IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
9. Mesin Curing
4.4. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN MUTU PRODUKSI
Departemen Perencanaan dan pengendalian produksi yang terdapat pada PT EPTI atau biasa disebut dengan PPC (Production Planning and
Control) Departmen, memiliki tiga orang staff dan dipimpin oleh satu orang
kepala Departemen PPC dan dibawahi oleh Departemen Produksi. Tujuan utama departemen ini ialah mengatur dan menentukan Loading Time mesin dan tenaga kerja agar pesanan pelanggan dapat dipenuhi. Departemen ini bertugas sesuai dengan kebijakan perusahaan, yaitu:
• Membuat rencana produksi di setiap seksi mesin-mesin produksi,
memantau atau menganalisis setiap proses produksi.
• Memandu atau mengukur dan menganalisis setiap proses produksi.
• Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
direncanakan.
• Pemeliharaan rekaman-rekaman setiap perencanaan produksi.
Kegiatan yang dilakukan oleh departemen ini ialah membuat rencana produksi tahunan dan rencana produksi di setiap seksi. Untuk rencana produksi tahunan metode peramalan yang dipakai ialah model time series trend projection, dengan rumus ”y = a + bx” dimana ”y” sebagai dependent variable, ”a” sebagai intercept, ”b” sebagai slope, dan ”x” sebagai independent variable (Lampiran 8). Rencana produksi di setiap seksi yang pertama dilakukan seluruh staff melakukan pengecekkan pada seluruh seksi produksi mencatat data-data (track data mesin produksi yang telah beroperasi dari hari sebelumnya) apakah sudah sesuai dengan daftar pesanan produksi pada hari sebelumnya dan kedua memeriksa output dari setiap mesin, kemudian mencatatnya. Kegiatan berikutnya adalah melakukan proses
penjadwalan produksi pada setiap seksi mesin, data hari ini dimasukkan alat penghitungan estimasi permintaan yang disebut dengan ledger, ledger diisi setiap pagi hari berdasarkan pada perhitungan sisa stock material yang ada hari ini pada setiap mesin yang memproduksinya dan merencanakan kebutuhan atas permintaan konsumen untuk memproduksi material keesokkan harinya
(Lampiran 6). Tahapan yang dilakukan untuk menghitung kebutuhan material
yang akan diproduksi keesokkan harinya ialah, melakukan persiapan dengan melihat permintaan konsumen ban apa saja yang dipesan dan melakukan persiapan berapa jumlah material yang dibutuhkan untuk tiap tipe ban kemudian perhitungan jumlah material yang dibutuhkan tiap tipe ban dikalikan jumlah produksi yang ditargetkan sesuai dengan pesanan dari konsumen. Data tersebut diproses dengan perhitungan yang dilakukan secara manual maka data
hasil yang keluar akan dimasukkan ke dalam ordersheet (Lampiran 7), yang
selanjutnya akan diserahkan pada operator setiap seksi mesin. Ordersheet ini merupakan jadwal permintaan produksi untuk keesokan harinya. Setiap satu bulan departemen ini melakukan audit untuk mengumpulkan data yang akan diproses pada perencanaan tahunan.
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan oleh departemen ini ialah perhitungan proses material setengah jadi, lead time (penyesuaian waktu pengiriman material untuk proses berikutnya), penyesuaian lot produksi, penentuan jumlah order, pengaturan kerja sesuai order, dan pembuatan
intruksi order. Pengawasan produksi perlu dilakukan oleh departemen PPC,
agar aktifitas produksi di pabrik dapat diperhitungkan jumlah dan waktunya, guna mengatur pekerja dan peralatan seekonomis mungkin dan dapat menghasilkan produk dengan jumlah dan waktu yang tepat (Lampiran 10).
Persediaan material perlu dilakukan Departemen PPC sebagai proteksi terhadap ketidakpastian masalah yang akan dihadapi. Hal ini juga diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan terhadap pemesanan atau pembelian lebih dari cukup, misalnya pemesanan dalam jumlah besar lebih ekonomis dari pada pembelian dalam jumlah kecil yang berkali-kali. Pengadaan persediaan material ini juga diperlukan untuk efisiensi dalam jumlah produksi, mengingat
singkat. Terakhir perlunya diadakan persedian material ini adalah untuk menghindari berhentinya proses produksi hanya karena menunggu proses sebelumnya. Macam-macam persediaan material antara lain :
• Product Inventory
Persediaan ahan baku, spare part mesin, bahan pembantu yang masuk dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk jadi.
• (Maintainanace, Repair and Operating Supplies) MRO Inventory
Persediaan kebutuhan proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian dari produk jadi.
• In Process Inventory
Persedian produk setengah jadi untuk proses produksi berikutnya. • Finish Goods Inventory
Persedian produk jadi yang siap kirim.
Berbagi faktor yang perlu diperhatikan saat pengambilan keputusan pengelolaan persediaan antara lain pengadaan persediaan jenis barang, waktu pemesanan, kuantitas pemesanan dan system pengendalian persediaan (Inventory Control System). Sedangkan pada saat pengadaan persediaan perlu memperhitungkan:
• Waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan
• Waktu yang dibutuhkan untuk hedging time (material setengah jadi
didiamkan selama 4 sampai 5 jam, agar siap untuk digunakan dalam proses selanjutnya).
• Waktu yang dibutuhkan untuk perpindahan.
• Variasi hasil dan pemakaian.
• Waktu cadangan terhadap kemungkinan keterlambatan produksi.
Kesempatan yang diberikan untuk melaksanakan magang di
departemen PPC selama satu minggu, awalnya ditugaskan untuk membantu
memasukkan data ke dalam ledger untuk dipersiapkan produksi esok hari dan dilanjutkan dengan memberi stempel pada tag yang akan digunakan untuk
memberi nama kode material yang telah diproduksi. Penulis juga dilibatkan
pada kegiatan pabrik dengan tugas menghitung jumlah dari seluruh material yang telah diproduksi dan hasil dari proses building. Dari satu minggu yang
diperoleh penulis, departemen PPC membutuhkan satu orang pegawai untuk
dapat membantu staff yang ada saat ini. Dibutuhkan orang yang dengan
ketelitian tinggi dan bisa turun langsung ke pabrik agar dapat membantu apa yang tidak bisa dilakukan ketika salah satu staff tidak dapat masuk, karena dengan hanya dua orang yang melakukan pekerjaaan tiga orang akan menghambat proses perencanaan produksi nantinya.
Penjualan Produksi Rencana Penjualan Rencana Penjualan Bulanan Kebijakan Perusahaan Rencana Pengiriman
Rapat bulanan tentang produksi dan penyesuaian
Rencana Produksi Bulanan
Order Kerja Rencana Set Man Rencana Peralatan Spesifikasi Proses Rencana Bahan Baku Pengerjaan Produksi/Hasil Pengiriman Perkiraan penjualan
Kekurangan yang masih harus diperbaiki pada departemen PPC yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia pada staff departemen PPC dan proses pengolahan data yang berjalan saat ini masih secara manual. Dengan proses yang lebih terkomputerisasi dan lebih sistematis dibutuhkan software yang dapat langsung menghitung hasil estimasi agar data lebih akurat dalam perencanaan produksi.