PRAKTIKUM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) DI UNIT KERJA RMIK
2. Perencanaan Operasional
a. Sumber daya dan kemampuan rumah sakit b. Peluang dan resiko yang ada di lingkungan
c. Biasanya dibuat oleh pimpinan pucuk/ top manajemen d. Bersifat umum dan tidak spesifik
2. Perencanaan Operasional
Rencana ini dapat dilakukan secara langsung atau disebut juga dengan Plan of Action (POA), periode waktu perencanaan ini adalah kurang dari 1 tahun. Biasanya dibuat oleh low manajement (Damayanti. A.N, 2006)
Tabel Komponen Plan of Action (POA)
No Komponen Penjelasan Sudah Belum Ket
1 Nama Nama POA/ kegiatan yang jelas 2 Tujuan Tujuan yang jelas dan dapat diukur 3 Kegiatan Jenis kegiatan yang dilaksanakan 4 Sasaran Target/ prioritas masalah 5 Jadwal Susunan waktu mulai persipaan
sampai pelaporan 6 Petugas Siapa yang terkait dan
bertanggungjawab
7 Organisasi Susunan organisasi dan uraian tugas 8 Bahan dan alat Material yang dibutuhkan
9 Informasi Data yang diperlukan 10 Keuangan Sumber dana dan realisasinya 11 Tolok ukur
keberhasilan
Tentukan target keberhasilan dan cara evaluasi
12 Pelaporan Cara dan kapan dilaporkan
Prosedur Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) Di Unit kerja RMIK No Prosedur
Perencanaan
Keterangan
1 Analisis Situasi
Adalah langkah awal proses penyusunan perencanaan yang bertujuan untuk identifikasi masalah, mengumpulkan data & fakta. Langkah ini dapat dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki
3
organisasi baik data primer maupun data sekunder melalui observasi, wawancara, maupun pengambilan langsung dokumen organisasi, dokumen rekam medis, misalnya:
Data penyakit dan kejadian sakit. 10 besar penyakit, wabah/ kejadian luar biasa dapat disusun secara statistika atau pendekatan epidemiologi
Data indikator mutu pelayanan fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis. Indikator mutu grafik barber Johnson pada BOR, ALOS, TOI, BTO, angka GDR, NDR
Profil fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis. Jumlah dan kualitas sumber daya manusia yang ada pada jasa pelayanan kesehatan unit rekam medis
Budaya organisasi unit kerja rekam medis.
Kebijakan kepala unit rekam medis, ketersediaan SPO penyelenggaraan rekam medis, tingkat absenteisme, kinerja, beban kerja, kedisiplinan, kepatuhan petugas fasilitas pelayanan kesehatan unit rekam medis
Data sarana prasarana. Ketersediaan fasilitas pendukung kerja petugas rekam medis seperti computer, scanner, printer, alat tulis, lemari, rak tempat penyimpangan dokumen rekam medis, meja kursi untuk bekerja, fasilitas ruangan yang ergonomic sesuai dengan antropometri, ketersediaan alat pelindung diri dalam bekerja untuk menunjang aspek kesehatan dan keselamatan kerja petugas fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis.
2 Mengidentifikasi masalah dan
Melalui analisis situasi dapat diperoleh data, fakta, dan informasi
4
prioritasnya Kemudian dibandingkan dengan standar (kebijakan dan peraturan undang- undang pemerintah, serta peraturan RS)
Menemukan masalah, apabila terjadi ketidaksesuaian antara data, fakta dan informasi dengan standar Memprioritaskan masalah yang paling perlu untuk
diselesaikan
Kriteria penetapan prioritas masalah dapat dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan kritis sebagai berikut:
Apakah masalah tersebut memberikan dampak yang luas terhadap keberlangsungan hidup fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
Apakah masalah tersebut potensial sebagai penyebab rendahnya indikator mutu pelayanan fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
Apakah masalah tersebut mempengaruhi kinerja petugas fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
Apakah masalah tersebut jika tidak ditanggulangi, dapat merugikan baik dari segi hokum, biaya, dan citra/ reputasi fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
Apakah masalah tersebut mengganggu kegiatan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya di fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis?
3 Menentukan tujuan program
Merumuskan sebuah tujuan operasional program harus bersifat SMART: Specific (jelas sasarannya, mudah dipahami staf pelaksana, measurable (dapat diukur kemajuannya), appropriate (sesuai dengan strategi/
kebijakan nasional, tujuan program, dan visi misi
5
organisasi fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis), realistic (dapat dilaksanakan sesuai dengan kapasitas dan fasilitas organisasi yang tersedia), time bound (sumber daya dapat dialokasikan).
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tujuan program yaitu:
Tujuan program dipakai untuk mengukur keberhasilan kegiatan program
Tujuan harus sesuai dengan masalah, target ditetapkan sesuai dengan kemampuan organisasi, dan dapat diukur.
Target operasional ditetapkan dengan waktu (batas capaian) dan hasil akhir yang ingin dicapai pada akhir kegiatan program (deadline)
Berbagai kegiatan alternatif dipilih untuk mencapai tujuan program
Masalah dan faktor penyebab masalah serta dampak masalah yang telah dan mungkin akan terjadi di masa mendatang sebaiknya dikaji lebih dahulu sebelum tujuan dan target operasionalnya ditetapkan.
4
Pilih hambatan dan kendala yang dapat dihilangkan, mana yang dianggap sebagai tantangan untuk dimodifikasi atau dikurangi, dan mana yang sama sekali tidak dapat di eliminasi
Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun. Sehingga pelaksanaan manajemen program dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan rasional.
5 Menyusun Rencana Kerja
RKO memuat 5W1H (What, Who, Whwn, What kind of Support + How)
6 Operasional
(RKO)
What: Tujuan
Tulis dengan jelas tujuan operasional program atau hasil yang ingin dicapai. Dalam tujuan harus jelas ada target yang dipakai. Target ini dapat dipakai oleh pimpinan program untuk mengukur keberhasilan program.
Misalnya: program peningkatan mutu pelayanan administrative di fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis yaitu turunnya kejadian keterlambatan penyediaan berkas rekam medis sampai 20% dalam kurun waktu 2 tahun di unit rekam medis.
Who: Pelaksanaan dan sasarannya
Berbagai kegiatan program harus ada penanggungjawabnya dan petugas yang akan melaksanakan rencana kegiaatan tersebut. Pada bagian ini perlu ada penjelasan tentang jumlah dan jenis kualifikasi petugas (jenis ketrampilan) yang perlu dimiliki. Demikian pula dengan cara mereka diorganisasi, uraian tugasnya, sasaran kegiatan program, jumlah kelompok pasien yang diharapkan menerima pelayanan (target cakupan) beserta supervisinya.
When: Waktu pelaksanaan kerja
Menjelaskan fase atau tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan. Kapan dimulai dan kapan berakhir. Untuk kegiatan tahunan, fase kegiatannya dibagi dalam bulan.
Kegiatan bulanan dibagi ke dalam fase mingguan atau harian.
Where: Tempat dimana proses kerja dilakukan Pada bagian ini diberikan penjelasan tentang tempat kegiatan program. Hal ini penting untuk dijelaskan tentang dana dan jenis komunikasi yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan program.
What kind Support: Sumber daya pendukung
7
Membuat daftar jenis dan jumlah sarana prasarana (equipment support) yang diperlukan dan yang sudah tersedia untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
Financial support, budgeting yang diperlukan, berapa besar alokasinya untuk setiap jenis kegiatan, apakah ada tambahan dana yang tidak terduga.
How: Langkah- langkah praktis kegiatan
Menjelaskan langkah praktis (kegiatan) yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan program termasuk bagaimana mengatasi berbagai hambatan yang mungkin muncul selama kegiatan berlangsung. Misalnya: Perlu ditingkatkan peran manajemen fasilitas pelayanan kesehatan unit kerja rekam medis dalam menetapkan kebijakan dan standar operasional prosedur penyediaan berkas rekam medis dari unit rekam medis ke instalasi rawat jalan maupun rawat inap untuk meningkatkan mutu pelayanan sampai 20 % per tahunnya.