PENILAIAN SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN PANGAN (SMKP) HACCP
PERSYARATAN DASAR
Persyaratan dasar (Prerequisite) adalah suatu persyaratan teknis yang harus dimiliki dan dipenuhi oleh suatu perusahaan yang akan memulai proses produksi dan menerapkan HACCP. Persyaratan ini berupa peraturan teknis proses produksi dan penerapan HACCP, dan dalam operasionalisasinya diwujudkan dalam standar prosedur operasi (SPO) atau dalam bentuk dokumentasi lainnya. Persyaratan dasar tersebut adalah sistem sanitasi/ sanitation standard operating procedures (SSOP) dan diterapkannya cara-cara berproduksi yang baik atau GMP (Good Manufacturing Practice).
Good Manufacturing Practice (GMP)
Sesuai dengan SK Menteri Kesehatan RI No 23/MEN/SK/I/1978 mengenai pedoman cara berproduksi yang baik untuk makanan, pedoman ini mencakup lokasi, bangunan, fasilitas sanitasi, alat produksi, bahan, proses pengolahan, produk akhir, laboratorium, personil, kemasan, label dan penyimpanan. Berikut ini dijelaskan penerapan GMP di PKS Rambutan dan PMG Cap Sendok.
PKS Rambutan sebagai bagian dari PT. Perkebunan Nusantara III, walaupun sudah memiliki sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14000 namun belum memenuhi sebagian persyaratan GMP sebagai persyaratan dasar HACCP. Prinsip-prinsip GMP belum dilaksanakan sesuai dengan standar yang seharusnya. Kegiatan sanitasi dilaksanakan sesuai dengan pengalaman yang biasa dilakukan.
PMG Cap Sendok belum memiliki sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan sistem manajemen lingkungan ISO 14000. Demikian pula halnya untuk sistem manajemen keamanan pangan HACCP, walaupun sebagian besar unsur-unsurnya telah dipenuhi dan dilaksanakan, namun belum memiliki sertifikasi HACCP. Sebagaimana halnya dengan PKS Rambutan, prinsip-prinsip GMP sebagai prasyarat sistem HACCP di PMG Cap Sendok masih belum sepenuhnya sesuai dengan standar yang ada.
1) Lokasi
a) PKS Rambutan
Lokasi PKS Rambutan, berada di jalur trans Medan - Siantar yang sangat strategis, karena berada tidak jauh dari jalan raya. PKS berada di kawasan areal perkebunan kelapa sawit yang jauh dari sumber pencemaran seperti areal persawahan, pembuangan sampah, dan perumahan penduduk. Lokasi bangunan juga dilengkapi oleh sarana penunjang seperti, sarana penyediaan air bersih dan sarana pembuangan limbah yang dikelola dengan baik oleh perusahaan sendiri.
b) PMG Cap Sendok
PMG Cap Sendok berada di jalur trans Medan – Siantar yang tidak jauh dari jalan raya. Lokasi pabrik tidak sesuai dengan standar GMP, dimana pabrik ini berada di daerah perumahan padat penduduk dan
disekitar jalan masuk pabrik banyak terdapat sampah-sampah yang berasal dari pembuangan limbah rumah tangga. Jalan masuk menuju pabrik sudah rusak, dimana banyak jalan yang berlubang sehingga tergenang air pada saat hujan dan saat hari panas banyak debu dan terlihat kotor. Disamping pabrik minyak goreng terdapat pabrik pengolahan kopi menjadi minuman kopi instan, dimana sangat jelas terlihat bahwa arah pembuangan asap pembakarannya mengarah ke pabrik minyak goreng. Dampaknya sangat tidak baik karena dikhawatirkan PAH (polyaromatic hydrocarbon) yang dari pembakaran pabrik kopi menjadi kontaminan untuk pabrik minyak goreng.
Di dalam pabrik minyak goreng Cap Sendok sendiri terdapat pekarangan yang tidak terpelihara dengan baik. Selain itu terdapat rumah-rumah kecil yang sudah tidak layak huni yang menjadikannya terlihat kotor.
2) Bangunan
Bangunan merupakan salah satu faktor penting dalam menjalankan suatu kegiatan industri terutama industri pengolahan pangan. Unsur-unsur yang perlu diperhatikan dalam bangunan adalah tata ruang, lantai, atap dan langit-langit, pintu, jendela, penerangan, dan ventilasi atau pengatur suhu.
a) PKS Rambutan
Tata ruang bangunan terdiri dari ruangan produksi dan ruang kantor yang terpisah sehingga tidak mengganggu proses produksi CPO dan tidak mengakibatkan pencemaran CPO. Susunan ruangan proses produksi diatur sesuai dengan urutan proses produksi sehingga tidak menimbulkan lalu lintas kerja yang simpang-siur dan tidak mengakibatkan pencemaran terhadap CPO. Ruangan proses pengolahan dan ruang pelengkap (gudang, laboratorium, bengkel, dan lain-lain) terletak terpisah, hal ini menjaga kontaminasi bahan dan peralatan lain. Luas masing-masing ruang pengolahan, ruang pelengkap dan kantor sesuai dengan jenis, kapasitas produksi, serta jumlah karyawan yang bekerja.
Lantai yang dipersyaratkan dalam GMP berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No : 23/Men.Kes/SK/I/1978 harus rapat air, tahan
terhadap air, garam, basa, asam, dan bahan kimia lainnya, permukaan rata dan halus tetapi tidak licin dan mudah dibersihkan serta memiliki kelandaian yang cukup ke arah saluran pembuangan air. Kondisi lantai di unit pengolahan tidak sepenuhnya sesuai dengan persyaratan GMP menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No : 23/Men.Kes/SK/I/1978. Lantai di unit pengolahan rapat air, tahan terhadap air, garam, basa, asam, dan bahan kimia lainnya, permukaan tidak rata, tidak halus dan tidak licin namun mudah dibersihkan sesuai standar kebersihan PKS serta memiliki kelandaian yang cukup kearah saluran pembuangan air.
Bangunan unit pengolahan tidak memiliki dinding karena merupakan bangunan semi terbuka, dimana atasnya memiliki atap dan disetiap sisi samping tidak memiliki dinding. Hal tersebut dimaksudkan agar ruangan unit pengolahan memiliki penerangan dan udara yang cukup sehingga para pekerja nyaman untuk bekerja. Dinding kamar mandi merupakan bagian yang perlu mendapat perhatian untuk segera diperbaiki karena sudah mengelupas dan terlihat sangat kotor.
Atap di unit pengolahan terbuat dari seng yang tahan terhadap air, namun ada beberapa bagian seng yang terlihat bocor sehingga memungkinkan air untuk masuk ke ruangan unit pengolahan. Untuk bangunan pelengkap, kamar mandi merupakan bagian yang perlu untuk mendapat renovasi, baik bagian dinding, lantai, atap dan langit-langit, pintu serta ventilasi, mengingat kamar mandi sudah banyak bagian-bagiannya yang rusak.
Bangunan yang digunakan sebagai pabrik dan kantor di PKS Rambutan sesuai dengan persyaratan teknik dan higienis, dimana bangunan mudah dibersihkan, mudah dilaksanakan tindakan sanitasi dan mudah dipelihara. Perawatan dan pemeliharaan untuk bangunan juga tertuang dalam prosedur dan instruksi kerja.
b) PMG Cap Sendok
Lokasi pabrik minyak goreng di PMG Cap Sendok memiliki bangunan dengan ruangan pokok dan ruangan pelengkap yang masing-masing terpisah letaknya. Ruangan pelengkap merupakan ruangan
pengolahan mulai dari bahan baku hingga produk akhir, sedangkan ruang pelengkap merupakan ruangan lain yang mendukung proses pengolahan seperti kantor, bengkel, gudang, toilet, laboratorium, dan lain-lain.
Tata letak susunan ruangan unit pengolahan dan ruang pelengkap diatur sedemikian rupa dan berdasarkan urutan proses produksi sehingga tidak menimbulkan lalu lintas kerja yang simpang-siur dan tidak mengakibatkan kontaminasi silang (cross contaminant). Luas masing-masing ruang pengolahan, ruang pelengkap dan kantor sesuai dengan jenis, kapasitas produksi, serta jumlah karyawan yang bekerja. Hanya pada ruangan bengkel, pekerja merasa ruangan tersebut terlalu sempit sehingga sering kali para pekerja memperbaiki peralatan hingga keluar batas ruangan bengkel, padahal itu merupakan jalan yang sering dilalui oleh pekerja lainnya.
Lantai pada ruangan unit pengolahan rapat air, tahan terhadap air, garam, basa, asam, dan bahan kimia lainnya, permukaan rata dan halus, tetapi tidak licin dan mudah dibersihkan dan memiliki kelandaian yang cukup kearah saluran pembuangan air, demikian juga halnya dengan ruangan pelengkap.
Dinding pada ruangan pengolahan terdiri dari tiga bagian yang bersusun keatas, dimana bagian pertama terbuat dari beton dengan tinggi lebih dari 20 cm diatas permukaan lantai yang rapat air. Susunan kedua dan ketiga terbuat dari seng yang semi tertutup karena ada celah terbuka antara dinding susunan pertama dengan kedua dan ketiga.
Atap bangunan unit pengolahan terbuat dari seng yang tahan terhadap air dan mudah diperbaiki ataupun diganti bila terjadi kerusakan atau kebocoran. Tinggi dari lantai lebih dari 3 meter sesuai persyaratan GMP. Pintu di bagian unit pengolahan merupakan pintu yang terbuat dari bahan tahan lama, permukaan tidak rata, tidak halus, berwarna terang dan mudah dibersihkan, dapat ditutup dengan baik, serta membuka keluar. Bangunan unit pengolahan tidak memiliki jendela karena bangunan tersebut merupakan bangunan semi tertutup.
Untuk penerangan, bangunan unit pengolahan termasuk bangunan yang kurang penerangan karena di beberapa sudut ruangan pengolahan terlihat agak gelap. Indikator ini ditunjukkan dengan agak sulitnya membedakan jenis warna di beberapa ruang dalam stasiun pengolahan. 3) Fasilitas sanitasi
a) PKS Rambutan
Fasilitas sanitasi terdiri dari sarana penyediaan air, sarana pembuangan (sisa dan limbah), sarana toilet, dan sarana cuci tangan. PKS Rambutan belum mengelola fasilitas sanitasi dengan baik. Penyediaan sarana cuci tangan dan sabun belum terdapat di lingkungan proses pengolahan. Kamar mandi (toilet) juga sangat tidak memadai, dimana bak air sudah pecah-pecah, berjamur dan berlumut. Air yang tersedia juga tidak memadai untuk membersihkan anggota tubuh sebelum dan sesudah bekerja. Hal ini merupakan persoalan yang menjadi keluhan karyawan karena ketidaknyamanan bagi karyawan untuk membersihkan diri di kamar mandi.
b) PMG Cap Sendok
Di PMG Cap Sendok fasilitas sanitasi sudah dikelola dengan cukup baik. Sarana penyediaan air, sarana pembuangan (sisa dan limbah), sarana toilet, dan sarana cuci tangan sudah tersedia dengan SOP yang tertera di masing-masing tempat. Jumlah karyawan dengan fasilitas sanitasi yang ada telah sesuai sehingga karyawan tidak perlu mengantri dalam menggunakan fasilitas tersebut. Di dalam ruang ganti pakaian terdapat loker untuk menyimpan barang-barang karyawan dan tempat untuk menyimpan pakaian ganti.
4) Peralatan produksi a) PKS Rambutan
Peralatan yang dipergunakan di PKS Rambutan sudah memadai, dimana peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan mencukupi untuk proses pengolahan. Peralatan produksi sudah sesuai dengan persyaratan teknik yaitu sesuai dengan jenis produksi. Standar prosedur untuk pembersihan dan perawatan peralatan secara berkala juga sudah
tersedia dan tertuang dalam prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi dan terstandarisasi.
b) PMG Cap Sendok
Di PMG Cap Sendok, peralatan yang digunakan sudah sesuai dengan jenis produksi yang jumlahnya juga mencukupi. Kendala pada peralatan adalah usianya yang sudah tua sehingga kinerja mesin dan peralatannya menjadi berkurang. Prosedur kerja dan pemeliharaan mesin dan peralatan tersebut sudah terdokumentasi dengan baik.
5) Bahan
a) PKS Rambutan
Bahan baku dan bahan pelengkap telah mengalami proses pemeriksaan oleh pihak laboratorium dan sortasi. Bahan baku yang berupa TBS telah disortasi dan dianalisa mutunya sehingga yang diterima sesuai dengan kriteria kematangan TBS, persyaratan mutu dan komposisi panen yang sudah ditetapkan perusahaan yang terdokumentasi dan terstandarisasi.
b) PMG Cap Sendok
Bahan baku dan bahan penolong yang digunakan telah memenuhi standar mutu dan persyaratan yang ditetapkan oleh manajemen karena telah terlebih dahulu mengalami pemeriksaan secara fisika dan kimia. Bahan-bahan tersebut juga harus memiliki CoA (Certificate of Analysis)
dan sertifikat halal dari pemasok sehingga bahan baku dan bahan penolong benar-benar terjamin dengan baik.
6) Proses Pengolahan a) PKS Rambutan
Proses pengolahan dilaksanakan sesuai standar prosedur yang didokumentasikan dalam instruksi kerja (IK) bagian teknologi dan IK bagian teknik. Pada IK bagian teknologi ini, instruksi kerja proses pengolahan terdiri dari Penerimaan TBS di Pabrik Kelapa Sawit, Sortasi TBS Kelapa Sawit, Analisa TBS, Pengolahan Kelapa Sawit, Pengendalian Proses dan Mutu Produksi PKS, Serah Terima Jaga Pabrik, Analisa Kehilangan Minyak dan Inti Sawit, Standar Mutu Minyak Sawit dan Inti
Sawit, Penyimpanan Produksi, Pengolahan Air Kebutuhan Pabrik, dan Pembelian dan Pengolahan TBS Kelapa Sawit Pihak Ketiga. Pada IK bagian teknik instruksi kerja yang terkait dengan proses pengolahan terdiri dari Perencanaan dan Pelaksanaan kegiatan teknik, pengawasan pengendalian pekerjaan, kapasitas pabrik, penertiban inventaris, evaluasi kinerja peralatan pabrik, pemakaian kWh dan BBM, pemeliharaan mesin dan instalasi PKS, instalasi listrik, menjalankan dan memberhentikan mesin PKS, pengoperasian / inspeksi / pengawetan ketel uap, pengoperasian turbin uap dan genset, tera ulang timbangan, pengoperasian dan pemeliharaan alat angkut, road grader, traktor, excavator, trailer, mesin-mesin, gergaji, dan kalibrasi.
Masing-masing tahapan proses pengolahan memiliki formula dasar yang menyebutkan jenis bahan yang digunakan, baik bahan baku dan bahan penolong serta persyaratan mutunya. Untuk setiap satuan pengolahan memiliki instruksi kerja tertulis yang menyebutkan jumlah bahan dan alat yang digunakan, tahap-tahap rincian kerja, langkah-langkah yang perlu diperhatikan selama pengolahan dengan mengingat faktor suhu, kelembaban, tekanan, dan lain-lain, sehingga tidak mengakibatkan kerusakan dan pencemaran pada produk akhir, alat pelindung diri, hal-hal
emergency yang perlu diperhatikan selama pengolahan, serta hal lain yang dianggap perlu. Setiap proses pengolahan selalu dipantau dan diperiksa oleh petugas pengolahan di bagian produksi, dimana hasil pemantauan didokumentasikan dalam laporan kerja manual book.
b) PMG Cap Sendok
Seperti halnya di PKS Rambutan, PMG Cap Sendok juga memiliki instruksi kerja yang menguraikan tahap-tahap rincian kerja, langkah-langkah yang perlu diperhatikan selama pengolahan dengan mengingat faktor suhu, kelembaban, tekanan, dan lain-lain, sehingga tidak mengakibatkan kerusakan dan pencemaran pada produk akhir, alat pelindung diri, hal-hal emergency yang perlu diperhatikan selama pengolahan, serta hal lain yang dianggap perlu. Instruksi kerja yang ada di
PMG Cap Sendok ini belum sepenuhnya lengkap seperti pada PKS Rambutan yang sudah terdokumentasi dan tersertifikasi dengan baik. 7) Produk akhir
a) PKS Rambutan
PKS Rambutan menetapkan standar mutu produk akhir CPO yang dihasilkan, dan standar mutu untuk produk CPO dan kernel dapat dilihat pada lampiran 10. Standar mutu ini terdokumentasi pada prosedur mutu dan IK (instruksi kerja) yang sudah terstandarisasi.
CPO dan kernel yang akan dipasarkan terlebih dahulu dilakukan pengujian fisik dan kimia di laboratorium internal dan eksternal sehingga produk CPO yang akan dipasarkan diketahui mutunya. Pengujian mutu di laboratorium internal terdiri dari kadar air, kadar kotoran dan FFA, sedangkan jika diperlukan analisa parameter mutu yang lain seperti DOBI, PV, IV, dan lain-lain maka pengujiannya dilakukan di laboratorium eksternal atau lembaga pemeriksa mutu di luar laboratorium PKS Rambutan.
b) PMG Cap Sendok
Produk akhir yang berupa minyak goreng merek Cap Sendok memiliki persyaratan mutu yang ditetapkan perusahaan, yang sesuai dengan standar mutu minyak goreng di Indonesia (SNI). Produk akhir dan produk samping yang dihasilkan, sebelum didistribusikan ke masyarakat terlebih dahulu mengalami pemeriksaan baik fisik, kimia maupun mikrobiologi, sehingga aman untuk dikonsumsi. Standar mutu minyak goreng cap Sendok yang dihasilkan PMG Cap Sendok dapat dilihat pada Lampiran 11.
8) Laboratorium a) PKS Rambutan
PKS Rambutan memiliki laboratorium yang terdiri dari tiga ruangan, masing-masing adalah ruang inventaris laboratorium, ruang analisis minyak dan ruang analisis limbah dan air. Laboratoriumnya sudah memadai untuk skala PKS. Analisa yang dilakukan di laboratorium ini terdiri dari analisa kadar air, kadar kotoran, FFA (baik TBS maupun CPO),
lossis minyak sawit, lossis inti (kernel), analisa mutu air umpan boiler, dan analisa limbah. Hasil analisa tersebut didokumentasikan dalam log book
laporan kinerja analisa mutu. Adapun contoh laporan kinerja analisa mutu dapat dilihat pada lampiran 12.
b) PMG Cap Sendok
Laboratorium yang dimiliki oleh PMG Cap Sendok merupakan bagian yang dirasakan kurang oleh pihak manajemen sendiri, mengingat ruangan laboratorium yang cukup sempit dan fasilitas yang kurang lengkap dalam mendukung analisis hasil produk. Analisis mutu yang dilakukan adalah analisis mutu bahan baku CPO, bahan penolong, dan produk akhir. Menurut Asisten QA, analisis mutu yang lebih spesifik dan beragam lebih banyak dilakukan di luar laboratorium sendiri dengan pengeluaran dana yang cukup besar, seperti di PPKS.
9) Higiene Karyawan a) PKS Rambutan
Seluruh personil yang berhubungan langsung dengan produksi CPO dan kernel ataupun karyawan yang bekerja di pabrik seharusnya mengenakan pakaian kerja yang telah ditetapkan perusahaan seperti baju, sarung tangan, tutup kepala, penutup mulut, penutup telinga, dan sepatu kerja. Tetapi di PKS Rambutan, permasalahan yang masih dan sering ditemukan adalah ketidakkonsistenan dalam menggunakan APD (alat pelindung diri) yang ada. Pada standar prosedur operasi (SOP), hal tersebut penting untuk digunakan, tetapi masih banyak karyawan yang lalai untuk menggunakannya. Berdasarkan hasil wawancara dengan para pekerja, perlengkapan peralatan tersebut disediakan oleh perusahaan, tetapi pekerja malas menggunakannya. Ini merupakan ketidaktegasan pihak manajemen untuk mengawasi karyawannya dalam mematuhi peraturan yang sudah dibuat padahal peraturan tersebut sudah terstandarisasi dalam SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
Kebiasaan karyawan yang buruk terutama pada unit sortasi juga sangat berpengaruh pada kualitas CPO, seperti merokok, mengupil dan
lain-lain. Sepatu yang tidak higienis karena dipakai diluar produksi juga dapat membawa kontaminan dari luar, contohnya debu. Pekerja yang dalam keadaan sakit tidak diperkenankan masuk kerja, apalagi kondisi dengan penyakit yang menular. Check up kesehatan pekerja pada bagian pengolahan dilakukan minimal dua kali setahun.
b) PMG Cap Sendok
Karyawan yang berhubungan langsung dengan proses pengolahan memiliki pakaian seragam yang khusus untuk karyawan bagian pengolahan. Beberapa karyawan yang memang wajib mengenakan sarung tangan, masker, penutup kepala, dan pelindung lainnya, mengenakannya disaat bekerja. Khusus bagian pengemasan, karyawan harus mencuci tangan sebelum dan sesudah bekerja, dan memakai pakaian khusus saat masuk ke ruang pengemasan.
Mengenai kesehatan karyawan, pihak perusahaan tidak memperbolehkan karyawan yang sedang sakit untuk bekerja, namun tidak ada check up khusus secara berkala dari pihak perusahaan untuk karyawan. Pihak manajemen melarang karyawan untuk melakukan kebiasaan yang buruk saat bekerja, seperti merokok, mengupil, mengunyah makanan dan minuman saat bekerja, dan lain-lain yang dapat menyebabkan kontaminasi terhadap produk.
10)Wadah dan Pembungkus a) PKS Rambutan
PKS Rambutan memproduksi crude palm oil, yang tidak dikemas melainkan dipasarkan dalam bentuk cair dalam drum dan tangki yang khusus untuk CPO.
b) PMG Cap Sendok
Minyak goreng Cap Sendok dikemas dengan botol dan jerigen. Wadah/kemasan ini dibuat dari bahan jenis PET yang tidak melepaskan bagian atau unsur yang dapat mengganggu kesehatan atau mempengaruhi mutu produk, dapat mempertahankan mutu isinya terhadap pengaruh dari luar, tahan terhadap perlakuan selama pengolahan, pengangkutan, dan
peredaran, serta telah dibersihkan dan dilakukan tindakan sanitasi sebelum dikemas.
11)Label
a) PKS Rambutan
CPO tidak dikemas dengan wadah, sehingga tidak memiliki label pada kemasannya.
b) PMG Cap Sendok
Label pada kemasan minyak goreng Cap Sendok terdiri atas nama merek, komposisi, volume isi (netto), saran penyajian, tanggal kadaluarsa, kode produksi, informasi nilai gizi, sertifikat halal, kode MD, dan nama perusahaan yang memproduksi. Label kemasan sudah sesuai dengan yang disyaratkan oleh Menteri Kesehatan tentang pelabelan.
12)Penyimpanan a) PKS Rambutan
Penyimpanan menggunakan sistem FIFO (First In First Out), artinya setiap bahan baku, bahan penolong dan produk akhir yang masuk terlebih dahulu akan digunakan dan didistribusikan terlebih dahulu. Tangki dan gudang penyimpanan dipelihara kebersihannya sesuai standar prosedur dan instruksi kerja yang terstandarisasi.
Bahan baku berupa TBS disimpan di loading ramp, dimana loading ramp ini dijaga kebersihannya dari tanah, pasir, sampah-sampah kebun setiap saat selama jam kerja. Bahan penolong lain, seperti Asam sulfat (H2SO4), Aluminium sulfat, NaOH, NALCO 724, NALCO 8173 PULV, NALCO 7203, NALCO 2811 PULV, NALCO 214, dan lain-lain disimpan di gudang penyimpanan masing-masing tempat secara terpisah. Bahan yang berkaitan dengan analisis laboratorium disimpan di ruang laboratorium tempat penyimpanan. CPO sebagai produk akhir disimpan di
storage tank dengan suhu yang harus dijaga antara 50 oC–60 oC. b) PMG Cap Sendok
Bahan baku disimpan dalam storage tank yang khusus untuk CPO dan bahan penolong lainnya disimpan di masing-masing gudang yang terpisah. Seperti halnya di PKS Rambutan, PMG Cap Sendok juga
menetapkan sistem penyimpanan secara FIFO (First In First Out), artinya setiap bahan baku, bahan penolong dan produk akhir yang masuk terlebih dahulu akan digunakan terlebih dahulu. Masing-masing bahan yang akan disimpan dan digunakan memiliki catatan yang berisi nama bahan, tanggal penerimaan, asal, jumlah penerimaan, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran, sisa akhir, tanggal pemeriksaan, dan hasil pemeriksaan.
13)Pemeliharaan a) PKS Rambutan
Kegiatan pemeliharaan di pabrik yang terdiri dari sarana pengolahan, sarana kantor dan lain-lain sudah dilakukan dengan baik. Prosedur pemeliharaan ini terangkum jelas dalam standar prosedur yang tertuang dalam instruksi kerja (IK). Instruksi kerja yang berkaitan dengan pemeliharaan adalah kebersihan pabrik, pemeliharaan PKS yang terdiri dari pemeliharaan/perawatan mesin & instalasi PKS, pemeliharaan/perawatan instalasi listrik, pengawetan ketel uap dan bejana uap, pemeliharaan peralatan PKS serta alat angkut bahan baku dan produk. Limbah ataupun buangan yang bersifat padat, cair, dan gas sudah dikelola dengan baik sehingga tidak menimbulkan pencemaran lingkungan. Yang perlu mendapat perhatian dalam pemeliharaan adalah, tidak adanya prosedur operasi untuk pencegahan masuknya serangga, binatang pengerat, unggas dan binatang lain ke dalam bangunan serta pembasmian jasad renik, serangga dan binatang pengerat dengan menggunakan desinfektan, insektisida, atau rodentisida.