Berdasarkan hasil analisis pada proses bisnis yang sedang berjalan (as is), ditemukan masalah yang dapat mengganggu kelancaran proses bisnis to be. Nantinya masalah ini akan menjadi salah satu landasan dalam menetapkan solusi perancangan sistem untuk proses bisnis to be. Perumusan masalah dapat dilihat pada tabel 3.8.
Tabel 3.8 Perumusan Masalah
No Masalah Dampak Solusi
1. Jadwal kerja setiap karyawan yang terus berganti (pada periode yang telah ditentukan) tanpa memiliki pola yang tetap.
a. Karyawan salah dalam melaksanakan jadwal kerja yang telah ditentukan.
b. Ketidakadilan dalam pembagian jadwal kerja antar karyawan.
a. Penentuan jadwal kerja untuk karyawan hanya perlu dilakukan sekali saja ketika karyawan mulai bekerja di perusahaan dengan menetapkan pola yang pasti untuk masing-masing karyawan.
b.Jika terjadi perubahan jadwal kerja dapat melakukan substitution pada sistem SAP.
2. Inkonsistensi jadwal kerja menyebabkan beberapa karyawan harus melakukan long shift.
a. Cost of labour yang tinggi dikarenakan kekurangan tenaga kerja serta harus melakukan long shift, sehingga TUL yang diberikan menjadi lebih besar
b. Mengganggu produktivitas pabrik dalam menjalankan kegiatan operasional
a. Melakukan perekrutan SDM baru sesuai dengan kebutuhan bisnis. b. Menentukan jadwal kerja tetap karyawan dan dipetakan ke dalam sistem
SAP sehingga dapat di-tracking dan di-maintain jika ada perubahan jadwal serta menjalankan sesuai prosedur jika karyawan diharuskan lembur dengan dibuatkan Surat Perintah Kerja Lembur (SPL).
3. Lembur dilakukan tanpa adanya SPL (lembur otomatis)
a. Meningkatnya cost of labour karena
karyawan sering bekerja lembur. a. Lembur dapat dilakukan dengan menggunakan SPL yang dibuat untuk menjaga konsistensi penilaian karyawan yang dianggap sebagai lembur. 4. Perhitungan jam lembur hanya
dilihat dari data SPL atau dari jadwal lembur otomatis karyawan dan tidak dilakukan cross check terhadap absensi actual yang dilakukan.
a. Dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara rencana kerja lembur dengan kerja lembur yang dilakukan .
b. Mempengaruhi besarnya Tarif Upah Lembur (TUL) yang dibayarkan.
a. Dilakukan cross check antara SPL dengan data absensi actual karyawan sehingga dapat menghasilkan data jam lembur dengan akurat.
b. Melakukan perhitungan uang lembur secara otomatis serta dapat
menampilkan analisa jumlah total lembur yang akurat sesuai dengan TUL yang berlaku dengan menggunakan bantuan sistem SAP
5. Pembuatan laporan lembur dibuat manual oleh masing-masing atasan langsung yang dapat menyebabkan human error.
a. Kesalahan dalam pencatatan lembur dapat berakibat kesalahan dalam proses payroll oleh HRD
a. Proses pencatatan lembur dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan sistem SAP sehingga dapat menghasilkan laporan yang lebih akurat, karena rencanan lembur yang direncanakan akan disesuaikan secara otomatis dengan CICO karyawan dan jadwal kerja karyawan.
6. Perhitungan cuti masih a. Kesalahan perhitungan kuota sisa cuti a. Sistem SAP membantu dalam pemberian hak cuti karyawan dengan
9
No Masalah Dampak Solusi dilakukan secara manual
sehingga dapat menyebabkan kesalahan perhitungan cuti yang diberikan ataupun kuota cuti yang tersisa.
ataupun yang diberikan kepada karyawan. melihat tanggal masuk karyawan ke perusahaan dan melakukan
perhitungan sisa kuota cuti karyawan dengan secara otomatis mendeteksi cuti yang diambil oleh karyawan, lengkap beserta jenis cutinya,
7. Perbedaan ketentuan absence yang berlaku antara satu pabrik dengan pabrik yang lainnya.
a. Kesulitan dalam mengelola absence setiap pabrik karena tidaka adanya standarisasi yang dipakai untuk keseluruhan pabrik.
a. Melakukan standarisasi untuk ketentuan absence yang diberlakukan untuk keseluruhan pabrik sehingga sistem dapat mengakomodir pengelolaan absence karyawan.
8. Laporan rekapitulasi kehadiran karyawan dibuat manual dapat menimbulkan kesalahan (human error) mengingat jumlah karyawan yang cukup banyak di masing-masing pabrik.
a. Dapat menyebabkan kesalahan perhitungan komponen upah yang berhubungan dengan kehadiran karyawan.
a. Laporan kehadiran karyawan dilakukan dengan menggunakan sistem SAP.
9. Absensi dilakukan dengan berbagai macam cara yang tidak terintegrasi.
a. Dapat menimbulkan kekeliruan dalam penilaian kehadiran karyawan, serta sulit untuk melakukan analisis kehadiran karyawan (validitas data absensi)
a. Absensi dilakukan dengan menggunakan mesin fingerscan dan mesin absensi (tapping id card) guna meng-capture data kehadiran karyawan yang telah diintegrasikan dengan sistem SAP.
10. Kehadiran karyawan belum dilakukan analisa ketepatan kehadiran dan kepulangan sehingga belum dijadikan dasar perhitungan komponen upah.
a. Karyawan dapat hadir dan pulang tanpa disesuaikan dengan jadwal yang ditetapkan, perhitungan komponen upah tidak sesuai dengan kehadiran dan kepulangan actual.
a. Melakukan analisa ketepatan kehadiran dan kepulangan karyawan dari laporan yang dihasilkan dari SAP dengan membandingkan antara CICO dan jadwal kerja yang telah diberikan.
11. Kartu absensi mesin check clock karyawan yang tidak dibawa bersama pemiliknya.
a. Dapat terjadi kesalahan ketika melakukan absensi dengan kartu karyawan lain.
a. Absensi dilakukan dengan menggunakan mesin fingerscan dimana karyawan melakukan absen dengan kartu id dan finger print serta dapat langsung di-capture ke dalam sistem SAP.
No Masalah Dampak Solusi 12. Pengelolaan hari libur belum
dilakukan.
a. Hari libur yang ditetapkan belum memiliki acuan yang jelas.
a. Maintain public holiday dilakukan setiap tahun dengan melakukan setting terhadap public holiday yang akan diberlakukan pada sistemn SAP. 13. Tidak di-maintain-nya data
historikal kehadiran karyawan
a. Tidak bisa dilakukan analisa historikal kehadiran karyawan, yang mempersulit dalam pembuatan keputusan baik untuk peningkatan kinerja hingga hal-hal yang berkaitan dengan karyawan bersangkutan.
a. Dengan menggunakan sistem SAP, data historikal kehadiran karyawan dapat disimpan dan diakses kembali untuk kebutuhan perusahan (dihasilkan dalam bentuk laporan).
14. Perubahan jadwal kerja pada hari-hari tertentu dicatat secara manual oleh atasan langsung yang seringkali dapat menyebabkan kesalahan pencatatan.
a. Ketidakakuratan data saat melakukan perubahan jadwal kerja, serta mempengaruhi komponen upah kehadiran dan ketidakhadiran pada jadwal kerja yang mengalami
perubahan.
a. Perubahan jadwal tetap ataupun sementara dapat dilakukan melalui sistem SAP, sehingga mengurangi kesalahan pencatatan karena dapat di-tracking dan dikontrol perubahannya serta memudahkan dalam menghasilkan laporan terkait dengan perubahan jadwal kerja karyawan.
9