PENYIAPAN PELAKSANA KEGIATAN
2) Perhitungan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Perhitungan RAB disini adalah mencakup perhitungan RAB Prasarana yang dirinci untuk masing-masing sumber dana swadaya masyarakat (non-tunai) dan sumberdana BLM/APBN (termasuk APBD & pihak ketiga lainnya) yang akan dipergunakan.
Hasil akhir dari perhitungan RAB ini adalah diperolehnya gambaran besarnya nilai rencana swadaya masyarakat dan BLM/APBN (termasuk sumberdana lainnya yang telah diperoleh) yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana, meliputi :
1. Volume/kuantitas kebutuhan komponen biaya dari Swadaya Masyarakat maupun sumberdana BLM (termasuk sumberdana lainnya);
2. Besarnya nilai/biaya dari sumber Swadaya Masyarakat dan sumber BLM/APBN (termasuk APBD/pihak ketiga lainnya);
Sebagai prinsip dasar perhitungan RAB adalah diperoleh dengan cara ”menjumlahkan biaya (RAB) dari setiap komponen yang diperlukan”. Sedangkan ”Besarnya biaya setiap komponen” sama dengan ”Volume setiap komponen dikali harga satuannya”. Dasar perhitungan RAB, secara sederhana dapat digunakan rumus berikut :
Adapun Penjelasan Cara Perhitungan tiap komponen biaya dalam RAB Proposal Pelaksanaan kegiatan, baik Swadaya Masyarakat maupun BLM (termasuk sumberdana lainnya) sebagaimana diuraikan pada tabel berikut :
RAB = VOLUME x HARGA SATUAN
No Jenis Komponen Satuan Volume Harga Satuan
(Rp) Nilai/Biaya (Rp.) 1. Tenaga Kerja (Mandor/K.Klp, Tukang,Pekerja, dlll)
HOK/OH Sesuai jumlah volume kebutuhan tiap jenis Tenaga Kerja.
Sesuai Nilai Upah harian setempat atau untuk tk. Kota dapat memakai UMR perhari Jum. HOK x Upah perhari 2. Bahan Bangunan (Pasir, Batu, Semen,dll) Sesuai satuan jenis bahan (m2,m3,zak, dll) Sesuai jumlah volume kebutuhan Tiap jenis bahan
Sesuai Harga satuan tiap jenis bahan Jumlah Volume x Harga Satuan Bahan 3. Alat/Peralatan Kerja (pacul, pengaduk semen, ember beton, dll) Sesuai satuan jenis Alat (bh, zak, dll) Sesuai volume kebutuhan Tiap jenis Alat Sesuai Nilai pembelian/ sewa, untuk tiap jenis Alat Jumlah Volume x Harga Satuan Alat 4. Administrasi : ¾ Papan Nama Proyek; ¾ Administrasi Harian/Mingguan ¾ Laporan Kegiatan (Kemajuan Dwi- Mingguan dan Akhir); ¾ Photo copy ¾ Pengadaan ATK ¾ Photo-photo kegiatan (0%, 50%, 100%); ¾ Materai; ¾ Pengujian Kualitas Sesuai satuan kebutuhan tiap komponen atau digunakan satuan Ls (Lumpsum) untuk masing- masing komponen Dihitung sesuai kebutuhan tiap komponen untuk keseluruhan kegiatan/proyek (atau gunakan volume = 1 bila satuannya adalah Ls (Lumpsum) Dihitung biaya sesuai kebutuhan tiap komponen Jumlah Volume x Harga Satuan tiap komponen 5. Dana Tunai (Swadaya)
Bila ada swadaya tunai, supaya dijadikan berbentuk bahan/non-tunai yang dibutuhkan untuk kegiatan konstruksi (bisa seperti bahan, alat, administrasi) sehingga pada saat dimasukan dalam perhitungan RAB, swadaya dana
No Jenis Komponen Satuan Volume Harga Satuan Nilai/Biaya
(Rp) (Rp.)
tunai tersebut sudah terintegrasi atau langsung dipergunakan. 6. Tanah/Tanaman yang terkena proyek :
a. Tanah M2 Luas tanah yang
terkena proyek
Sesuai NJOP (Nilai Obyek Pajak) setempat Jumlah Volume x HS Tanah b. Tanaman Produktif Batang/ Pohon Jumlah tanaman yang terkena proyek Sesuai nilai Tanaman dilokasi setempat Jumlah Volume x HS Tanah 7. Konsumsi :
(dapat dirinci sesuai jenis konsumsi dan harganya)
Ls/paket Sesuai jumlah yang ada
Sesuai Nilai pembelian/ pembuatan untuk tiap jenis konsumsi
Total Nilai semua jenis Konsumsi
Selanjutnya perhitungan RAB ini dapat langsung menggunakan formulir (Formulir RAB-4), seperti tabel berikut :
CARA PENGERJAAN FORMULIR RAB :
Judul Kolom Penjelasan Cara Pengerjaan No. Urut (Kolom 1) Kosongkan (pada formulir sudah ada)
Uraian (Kolom 2)
Tuliskan hasil identifikasi tiap jenis komponen kebutuhan RAB (baik swadaya maupun BLM) yang diperlukan.
Satuan (kolom 3)
Diisi dengan satuan pengukuran jenis komponen yang sesuai (HOK untuk Tenaga Kerja dan untuk satuan bahan/alat adalah yang sesuai)
Volume Kebutuhan ”Total” (Kolom 4)
Diisi dengan jumlah kebutuhan total pekerjaan (proyek/sub proyek) untuk tiap jenis komponen masing-masing.
Volume ”Swadaya” (Kolom 5)
Diisi dengan jumlah kebutuhan masing-masing komponen dari swadaya. Volume Kebutuhan
”BLM/Lainnya” (Kolom 6)
Diisi dengan nilai Volume/kebutuhan untuk masing-masing Tenaga Kerja, Bahan dan Alat dari sumber dana APBD/BLM/Lainnya. Caranya : Nilai Volume Kebutuhan Total (kolom 4) dikurangi dengan nilai Kebutuhan Swadaya (kolom 5) untuk masing-masing komponen;
Harga Satuan (kolom 7) Diisi dengan harga satuan masing-masing komponen. Nilai Harga Satuan yang dipakai berpedoman pada Hasil Kesepakatan Harga Satuan Hasil Survey, sedangkan untuk Harga satuan Tanah/ (sesuai NJOP), Tanaman, Konsumsi harus menggunakan harga harga pasaran di desa/kelurahan setempat.
Jumlah Biaya ”Swadaya” (Kolom 8)
Diisi dengan nilai jumlah biaya masing-masing komponen swadaya. Caranya Nilai Volume Swadaya (kolom 5) dikali dengan nilai Harga Satuan masing-masing (Kolom 7);
Jumlah Biaya ”
BLM/Lainnya” (Kolom 9)
Diisi dengan nilai jumlah biaya masing-masing komponen BLM/Lainnya. Caranya Nilai Volume ”BLM/Lainnya” (kolom 6) dikali dengan nilai Harga Satuan masing- masing (Kolom 7);
Baris : Jumlah Total Biaya ¾ Kolom 8-Swadaya) : Diisi dengan nilai total biaya semua komponen Swadaya. Caranya Jumlahkan Nilai pada Subjumlah Tenaga Kerja (subtotal 1) + subtotal Bahan (subtotal 2) + subtotal Alat (subtotal 3) + subtotal Dana Tunai (subtotal 5) + subtotal Tanah/Tanaman (subtotal 6) + subtotal Konsumsi (subtotal 7) yang ada
¾ Kolom 9-BLM/Lainnya) : Diisi dengan nilai total biaya semua komponen BLM/Lainnya. Caranya Jumlahkan Nilai pada Subjumlah Tenaga Kerja (subtotal 1) + subtotal Bahan (subtotal 2) + subtotal Alat (subtotal 3) + subtotal Administrasi (subtotal 4) yang ada.
Baris : Jumlah Total Biaya Upah T. Kerja
Diisi dengan nilai total jumlah total biaya semua komponen Tenaga kerja dari swadaya dan BLM/Lainnya. Caranya Jumlahkan Nilai pada Subtotal Tenaga Kerja (subtotal 1) swadaya ditambah Subtotal Tenaga Kerja BLM/Lainnya yang ada. Baris : Jumlah Total
Biaya Konstruksi
Diisi dengan nilai total jumlah Biaya Langsung Konstruksi dari Swadaya dan BLM/Lainnya. Caranya Jumlahkan Nilai pada Subjumlah Tenaga Kerja (subtotal 1) + subtotal Bahan (subtotal 2) + subtotal Alat (subtotal 3) + subtotal Administrasi (subtotal 4) baik Swadaya maupun BLM/Lainnya yang ada.
Swadaya Masyarakat : Diisi Jumlah Rencana Biaya Konstruksi dari Swadaya Masyarakat : {Jumlah Biaya Swadaya total (Kolom 8) dikurangi Biaya Tanah Swadaya}
APBD/Dinas : Diisi Jumlah Rencana Biaya Konstruksi yang akan dipergunakan dari Kontribusi APBD/Dinas. Nilainya sesuai hasil Kesepakatan dengan Pemda/Dinas (DIPA-DAERAH). Diisi bila ada.
Swasta/Lainnya : Diisi Jumlah Rencana Biaya Konstruksi yang akan dipergunakan dari Kontribusi Swasta/Lainnya, sesuai Kesepakatan dengan pihak ketiga/lainnya tersebut. Diisi bila ada.
Baris : Alokasi
Sumberdana Konstruksi
APBN/BLM : Diisi Jumlah Rencana Biaya Konstruksi yang akan dipergunakan dari alokasi sumberdana APBN/BLM. Caranya adalah Nilai Jumlah Biaya Keseluruhan Konstruksi dikurangi Jumlah Biaya Konstruksi dari sumberdana (Swadaya Masyarakat, APBD dan Swasta/Lainnya).
2). Rekapitulasi RAB
Rekapitulasi RAB ini pada dasarnya hanya merupakan rekapitulasi/ penggabungan nilai biaya dari masing-masing komponen RAB kedalam satu format.
Sedangkan prinsip perhitungannya adalah dengan cara menjumlahkan hasil perhitungan masing-masing biaya tiap komponen yang sesuai dari setiap sumberdana yang dipergunakan.
Untuk memudahkan proses dan cara perhitungan dapat menggunakan formulir Rekapitulasi RAB seperti contoh formulir berikut.
CARA PENGERJAAN FORMULIR RAB-5
Judul Kolom Penjelasan Cara Pengerjaan Dari Swadaya
(Kolom 3)
Diisi dengan nilai hasil total biaya semua komponen Swadaya sesuai kegiatan masing-masing. Caranya, Salin Nilai Sub-Jumlah pada Kolom Swadaya (kolom 8) Formulir RAB sesuai masing-masing komponen biaya.
Dari BLM/Lainnya (Kolom 4)
Sama seperti Kolom (3) tetapi untuk Komponen sumberdana BLM/Lainnya
Total (Kolom 5) Diisi dengan nilai total penjumlahan biaya masing-masing komponen Swadaya Masyarakat, BLM. Caranya Nilai Swadaya (kolom 3) ditambah dengan nilai BLM/Lainnya (kolom 4) untuk masing-masing jenis uraian yang ada.
Baris H : Jumlah Biaya (A s/d G)
Diisi dengan jumlah nilai Biaya Tenaga kerja, Bahan, Alat, Administrasi, Tanah, Tanaman dari Swadaya Masyarakat, BLM. Caranya jumlahkan nilai Biaya-biaya tersebut untuk masing-masing kolom (3), (4), (5).
Baris a: Jumlah HOK Konstruksi
Diisi dengan nilai total HOK tenaga Kerja. Caranya Salin nilai jumlah HOK dari masing-masing sumberdana pada Formulir RAB-4 (Baris Subjumlah Tenaga Kerja). Perhatikan, Nilai HOK ini bukan nilai uangnya/bentuk rupiah tetapi volumenya (satuannya HOK).
Baris : Jumlah Biaya Konstruksi
Diisi dengan jumlah nilai Biaya Tenaga kerja, Bahan, Alat, Administrasi (nilai baris A s/d D) pada masing-masing sumber dana (kolom 3, 4, 5).
Alokasi Sumber Dana
Salin sesuai dengan yang tertera pada Formulir RAB-4
Catatan :
(a). Khusus untuk pembiayaan kegiatan administrasi kegiatan KSM/Panitia, sangat didorong untuk dipenuhi dari dana Swadaya masyarakat atau dukungan pihak ketiga/swasta lainnya. Namun demikian dimungkinkan dapat menggunakan sumber dana dari BLM sepanjang dapat dipastikan penggunaannya oleh konsultan (“tidak disalah gunakan”) dan ini tidak menutup kemungkinan adanya swadaya. Stimulan dana administrasi kegiatan (tidak harus dihabiskan) pada
setiap pihak Pelaksana Pekerjaan (KSM/Panitia) dengan batasan, sebagai berikut :
; Pagu maksimum Rp. 300.000 untuk total Nilai Pekerjaan s/d 100 Juta; ; Pagu maksimum Rp. 350.000 untuk total Nilai Pekerjaan Paket/ND diatas
Rp. 100 Juta;
; Untuk Pengujian Kualitas, sesuai harga setempat. (8) Menyusun Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan yang dibuat oleh KSM/Panitia dalam proposal pelaksanaan kegiatannya pada dasarnya merupakan jadwal rinci yang dibuat mengacu pada Jadwal Induk Pelaksanaan Pekerjaan yang telah ditetapkan dari hasil perencanaan teknis sebelumnya. (lihat juga penjelasan hal ini sebagaimana diuraikan pada bagian 1. Memahami & mempelajari dokumen produk hasil perencanaan teknis diatas).
(9) Penyusunan Rencana Pengadaan
Pengadaan yang dimaksudkan disini adalah Pengadaan Barang (Pembelian bahan bangunan atau Sewa Peralatan Konstruksi) atau penyediaan Jasa Pelaksana Pekerjaan Konstruksi untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunan sarana/prasarana.
Sasaran kegiatan yang diharapkan adalah adanya rencana pengadaan yang dimiliki oleh setiap pelaksana kegiatan sejak awal yang sekaligus nantinya untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan kegiatan.
Adapun Indikator keluarannya adalah :
Nilai setiap pengadaan yang direncanakan sesuai dengan metode pengadaan yang ditetapkan dalam pedoman teknis program;
Adanya Rencana Pengadaan kegiatan yang sesuai rencana pengadaan yang ditentukan program;
Penekanan utama dalam penyusunan rencana pengadaan ini lebih difokuskan kepada tercapainya prinsip transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan sesuai dengan metode pengadaan yang ditetapkan oleh program ini.
(Secara lebih detail penjelasan terkait hal ini dapat dilihat pada, buku Suplemen Teknis, Tata Cara Pengadaan).
(10) Menyusun Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi
Pengorganisasian disini adalah berkaitan dengan Yang Akan Melaksanakan Seluruh Rencana yang telah dibuat sebelumnya agar dicapai adanya ketertiban, kelancaran dan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam hal ini maka diperlukan struktur organisasi yang memberikan pengaturan peran masing-masing anggota. Peran ini kemudian dijabarkan menjadi pembagian tugas dan tanggungjawab.
Sasaran kegiatan :
Adanya hubungan kerja dan pembagian tugas/tanggungjawab antar orang/unit kerja (siapa/unit kerja mana yang mempertangungjawabkan apa, siapa memimpin dan siapa yang dipimpin, siapa melaporkan hasil kegiatan kepada siapa);
Adanya tugas/tanggungjawab yang jelas pada setiap orang/unit kerja (siapa melakukan apa);
Adanya orang-orang yang akan bertanggungjawab secara jelas (Siapa saja yang akan terlibat dalam organisasi)
Orang-orang yang telah dipilih memahami dan mau melaksanakan
tugas/tanggungjawabnya.
1. Menyusun Struktur Organisasi
Mengelompokan kegiatan yang akan dilaksanakan pada dasarnya adalah pengelompokan/klasifikasi kegiatan-kegiatan kedalam unit atau bagian pekerjaan yang memiliki kesamaan fungsi. Kemudian mengkoordinasikan bermacam- macam kegiatan/unit kerja tersebut, agar semua orang/unit kerja bekerja secara benar, terarah dan mengindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas yang dilakukan antara satu orang/unit kerja dengan yang lainnya. Agar proses tersebut berlangsung dengan baik, maka perlu dibuat wadah dalam bentuk struktur organisasi.
Struktur Organisasi yang dimaksudkan disini adalah Struktur Organisasi Pelaksana Lapangan/Kegiatan yaitu merupakan Bagan Organisasi Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Infrastruktur yang menggambar posisi/kedudukan dari unit kerja/bagian-bagian yang ada atau diperlukan dalam Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Infrastruktur tersebut.
Sesuai dengan skala kegiatan Lingkungan yang sederhana, maka bentuk organisasi yang diperlukan haruslah cukup sederhana juga sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya. Sejalan dengan itu maka disarankan bentuk Organisasi Pelaksanaan infrastruktur adalah struktur organisasi dengan unit kerja meliputi : Ketua, Sekretaris, Bendahara, bagian Pengendalian Kualitas/Kuantitas, Pengadaan/logistik dan Pelaksana Lapangan (termasuk ketua-ketua regu kerja/Mandor), seperti diagram Bagan contoh berikut :
KSM / Pa nitia Koordinator Sekretaris PELAKSANA LAPANGAN Tim PENGADAAN / L O G I S T I K Tim PENGENDALIAN KUALITAS / KUANTITAS
Ketua Regu Kerja/ Mandor
M A SYA RA KA T
Bendahara
Ketua Regu Kerja/ Mandor
Apabila diperlukan dilapangan maka struktur ini dapat saja disesuaikan kembali.
2. Menentukan tugas/pekerjaan dan tanggungjawab yang akan dilakukan oleh setiap orang/unit kerja Organisasi;
Berdasarkan pengelompokan kegiatan/unit kerja dalam struktur organisasi maka disusun tugas-tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan oleh setiap orang/unit kerja dalam organisasi tersebut. Hal penting yang harus diperhatikan adalah agar tidak ada tugas/kegiatan yang sama, dilakukan oleh lebih dari satu unit kerja sehingga tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan/tugas.
Suatu hal penting untuk dipahami bahwa tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh tiap orang/unit kerja ini adalah merupakan tugas bersama/organisasi sehingga keberhasilan pelaksanaannya merupakan keberhasilan organisasi dan sebaliknya kegagalan melaksanakannya bukanlah kegagalan pribadi tetapi organisasi juga.
Ketua, mempunya tugas dan tanggung jawab :
¾ Memberikan dorongan, semangat kepada seluruh anggotanya; ¾ Menandatangani Perjanjian kerja, termasuk perubahan bila ada;
¾ Penanggungjawab utama atas seluruh pelaksanaan & pengendalian kegiatan;
¾ Mengatur dan mengawasi seluruh pelaksanaan tugas Unit/Tim Kerja yang ada;
¾ Membuat dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan;
¾ Mendorong sebanyak-banyaknya partisiapasi dan swadaya masyarakat; ¾ Menyelenggarakan pertemuan-pertemuan konsultasi/evaluasi kemajuan
lapangan baik bersama seluruh anggota tim pelaksana maupun bersama UPL/TPP/Pokja dan Konsultan;
¾ Bersama Tim yang telah ditetapkan, melakukan pencairan dana; ¾ Pro-aktif menyelesaikan permasalahan yang muncul di lapangan; Sekretaris, mempunya tugas dan tanggung jawab :
¾ Membantu/melaksanakan tugas-tugas administrasi umum kegiatan; ¾ Menjaga & menyimpan arsip administrasi kegiatan;
¾ Melakukan pengadaan ATK dan administrasi lain yang diperlukan; Bendahara/Keuangan, mempunya tugas dan tanggung jawab:
¾ Membuat administrasi, pembukuan dan pelaporan keuangan KSM/Panitia; ¾ Melakukan pembayaran : Upah TK, Bahan/Alat, Administrasi kegiatan
Panitia;
¾ Membantu pembuatan administrasi pencairan dana dari BKM/LKM;
¾ Bersama Tim yang telah ditetapkan, melakukan pencairan dana KSM dari BKM/LKM;
Tim Pengadaan/Logistik, mempunya tugas dan tanggung jawab :
¾ Melakukan survey harga bahan/alat dan rembug penyepakatannya untuk dasar pelaksanaan pengadaan bahan/alat;
¾ Melaksanakan penyediaan/pengadaan bahan dan alat sesuai ketentuan yang ditetapkan dalam proyek ini secara tepat waktu dan berkualitas baik; ¾ Melakukan pemeriksaan bahan yang diterima untuk memastikan volume
dan kualitas sesuai dengan pesanan;
¾ Menerima, menyimpan sementara (gudang) & menjaga bahan/alat yang telah diterima;
¾ Membuat administrasi proses pengadaan bahan/alat termasuk
pelaporannya;
Pelaksana Lapangan, mempunya tugas dan tanggung jawab : ¾ Berada dilokasi kegiatan setiap hari;
¾ Mengkoordinir/mengarahkan semua pelaksanaan kegiatan fisik
dilapangan sehingga berjalan dengan lancar;
¾ Melaksanakan dan mengawasi seluruh pekerjaan konsrtuksi dilapangan; ¾ Melaksanakan tindakan pengamanan keselamatan kerja dilapangan;
¾ Melakukan pembinaan/bimbingan kepada Tenaga Kerja Lapangan
(Mandor/Tukang);
¾ Menyampaikan kebutuhan pengadaan bahan/alat pelaksanaan kepada unit Pengadaan;
¾ Membuat administrasi harian dan pelaporan kemajuan terkait
pelaksanaan kegiatan fisik dilapangan;
¾ Melaksanakan tindakan pengamanan dampak lingkungan/sosial yang telah direncanakan;
¾ Meminta bimbingan teknis dan administrasi dari Pokja/UPL atau konsultan infrastruktur;
¾ Bersama Tim Sertifikasi melakukan Sertifikasi/Pemeriksaan Akhir seluruh hasil kegiatan pembangunan infrastruktur yang telah dilaksanakannya; ¾ Menghitung dan merekomendasikan besarnya pembayaran upah tenaga
kerja yang telah bekerja sesuai periode pembayaran upah yang digunakan.
Pengendalian Kualitas/Kuantitas, mempunya tugas/tanggung jawab :
¾ Melakukan pengawasan kualitas dan kuantitas pekerjaan dilapangan sesuai persyaratan yang telah ditetapkan;
¾ Memeriksa, menguji, mengukur dan mengevaluasi pencapian kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan dilapangan, sesuai persyaratan yang telah ditetapkan;
¾ Melakukan opname hasil pekerjaan lapangan;
¾ Memberikan masukan kepada pelaksana lapangan terkait dengan
peningkatan pencapaian target kualitas dan kuantitas pekerjaan dilapangan, termasuk tidakan perbaikan bila terjadi penyimpangan kualitas/kuantitas;
¾ Membuat dan menyimpan administrasi terkait dengan hasil
pemeriksaan/pengukuran kuantitas dan kualitas pekerjaan;
¾ Memastikan pelaksanaan tindakan pengamanan dampak
lingkungan/sosial yang telah direncanakan;
Ketua Regu Kerja/Mandor, mempunyai tugas dan tanggungjawab : ¾ Berada dilokasi kegiatan setiap hari;
¾ Mengatur dan mengawasi pekerjaan tukang;
¾ Melaksanakan kegiatan konstruksi/fisik sesuai kualitas/spesifikasi teknik dan volume yang dipersyaratkan;
¾ Memantau pembayaran Upah Tenaga Kerja yang dikoordinirnya
¾ Membantu pembuatan administrasi kegiatan, seperti Daftar Hadir (bila diperlukan).
3. Memilih/Menentukan orang-orang yang akan melaksanakan pekerjaan atau tugas dan tanggungjawab tersebut (Tim Kerja);
Pemilihan orang-orang yang akan diberikan tugas atau duduk dalam Tim/Organisasi, hendaknya mempertimbangkan kesesuaian antara kemampuan yang dimiliki dengan tugas-tugas yang akan dilaksanakannya. Meskipun demikian bila terdapat keterbatasan kemampuan orang yang ada, maka penting menempatkan orang-orang yang memiliki komitmen/kemauan kerja. Adanya komitmen/kemauan kerja pada dasarnya merupakan modal utama untuk terus belajar meningkatkan kemampuannya dengan cara diberikan bimbingan/pengarahan oleh Ketua Tim/Koordinator unit kerjanya.
4. Menjelaskan/Membagi tugas dan menyerahkan tanggungjawab kepada setiap personil/unit kerja agar mereka memahami dan melaksanakan dengan benar; Pada dasarnya upaya ini dilakukan dalam rangka pendelegasiaan tugas-tugas Organisasi/ Pimpinan/Ketua kepada Tim/unit kerja organisasinya. Untuk itu, maka setiap orang/unit kerja dalam organisasi yang akan melaksanakan tugas-tugas organisasi perlu mengetahui apa tugas-tugas yang harus dilakukan masing- masing.
Hal penting yang perlu mendapat perhatian disini adalah selain APA (tugas yang harus dilakukan), juga hendaknya ada kesepahaman bersama tentang BAGAIMANA tugas dilakukan, bagaimana pengukuran hasilnya sehingga setiap orang tahu tentang Apa yang harus dicapai dalam melaksanakan tugas-tugasnya, termasuk Bagaimana mekanisme koordinasi baik internal organisasi maupun dengan pihak luar yang terkait.
(11) Verifikasi Kelayakan Proposal KSM/Panitia
Setelah proposal pelaksanaan kegiatan disampaikan oleh KSM/Panitia kepada BKM (UPL/TPP) maka selanjutnya dilakukan verifikasinya. Verifikasi ini merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa dan menilai kebenaran/kelayakan dari dokumen proposal pelaksanaan kegiatan yang telah dibuat oleh KSM/Panitia. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah UPL/TPP sedangkan pendekatan pelaksanaannya adalah dilakukan secara Tim.
Tim Verifikasi disepakati bersama, dan anggotanya dapat berasal dari UPL, TPP, Tim Teknis Pemda dan Konsultan Pendamping (bila diperlukan).
Hal-hal yang perlu diverifikasi :
(1). Daftar Calon Tenaga Kerja dan Peralatan,
Apakah ada dan cukup ketersediaan dari calon tenaga kerja/peralatan yang sesuai kualifikasi pekerjaan yang akan dilaksanakan;
(2). Kesepakatan Swadaya Masyarakat,
Apakah ada swadaya masyarakat yang telah disepakati bersama oleh warga (jelas : jenisnya, volumenya dan nama calon warga yang akan memberikan swadaya);
(3). Kesepakatan Harga Satuan Upah/Bahan/Alat;
Apakah ada kesepakatan harga satuan Upah/Bahan/Alat berdasarkan hasil survey sekurang-kurangnya dari 3 toko/pemasok setempat/terdekat yang dilakukan oleh KSM/Panitia. Apakah harga-harga tersebut sesuai dengan harga satuan hasil kesepakatan awal yang dilakukan oleh TPP. Apabila terdapat harga yang disepakati KSM/Panitia lebih tinggi dari harga yang telah ditetapkan UPL/TPP maka harus benar/realistis justifikasi/alasannya. Apakah spesifikasi teknis bahan/alat yang tercantum dalam Daftar Harga tersebut sesuai spesifikasi yang dipersyaratkan.
(4). Daftar Kuantitas Pekerjaan,
Apakah Daftar Kuantitas pekerjaan yang diusulkan sesuai dengan Daftar Kuantitas Pekerjaan yang telah ditetapkan UPL/TPP dalam perencanaan teknis sebelumnya (baik jenis pekerjaan maupun volumenya). Apabila terdapat penambahan/pengurangan jenis pekerjaan maupun volumenya maka harus benar/realistis justifikasi/alasannya.
(5). Rencana Anggaran Biaya (RAB) Pelaksanaan;
• Apakah cara perhitungannya RAB yang diajukan sudah benar.
• Apakah Harga Satuan Upah/Bahan/Alat yang dipergunakan sesuai hasil kesepakatan dari survey sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok terdekat/setempat.
• Apakah spesifikasi teknis bahan/alat yang tercantum dalam RAB sesuai spesifikasi teknis bahan/alat yang telah ditetapkanbuat.
• Apakah kebutuhan dana dari sumber Dana BLM/APBD telah memperhitungkan (dikurangi dengan) nilai swadaya yang disepakati (RAB terintegrasi).
• Apakah total nilai kebutuhan dana dari sumber BLM/APBN (diluar swadaya masyarakat) tidak melampaui RAB yang telah disusun oleh UPL/TPP sebelumnya.
(6). Jadwal Pelaksanaan;
Apakah jadwal pelaksanaan yang diajukan cukup realistis (mampu dicapai oleh KSM/Panitia) dan tidak melampaui Jadwal yang telah ditetapkan UPL/TPP sebelumnya. Apabila melampaui maka justifikasi/alasannya harus benar/realistis. (7). Rencana Pengadaan;
Apakah metode pengadaan yang diusulkan sesuai jenis-jenis pengadaan yang ditetapkan program (nilai dan metodenya);
(8). Struktur Organisasi/Susunan Tim Pelaksana Lapangan KSM/Panitia
Apakah cukup jelas struktur organisasi dan susunan tim pelaksana lapangan dari KSM/Panitia.
Setelah proses verifikasi selesai, dilanjutkan dengan pembuatan kesimpulan verifikasi berupa Rekomendasi Akhir yang disepakati bersama oleh Tim. Adapun alternatif kesimpulan dan tindaklanjutnya sebagai berikut :
a) Layak
Layak bilamana semua aspek yang dinilai sesuai/memenuhi kriteria yang ditetapkan. Selanjutnya dibuat Berita Acara Kelayakan;
b) Layak dengan Penyempurnaan
Bila hasil penilaian terdapat satu atau lebih jawaban ”perlu penyempurnaan”. Tindaklanjutnya, Proposal & Formulir Hasil Verifikasinya dikembalikan kepada KSM/Panitia untuk dilakukan penyempurnaan sesuai catatan hasil verifikasinya. Tim juga menyepakati batas waktu penyempurnaan ini. Segera setelah penyempurnaan selesai maka dapat langsung meyampaikan dokumen perbaikan tersebut untuk diverifikasi kembali oleh Tim. Setelah Layak kemudian dibuat berita acara kelayakannya.
c) Tidak Layak
Bila total biaya konstruksi yang diusulkan KSM/Panitia melampaui biaya (Engineering Estimate/EE) hasil perhitungan UPL/TPP sebelumnya maka proposal pelaksanaan kegiatan KSM/Panitia bersangkutan dinyatakan “Tidak