoice dibuat oleh bagian penagihan / akunting berdasarkan berdasarkan dari delivery order, purchase order, serta surat order penjualan yang ada maka selanjutnya bagian penagihan / akunting akan membuat invoice yang berisi tentang semua informasi yang telah disepakati. Invoice tersebut dibuat dalam tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua dan ketiga akan diarsipkan dan dijadikan acuan untuk pembuatan daftar piutang, jurnal penjualan serta penagihan piutang.
42
Tabel 4.4 Jurnal Khusus Penjualan NANPIN SUPPLIES
SALES JOURNAL ...,2010
Date Faktur Description Ref Debit Credit
A/R COGS Sales Inventory Other
Total
Jurnal khusus penjualan dibuat oleh bagian akunting berdasarkan dari invoice yang diterima dari bagian sebelumnya. Jurnal khusus penjualan ini dibuat
untuk mencatat transaksi penjualan kredit yang terjadi serta memudahkan juga dalam pembuatan daftar piutang dan laporan penjualan.
Tabel 4.5 Buku Pembantu Piutang NANPIN SUPPLIES
Subsidiary Ledger Account Receivable ...,2010
Cust Name:... Cust No:...
Date Description Ref Debit Credit Balance
Debit Credit
Tabel 4.6 Daftar Saldo Piutang NANPIN SUPPLIES List of Account Receivable
Per ...., 2010
Customer Name Invoice No Transaction Date Balance
Pembuatan buku pembantu piutang dilakukan oleh bagian akunting atau bagian penagihan berdasarkan pada daftar penjualan yang diberikan dari bagian sebelumnya dan invoice, setelah itu akan dibuat daftar piutang berdasarkan buku pembantu piutang. Daftar piutang ini memudahkan akunting untuk mengetahui sisa piutang pelanggan. Sesuai dengan daftar piutang dan invoice maka akan dilakukan penagihan piutang kepada pembeli.
Tabel 4.7 Jurnal Penerimaan Kas NANPIN SUPPLIES
Cash Receipt Period...
Month Invoice No
Description Debit Kredit
Cash Discount COGS Acc Receivable
Sales Inventory
Total
44
Jurnal penerimaan kas dibuat oleh bagian akunting untuk mencatat pembayaran piutang pelanggan baik seluruhnya maupun sebagian. Pencatatan jurnal penerimaan kas ini membantu dalam pembuatan daftar saldo piutang pelanggan dan pembuatan laporan penjualan.
Tabel 4.8 Laporan Penjualan NANPIN SUPPLIES
Sales Report 2010
Month Sales Cash Receipt Balance of A/R
Jan-10 Feb-10 Mar-10 Apr-10 May-10 June-10 July-10 Aug-10 Sept-10 Oct-10 Nov-10 Dec-10 Total
Batam,...
Prepared Approved
(...) (...)
Laporan penjualan ini dibuat oleh bagian akunting untuk mencatat penjualan yang terjadi selama satu periode. Hal ini membantu pemilik usaha untuk mengetahui volume penjualan yang terjadi selama periode tersebut terjadi
suatu peningkatan atau penurunan, serta membantu pemilik usaha untuk merencanakan penjualan di periode mendatang.
Dokumen-dokumen dan laporan diatas akan membantu pemilik usaha dalam memantau kegiatan penjualan karena masing-masing bagian bertanggung jawab melaporkan setiap transaksi yang ada secara tertulis baik berupa quotation dan purchase order dari pembeli, daftar penjualan, memo order, delivery order, daftar persediaan, invoice, daftar piutang, jurnal penerimaan kas serta laporan penjualan. Dokumen-dokumen dan laporan yang dibuat oleh bagian masing- masing sangat membantu bagian yang lainnya dan merupakan suatu bukti yang kuat untuk setiap transaksi yang terjadi jika terjadi suatu penolakan atau keterlambatan pembayaran oleh pelanggan.
