BAB III TINJAUAN KHUSUS RSUD dr. PIRNGADI KOTA MEDAN
3.4 Instalasi Farmasi RSUD dr. Pirngadi Kota Medan
3.4.2 Subinstalasi perlengkapan
3.4.2.2 Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari
dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
3.4.2.3 Pengadaan
Tahap dari pengadaan perbekalan farmasi di RSUD dr. Pirngadi Medan adalah:
- Subinstalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan formulir B2 (daftar permintaan dan pengeluaran farmasi) yang dapat dilihat pada Lampiran 3, halaman 73. Jika barang yang diminta hampir habis (dilihat dari kartu stok gudang) maka gudang akan membuat permohonan pembelian barang dengan menggunakan formulir P1 (permohonan pembelian barang medis), yang dapat dilihat pada Lampiran 9, halaman 79 dan menyerahkannya pada unit pengadaan. - Perencanaan
Pada perencanaan meliputi kegiatan pemilihan perbekalan farmasi. Pedoman pemilihan obat, yaitu: DOEN, Formularium RS (berdasarkan DOEN), data rekam medik, anggaran yg tersedia, prioritas, pola penyakit dan sisa persediaan.
- Pengadaan
Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat pesanan/order pembelian kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi. Pemesanan obat-obat harus sesuai dengan formularium nasional.
Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti: kodein, pethidin, fentanil, dan morfin sulfat dilakukan oleh unit pengadaan dengan menggunakan surat pesanan form N-9 kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh Kepala
Instalasi Farmasi atau apoteker yang ada di tempat. Contoh formulir pemesanan obat narkotika dapat dilihat pada Lampiran 13, halaman 83. Sedangkan obat psikotropika seperti diazepam dan luminal dapat dipesan dari PBF lainnya selain PT. Kimia Farma. Contoh formulir pemesanan obat psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 12, halaman 82.
- Penerimaan
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Pada saat pemasok mengirimkan barang, pemasok membawa surat jalan. Pertelaan barang masuk terdiri dari tiga rangkap. Lembar pertama dipegang oleh pemasok, lembar kedua dipegang oleh bagian Instalasi Farmasi dan lembar ketiga dipegang oleh Rumah Sakit.
- Barang pesanan kemudian diantar oleh PBF ke gudang dengan membawa faktur penjualan dan diperiksa oleh petugas gudang. Sebelum jatuh tempo pihak PBF akan datang untuk penagihan. Pada saat penagihan PBF membawa faktur asli beserta kuitansi dan surat pesanan. Pembayaran dilakukan apabila berkas penagihan telah disetujui oleh direktur.
Sistem E - Purchasing
Sistem E – Purchasing dimulai pada bulan Juli 2014. E - purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem E-Catalogue obat. Adapun pengertian E-catalogue obat adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga obat dari berbagai penyedia
Tahapan yang dilakukan dalam E-Purchasing Obat adalah sebagai berikut (Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 48 Tahun 2013):
Buat Rencana pengadaan obat sesuai kebutuhan dengan kelompokan sebagai berikut:
Rencana pelaksanaan pengadaan obat :
1. berdasarkan catalogue yaitu daftar obat yang terdapat dalam sistem
E-Catalogue.
2. daftar kebutuhan obat di luar E – Catalogue (manual)
Pejabat pengadaan membuat permintaan pembelian obat berdasarkan pengelompokan penyedia melalui aplikasi E-Purchasing, sesuai daftar rencana pengadaan obat (Form 1) yang diberikan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen).
Pejabat pengadaan mengirimkan permintaan pembelian obat kepada penyedia yang terdaftar pada E- Catalogue melalui aplikasi E-Purchasing.
Penyedia obat memberikan persetujuan /penolakan atas permintaan pembelian obat melalui aplikasi E- Purchasing dan apabila menyetujui menunjuk distributor dari daftar distributor yang sudah ditentukan dari semula dan ditampilkan dalam E- Catalogue obat.
Sesudah persetujuan oleh Penyedia, Pejabat Pengadaan memberikan persetujuan/penolakan dan apabila menyetujui meneruskan kepada PPK melalui aplikasi E- Purchasing.
PPK selanjutnya melakukan konfirmasi persetujuan/penolakan pembelian obat kepada distributor melalui aplikasi E – Purchasing.
Sesudah konfirmasi persetujuan, PPK dan distributor melakukan perjanjian pembelian obat secara manual sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang pengadaan barang/ jasa Pemerintah.
Sesudah dilakukan penandatanganan perjanjian pembelian obat antara PPK dan distributor, dilanjutkan dengan proses pengadaan sesuai peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan barang/jasa Pemerintah.
Perjanjian pembelian obat antara PPK dan distributor dikirimkan kepada Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dan selanjutnya Pokja ULP/Pejabat Pengadaan mengunggah/upload perjanjian obat pada aplikasi E- Purchasing.
Panitia penerima perbekalan farmasi meneliti dan menerima bahan-bahan perbekalan farmasi untuk rumah sakit sesuai dengan surat pesanan.
3.4.2.4Penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang telah ditetapkan. Penyimpanan dilakukan ke unit gudang. Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi ke seluruh unit pelayanan yang ada di rumah sakit. Apabila ada perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis, pihak gudang akan mencatat dan memintanya ke unit pengadaan sebulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan Pembelian Barang Medis (Formulir P1). Permintaan perbekalan farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu kali dalam sebulan jika kebutuhan rumah sakit meningkat dibandingkan biasanya. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan akan membuat order pembelian dan memesannya ke Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Perbekalan farmasi yang telah dipesan diantar oleh PBF ke bagian gudang. Petugas unit gudang memeriksa kesesuaian barang dengan faktur dan surat pesanan yang meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai potongan harganya, lalu dicatat di kartu stok gudang. Kemudian faktur ditandatangani oleh penerima barang di unit gudang. Barang yang diterima disesuaikan dengan faktur. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan faktur dan surat pesanan maka barang akan dikembalikan.
Perbekalan farmasi yang masuk ke gudang harus dicatat dalam buku barang masuk dan barang yang keluar dicatat dalam kartu stok gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari subinstalasi distribusi dengan menggunakan formulir B2 (daftar permintaan dan pengeluaran farmasi).
Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan prinsip FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang terkunci. Obat-obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin. Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang. Unit gudang dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
1. Gudang obat-obatan
Bertugas membuat permohonan pembelian obat, menerima, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi berupa obat-obatan. Setiap akhir bulan petugas melakukan stock opname yaitu menghitung jumlah dan kondisi (kadaluarsa) perbekalan farmasi berupa obat - obatan. Setiap obat yang masuk dan keluar dicatat
dalam kartu stok. Guna kartu stok adalah untuk mencegah kehilangan dan mengontrol ketersediaan obat-obatan.
2. Gudang alat kesehatan
Bertugas membuat permohonan pembelian, menerima, dan menyimpan, alat kesehatan habis pakai. Bahan-bahan cairan seperti alkohol, formalin, dan hidrogen peroksida juga disimpan dan didistribusikan oleh gudang alat kesehatan habis pakai.
Setiap akhir bulan petugas melakukan stock opname yaitu menghitung jumlah dan kondisi (kadaluarsa) perbekalan farmasi dan alat kesehatan.
