BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN
2.3 Kronologi Perkembangan Sistem Dapodikmen
2.3.3. Periode Integrasi Sistem
Periode integrasi sistem terjadi ketika seluruh unit kerja telah menyadari tentang betapa pentingnya penyatuan sumber data di lingkungan Kemdikbud. Dengan satu sumber data, seluruh program kerja yang disusun akan lebih fokus dan tepat sasaran.
Ada beberapa keunggulan lain jika sistem integrasi data di lingkungan Kemdikbud dilakukan diantaranya :
1. Sistem yang dapat menyelaraskan data yang berasal dari sejumlah sumber kedalam sebuah bentuk representasi.
2. Adanya kebutuhan untuk saling bekerjasama antar unit utama di Kemdikbud.
3. Terjadinya pengolahan data antar sistem informasi tiap unit utama sehingga untuk melengkapi suatu informasi yang dibutuhkan pertukaran data dengan sistem informasi yang lain.
Pada tahap awal, PDSP memaparkan tentang strategi integrasi. Masing-masing unit kerja diminta untuk memahami posisinya dalam strategi integrasi. Penyatuan data membutuhkan teknologi, model database, dan sinergi alur kerja yang sama. Pada periode ini, seluruh tim data di masing-masing unit kerja lebih intensif melakukan koordinasi dipimpin oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP).
Gambar 3Posisi Masing masing Direktorat Jenderal pada Pendataan
Pada tahap berikutnya, masing-masing unit kerja diminta untuk menyamakan struktur database. Tujuannya agar proses integrasi berjalan mulus. Proses penyamaan database berpengaruh besar terhadap implementasi di lapangan. Perubahan database berpengaruh besar terhadap aplikasi penjaringan data (front end), aplikasi sinkronisasi, dan database server di datacenter masing-masing unit kerja.
Penyamaan struktur databasedi lingkungan Kemdikbudini
memperhatikan prinsip “Single Source Of Data”. Bila Ada unit kerja
dan atau unit terkait yang membutuhkan atribut tertentu yang belum ada dalam struktur database di Kemdikbud ini untuk bisa mengajukan permohonan kepada PDSP untuk bisa segera ditindaklanjuti dan
dikoordinasikan.Berikut aliran “Single Source Of Data” dimodelkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 4 Konsep penyatuan data dari hasil pengumpulan (pendataan)
Jika Proses Pengumpulan data sudah menggunakan strutur database yang sama dan masing masing Direktorat Jenderal telah berhasil mengumpulkan data mendekati 100%, maka transformasi data untuk integrasi antar unit utama di Kemdikbud dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 5 Sistem Integrasi Data Kemdikbud
Ditjen Dikmen melakukan proses penyamaan database secara bersamaan dengan penerbitan versi baru aplikasi Dapodikmen dan aplikasi Sinkronisasi. Harapannya, prosesnya tidak mengganggu proses pengumpulan data. Pada tahap ini, server pusat data terpaksa harus dimatikan karena proses penyamaan database memerlukan waktu yang cukup lama.
Proses penyamaan database juga diikuti dengan proses penyamaan data referensi. Data referensi yang paling dicermati adalah data referensi operasional, dimana beberapa data referensi ini belum tersedia secara nasional. Dibutuhkan upaya yang cukup besar supaya seluruh data referensi operasional ini menjadi tersedia.
Tahap berikutnya, PDSP mengembangkan mekanisme pengiriman data dari unit utama ke server PDSP manjadi Operasional Data Store (ODS).
Mekanisme ini dilanjutkan dengan mekanisme lain yang muaranya adalah untuk pemanfaatan data secara bersama-sama oleh seluruh unit kerja di Kemdikbud.
Gambar 6Klasifikasi data warehouse dan ODS
Membahas tentang pemanfaatan data yang dilakukan secara bersama-sama, secara umum sistem yang dibangun dibedakan menjadi 4 kelompok besar:
1.) BI (Bisnis Intelligent) : merupakan proses yang sudah mengikutsertakan dengan pimpinan (Pusat dan Daerah) dalam menyusun strategi, prioritas, dan arah/target pengelolaan pendidikan.
2.) EIS (Executive Information System) : Sistem informasi yang berisi capain dan sebaran program dengan menggunakan
indikator-indikator makro yang telah didefinisikan terlebih dahulu.
3.) DSS (Decision Support System) : Sistem penunjang keputusan yang dibedakan menjadi tiga sub sistem, yaitu
1. ODS (Operational Data Store): Sistem yang memiliki fungsi kompilasi dan verifikasi-validasi data transaksi
2. DW (Data Warehouse)sebagai integrated database
3. Analytical Systemsebagai fungsi penelusuran analisis dengan menggunakan mathematical analysis, statistical analysis dan spatial analysis.
4.) Transactionalmenyatakan sistem pengumpulan data dilakukan melalui transaksi program bantuan yang diberikan oleh kemdikbud dengan data dari sekolah.
Dari Klasifikasi sistem Data Warehouse dan ODS ada Data Referensi Pendidikan sebagai fungsi integrator semua programpembangunan pendidikan pada entitas data Satuan Pendidikan (NPSN), Peserta Didik (NISN),Pendidik dan Tenaga Kependidikan(NUPTK). Sedangkan Data Master Satuan Pendidikan sebagai fungsi integrator semua program pembangunan pendidikan pada satuan pendidikan yang meliputi 3 unsur yaitu tabular, Citra dan Spasial.
Gambar 7Data Referensi Pendidikan sebagai fungsi integrator
Pengelolaa Data Warehouse oleh PDSP untuk integrasi sistem di Kemdikbud perlu mengantisipasi apabila ada lonjakan akses pengumpulan data dan pemanfaatan dalam waktu yang bersamaan sehingga harus didukung dengan infrastruktur yang handal dan SDM yang memadai. Ketersediaan infrastruktur dan SDM ini akan sangat berpengaruh pada layanan telah dirancang sebelumnya dengan kondisi yang normal.
Salah satu contoh untuk Verifikasi dan validasi peserta didik yang harus dilakukan persiswa oleh operator sekolah dengan mencari sampai 5x dengan membandingkan data yang ada di server PDSP dengan jumlah akses yang besar membuat performa server terkadang
tidak bisa di akses, dan prosesnya menjadi sangat lama sekali. Atau disaat Sekolah sudah melakukan upate data di aplikasi namun di verval peserta didik masih belum update. Hal ini yang terkadang menimbukan pertanyaan oleh sebagian operator Sekolah datanya tidak sama dengan yang ada di ODS.
Gambar 8Konsep Pengelolaan Data Warehouse
Keterangan
1. Satu Sumber Data: Dapodikdas, Dapodikmen, Dapodik Paudni 2. Operational Data Store(ODS), berfungsi melakukanSinkronisasi
dengan Sumber Data dan Quality Control (QC) Data Entitas. 3. Data Entitas terdiri atas Peserta Didik, Pendidik dan Tenaga
Kependidikan, dan Satuan Pendidikan.
5. Proses Verval Proses Pembelajaran pada tingkat Entitas Satuan Pendidikan.
6. Proses Verval Data Rangkuman dengan Indikator Makro. 7. Penyusunan Indikator-indikator Makro/Mikro yang disesuaikan
dengan Target Analisis.
8. Proses Sosialisasi dan Implentasi disesuikan dengan jenis dan bentuk kebutuhan Informasi.
Tahapan 1 sd 6 merupakan tahapan Pengendalian Mutu/Quality Control dengan unit pengelolaan: data individual (SP, PD, dan PTK) sedangkan tahapan 7 sd 8, merupakan tahapan eksplorasi dengan unit pengelolaan berupa data individual (SP, PD, dan PTK) dan Rangkuman.